Документация ЦК План работы ЦК
План методической, учебно-исследовательской и научно-исследовательской деятельности преподавателей.
Банк данных по мониторинговой деятельности ЦК.
Перспективный план повышения квалификации.
Отчетная документация.
Протоколы заседаний ЦК.
ЛДС - личное дело студента
НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Данное положение разработано с целью повышения качества организации формирования личных дел студентов.
Положение определяет порядок формирования, ведения и подготовки личных дел студентов к сдаче в учебную часть, в архив.
2.ОПРЕДЕЛЕНИЕ
Личное дело студента - совокупность документов, содержащих полную информацию о студенте и его учебе в техникуме.
Информация, содержащаяся в личном деле студента, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
3.ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА
3.1. Формирование личного дела абитуриента.
При зачислении в ГОУ СПО «Нерчинский аграрный техникум» формирование личного дела абитуриента осуществляется приемной комиссией техникума.
3.1.1. Прием в учреждение среднего профессионального образования проводится по личному заявлению граждан.
3.1.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии.
3.1.3. Личные дела зачисленных абитуриентов приемная комиссия передает по акту в учебную часть не позднее, чем за 5 дней до начала учебного года.
3.1.4. При подаче заявления о приеме в техникум поступающий представляет:
• документы, удостоверяющие его личность с указанием гражданства;
• оригинал документа государственного образца о среднем (полном) общем или среднем профессиональном образовании, диплом о начальном профессиональном образовании, если в нем есть запись о получении предъявителем среднего (полного) общего образования в зависимости от выбранной программы обучения;
• при подаче заявления о приеме на второе профессиональное образование представляется заверенная ксерокопия диплома о СПО.
3.1.5. На каждого абитуриента заводится личное дело, в котором хранятся все документы.
3.1.6.Начало формирования личного дела студента осуществляет приемная комиссия.
3.1.7.В состав личного дела входят следующие документы:
• опись личного дела;
• заявление о приеме документов для поступления в техникум;
• фотографии (4 шт.);
• аттестат/ диплом (подлинник и копия);
• документы, предусматривающие льготы, на прием вне конкурса в техникум (категории: инвалиды, сироты, военнослужащие и т.д.);
• копия паспорта;
- справка о прохождении флюорографии.
• второй экземпляр расписки о принятых документах.
Дополнительные документы:
-договор на оказание платных образовательных услуг (при поступлении на платной основе);
-копия свидетельства о заключении брака, иные документы, подтверждающие смену фамилии;
-карта прививок (сертификат о прививках);
-копия страхового медицинского полиса, заверенная ответственным секретарем приемной комиссии.
3.1.8. При зачислении обучающегося на второй или последующие курсы приемная комиссия формирует личное дело, в котором кроме документов, предусмотренных пунктом 3.1.7, должны быть:
- академическая справка, выданная учебным заведением, в котором он обучался ранее, оформленная в установленном порядке;
-выписка из приказа;
3.1.9. При переводе обучающегося из другого образовательного учреждения формирование личного дела осуществляется секретарем учебной части. При этом в личном деле должны быть следующие документы:
- заявление о переводе;
-выписка из приказа о зачислении;
-академическая справка, выданная образовательным учреждением, в котором он обучался ранее, оформленная в установленном порядке;
-шесть фотографий размером 3х4;
-документ об образовании.
3.1.10. Поступающие, претендующие на льготы, установленные законодательством РФ представляют дополнительно:
- дети сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей:
• свидетельство о рождении (копию);
• свидетельство о смерти родителей (если родители умерли);
• решение суда о лишении родительских прав;
• постановление об установлении опекунства;
• документы, подтверждающие наличие жилья, либо постановку на регистрационный учет на получение жилья;
• справку из детского дома (если находился в нем);
• копию пенсионного удостоверения;
• справку о ближайших родственниках;
- дети – инвалиды, инвалиды 1или 2 групп предоставляют
• заключение учреждения государственной медико-социальной экспертизы, если данное обучение, по избранной профессии, не противопоказано;
ЛДС формируются в скоросшиватели для оперативного использования документов.
3.2. Формирование личного дела студента в процессе обучения.
3.2.1. Обложка дела оформляется следующим образом (Приложение 1): указываются наименование специальности, фамилия, имя, отчество студента, номер дела, указывается дата начала и окончания личного дела (даты приказа о зачислении и окончании техникума, указываются арабскими цифрами).
3.2.2. Порядок нумерации ЛДС. Например: 56-9И/2012(о, з) (56 - порядковый номер, И – буква специальности, 2012 - год поступления, о - очная, з - заочная форма обучения).
3.2.3. Если в период формирования и ведения ЛДС название организации изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое за-ключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии студента при оформлении, личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
3.2.4. В ЛДС вкладывают документы-подлинники, копии документов, включенные в личные дела, должны быть заверены в установленном порядке.
3.2.5. Дальнейшее формирование ЛДС проводится секретарь учебной части.
• в случае перевода студента из другого профессионального образовательного учреждения в ЛДС помещают выписку из приказа о переводе и академическую справку;
• при переводе в другое профессиональное или общеобразовательное учреждение подшивается заявление о переводе в другое учреждение и выписка из приказа;
• в случае отчисления - выписка из приказа об отчислении;
• в случае предоставления студенту академического отпуска или повторного года обучения в личное дело помещается выписка из соответствующего приказа и медицинская справка;
• в случае перевода студента с одной специальности на другую - выписка из соответствующего приказа;
3.2.6. Внесение изменений и дополнений со слов студента не допускается.
3.2.7. При восстановлении студента продолжается ведение ЛДС, сформированного ранее.
3.2.8. В случае утраты (порчи) личного дела составляется акт об утере (порче) и формируется новое личное дело.
3.3. Правила ведения журнала регистрации личных дел студентов.
3.3.1. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в специальном журнале по установленной форме (Приложение 4).
3.3.2. На обложке журнала указывается
• наименование организации;
• название журнала;
• регистрационный номер по номенклатуре дел;
• в правом нижнем углу - начат 00.00.0000 и окончен 00.00.0000.
Даты начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале.
3.3.3. Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Бумажным квадратом склеивают середины концов нитки, сверху ставят печать и делают надпись, заверяющую правильность оформления:
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __________ листов.
Секретарь учебной части:
----------------- ____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
« ___ » ________________ 20___г.
3.3.4. Надпись заверяет секретарь учебной части.
3.3.5. Данные о лице, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне).
Форма подачи таких сведений следующая:
Лицо, ответственное за ведение журнала
. .
должность фамилия, имя, отчество
3.3.6. Журналы регистрации личных дел студентов являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться в другие подразделения без соответствующего распоряжения руководителя.
3.3.7. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение.
3.3.8. По окончании журнала на лицевой стороне обложки делается запись о дате его окончания. Срок хранения его - 75 лет.
3.4. Правила хранения личных дел студентов.
3.4.1. В сводную номенклатуру дел техникума ЛДС вносится со сроком хранения 75 лет. Личное дело хранится в учебной части 3 года, с момента выпуска студента, затем передается в архив техникума.
3.4.2. Личные дела студентов, отчисленных из техникума, имеют срок хранения 15 лет. ЛДС хранятся в учебной части 1 год после отчисления, затем сдаются в архив техникума.
3.4.3. Личные дела незачисленных абитуриентов хранятся в приемной комиссии 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке.
3.4.4. Студенческий билет, сдаваемый студентом в связи с окончанием полного курса обучения или выбытием из техникума, подлежит уничтожению в течение месяца.
3.5. Правила передачи личных дел студентов в архив техникума.
3.5.1. По окончании обучения студента его личное дело должно быть передано в архив техникума.
3.5.2. Учебные карточки студентов (Приложение 3) оформляются и ведутся заведующими отделениями, сдаются в архив учебной части после окончания или отчисления.
3.5.3. Классные руководители групп предоставляют зачетные книжки, студенческие билеты в архив учебной части в течение 7 дней после выпуска. 3.5.4. При отчислении студенты предоставляют заведующим отделениями зачетные книжки и студенческие билеты.
3.5.5. Перед сдачей в архив необходима дополнительная систематизация документов. Для этого документы располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (в начале дела - сверху - располагается самый ранний документ, в конце - самый поздний).
3.5.6. Опись личного дела (Приложение 2) (п. 3.1.4) помещают в начале дела.
3.5.7. В состав личного дела студента должны входить следующие документы:
• опись личного дела;
• заявление о приеме документов для поступления в техникум;
• справка о прохождении флюорографии;
• копии аттестата/диплома;
• расписка студента о получении им документа об образовании;
• копия паспорта;
• экзаменационный лист;
• выписка из приказа о зачислении в техникум;
• академическая справка из предыдущего профессионального образовательного учреждения, если студент зачислен в порядке перевода;
• выписки из приказов об отчислении, переводе, восстановлении, предоставлении академического отпуска, об изменении фамилии;
• заявление студента о предоставлении академического отпуска, медицинская справка или документ, подтверждающий основание для получения академического отпуска с указанием причин;
• выписка из приказа об окончании техникума;
• учебная карточка студента;
• обходной лист;
• копия диплома о среднем специальном образовании;
• копия приложения к диплому;
• зачетная книжка;
3.5.8. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скрепки и скобы) из документов удаляются. Из личного дела изымаются справки, кроме справки о предоставлении академического отпуска.
3.5.9. Листы личного дела подшиваются суровыми нитками в три прокола. Зачетная книжка подшивается на внутренней стороне тыльной обложки личного дела студента, в случае ее утери студент пишет заявление, которое также подшивается в дело.
3.5.10. При сдаче ЛДС в архив производится опись дел согласно Приложения №5.
3.5.11. Передача личных дел окончивших обучение студентов в архив производится в текущем году.
3.5.12. Личные дела отчисленных студентов хранятся 1 год по месту формирования, а затем также сдаются в архив. На них составляется отдельная опись.
Вся организация работы с личными делами студентов должна обеспечивать быстрый поиск, прием и обработку документов, рациональное размещение и сохранность.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ.
Ответственность за выполнение требований настоящего положения возложена на заместителя директора по учебной работе и заведующих отделениями.
В функции классных руководителей групп входит своевременное предоставление заведующим отделениями:
• зачетных книжек;
• студенческих билетов;
• предоставление обновленной базы движения студентов.
В функции приемной комиссии входит своевременное предоставление личных дел вновь поступивших студентов.
В функции заведующих отделениями входит предоставление личных дел студентов ранее отчисленных, но восстановленных в число студентов.
В функции заместителя директора по учебной работе \входит своевременное предоставление копий приказов, копий нормативных и организационно-распорядительных документов.
5. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
- Закон «Об образовании»;
- Приказ Министерства образования и науки РФ от 15.01.2009г. (с изменениями) «Об утверждении порядка приема в имеющие государственную аккредитацию ОУ СПО»;
- Типовое положение об образовательном учреждении СПО (от 18.07.2008г. №543);
- Правила приема граждан в ГОУ СПО «Нерчинский аграрный техникум», утвержденные директором.
6. ПРИЛОЖЕНИЯ.
Приложение 1 Обложка личного дела
Приложение 2 Опись личного дела
Приложение 3 Учебная карточка студента
Приложение 4 Журнал регистрации личных дел студентов
Приложение 5 Опись дел по личному составу студентов
Приложение 6 Лист заверитель дела
Приложение 7 Журнал регистрации выданных документов
Приложение 1
ГОУ СПО «Нерчинский аграрный техникум»
Специальность ______ «______________________________»
код название
ЛИЧНОЕ ДЕЛО
№ _ 56-9И /2012 (о)
Фамилия __Иванов______________________
Имя _______Иван________________________
Отчество ___Иванович____________________
Начато:_______________
Окончено: ___________
На __________ листах
Хранить 75 лет
Приложение №2
ОПИСЬ ЛИЧНОГО ДЕЛА №______________
Фамилия______________ Имя ____________ Отчество_____________
Специальность________________________________________________
Форма обучения_____________________________(очная\заочная)
№п\п
|
Наименование документа
|
Отметка о наличии документа в ЛДС
|
1
|
Заявление
|
|
2
|
Фотографии (6 шт.)
|
|
3
|
Документ об образовании
Аттестат № _______________ от _______г.
Диплом №_____________ от __________г.
|
|
4
|
Копия паспорта
|
|
5
|
Медицинская справка
|
|
6
|
Документы предусматривающие льготы на прием вне конкурса в техникум (категории: инвалиды, сироты и т.д.) ______________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
|
|
7
|
|
|
8
|
|
|
9
|
|
|
10
|
|
|
11
|
|
|
12
|
|
| |
