Рабочими органами общего собрания являются:
организационный комитет;
регистрационная комиссия;
счетная комиссия;
Председатель общего собрания;
секретарь общего собрания.
Для выполнения хозяйственно-распорядительных функций, связанных с подготовкой и проведением общего собрания, создается организационный комитет (или назначается ответственное лицо).
К полномочиям организационного комитета относятся:
подготовка информационных и аналитических материалов для заседаний Правления во время подготовки общего собрания;
обеспечение доведения до сведения акционеров информации о проведении общего собрания и о дополнении повестки дня;
обеспечение ознакомления акционеров с документами, связанными с повесткой дня общего собрания;
сбор, обработка и обобщение предложений акционеров по повестке дня;
подготовка необходимой документации, связанной с проведением общего собрания (документов для голосования, бланки доверенностей, журналы регистрации и т.п.);
подготовка зала для проведения общего собрания и техническое обеспечение работы общего собрания, регистрационной и счетной комиссий.
Для регистрации акционеров и их представителей, прибывших для участия в общем собрании, определения наличия или отсутствия кворума, необходимого для признания общего собрания правомочными, создается регистрационная комиссия. Председателя и членов регистрационной комиссии назначает Правление в процессе подготовки к проведению собрания.
Регистрационная комиссия, в пределах предоставленных ей полномочий:
проверяет полномочия и осуществляет регистрацию лиц, которые прибыли для участия в общем собрании в Журнале регистрации участников общего собрания;
ведет учет доверенностей и предоставленных ими прав с указанием в соответствующем журнале;
выдает бюллетени для голосования и ведет журнал учета выданных бюллетеней;
определяет общее количество голосов акционеров, присутствующих на собрании;
готовит выводы о наличии или отсутствии кворума для проведения общего собрания;
составляет протокол об итогах регистрации участников общего собрания;
сдает в архив ОБЩЕСТВА документы по общему собранию (в том числе: протокол по итогам регистрации участников общего собрания; перечень акционеров (сводный учетный реестр собственников ценных бумаг); журнал регистрации участников общего собрания; журнал учета доверенностей; журнал учета выданных бланков документов для голосования).
5.4. Акционеры (акционер), которые на дату составления перечня
акционеров, имеющих право на участие в общем собрании
Общества, совокупно является владельцами 10 и более
процентов акций, а также Государственная комиссия по ценным бумагам
и фондовому рынку могут назначать своих представителей для
наблюдения за регистрацией акционеров, проведением общего собрания
голосуванием и подведением его итогов. О назначении таких
представителей Общество уведомляется письменно до начала реєстрации акцирнеров
Должностные лица Общества обязаны обеспечить свободный доступ представителей акционеров (акционера) и/или Государственной комиссии по ценной бумаге и фондовому рынку к наблюдению за регистрацией акционеров, проведением общего собрания, голосованием и подбиванием его итогов.
5.5. Ход общего собрания или рассмотрение отдельного вопроса по
решению инициаторов общего собрания или самого собрания может
фиксироваться техническими средствами, соответствующие записи которых прилагаются к протоколу общего собрания.
Для организации процедуры голосования на общем собрании и подсчета голосов создается счетная комиссия, которая избирается общим собранием ОБЩЕСТВА.
Счетная комиссия в пределах своей компетенции:
организует голосование на общем собрании;
разъясняет порядок голосования по вопросам, вынесенным на голосование;
осуществляет подсчет голосов и подводит итоги голосования;
составляет протокол об итогах голосования;
опечатывает бюллетени для голосования и сдает в архив ОБЩЕСТВА документы по общему собрания (в том числе: бюллетени для голосования; протокол об итогах голосования).
Полномочия регистрационной и счетной комиссии могут быть переданы по условиям отдельно заключенного договора хранителю ОБЩЕСТВА.
Для обеспечения руководства и организации работы общего собрания Правлением заранее в процессе подготовки к собранию назначаются Председатель и секретарь общего собрания. Председателем и секретарем собрания могут быть не акционеры ОБЩЕСТВА, Правлением могут быть назначены работники ОБЩЕСТВА, а также привлеченные специалисты
Председатель общего собрания:
руководит работой общего собрания;
объявляет об открытии общего собрания и завершении работы собрания;
отвечает за поддержание порядка во время проведения общего собрания и контролирует соблюдение регламента общего собрания;
объявляет вопросы повестки дня и предоставляет слово лицам, которые выступают с докладами, отчетами, объяснениями и другой информацией;
дает объяснения и разъяснения по вопросам, связанным с проведением общего собрания;
ставит на голосование проекты решений по вопросам повестки дня и объявляет итоги голосования после получения результатов работы счетной комиссии;
принимает решение по вопросам, связанным с процедурой проведения общего собрания;
подписывает протокол общего собрания;
сдает в архив ОБЩЕСТВА документы по общему собранию (в том числе: протокол общего собрания).
Секретарь общего собрания обеспечивает отражение хода общего собрания и принятых решений в протоколе общего собрания. В случае необходимости, Правление, помимо секретаря общего собрания, может назначать секретариат, который помогает секретарю общего собрания в составлении и оформлении протокола общего собрания. Вопрос назначения секретариата решается Советом директоров в зависимости от количества вопросов повестки дня или от сложности вопросов и исходя из иных мотивов.
Председатель и секретарь собраний акционеров несут предусмотренную законом ответственность за разглашение данных реестра собственников именных ценных бумаг, иных сведений, к которым они имели доступ в процессе проведения общего собрания или оформления его результатов.
УЧАСТИЕ В ОБЩЕМ СОБРАНИИ
Участие в общем собрании могут принимать:
Лица, включенные в перечень акционеров, имеющих право на такое участие, или их представители;
Должностные лица ОБЩЕСТВА, которые не являются акционерами (с правом совещательного голоса);
представитель внешнего аудитора ОБЩЕСТВА (с целью предоставления акционерам ответов на вопросы относительно аудиторского заключения);
представитель органа, который согласно уставу представляет права и интересы трудового коллектива;
кандидаты, включенные в бюллетени для голосования по выборам в органы ОБЩЕСТВА, в том числе не являющиеся акционерами в случае выдвижения их кандидатур в состав органов урпавления и контроля ОБЩЕСТВА;
другие лица с разрешения Председателя общего собрания акционеров.
Участие членов Наблюдательного совета, Ревизионной комиссии и Председателя Правления в общем собрании акционеров является обязательным. Вопрос разрешения участия в общем собрании лиц, которые не являются акционерами или представителями акционеров, например, представителей средств массовой информации, различных специалистов и других лиц, решается Председателем собрания при условии согласования этого вопроса до окончания времени регистрации акционеров (представителей) и объявления результатов работы регистрационной комиссии.
Перечень акционеров, имеющих право на участие в общем собрании, составляется в порядке, установленном законодательством о депозитарной системе Украины.
По требованию акционера общество или лицо, которое ведет учет, права собственности на акции общества, обязано предоставить информацию о включении его в перечень акционеров, имеющих право на участие в общем собрании.
Изменения в перечне акционеров, имеющих право на участие в общем собрании общества, после его составления могут вноситься лицом или органом общества, предусмотренными уставом или положением об общем собрании акционерного общества.
Ограничение права акционера на участие в общем собрании устанавливается законом.
В случае, если акция принадлежит на праве совместной долевой собственности нескольким лицам, право на участие в общем собрании осуществляется на их усмотрение одним из совладельцев или их общим представителем.
6.3. Акционеры могут принимать участие в общем собрании лично или через своих представителей. Представителем акционера на общем собрании акционерного общества может быть физическое лицо или уполномоченное лицо юридического лица, а также уполномоченное лицо государства или территориального общества.
Должностные лица органов общества и их афилированные лица не могут быть представителями других акционеров общества на общем собрании.
Представителем акционера – физического лица или юридического лица на общем собрании акционерного общества может быть другое физическое лицо или уполномоченное лицо юридического лица, а представителем акционера – государства или территориальной громады – уполномоченное лицо органа, осуществляющего управление государственным или коммунальным имуществом.
6.4. Полномочия представителя акционера должны быть надлежащим образом удостоверены в соответствии с требованиями действующего законодательства. Акционер имеет право делегировать представителю право участия в общем собрании и право голосования на собрании. При этом акционер имеет право предоставить представителю конкретные задания для голосования относительно каждого или всех вопросов повестки дня, или оставить за представителем право самостоятельного принятия решений как голосовать и по какому вопросу. В случае выдачи акционером нескольких доверенностей нескольким представителям на все количество акций, которые ему принадлежат, права акционера реализует тот представитель, доверенность которого была выдана позже.
Доверенность акционеров на право участия и голосования на общем собрании может быть удостоверена регистратором, депозитарием, хранителем, нотариусом и другими должностными лицами, совершающими нотариальные действия, или в другом предусмотренном законодательством порядке.
Доверенности, выданные акционерами за границей при участии иностранных властей, принимаются при условии их легализации в порядке, установленном действующим законодательством и международными договорами Украины.
Выдача доверенности не препятствует лицу, которое ее выдало, лично принять участие в общем собрании вместо представителя. Акционер имеет право в любое время отозвать или заменить своего представителя в общем собрании акционеров путем отмены доверенности, и при условии письменного уведомления об этом представителя и Председателя Правления (уполномоченного лица) ОБЩЕСТВА или акционеров, созывающих внеочередное общее собрание.
Лица, не достигшие восемнадцати лет, реализуют право на участие в общем собрании следующим образом:
от имени лица, не достигшего четырнадцати лет (малолетнего лица), участие в общем собрании принимают родители (усыновители) или опекуны. Указанные лица могут от имени малолетнего лица выдать доверенность другому лицу для участия в общем собрании и голосования;
лицо в возрасте от четырнадцати до восемнадцати лет (несовершеннолетнее лицо) имеет право лично принимать участие в общем собрании:
с момента регистрации брака, в случаях, когда законом разрешается бракосочетание до достижения восемнадцатилетнего возраста;
при наличии письменного согласия (в форме заявления о согласии на участие в общем собрании несовершеннолетних) родителей (усыновителей) или опекунов;
с момента предоставления лицу полной гражданской дееспособности до достижения восемнадцати лет согласно закону.
Несовершеннолетнее лицо имеет право выдать доверенность другому лицу для участия в общем собрании и голосования с согласия родителей, (усыновителей) или опекунов. Согласие законного представителя несовершеннолетнего акционера выражается в форме «Заявления о согласии на участие несовершеннолетнего лица в общем собрании», подлинность подписи представителя на заявлении должна быть удостоверена одним из следующих способов:
в нотариальном порядке;
предприятием, учреждением, организацией, где работает законный представитель;
жилищно-эксплуатационной организацией по месту проживания законного представителя.
Заявление о согласии на участие в общем собрании несовершеннолетнего лица остается в качестве приложения к материалам регистрации акционеров для участия в общем собрании.
РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ
7.1. Председательствует на общем собрании председатель Наблюдательного совета, член Наблюдательного совета или другое лицо, уполномоченное Наблюдательным советом.
7.2. В день проведения общего собрания перед началом собрания регистрационная комиссия проводит регистрацию участников, прибывших для участия в общем собрании, с указанием количества голосов, которые имеет каждый из участников общего собрания.
Регистрационная комиссия назначается Наблюдательным советом, а вслучае созыва внеочередного общего собрания по требованию акционеров в случаях, предусмотренных частью 3 статьи 4.2. Регламента, акционерами, которые этого требуют.
Полномочия регистрационной комиссии по договору могут передаваться хранителю или депозитарию. В таком случае председателем регистрационной комиссии является представитель хранителя или депозитария.
Регистрация участников общего собрания проводится по месту проведения общего собрания на протяжении времени, указанного в уведомлении о проведении собрания. На момент окончания регистрации регистрационная комиссия определяет наличие кворума общего собрания и передает данные регистрации Председателю регистрационной комиссии.
Регистрация участников общего собрания осуществляется в журнале регистрации на основании:
перечня акционеров (их представителей), имеющих право на участие в общем собрании, с указанием количества голосов каждого акционера;
документа, удостоверяющего личность лица, прибывшего для участия в общем собрании (паспорт, паспорт для выезда за границу, дипломатический паспорт, удостоверение личности моряка, другой выданный государственным органом документ, который имеет следующие обязательные реквизиты: фамилия, имя, отчество, фотография, подпись полномочного должностного лица, печать или штамп учреждения, выдавшего документ, дата выдачи);
доверенности, которая надлежаще удостоверяет полномочия представителя акционера.
Регистрационная комиссия имеет право отказать в регистрации акционеру (его представителю) только в случае отсутствия у акционера (его представителя) необходимых документов, предоставляющих ему право принимать участие в общем собрании.
Журнал регистрации участников общего собрания подписывается Председателем и всеми членами регистрационной комиссии и прилагается к протоколу общего собрания.
Мотивированное решение регистрационной комиссии об отказе в регистрации акционера или его представителя для участия в общем собрании, подписанное председателем регистрационной комиссии, прилагается к протоколу общего собрания и выдается лицу, которому отказано в регистрации.
До окончания срока, отведенного на регистрацию участников собрания, акционер имеет право заменить своего представителя, уведомив об этом регистрационную комиссию и Правление ОБЩЕСТВА, или принять участие в собрании лично.
Акционеры, которые прибыли на общее собрание с опозданием и не успели своевременно зарегистрироваться, могут присутствовать на общем собрании, но не могут участвовать в голосовании по вопросам повестки дня. Акции, которые принадлежат таким акционерам, не учитываются во время определения кворума и голосования.
Каждому акционеру (представителю) во время регистрации соответственно количеству голосов, которые ему принадлежат, выдаются бюллетени для голосования по каждому вопросу повестки дня.
Регистрационная комиссия составляет протокол об итогах регистрации участников общего собрания, в котором указываются:
полное наименование ОБЩЕСТВА;
дата, время и место проведения общего собрания;
состав регистрационной комиссии;
время начала и окончания регистрации участников общего собрания;
общее количество лиц, включенных в реестр акционеров (сводный учетный реестр собственников ценных бумаг), которые имеют право на участие в общем собрании, составленный на день проведения общего собрания;
общее количество лиц, которые зарегистрировались для участия в общем собрании, и количество принадлежащих им голосов;
количество бюллетеней для голосования, которые выданы при регистрации участникам общего собрания;
наличие или отсутствие кворума для проведения общего собрания.
Протокол об итогах регистрации участников общего собрания подписывается всеми членами регистрационной комиссии и прилагается к протоколу общего собрания.
Акционеры, которые владеют в совокупности более чем 10 процентами голосов, могут назначить своих представителей с целью контроля регистрации акционеров для участия в общем собрании, письменно уведомив об этом Правление (акционеров, которые созывает внеочередное общее собрание), до начала регистрации. В случае предоставления уведомления о назначении представителей с целью контроля регистрации в момент начала работы регистрационной комиссии или в период ее работы, уведомления остаются без удовлетворения.
Акционеры, осуществляющие контроль, должны быть под расписку предупреждены Правлением ОБЩЕСТВА об ответственности за разглашение информации с ограниченным доступом, полученной ими во время осуществления контроля. Представители ГКЦБФР, прибывшие с целью осуществления контроля процесса регистрации участников собрания акционеров ОБЩЕСТВА, так же должны письменно уведомить Правление о намерении осуществлять контроль за регистрацией до момента начала работы регистрационной комиссии. Порядок назначения ГКЦБФР представителей для контроля регистрации и порядок осуществления такого контроля регулируется соответствующим Положением ГКЦБФР.
Должностные лица ОБЩЕСТВА обязаны обеспечить свободный доступ представителей акционеров (акционера) и/или ГКЦБФР к наблюдению за регистрацией акционеров, проведением общего собрания, голосованием и подведением его итогов.
Ход общего собрагия или рассмотрение отдельного вопроса по решению инициаторов общего собрания может фиксироваться техническими средствами, соответствующие записи которых прилагаются к протоколу общего собрания.
При осуществлении такого контроля проверяются:
своевременность начала и окончания регистрации;
наличие реестра акционеров (сводного учетного реестра собственников ценных бумаг) на дату проведения общего собрания;
наличие соответствующих документов, которые подтверждают право участия акционеров или их представителей в общем собрании;
соблюдение лицами, осуществляющими регистрацию, требований относительно сохранения информации с ограниченным доступом;
правомерность отказа в регистрации;
соблюдение порядка определения кворума общего собрания;
соответствие протоколов заседаний регистрационной комиссии фактическим обстоятельствам, которые имели место во время регистрации.
Акционеры, осуществляющие контроль, могут сделать устное заявление относительно хода регистрации непосредственно перед началом общего собрания, а также обжаловать действия лиц, которые осуществляли регистрацию, в порядке, установленном действующим законодательством.
Наличие кворума общего собрания определяется регистрационной комиссией на момент окончания регистрации акционеров для участия в общем собрании ОБЩЕСТВА.
|
