Документ архив история современность
Скачать 4.49 Mb.
|
| , повсеместное формирование корпоративных вычислительных сетей явилось основой принципиально новой технологии работы с документами и информацией. Но развернуть новую технологию на неподготовленном месте невозможно. На каждом новом технологическом этапе старая технология в той или иной мере наследуется. Элементы старой технологии, как правило, не пропадают, а становятся либо частью новой технологии, либо сохраняют концептуальное значение. Например, в традиционных системах ДОУ используется карточная система регистрации документов. С внедрением автоматизированной регистрации регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе исчезает, но ввод информации в систему в отечественных разработках зачастую осуществляется с помощью электронной регистрационной карточки, которая является компьютерным аналогом регистрационно- контрольной карточки (РКК). Аналогичные процессы происходят при переходе от традиционного контроля исполнения документов и поручений к автоматизированному. Необходимость организационного обеспечения внедрения и эксплуатации автоматизированных офисных систем осознается руководством большинства современных организаций. Тем не менее, руководитель, принявший решение о внедрении автоматизированной офисной системы, сталкивается с серьезными проблемами, поскольку методическое обеспечение новых технологий существенно отстает от требований практики. На современном рынке присутствует великое множество разнообразных офисных программных продуктов. Сведения о них носят главным образом рекламный характер. Полноценное представление об автоматизированной системе сложно составить, основываясь на рекламных материалах компании–разработчика и на ее демонстрационной версии. Выбрать программный продукт, наиболее адекватно отвечающий потребностям конкретной организации, достаточно сложно. Сегодня существует только один методический документ, помогающий в выборе автоматизированной системы. Это Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в организациях, подготовленные ВНИИДАД в 2003 г. Что касается методических рекомендаций по организационному обеспечению внедрения и эксплуатации автоматизированных офисных систем, то таковые практически отсутствуют. Определенную помощь практикам могут оказать статьи в специализированных журналах об опыте внедрения и эксплуатации автоматизированных офисных систем в конкретных организациях. За последнее десятилетие можно насчитать достаточно много подобных публикаций, но, как правило, они посвящены отдельным узколокальным проблемам. Безусловно, организационное обеспечение внедрения и эксплуатации автоматизированной офисной системы в зависимости от специфики деятельности предприятия, объема документооборота, количества работающих и иных факторов может проводиться в различном объеме и различными методами. Внедрение системы на малом предприятии с простой организационной структурой, небольшим количеством сотрудников и незначительным объемом документооброта требует меньшей организационной подготовки. При внедрении офисной системы на крупном предприятии, в организации со сложной или нестандартной структурой управления, большим количеством работающих и значительным объемом документооборота необходимо проведение масштабной, детальной организационной подготовки и последующего организационного обеспечения эксплуатации. Принято выделять три основных этапа создания сетевых систем автоматизации процессов ДОУ и управленческих процессов вообще. С некоторой долей условности эти этапы, как правило, называют предпроектным, проектным и послепроектным. Предпроектный этап часто называют этапом организационной подготовки. Этот этап можно разделить на несколько составляющих. Неотъемлемой составляющей предпроектного этапа является стадия осознания потребности в нововведении, стадия подготовки и принятия управленческого решения, от обоснованности и своевременности которого во многом зависят результаты последующих этапов. Важнейшей составляющей предпроектного этапа является экспертное (информационное) обследование документной деятельности организации, анализ состояния делопроизводственного обслуживания и определение необходимой степени реорганизации. Поскольку документная деятельность пронизывает всю управленческую деятельность (каждая управленческая функция, каждая управленческая ситуация реализуется документационно), объем этого обследования может быть весьма значителен. Иными словами, детальное обследование документной деятельности стремится к обследованию деятельности организации в целом. На этапе анализа одинаково важно получить общие представления о деятельности организации в целом и деятельности отдельных элементов организации как структуры. Прежде, чем вести речь о структуре делопроизводственного обслуживания, функциях документационного обеспечения, необходимо разобраться в целях и задачах организации, поскольку без этого невозможно понять, что же нужно автоматизировать. Для этого на стадии экспертного обследования производится анализ структуры фирмы, сложившейся практики взаимодействия между руководством и исполнителями, сложившейся системы обработки и движения документов, основных функций и задач персонала. Наибольшую трудность на этом этапе представляет отслеживание для дальнейшего воспроизведения на программном уровне сложившихся в организации деловых взаимоотношений. Современное предприятие, организация – это сложный организм, состоящий из многих частей, которые взаимодействуют по определенным правилам. Эти правила существуют независимо от того, сформулированы они в явном виде, зафиксированы в соответствующих уставных, нормативных и распорядительных документах или нет. Одна из важнейших задач экспертного обследования является выявить, формализовать эти правила. Рассматривая такую сложную систему, как организация, необходимо помнить, что в организации одновременно осуществляется много различных процессов. Описание процессов – чрезвычайно сложная задача, которую не всегда удается решить. Это естественно, ибо процесс в целом не может быть представлен как сумма частных процессов, процесс подчиняется другой логике. Способом решения проблем анализа процессов, является представление процессов как лежащих наряду друг с другом блоков (и объединение их на одном материале). Немаловажным вопросом на этапе анализа является вопрос о принципах и методах самого экспертного обследования. В ходе работы используются различные методы:
Наиболее часто используется сочетание различных методов. В ходе изучения комплекса учредительных, уставных и нормативных документов организации рассматриваются:
В ходе обследования не только выявляется и анализируется действительное положение вещей, но и разрабатываются рекомендации по оптимизации процессов ДОУ и управленческих процессов. Поэтому все описания, упоминаемые ниже, делаются в двух вариантах. В варианте как есть и в варианте как должно быть. Формулируются задачи организации в целом. Определяются виды деятельности, продукты и услуги, бизнесы компании. Формулируются и описываются функции организации, отдельно обеспечивающие функции и функции менеджмента. Описывается организационная структура фирмы – структурных (организационных) звеньев организации: структурных подразделений, служб, отдельных должностных лиц. Все вышеперечисленное связано с инвентаризацией изучаемых объектов и составлением перечней. В ходе такой организационной инвентаризации все объекты учета (виды деятельности, функции, организационные звенья) по перечисленным позициям выявляются, фиксируются, помещаются в списки и нумеруются. Оформляться эта информация может в виде перечней, таблиц, анкет. Формулируются функции структурных звеньев. Выявляется и описывается система административного подчинения структурных звеньев, функционального взаимодействия элементов системы, их функциональных и информационных связей. На этом этапе закрепляются виды деятельности, обеспечивающих функций и функций менеджмента за структурными звеньями (кто что делает и кто за что отвечает), определяются зоны ответственности структурных подразделений служб и отдельных должностных лиц и специалистов за реализацию видов деятельности и выполнение прочих функций. По форме составления эта работа напоминает игру в крестики-нолики. В соответствии с числом структурных звеньев задают строки, а в соответствии с числом функций – столбцы (или наоборот). Если данное звено выполняет данную функцию, отвечает за выполнение данной функции, на пересечении соответственной строки и столбца ставят крестик (если нет нолик). Во многих организациях сотрудники четко не представляют, за что конкретно они отвечают. Нет четко прописанных должностных инструкций. А там, где инструкции имеются, они не всегда отражают реальное положение вещей. Даже там, где каждый сотрудник четко знает свои права и обязанности, целостной картины нет ни в одном документе. Описываются функции, которые должны выполняться и в перспективе подлежат автоматизации на каждом рабочем месте. Формулируется и описывается технологии работы каждого структурного звена (а при необходимости и каждого пользователя будущей системы) по форме как должно быть. Ход и результаты экспертного обследования документируются. Вместо проведения углубленного экспертного (информационного) обследования документной (хозяйственной, финансовой, производственной) деятельности организации в некоторых случаях может быть проведено экспресс-обследование основных направлений документной деятельности и анализ постановки ДОУ. В ходе экспресс-обследования изучаются следующие аспекты деятельности организации:
На предпроектном этом этапе составляется развернутый план организационно-технических мероприятий по переводу организации на новую технологию ДОУ - по переводу организации (фирмы) из состояния как есть в состояние как должно быть. В этом плане определяются и закрепляются за различными структурными звеньями мероприятия по переходу на новую технологию и сроки проведения этих мероприятий. План мероприятий может быть утвержден и введен в действие приказом руководителя организации. Часто возникает необходимость поэтапного перевода на новую технологию структурных подразделений организации. В таком случае на этапе экспертного обследования определяется круг структурных звеньев, подразделений, которые будут переведены на новую технологию в первую очередь, и очередность перевода других структурных подразделений и служб. Первыми на новую технологию переводят, как правило, службы, непосредственно занимающиеся делопроизводственным обслуживанием. В первую очередь системы целесообразно включить также одно или несколько основных производственных подразделений - в порядке накопления информации. Поэтапный перевод структурных звеньев на новую технологию часто бывает предпочтительнее, поскольку в организациях, где сильно запущен менеджмент, где все устроено неправильно – получить идеальное решение сразу в целом, как правило, абсолютно невозможно. Общий итог экспертного обследования:
На предпроектном этапе проводится ряд мероприятий по оптимизации, совершенствованию процессов ДОУ. Производится инвентаризация видов, разновидностей и форм документов, используемых в организации. Не редки случаи, когда на предпроектной стадии выясняется, что вообще никто не знает, какие виды и разновидности документов существуют и используются на фирме. Определяется состав документных форм, виды и разновидности применяемых в организации документов. Из документооборота изымаются лишние, дублирующие или просто ненужные документы. Производится унификация текстов документов, т.е. выработка четких требований к изложению текстов. Унифицированные словесные обороты требуют минимального напряжения при восприятии и ускоряют процесс составления официальных документов, позволяя не тратить усилий на поиск формулировок. Производится упорядочение документооборота, разрабатываются рациональные документопотоки. Важно разобраться с информационными потоками, поддерживающими бизнесс- процессы. Достаточно часто встречаются фирмы, у которых большое количество ПК, сетевого оборудования, программного обеспечения. Но, если присмотреться внимательно, выяснится, что 80% ключевых бизнесс-процессов информационно не поддерживается. Автоматически рассчитывается заработная плата, подготавливаются различные бланки и тексты договоров, контрактов, писем и прочих документов, изготавливается замечательная рекламная продукция, но общая организация управления информационно не затрагивается. Одни и те же документы и информация поступает в организацию часто неоднократно, много раз используется различными людьми, много раз интерпретируется, но в конечном итоге не доводится до того, кому она больше всего нужна. Бывает, выясняется, что в существующей бумажной системе вообще нет |
Похожие:
 | Рефератов по дисциплине «Государственность России: история и современность» «Государственность России: история и современность» для студентов 1 курса, обучающихся по направлению 040700. 62 «Организация работы... | | Рефератов по дисциплине «Государственность России: история и современность» «Государственность России: история и современность» для студентов 1 курса, обучающихся по направлению 100400. 62 «Туризм» |
| Темы самостоятельных и контрольных работ по дисциплине «Государственность... «Государственность России: история и современность» для студентов 1 курса, обучающихся по направлению 100400. 62 «Туризм» | | Программа дисциплины «Внешняя политика Россия: история и современность»... Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов и студентов 4 курса направления 031900.... |
| Программа дисциплины «Внешняя политика Россия: история и современность»... Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов и студентов направления 030700. 62 «Международные... | | Программа дисциплины «Внешняя политика Россия: история и современность»... Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов и студентов направления 031900. 62 «Международные... |
| Керамика. История и современность | | Собрать единый документ из нескольких заранее подготовленных. Собирается документ Открыть документ title doc. Скопировать его содержимое в буфер обмена (ПравкаВыделить всеКопировать) |
| Тесты для контроля знаний в архиве и распаковать. Архив состоит из... Скачать программу Visual Test и инструкцию по её установке и работе с программой (архив Visual Test rar) | | Список электронных изданий Государственная символика России : История и современность: наглядное пособие (диск) |
| Уроки трех модернизаций Раен, гл редактор журнала "История и современность", гл н с. Института востоковедения ран, зав кафедрой мифи | | Воспитание девушек – история и современность Моу судайская средняя общеобразовательная школа им. Н. Ф. Гусева Чухломского муниципального района Костромской области |
| Кафедра социальной работы Социальная адаптация детей-сирот в России:... I. Развитие форм устройства детей, оставшихся без попечения родителей, как фактор социальной адаптации: история сиротства и беспризорности... | | Учебный курс:«Европейская интеграция: история и современность» Шифр... ... |
 | Рабочая программа по истории Курского края составлена на основе учебного... Грязновской сош на 2013-2014 учебный год, регионального учебного пособия «История и современность Курского края» под общей редакцией... | | Программа дисциплины «Наука международного частного права: история и современность» Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
