Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия (далее Инструкция) устанавливает требования

3.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 3.4.1. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями. 3.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 3.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. 3.4.4. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 3.4.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, графического изображения), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, не должен превышать пять листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения. Заявки хранятся в течение одного года; поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно. 3.5. Порядок прохождения внутренних документов 3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования передаются в управление делами Администрации, который осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Постановления по основной деятельности, оформленные в соответствии с п.2.2. Инструкции по делопроизводству, после подписания передаются на регистрацию вместе с указателем рассылки, подготовленным исполнителем, и хранятся в управлении делами Администрации. Распоряжения по личному составу (о приеме, переводе, об увольнении, поощрении, декретных и административных отпусках), срок хранения 75 лет, по кадровым вопросам регистрируются старшим инспектором по документообороту и хранятся в сейфе в управлении делами Администрации, Распоряжения по личному составу (о предоставлении очередных отпусков, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках, назначении дежурств и другим кадровым вопросам), срок хранения 5 лет, регистрируются старшим инспектором по документообороту и хранятся в шкафу до истечения срока хранения. 3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы . 3.5.4. Регистрация, учет и движение в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия служебных, докладных записок, оформленных в порядке, предусмотренной Инструкцией, осуществляется специалистом управления делами Администрации. Регистрация внутренних документов производится в регистрационном журнале, в который вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок, исполнитель), а также фиксируется их прохождение. Исполнителям документы передаются под роспись. 3.6. Учет объема документооборота 3.6.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных документопотоков или общее количество входящих, исходящих и внутренних и организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности Администрации. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ. Результаты учета документооборота обобщаются управление делами Администрации и в конце года представляются руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами. IV. Контроль исполнения документов 4.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 4.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается главой Администрации. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль». Цветной линией выделяется дата исполнения документа. 4.3. Контроль исполнения обеспечивает по поручению управляющей делами Администрации специалист, который осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан – с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяется, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца; по запросам Народного Хурала – не позднее, чем через 15 дней со дня получения; по депутатским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня получения; по поручениям Правительства Республики Бурятия, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Республики Бурятия, поступившим от ответственного исполнителя на согласование – до 10 дней; по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки – до одного месяца, по остальным обращениям – не более 15 дней. Если последний срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия. 4.1.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения Президента Республики Бурятия или Правительства Республики Бурятия допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Администрация муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует специалиста управления делами Администрации для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (Далее - РКФ) (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящие органы или организация-автор документа. 4.1.5. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным начальником и секретарем, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. 4.1.6. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ. 4.1.7. Снятие документа с контроля осуществляет управляющий делами или по его поручению специалист. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 4.1.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. V. РАССМОТРЕНИЯ обращениЙ (жалоб, предложений) граждан 5.1. Общие требования 5.1.1. Работа с обращениями граждан регламентирована Федеральным законом от 2 мая 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и возлагается на секретаря. 5.1.2. Личный прием граждан осуществляют глава Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, его заместитель, во время приема ведется журнал, где фиксируется дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия принимавшего и результаты его рассмотрения. Если во время приема невозможно решить поставленные вопросы, от посетителя принимается письменное обращение, которое после регистрации передается в установленном порядке в соответствующий отдел на исполнение. Если поставленные вопросы не входят в компетенцию администрации, ему разъясняет его право обратиться в соответствующие организации. 5.1.3 Обращение, не содержащее сведений о фамилии, имени и отчестве, а также данных о месте жительства, работы или учебы заявителя, признается анонимным и рассмотрению не подлежит. Все поступающие в Администрацию предложения, заявления и жалобы граждан должны быть зарегистрированы в день их поступления в специальном регистрационно-контрольном журнале. Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях. При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат регистрации в день их поступления. После регистрации, письма передаются руководству на рассмотрение. Резолюция начальника должна быть конкретной, с указанием ответственного исполнителя и даты исполнения. Проверка хода исполнения осуществляется до завершения его сроков: в течение месяца – каждые десять дней и за 5 дней до окончания установленного срока. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке. В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и номер служебного телефона. Исходящий номер ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре) и даты отправления. 5.1.4. На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись «В дело» и личная подпись должностного лица, принявшего это решение. Исполненные письма, копии ответов и документы, связанные с их разрешением хранятся в архиве. 5. 2. Сроки рассмотрения писем граждан 5.2.1. Предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно, но не позднее 15 дней. В срок до 1 месяца со дня регистрации рассматриваются заявления и жалобы, проверка которых проводится на местах. 5.2.2. В тех случаях, когда для рассмотрения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены руководством, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу подавшему заявление или жалобу. 5.2.3. Нарушение установленного порядка рассмотрения писем граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также преследование граждан в связи с подачей жалоб, либо за содержащуюся в них критику, влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством. VI. Изготовление, учет, использование и хранение ПЕЧАТЕЙ С воспроизведением государственного герба Российской Федерации в управлении 6.1. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12. 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 № 450, ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Формы, размеры и технические требования», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Печати и штампы 6.2. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются и передаются в управлении делами. Изготовленные печати (штампы) передаются в структурные подразделения под роспись в журнале учета печатей и штампов. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются. 6.3. Изготовление гербовых печатей осуществляется централизованно полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующую лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции. 6.4. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать) хранятся в сейфах, иные печати штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках). Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в управление делами, где уничтожаются по акту. 6.5. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает глава Администрации по докладной записке инициаторов изготовления, согласованной с отделом подготовки государственного заказа, материального и технического обеспечения. 6.6. В Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия используется гербовая печать, порядок хранения и использования которой регламентируется распоряжением главы. Гербовая печать используется для служебных удостоверений, специальных пропусков, договоров, соглашений и т.д. Передача гербовых печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания не допускается. 6.7. Гербовой печатью заверяются: подпись главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, его заместителя, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или распоряжением главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия представлены соответствующие полномочия. Гербовой печатью удостоверяются: - все виды контрактов, договоров и соглашений, заключаемых Администрацией муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия с другими ведомствами, предприятиями, учреждениями и организациями в пределах и порядке осуществления возложенных на Администрацию муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия функций и задач; - финансовые документы и отчеты, представляемые Администрацией муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия в Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы; - документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате; - документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, акты о выполненных работах и предоставленных услугах, приема-передачи материальных ценностей, гарантийные письма, доверенности; - характеристики работников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, справки (о прохождении государственной службы, архивные и др.); - штатные расписания, изменения к ним; - документы, в которых воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом и др.; - другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их подлинности. Заверение документов финансово-экономической и хозяйственной деятельности, влекущих за собой финансово-имущественные обязательства администрации, негербовыми печатями не допускается. 6.8. Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи. 6.9. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является главный бухгалтер. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных документов не допускается. 6.10. Для опечатывания пакетов, бандеролей, заверения различного рода справок изготавливаются круглые мастичные печати «Для пакетов», «Для справок», «Для пропусков» и т.д. В зависимости от потребностей они могут быть номерными. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. 6.11. Ответственность за надежность хранения, а равно законность использования возлагается: гербовой печати - на главного бухгалтера; VII. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 7.1. Порядок составления номенклатуры дел 7.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделения (отделах) муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия с указанием сроков их хранения, в установленном Инструкцией порядке (приложение № 9, 10, 11). 7.1.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники, справочники, бюллетени и тому подобные информационные и периодические издания. 7.1.3. Основными требованиями при составлении номенклатуры дел являются: раздельная группировка документов постоянного и временного хранения; конкретная и четкая формулировка заголовков дел, полностью отражающая состав и содержание документов в деле, исключающая в дальнейшем возможность группировки в дела документов, не соответствующих содержанию и сроку хранения; применение единой системы индексации. Нумерация дел должна быть валовой, индекс дела должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела. Порядок расположения каждого дела внутри разделов определяется степенью его важности, сроком хранения. Основные правила составления заголовков дел следующие: кратко и четко формулировать заголовок. Заголовки дел типа «Разная переписка», «Руководящие материалы» и тому подобные не допускаются; в заголовках дел, содержащих переписку, следует уточнять с кем и по какому вопросу или группе однородных вопросов она ведется; в заголовках дел, содержащих отчетную или плановую документацию следует указывать периодичность и характер этой документации; в заголовки дел, сформированных из статистических отчетов, необходимо включать название отчета (форму), номер или условное обозначение; термин «документы» употреблять в заголовках дел в тех случаях, когда в дело объединяются разные виды документов по одному и тому же вопросу, при этом в скобках указывается три-четыре вида документов. Сроки хранения документов определяют, исходя из научной и практической ценности документов в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями документов. Согласно перечням существуют сроки хранения дел – постоянный, временный (свыше 10 лет), временный (до 10 лет). Помимо этого некоторые документы хранятся «до минования надобности», «до замены новыми». Некоторые дела наряду со сроками хранения могут иметь отметку «ЭПК». Это означает, что по окончанию делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности, с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение. Дела по вопросам, которые не разрешены в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в течение срока, необходимого для разрешения вопроса. 7.1.4. При составлении номенклатуры дел в каждом разделе следует оставлять несколько свободных номеров для включения дел, которые могут быть дополнительно заведены в течение года. В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. 7.2. Правила формирования и хранения дел 7.2.1. Исполненные и правильно оформленные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел. Формирование и хранение дел организуется так, чтобы обеспечивалась полная сохранность документов и возможность их быстрого использования. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: правильно помещать документы в то или иное дело, проверять соответствие содержания подшиваемых документов заголовку дела; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением дел, продолжение которых более одного года вызывается необходимостью; систематизировать документы внутри дела по хронологии или в порядке разрешения вопроса, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы помещать в начале дела; группировать в дела документы со всеми приложениями и дополнительными материалами. Приложения большого объема можно формировать в отдельный том этого же дела; проверять правильность оформления документов; не допускать подшивки в дела лишних и дублетных экземпляров, а также неисполненных, неоформленных и подлежащих возвращению документов. 7.2.3. Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При наличии большого количества листов дело подразделяется на тома. 7.2.4. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов. 7.2.5. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие может проводиться с разрешения руководства с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника. 7.2.6. Лица, виновные в нарушении установленных правил хранения служебных документов, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в установленном порядке. VIII. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ 8.1. Экспертиза научной и практической ценности документов 8.1.1. Подготовка дел к последующему хранению в архиве включает в себя экспертизу ценности документов, оформление дел и составление описей. 8.1.2. Экспертиза ценности документов – это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора для хранения и установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов осуществляется под руководством постоянно действующей экспертной комиссией. 8.1.3. При подготовке документов к передаче в архив выделяют документы, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, срок хранения которых истек. На такие документы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Документы разрешается уничтожать только при наличии утвержденных годовых разделов описей на дела постоянного хранения и по личному составу за тот же хронологический период, к которому относятся подлежащие уничтожению дела. 8.2. Оформление и передача дел в архив 8.2.1. После проведения экспертизы ценности дела оформляются для последующего их хранения в архиве. Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела временного срока хранения - частичному оформлению. 8.2.2. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле и составление заверительного листа; оформление внутренней описи к документам дела; оформление всех элементов обложки дела. 8.2.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подшивают в дела на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, дат, резолюций на них. 8.2.4. Все листы в деле должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно. Лист, пришитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный вдвое и пришитый за середину – как два листа. Фактически имеющееся количество листов в деле выносится на обложку дела и в заверительный лист, помещенный на конце дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Администрации, наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела. 8.2.5. Передача дел в архив производится через 2 года после завершения их в делопроизводстве по описям. Описи дел составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра передаются в архив, а один экземпляр хранится в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия (в структурном подразделении). При приеме дел проверяется правильность оформления и описания в описи. 8.3. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения. После отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 19); дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2008 г.); акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе); отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК); согласованные ЭК акты утверждаются главой Администрации только после утверждения ЭПК Управления по делам архивов Республики Бурятия описей дел постоянного хранения; после утверждения главой Администрации актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты). П Р И Л О Ж Е Н И Я Приложение № 1 к п.2.1. Буряад Республикын «Ивалгын аймаг» гэhэн муниципальна байгууламжын ЗАХИРГААН

Похожие:

	Инструкция по делопроизводству пермь 2005 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией...		Инструкция по делопроизводству вмо ломоносовское в городе Москве общие положения Настоящая инструкция устанавливает единый и обязательный для всех работников муниципалитета вмо ломоносовское в г. Москве порядок...
	Муниципальное учреждение финансовое управление администрации мо «иволгинский район» приказ Об утверждении порядка учета и хранения исполнительных документов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджета муниципального...		Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской...
	Инструкция устанавливает порядок выполнения работ по техническому... Мбу «Отдел образования администрации мр миякинский район Республики Башкортостан» направляет технологическую		Отчет о деятельности избирательной комиссии республики бурятия за... Федерации», Федерального закона «О выборах Президента Российской Федерации», Закона Республики Бурятия «О выборах главы муниципального...
	Распоряжение Руководителя Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия Тэлина С. Р. «О ходе и результативности выполнения...		Доклад Главы администрации муниципального образования «Чердаклинский... Приуральский район, решением Районной Думы муниципального образования Приуральский район от 18 апреля 2013 года №17 «О структуре...
	Доклад Главы администрации «О достигнутых показателях социально-экономического... Приуральский район, решением Районной Думы муниципального образования Приуральский район от 18 апреля 2013 года №17 «О структуре...		Инструкция о порядке заполнения декларации на товары I. Общие положения Настоящая Инструкция о порядке заполнения декларации на товары (далее Инструкция) разработана в соответствии со статьей 180 Таможенного...
	Постановление «11» января 2012г. № П-3 с. Красноселькуп Об утверждении... Госстандарта России от 30. 09. 2003г. №276-ст, штатного расписания Администрации муниципального образования Красноселькупский район...		Постановление 26 апреля 2013г. №603 с. Аксарка Об утверждении Положения... Приуральский район, решением Районной Думы муниципального образования Приуральский район от 18 апреля 2013 года №17 «О структуре...
	Постановление От «11» ноября 2010 г №28 с. Потанино Об утверждении... Российской Федерации, Законом Республики Бурятия «О бюджетном процессе в Республике Бурятия», Законом Республики Бурятия «О резервных...		Инструкция по вводу информационных карт диссертаций Данная инструкция устанавливает порядок заполнения и передачи информационных карт диссертаций (икд) во фгну «цитиС» через сеть Интернет...
	Об отчете о деятельности Избирательной комиссии Республики Бурятия На основании пункта 13 статьи 14 Закона Республики Бурятия от 25 апреля 2003 года №287-iii «Об Избирательной комиссии Республики...		Закон Республики Бурятия от 17. 09. 2003 n 417-iii (ред от 22. 12.... Статья Правовая основа организации и проведения выборов главы муниципального образования