Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия (далее Инструкция) устанавливает требования
Скачать 1.02 Mb.
|
| Глава администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия Личная подпись А.Б. Цыденов Если глава Администрации МО «Иволгинский район» Республики Бурятия отсутствует, то постановления, распоряжения подписывает его заместитель, исполняющий его обязанности на основании соответствующего постановления. При этом к должности руководителя добавляется сокращенное «И.о.» (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя руководителя, подписавшего постановление, распоряжение, например: И.о. Главы администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия Личная подпись Ц-Д.Р. Лыктыпов 10) Исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона и ставит личную подпись внизу оборотной стороны последнего листа постановления, распоряжения. 11) Надпись, удостоверяющая копию постановления, распоряжения, осуществляется штампом «копия верна» или в следующем виде: Копия верна Должность (личная подпись) И.О. Фамилия «___» _____________ 200__ г. 2.3.2. На постановления, распоряжения, оформляющиеся автоматизированным способом (1С предприятие), правила данной инструкции не распространяются. 2.4. Положение, правила, инструкция, регламент 2.4.1. Положения, правила, инструкции и регламенты (далее – положения) утверждаются, как правило, приложением к постановлению, распоряжению, которое оформляется в соответствии с п. 2.2 Инструкции по делопроизводству или применяются как самостоятельные правовые акты, подписанные главой Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия. Гриф утверждения документа оформляется на угловых бланках (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов), располагается в правом верхнем углу, текст реквизита выравнивается по левому краю, например: УТВЕРЖДАЮ Глава администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия __________ А.Б. Цыденов (личная подпись) В установленных случаях личная подпись должностного лица в грифе «утверждения» заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Финансовые, кадровые, архивные документы, оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами. 2.4.2. Регламент – совокупность правил, определяющих порядок работы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия или его структурных подразделений. Положение устанавливает системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации. Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для исполнения. Инструкция определяет порядок осуществления какой - либо деятельности. 2.4.3. Положения печатаются на общем бланке Администрации и состоят из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему положения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. Таблицы, графики, карты, схемы, как правило, должны оформляться в виде самостоятельных приложений к положению, а соответствующие пункты положения должны иметь ссылки на эти приложения. 2.4.4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции …) отвечает на вопрос «О чём?». Констатирующей частью служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур, другие нормативные требования. 2.5. Протокол заседания (совещания) 2.5.1. Протокол заседания (совещания) Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др.органов, совещаний. Составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, в которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 2.5.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель Секретарь Присутствовали – список присутствовавших или отсылка прилагаемому списку присутствовавших Повестка дня Докладчики по каждому пункту повестки дня Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня . Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). 2.5.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем-референтом. Дата протокола является дата заседания. 2.5.4. Протоколы имеют следующие реквизиты (приложение № 6,7): Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля полужирным шрифтом, размер № 16, выравнивается по центру. Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру. Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно – цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица председательствующего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Образцы прилагаются. 2.6. Иные организационно-распорядительные документы 2.6.1. Грифом «УТВЕРЖДАЮ» может придаваться юридическая сила следующим документам: - годовые планы, графики работы, графики предоставления отпусков, повестки заседаний комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов (утверждаются главой Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия или его заместителем курирующим закрепленные в распределении обязанностей направления деятельности ); - должностные регламенты муниципальных служащих Администрации (утверждаются представителем нанимателя: управляющим делами Администрации); - финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, акты передачи транспортных средств, оргтехники, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются главой Администрации). - архивные документы: описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения (утверждаются председателем постоянно действующей Экспертной комиссии администрации – управляющей делами Администрации); - иные документы. 2.6.2. Гриф утверждения документа оформляется на угловых бланках (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов), располагается в правом верхнем углу, текст реквизита выравнивается по левому краю, например: УТВЕРЖДАЮ Глава администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия __________ А.Б. Цыденов (личная подпись) В установленных случаях личная подпись должностного лица в грифе «утверждения » заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами. 2.6.3. Руководители структурных подразделений, осуществляющих оформление и согласование проектов организационно-распорядительных документов, несут персональную ответственность за нарушение установленных Инструкцией правил. 2.7. Оформление договоров В Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия заключаются финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры, а также государственные контракты в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Если в Администрацию муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия поступил гражданско-правовой договор или государственный контракт без подписи стороны, с которой он заключается, то специалистами Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, начальником юридического отдела готовится сопроводительное письмо, которое после регистрации в журнале исходящей корреспонденции направляется договаривающейся стороне вместе с договором или государственным контрактом на подпись. Данное условие не распространяется на договоры заключаемые с двумя и более сторонами. Гражданско-правовые договора и государственные контракты составляются в количестве экземпляров по числу сторон. Подлинники гражданско-правовых договоров и государственных контрактов хранятся в бухгалтерии Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия. Все договоры, соглашения, заключаемые с контрагентами визируются заместителем главы по экономическим вопросам, начальником юридического отдела, управляющим делами, начальником отдела инфраструктуры.
Контракты оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются начальником юридического отдела и специалистом управления делами в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 17.07.2009 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Законом Республики Бурятия от 10.09.2007г. № 2431-111 «О муниципальной службе в Республике Бурятия», Трудовым кодексом Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации», затем подписываются муниципальным гражданским служащим (работником) и представителем нанимателя: главой администрации и заверяются оттиском мастичной печати Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается муниципальному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия. Должностные регламенты оформляются юридическим отделом и специалистом управления делами Администрации в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Указом Президента Республики Бурятия от 27 мая 2005 г. N 271 «О Реестре должностей государственной гражданской службы Республики Бурятия и оформлении служебных контрактов о прохождении государственной гражданской службы Республики Бурятия и замещении должности государственной гражданской службы Республики Бурятия», затем подписываются муниципальным служащим (работником) и представителем нанимателя: главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия и заверяются оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Должностные инструкции утверждаются постановлением, распоряжением главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район » Республики Бурятия. 2.9. Служебные письма 2.9.1. Служебные письма муниципального образования « Иволгинский район» Республики Бурятия готовятся: как ответы о выполнении поручений Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия, главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия; как исполнение поручений Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия, главы администрации муниципального образования «Иволгинский район » Республики Бурятия по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти; как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; как сопроводительные письма к свидетельствам и справкам о государственной регистрации актов гражданского состояния, высылаемым по заявлениям граждан; как запросы и инициативные письма. К служебным письмам составляется реквизит наименование документа ( заголовок к тексту), отвечающий на вопрос « О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма; 2.9.2. Служебные письма применяют для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. 2.9.3. В письмах используют следующие формы изложения: -от первого лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на рассмотрение проект …»); -от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); -от третьего лица единственного числа («Администрация муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия не возражает», «Администрация муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия считает возможным»). В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» - в начале письма, над текстом и « С уважением….» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма; Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п. Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «тщательно изучив Ваши замечания...». Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...», «В соответствии...» и т.п. Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д. 2.9.4. Письма оформляются на специальном бланке для письма (приложения № 2,3,4,5). Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма, отвечающий на вопрос «о чем», указать адресат, должность, фамилию, инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть). Совокупность реквизитов официального письма называют формуляром. Адресат – наименование и адрес получателя письма – указывается на верхней правой стороне бланка письма. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Или
Если документ отправляют в структурные подразделения Администрации, то их следует указывать обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
2.9.5. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. 2.9.6. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству пермь 2005 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |  | Инструкция по делопроизводству вмо ломоносовское в городе Москве общие положения Настоящая инструкция устанавливает единый и обязательный для всех работников муниципалитета вмо ломоносовское в г. Москве порядок... |
| Муниципальное учреждение финансовое управление администрации мо «иволгинский район» приказ Об утверждении порядка учета и хранения исполнительных документов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджета муниципального... | | Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
| Инструкция устанавливает порядок выполнения работ по техническому... Мбу «Отдел образования администрации мр миякинский район Республики Башкортостан» направляет технологическую | | Отчет о деятельности избирательной комиссии республики бурятия за... Федерации», Федерального закона «О выборах Президента Российской Федерации», Закона Республики Бурятия «О выборах главы муниципального... |
| Распоряжение Руководителя Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия Тэлина С. Р. «О ходе и результативности выполнения... | | Доклад Главы администрации муниципального образования «Чердаклинский... Приуральский район, решением Районной Думы муниципального образования Приуральский район от 18 апреля 2013 года №17 «О структуре... |
| Доклад Главы администрации «О достигнутых показателях социально-экономического... Приуральский район, решением Районной Думы муниципального образования Приуральский район от 18 апреля 2013 года №17 «О структуре... | | Инструкция о порядке заполнения декларации на товары I. Общие положения Настоящая Инструкция о порядке заполнения декларации на товары (далее Инструкция) разработана в соответствии со статьей 180 Таможенного... |
| Постановление «11» января 2012г. № П-3 с. Красноселькуп Об утверждении... Госстандарта России от 30. 09. 2003г. №276-ст, штатного расписания Администрации муниципального образования Красноселькупский район... | | Постановление 26 апреля 2013г. №603 с. Аксарка Об утверждении Положения... Приуральский район, решением Районной Думы муниципального образования Приуральский район от 18 апреля 2013 года №17 «О структуре... |
| Постановление От «11» ноября 2010 г №28 с. Потанино Об утверждении... Российской Федерации, Законом Республики Бурятия «О бюджетном процессе в Республике Бурятия», Законом Республики Бурятия «О резервных... | | Инструкция по вводу информационных карт диссертаций Данная инструкция устанавливает порядок заполнения и передачи информационных карт диссертаций (икд) во фгну «цитиС» через сеть Интернет... |
| Об отчете о деятельности Избирательной комиссии Республики Бурятия На основании пункта 13 статьи 14 Закона Республики Бурятия от 25 апреля 2003 года №287-iii «Об Избирательной комиссии Республики... | | Закон Республики Бурятия от 17. 09. 2003 n 417-iii (ред от 22. 12.... Статья Правовая основа организации и проведения выборов главы муниципального образования |
