Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия (далее Инструкция) устанавливает требования
Скачать 1.02 Mb.
|
2.10. Докладные, служебные записки 2.10.1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащей выводы и предложения. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст её четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной) излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах Администрации отношения субординации структурных подразделений друг с другом и координации между отделами. В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения или иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных отделов и должностных лиц Администрации. 2.10.2. Докладные, служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма. В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение. Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа экземпляра. Документы и материалы в виде докладной, служебной записок, адресованные главе Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия или его заместителям, передаются секретарю. 2.11. Доверенности 2.11.1. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Администрации, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на угловом бланке Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия . 2.11.2. Оформление доверенностей в Администрации осуществляется в соответствии со ст. 185 – 187 Гражданского кодекса Российской Федерации, согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата её выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трёх лет. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Администрации, представления интересов Администрации в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативными распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей. В тексте доверенности указываются следующие обязательные реквизиты: -полное наименование организации; (Администрация муниципального образования « Иволгинский район» Республики Бурятия), -фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица; -данные об основаниях, подтверждающих полномочия глав администрации; -содержание доверенных полномочий; -срок действия доверенности. Доверенность подписывает глава Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия. 2.11.3. Доверенности на право совершения действий от имени администрации, представления его интересов в государственных, общественных и судебных органах и иных организациях регистрируется в управление делами Администрации в журнале регистрации доверенностей в пределах календарного года простой порядковой нумерацией. Подпись руководителя на доверенности заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю, а копия остается на хранение в отделе, зарегистрировавшем доверенность. Доверенности, выдаваемые для решения материально-хозяйственных, финансовых вопросов регистрируется главным бухгалтером Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия. 2.12. Телеграммы 2.12.1. Телеграммы должны направляться только по срочным служебным вопросам. Текст их должен быть кратким и четким. 2.12.2. Составление телеграмм производится по установленной форме с соблюдением следующих правил: перед адресом указывается категория телеграммы («правительственная», «срочная», серия «П»); адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта, номера отделения связи и точного наименования адресата; вместе с телеграммой одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки; телеграммы печатаются через два интервала, прописными буквами, без красной строки, переноса слов и без абзацев на одной стороне телеграфного бланка установленного образца. Все исправления в тексте телеграммы заверяются исполнителем; в тексте телеграммы не пишутся предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, если их отсутствие не искажает смысл. При необходимости знаки препинания обозначаются буквами: ТЧК, ЗПТ, ДВТЧ, КВЧ. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью. В отдельных телеграммах перед текстом указывается номер или название документа, на который дается ответ. 2.12.3. Проекты телеграмм до представления их на подпись начальнику визируются исполнителем на втором экземпляре, который хранится в деле. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи должны быть указаны сокращенное наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму. 2.12.4. Ниже подписи проводится черта, под которой указывается зарегистрированный условный (сокращенный) адрес или полное наименование Администрации и полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его инициалы и фамилия. Отдельной строкой указывается наименование структурного подразделения, фамилия исполнителя и номер его телефона. 2.13. Факс 2.13.1. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. 2.13.2. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. 2.14. Объяснительная записка 2.14.1. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка. 2.14.2. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание основного документа. Они оформляются на общем бланке Администрации. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном лице бумаги. Реквизиты аналогичны реквизитам докладной записки. 2.15. Справка 2.15.1. Справки – документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2.15.2. Справки делят на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и подтверждающие факт государственной регистрации акта гражданского состояния, выдаваемые по заявлениям граждан. 2.15.3. Справки информационного характера составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы Администрации, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри Администрации – оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставлений и анализа полученных данных. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные. III. ПОРЯДОК ПЕРЕМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ (Документооборот) 3.1. Организация документооборота 3.1.1. Перемещение документов в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует документооборот. 3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией, Уставом, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. 3.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 3.2.1. Доставка документов в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской службой, нарочными и по каналам электрической связи (факсимильной и по электронной почте с использованием E-mail). С помощью почтовой связи в Администрацию муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия доставляется корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей, пакетов и печатных изданий; фельдъегерской службой – срочная корреспонденция государственных органов; по каналам электрической связи поступают телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения и документы в электронном виде на E-mail Администрация муниципального образования « Иволгинский район» Республики Бурятия. 3.2.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Администрацию муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия корреспонденции осуществляется старшим инспектором по документообороту. Документы, полученные работниками Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в управление делами Администрации. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Администрацию корреспонденции осуществляется старшим инспектором по документообороту управления делами администрации. Документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день; Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.передаются на регистрацию незамедлительно. 3.2.4. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается надлежащему адресату. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров. 3.2.5. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и последующего использования. Факт регистрации входящего документа подтверждается проставлением порядкового номера и даты в правом нижнем углу документа с последующей записью в регистрационном журнале. 3.2.6. Основные сведения о поступающих документах заносятся в регистрационные журналы или регистрационные формы электронной базы данных в соответствии с настоящей Инструкцией составом основных регистрационных реквизитов. 3.2.7. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются секретарю-референту. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 3.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована. 3.2.9. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. 3.2.10. Перечень документов, не подлежащих регистрации - поздравительные письма; - пригласительные билеты; - печатные издания (книги, журналы, бюллетени). 3.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов Регистрация исходящей корреспонденции 3.3.1. Исходящие документы за подписью главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, его заместителей подлежат единой регистрации старшим инспектором по документообороту . 3.3.2. Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются в соответствии с правилами, установленными разделом II Инструкции по делопроизводству. 3.3.3. Основные реквизиты исходящих документов, вносимые в регистрационно-контрольные формы электронной базы данных или в регистрационные журналы и правила их заполнения: 1) Регистрационный номер (исходящий). 2) Дата регистрации документа. Дата регистрации документа переносится в бланк документа и должна соответствовать дате подписания документа. 3) Адресат. Указывается наименование организации и/или должностное лицо, кому направляется документ. 4) Краткое содержание. Переносится заголовок к тексту исходящего документа или составляется аннотация (при отсутствии заголовка – обязательно), содержащая ключевые слова и отражающая суть документа. В качестве дополнения может быть сделана ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который подготовлен ответ. 5) Кем подписан документ. Переносятся фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего регистрируемый документ. 6) Исполнитель документа. Переносятся фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего регистрируемый документ. 7) Вид отправки. Указывается способ доставки документа адресату (нарочным, фельдсвязью, получен на руки, простое или заказное письмо и т.п.) Отправка исходящей корреспонденции 3.3.4. Исходящие документы передаются старшему инспектору по документообороту надлежащим образом оформленными, с указанием почтового адреса (телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку. Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения. 3.3.5. Исходящая корреспонденция за подписью главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, его заместителей может отправляться почтовой, электронной, факсимильной, фельдсвязью или с нарочным. Способ отправки сообщает исполнитель документа. 3.3.6. Обработка документов для отправки почтовой, электронной, факсимильной, фельдсвязью или с нарочным осуществляется старшим инспектором по документообороту. 3.3.7. Документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес. Документы, отправляемые одновременно на один адрес, могут быть вложены в один конверт. Заказными письмами и бандеролями, либо фельдъегерской службой направляются особо важные, срочные документы, исполнительные листы и организационно - распорядительные документы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству пермь 2005 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |  | Инструкция по делопроизводству вмо ломоносовское в городе Москве общие положения Настоящая инструкция устанавливает единый и обязательный для всех работников муниципалитета вмо ломоносовское в г. Москве порядок... |
| Муниципальное учреждение финансовое управление администрации мо «иволгинский район» приказ Об утверждении порядка учета и хранения исполнительных документов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджета муниципального... | | Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
| Инструкция устанавливает порядок выполнения работ по техническому... Мбу «Отдел образования администрации мр миякинский район Республики Башкортостан» направляет технологическую | | Отчет о деятельности избирательной комиссии республики бурятия за... Федерации», Федерального закона «О выборах Президента Российской Федерации», Закона Республики Бурятия «О выборах главы муниципального... |
| Распоряжение Руководителя Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия Тэлина С. Р. «О ходе и результативности выполнения... | | Доклад Главы администрации муниципального образования «Чердаклинский... Приуральский район, решением Районной Думы муниципального образования Приуральский район от 18 апреля 2013 года №17 «О структуре... |
| Доклад Главы администрации «О достигнутых показателях социально-экономического... Приуральский район, решением Районной Думы муниципального образования Приуральский район от 18 апреля 2013 года №17 «О структуре... | | Инструкция о порядке заполнения декларации на товары I. Общие положения Настоящая Инструкция о порядке заполнения декларации на товары (далее Инструкция) разработана в соответствии со статьей 180 Таможенного... |
| Постановление «11» января 2012г. № П-3 с. Красноселькуп Об утверждении... Госстандарта России от 30. 09. 2003г. №276-ст, штатного расписания Администрации муниципального образования Красноселькупский район... | | Постановление 26 апреля 2013г. №603 с. Аксарка Об утверждении Положения... Приуральский район, решением Районной Думы муниципального образования Приуральский район от 18 апреля 2013 года №17 «О структуре... |
| Постановление От «11» ноября 2010 г №28 с. Потанино Об утверждении... Российской Федерации, Законом Республики Бурятия «О бюджетном процессе в Республике Бурятия», Законом Республики Бурятия «О резервных... | | Инструкция по вводу информационных карт диссертаций Данная инструкция устанавливает порядок заполнения и передачи информационных карт диссертаций (икд) во фгну «цитиС» через сеть Интернет... |
| Об отчете о деятельности Избирательной комиссии Республики Бурятия На основании пункта 13 статьи 14 Закона Республики Бурятия от 25 апреля 2003 года №287-iii «Об Избирательной комиссии Республики... | | Закон Республики Бурятия от 17. 09. 2003 n 417-iii (ред от 22. 12.... Статья Правовая основа организации и проведения выборов главы муниципального образования |
