Пояснительная записка 1 Цели и задачи дисциплины Курс «Организация секретарского обслуживания» относится к циклу профессиональных по выбору профиля «Документационное обеспечение управления» направления «Документоведение и архивоведение» Предмет курса

Скачать 0.94 Mb.

Название	Пояснительная записка 1 Цели и задачи дисциплины Курс «Организация секретарского обслуживания» относится к циклу профессиональных по выбору профиля «Документационное обеспечение управления» направления «Документоведение и архивоведение» Предмет курса
страница	3/6
Дата публикации	30.12.2014
Размер	0.94 Mb.
Тип	Пояснительная записка

100-bal.ru > Право > Пояснительная записка

1 2 3 4 5 6

Тема 1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

История развития секретарской деятельности. Значение организационного и делопроизводственного обеспечения секретарем деятельности руководителя в современных условиях. Оптимальные структуры офисов, приемных руководителей. Роль секретаря в структуре документационного обеспечения управления организацией.
Тема 2. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Структура законодательной и нормативно-методической базы по документационному обеспечению управления. Трудовой кодекс в работе секретаря. Федеральные законы, регулирующие отдельные аспекты документирования и работы с документами. Нормативно-методические акты по делопроизводству и архивному делу. Нормирование и охрана труда секретаря. Внутриучрежденческая регламентация деятельности в должностной и обучающей инструкции секретаря.
Тема 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И УСЛОВИЯ ТРУДА СЕКРЕТАРЯ

Оборудование приемной офиса техническими средствами. Компьютерные программы в работе секретаря. Средства связи. Организация и автоматизация рабочего места секретаря. Оптимальные помещения. Обеспечение офиса канцелярскими и хозяйственными принадлежностями.

Эргономические требования к условиям труда секретаря. Основные документы, регламентирующие организацию рабочих мест, санитарные требования и нормы. Рациональное освещение, цветовое оформление, интерьер, фитодизайн приемной. Обеспечение офиса аптечкой и противопожарными средствами.

Планирование работы секретаря. Загруженность в течение рабочего дня. Режим труда и отдыха.
Тема 4. ТРУДОУСТРОЙСТВО И АДАПТАЦИЯ к работе СЕКРЕТАРЯ

Источники найма персонала офиса. Организация процесса отбора кандидатов на должность секретаря, методы подбора соответствующего персонала. Современные способы трудоустройства. Значение рекомендаций.

Этапы адаптации секретаря. Задачи этического, организационного характера, решаемые в процессе адаптации. Выяснение делопроизводственных функций. Изучение оборудования, организации снабжения офиса. Знакомство с коллегами и руководителем. Корпоративная культура и традиции. Фирменный стиль.
Тема 5. ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ

Профессиональные качества. Деловые и организаторские способности. Характеристика личных качеств секретаря: коммуникабельность, внешний вид, умение создать психологический комфорт в офисе, доброжелательность.

Тема 6. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ

Категории секретарей. Деятельность секретаря в структуре аппарата управления. Квалификационные требования к работе секретаря, уровню образования, опыту работы, практическим навыкам. Регламентация должностных обязанностей секретаря в организационно-правовых документах. Назначение, содержание, порядок разработки должностной инструкции и обучающей инструкции секретаря определенной категории. Зависимость функций секретаря от уровня руководителя, направления деятельности организации, объема документооборота, системы документационного обеспечения. Взаимодействие секретаря с персоналом организации.
Тема 7. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Организация приема посетителей разных категорий. Учет посетителей, создание баз данных. Правила ведения телефонных переговоров. Документирование, учет телефонных сообщений. Организация работы с делегациями, командированными.
Тема 8. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Организация рабочего дня секретаря и руководителя. Планирование работы. Соотношение режима труда руководителя и секретаря. Правила организации приемов, презентаций, выставок. Подготовка деловых встреч и переговоров руководителя. Обязанности секретаря по организационному и документационному обеспечению совещаний. Типы совещаний, порядок их подготовки. Функции секретаря по организации заседаний и ведению протоколов. Деятельность секретаря по проведению мероприятий, предшествующих командировке руководителя. Подготовка зарубежных поездок руководителя. Сбор необходимой информации. Организационные мероприятия.
Тема 9. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Обязанности секретаря по организации и ведению делопроизводства. Функции по документированию и работе с документацией. Инструкция по делопроизводству в работе секретаря. Требования к оформлению документов. Подготовка проектов документов, регистрация, контроль за исполнением. Систематизация и хранение документации. Особенности работы с документами ограниченного доступа. Автоматизированные системы управления документацией в работе секретаря.
Тема 10. АНАЛИТИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Референтская деятельность, работа с текстами управленческих документов при подготовке докладов, выступлений руководителя. Составление отчетов, сводок. Анализ и сбор информации. Создание баз данных по документам, корреспондентам и прочее. Особенности работы со специализированной литературой. Анализ публикаций в прессе. Составление аннотаций.
Тема 11. ТЕХНИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Обязанности секретаря по печатанию, тиражированию, рассылке документов. Прием и передача факсограмм. Передача документов в структурные подразделения. Обеспечение порядка в приемной и кабинете руководителя. Уход за растениями.
Тема 12. СЕРВИСНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Правила сервисного обслуживания приемов, презентаций. Сервировочные и хозяйственные операции. Угощение посетителей в кабинете руководителя. Организация фуршета, брейк-кофе, бизнес-ланча.
Тема 13. ЭТИКЕТ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

Служебный этикет и деловой протокол. Этика взаимоотношений руководителя и секретаря. Служебная субординация. Взаимодействие с коллегами, этикет в работе с посетителями. Правила приветствия, представления, обращения. Значение визитных карточек, их оформление, виды. Речевой этикет в деловом общении секретаря. Культура телефонного общения. Требования к ведению беседы.

Поведение секретаря в конфликтных ситуациях.

Допустимые подарки в служебной деятельности. Имидж секретаря. Требования к стилю одежды.
6. Планы практических занятий
МОДУЛЬ 1
Практическое занятие №1 (2 часа)
Тема: РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
Вопросы для обсуждения:

История развития секретарского обслуживания.
Значение секретарской деятельности в современных условиях.
Оптимальные структуры секретариатов, приемных руководителей, офисов, их должностной состав.
Карьера секретаря.

Задания для самостоятельной работы:

Определить виды секретарского обслуживания, названия профессий по квалификационному справочнику должностей руководителей и других служащих.
Выяснить типовые структуры приемных руководителей и секретариатов. Категории офисного персонала.
Оформить конспект по теме.

Литература
1. Основная литература

Губернская Е. В. Статус профессии секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №9. С. 13.
Иванова Е. Обзор рынка труда секретарей // Справочник кадровика. 2005. №4. С. 116–119.
Константинова С. С. Профессия секретарь – это постоянное развитие и высокая адаптивность // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №6. С. 78.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2006.
Малиновская С. Идеальный секретарь: миф или реальность? // Секретарь-референт. 2006. №3. С. 54–56.
Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практич. пособие. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.
Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря: Учебно-практич. пособие. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.
Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практич. пособие / В. В. Галахов. И. К. Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

2. Дополнительная литература

Додонова М. И. Секретарь в структуре службы ДОУ // Секретарское дело. 2002. №2. С. 3–6.
Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2004.
Ларин, М. В. Секретарь в структуре организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. №10. С. 6–10.
Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В. А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2004.
Филипс, К. Д. Роль и полномочия корпоративного секретаря // Рынок ценных бумаг. 2003. №14. С. 58–61.

Практическое занятие №2-3 (4 часа)
Тема: правовые основы секретарской деятельности
Вопросы для обсуждения:

Структура законодательной и нормативно-методической базы, используемой в работе секретаря.
Регламентация Трудовым кодексом Российской Федерации правил оформления кадровой документации, применяемой в деятельности секретаря.
Нормирование и охрана труда секретаря.
Внутриучрежденческая регламентация деятельности секретаря.

Задания для самостоятельной работы:

Сделать извлечения из законодательных актов (конспект в виде таблицы).

Наименование правового акта, номер статьи	Наименование статьи	Наименование вида документа	Требования к оформлению, технологии обработки документа
1	2	3	4

Подготовить выписки из статей Трудового кодекса, называющих виды документов (данные включить в таблицу).
Определить нормативно-методические документы, регламентирующие:
1. порядок документирования;
2. организацию работы с документами;
3. хранение документов.

Оформить конспект по данному вопросу.
Литература
1. Основная литература

Анохина А. А. Организация работы секретариата // Секретарь-референт. 2008. №2. С. 13–16.
Кузнецов С. Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство. 2007. №3. С. 35–39.
Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря: Учебно-практич. пособие. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.
Рыбченкова Т. В. Офис-менеджер и обеспечение офиса // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №4. С. 74–79.
Рыбченкова Т. В. Офис-менеджер и обеспечение офиса. Организация командировок руководителя // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №5. С. 60.
Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практич. пособие / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.
Черкашина Т. И. Правильная организация рабочего места офисного работника // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. №1. С. 34–41.
Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. М.: МЦФЭР, 2004.

2. Дополнительная литература

Большова С. И. Креативный подход в оформлении офисного пространства // Секретарь-референт. 2008. №2. С. 93–97.
Ищейнов В. Я. Персональные данные в законодательных и нормативных документах Российской Федерации и информационных системах // Делопроизводство. 2006. №3. С. 87–90.
Крылова И. А. Правовое и нормативно-методическое регулирование вопросов организации текущего хранения документов в коммерческих структурах // Секретарское дело. 2003. №5. С. 16–19.
Кузнецов С. Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 году // Делопроизводство. 2007. №1. С. 46–49.
Кузнецова Т. В. Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря // Секретарское дело. 2003. №9. С. 4–6.
Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В. А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002.
Рыбченкова Т. В. Рациональная организация офисного пространства // Секретарь-референт. 2007. №5. С. 92–96.
Чуковенков А. Ю. Новый закон об информации // Делопроизводство. 2006. №10. С. 28–35.

Практическое занятие №4-5 (2 часа)
Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И УСЛОВИЯ ТРУДА СЕКРЕТАРЯ
Вопросы для обсуждения:

Организация работы и оснащение приемной руководителя офиса.
Программное обеспечение работы секретаря.
Планирование работы секретаря.
Фотография рабочего дня секретаря.

Задания для самостоятельной работы:

Составить и напечатать перечень необходимого для офиса оборудования:

а) технических средств;

б) канцелярских принадлежностей;

в) хозяйственного оборудования;

г) необходимых продуктов питания.

Охарактеризовать эргономические, санитарные, пожарные требования к условиям труда секретаря.
Проанализировать функциональное назначение компьютерных программ, рекомендуемых для использования в работе секретаря.
Перечислить требования к организации рабочего места секретаря.
Составить фотографию рабочего дня секретаря конкретной организации (самофотографию).

Литература
1. Основная литература

Большова С. И. Выбираем помещение офиса // Секретарь-референт. 2004. №9. С. 82–85.
Галкина Е. Введение в организацию! // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2008. №2. С. 14–18.
Емышева Е. М. Планирование дня // Секретарское дело. 2005. №8. С. 64–74.
Кузнецова Т. В. Организация рабочего времени и оборудование рабочего места // Секретарское дело. 2005. №4. С. 5–8.
Лобанов В. Руководитель должен четко представлять, какого человека он хочет видеть в компании // Секретарское дело. 2007. №10. С. 22–24.
Пшенко А. В. Оснащение и организация рабочих мест // Секретарское дело. 2004. №2. С. 29–31.
Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря: Учебно-практич. пособие. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.
Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практич. пособие / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.
Фионова, Л. Р. Использование фотографии рабочего дня секретаря для оценки эффективности его работы /Л. Р. Фионова, Ю. Ю. Фионова, В. А. Шевченко // Делопроизводство. 2011. №1. С. 63–70.
Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. М.: МЦФЭР, 2004.
Яковлев А. Секреты тестирования или важный шаг в трудоустройстве // Секретарское дело. 2008. №6.

2. Дополнительная литература

Емышева Е. М. Рабочее место секретаря / Е. М. Емышева, О. В. Мосягина // Секретарское дело. 1998. №2. С. 54–58.
Демкина Е. С. Организация работы секретаря ООО НПП «Альфа» // Секретарское дело. 2004. №7(48). С. 62–63.

Константинова С. С. Профессия секретарь – это постоянное развитие и высокая адаптивность // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №6. С. 78.

Крылова Н. Рабочее место секретаря (условия труда, компьютер, оборудование, интерьер) // Управление персоналом. 2000. №2. С. 50–53.
Кузнецова Т. В. Путь к профессионализму // Секретарское дело. 2001. №4. С. 9–11.
Мельникова В. А. Собеседование при приёме в иностранную компанию // Секретарь-референт. 2007. №9. С. 50–57.
Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В. А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002.
Порудеева В. Как стать необходимой частью компании? // Кадровик. Кадровый менеджмент. – 2008. – №2. С. 29–42.
Фионова, Л. Р. Современные технологии ДОУ – путь к повышению эффективности управления // Делопроизводство. 2006. №1. С. 16–20.

Практическое занятие №6 (4 часа)

1 2 3 4 5 6

	Аннотация рабочей учебной программы дисциплины б в. 11 «Организация секретарского обслуживания» Информационные системы в управлении”, “Документоведение”, “Технологии документационного обеспечения управления”, “Архивоведение”...		Организация секретарского обслуживания учебно-методический комплекс Учебно-методический комплекс предназначен для студентов багсу, обучающихся по специальности 032001 «Документоведение и документационное...
	Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов 3 курса... О. В., Косивцова А. В. документная лингвистика. Учебно-методический комплекс. Рабочая программа для студентов 3 курса направления...		Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов подготовки бакалавра «Документоведение и архивоведение», профиля подготовки документационное обеспечение управления»
	Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов направления... «Документоведение и документационное обеспечение управления», специализация «Офис-менеджер» очной и заочной формы обучения Учебно-методический...		1. цели и задачи освоения дисциплины цель дисциплины Данная дисциплина относится к циклу профессиональных дисциплин, вариативная часть, дисциплины по выбору ( В. Дв. 4)
	Учебно-методический комплекс специальности: 032001 «Документоведение... Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования, Профессиональной образовательной программой по...		Рабочая программа по курсу «Информационная безопасность и защита... Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления
	Пояснительная записка «Современная организация и технология документационного обеспечения управления». Он связан с курсами «Документоведение», «Информационное...		Программа государственного экзамена по специальности 032001 "Документоведение... Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования второго поколения по специальности 032001 "Документоведение...
	Аннотации и к программам основной образовательной программы высшего... Профиль подготовки: «Документоведение и документационное обеспечение управления»		Система документации пенсионного фонда учебно-методический комплекс «Документоведение и архивоведение» (профиль подготовки : Документационное обеспечение управления) очной формы обучения
	Программа По специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» Административная риторика: рабочая программа по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»....		Пояснительная записка. Место дисциплины в профессиональной подготовке... Дисциплина “Организация предпринимательской деятельности” изучается будущими экономистами–менеджерами по специальности 080502 “Экономика...
	Пояснительная записка, которая содержит: Цели и задачи дисциплины (модуля) Цель дисциплины Логика и риторика относится к циклу Б. 1 (Гуманитарный, социальный и экономический цикл), вариативная часть		Основная образовательная программа высшего профессионального образования... Документационное обеспечение управления и архивное дело в органах государственной власти и местного самоуправления

Похожие: