Приложение
к приказу Минкультуры России
от «___»______________ №____
Порядок использования архивных документов в
государственных и муниципальных архивах Российской Федерации
Общие положения
Настоящий Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее – Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов.
Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах государственных и муниципальных архивов (далее – читальные залы).
Все пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (далее – архивов) и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Плата за посещение читальных залов, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.
Платные услуги пользователям предоставляются архивами в порядке, установленном органами исполнительной власти и местного самоуправления в соответствии с их компетенцией.
На основании настоящего Порядка архивы вправе разрабатывать документы, регламентирующие пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах, с учетом специфики документов архива, особенностей его работы. Указанные документы не могут противоречить настоящему Порядку.
Порядок допуска пользователя в читальный зал
Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании официального письма направившей его организации или личного заявления.
Письмо оформляется на бланке организации за подписью ее руководителя или уполномоченного им лица. Заявление должно содержать подпись пользователя и дату его составления.
В письме/ заявлении указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.
Пользователь заполняет анкету установленного образца (приложение к настоящему Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для проверки указанных в анкете данных.
Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архива или уполномоченным им лицом (далее – руководство архива) на срок не более одного года со дня его выдачи, с оформлением пропуска в установленном порядке.
Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.
Права, обязанности и ответственность пользователя
Пользователь имеет право:
получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.
Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного нотариально оформленного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи.
Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования на них выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, по теме исследования.
получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных и муниципальных услуг.
осуществлять непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий заказ дел, документов, справочно-поисковых средств к ним по теме исследования для работы в читальном зале.
Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:
до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;
до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца. Подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.
получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.
получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.
получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.
делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.
использовать информацию, содержащуюся в предоставленных делах, документах для любых законных целей и любым законным способом.
получать платные услуги, в том числе по копированию дел, документов, в соответствии с утвержденным в установленном порядке перечнем платных работ и услуг, предоставляемых архивом.
пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для пользователя.
использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива (ноутбук и т.п.) или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей.
использовать при отсутствии у архива технических возможностей собственные технические средства для копирования дел, документов (цифровой аппарат, мобильный сканер и др.) с разрешения руководства архива и под контролем сотрудника архива в рамках предоставления платных услуг.
вносить в читальный зал и выносить обратно предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Внос и вынос копий архивных документов, печатных изданий, машинописного, рукописного текста, гранок научной работы оформляется специальным пропуском.
осуществлять в случае необходимости работу в читальном зале с привлечением помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.
обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива и/ или делать записи в «Книге отзывов и предложений».
предоставлять архиву библиографическую справку и/ или экземпляр издания, подготовленного на основе документов архива.
Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Пользователь обязан:
соблюдать настоящий Порядок.
соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.
регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.
сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 х 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в п. 3.13 – 3.15.
вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/ или сумке размером не более 200 х 300 мм.
проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (ого) из них.
сообщать незамедлительно сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.
заполнять листы использования просмотренных дел, документов.
сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.
соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.
Соблюдать нормы общественного поведения; проявлять корректность по отношению к другим пользователям, сотрудникам архива.
подчиняться требованиям сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта и т.п.).
предоставлять по требованию сотрудника охранной службы архива для просмотра вносимые и выносимые материалы и предметы, указанные в п. 3.15.
Материалы и предметы, внесенные без разрешения и обнаруженные при выходе из архива, изымаются в установленном законодательством Российской Федерации порядке до выяснения их принадлежности.
при невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.
указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные.
Ответственность пользователя
Хищение и порча дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
____________________
Приложение к Порядку использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации
(рекомендуемый образец)
Название государственного (муниципального) архива
Дело пользователя № _______________
А Н К Е Т А
пользователя, работающего в читальном зале
|
Фамилия, имя, отчество
|
|
|
Дата рождения
|
|
|
Гражданство
|
|
|
Место работы (учебы) и должность
|
|
|
(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)
|
|
Образование, ученая степень, звание
|
|
|
|
Основание для проведения исследований
|
|
|
|
(направление организации или по личному заявлению)
|
|
Название темы, хронологические рамки
|
|
|
|
Цель работы
|
|
|
|
Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона
|
|
|
|
Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона
|
|
|
|
Номер мобильного телефона, электронный адрес
|
|
|
|
Серия и номер паспорта, кем и когда выдан
|
|
|
|
Обязательство-соглашение.
|
Я,
|
|
(фамилия, имя, отчество)
|
ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.
Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.
|
«
|
|
»
|
|
20
|
|
г.
|
|
|
подпись
|
|
должность, сотрудника архива
|
|
подпись
|
|
расшифровка подписи
|
|
«
|
|
»
|
|
20
|
|
г.
|
_______________________
|
