Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах и улицах «Добрая дорога детства» 2
Скачать 0.53 Mb.
|
АДМИНИСТРАЦИЯ ГАТЧИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ, НЕ ЯВЛЯЮЩЕГОСЯ ИСТОЧНИКОМ КОМПЛЕКТОВАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА Составители: главный специалист комитета образования Гатчинского муниципального района Ленинградской области Д.А. Якушева главный специалист архивного отдела администрации Гатчинского муниципального района Ленинградской области Е.Н. Серова СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК администрации Протокол ЦЭПМК Гатчинского муниципального района архивного комитета Ленинградской области Ленинградской области от 18.01.2012. № _1 п._4.1. от 17.02.1012. № 2 п. 2 Гатчина 2012 Оглавление Список сокращений………………………………………………………………………………… 3 Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел...………………..4 Список использованных нормативных и методических документов..…………………………..8 Примерная номенклатура дел дошкольного образовательного учреждения …..…………. 9 Приложение № 1. Форма номенклатуры дел…..…………………………………………………22 Приложение № 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел.……………………………….23 Список сокращений
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве муниципальных дошкольных образовательных учреждений (далее – учреждений), которые не являются источниками комплектования муниципального архива и до ликвидации учреждения хранят документы на месте. В случае ликвидации учреждения без правопреемника документы постоянного срока хранения принимаются в муниципальный архив по принципу выборки организаций и документов, документы по личному составу передаются в муниципальный архив в полном объеме. Примерная номенклатура дел разработана с участием специалистов комитета образования Гатчинского муниципального района, курирующих работу дошкольных образовательных учреждений, а также руководителей (заведующих) и специалистов дошкольных образовательных учреждений муниципального района. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов. Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу (по направлениям деятельности) и включает следующие разделы:
Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел. Муниципальные дошкольные образовательные учреждения должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 «Основных правил работы архивов организаций», М., 2002. При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данном учреждении. Конкретная номенклатура дел может быть структурирована так же, как примерная, по функциональной схеме (по направлениям деятельности), но может иметь и другую схему построения: по структурному принципу (для крупных учреждений)
по номинальному принципу (по наименованию должностей специалистов, в делопроизводстве которых откладываются те или иные документы):
по номинально-функциональному принципу (названиями разделов служат наименования должностей специалистов; названия подразделов – функции, которые выполняет данный специалист); в этом случае индексация дел будет пятизначная.
01.1-01 01.1-02 … 1.2.Управление персоналом 01.2.-01 01.2-02 …
2.1. Организация учебно-воспитательной работы 02.1-01 02.2-02 и т.д. Конкретная номенклатура дел учреждения предназначена для использования в качестве основного нормативного документа при отборе на хранение и уничтожение дел, заводимых в структурных подразделениях учреждения (специалистами учреждения) и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, а также используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения. Конкретная номенклатура должна отражать все документы, образующиеся в деятельности учреждения, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой. Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале каждого раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Состав документов, образующихся в делопроизводстве учреждения, может со временем меняться. Эти изменения также должны быть учтены при составлении конкретных номенклатур. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данном учреждении не образуются. В номенклатуре учреждения заголовки дел могут конкретизироваться. В то же время несколько заголовков дел с одинаковыми сроками хранения при небольшом объеме документов могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело с обобщенным названием. В отличие от примерной номенклатуры дел в конкретной номенклатуре дел пять граф. В графе 3 конкретной номенклатуры дел против каждого заголовка дела по завершению года проставляется количество частей, томов. (Приложение 1) В графе 4 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», М.,2010, Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", М., 1989, «Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения», М. 1980, «Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения. М.1974., «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М.2007. Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру без изменения. В необходимых случаях, по согласованию с ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области, сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. В этом случае вместо статьи по перечню указывается дата и № протокола ЦЭПМК, на котором принято решение об увеличении срока хранения документа, например: 10 лет ЦЭПМК от 24.02.2012.№2 При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов, либо путем оценки в соответствии с решением экспертной комиссии, исходя из их научной и практической ценности, и согласуются также с ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области. В последнем случае вместо статьи по перечню указывается дата и № протокола ЦЭПМК, на котором принято решение об установлении срока хранения документа, например: 15 лет ЦЭПМК от 24.02.2012.№2 Конкретная номенклатура дел составляется сотрудником данного учреждения, ответственным за делопроизводство и архив, в IV квартале текущего года на следующий год. Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы архивов организаций», М., 2002. Данные 1, 2 и 4-й граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел. В графе «Индекс дела» проставлены индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения (наименования должности специалиста, направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах данного раздела. Графа «Заголовок дела» включает заголовки дел, расположенные по степени значимости дел, составляющие дела, в логической последовательности. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. При объединении в одном заголовке разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «Документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в заголовок, например, «Документы (аналитические обзоры, докладные, справки, сводки), представляемые структурным подразделением руководству учреждения». На дело, состоящее из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела и, при необходимости, составляется заголовок каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. В графе «Кол-во ед. хр.» указывается количество дел (томов, частей), заведенных в делопроизводстве структурного подразделения и в целом по учреждению, на конец календарного года. В графе «Срок хранения и статья по Перечню» указаны сроки хранения и статьи из вышеперечисленных типовых перечней. Сроки хранения дел распространяются на все дела, независимо от того, поступают дела на хранение в архив учреждения или же хранятся по месту их создания, т.е. в структурном подразделении (у специалиста). Отметка «Постоянно» применяется к делам, которые имеют научно-историческую ценность, длительное практическое значение и по истечении 2-х лет, должны быть упорядочены и по описям переданы в архив учреждения. Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» и в установленном порядке должна также передаваться на хранение в архив учреждения. После завершения дела в делопроизводстве проводится экспертиза ценности документов дела и по результатам экспертизы часть документов выделяется к уничтожению, а из документов, подлежащих постоянному хранению, формируется самостоятельное дело, которое включается в опись дел постоянного хранения. Отметка «До минования надобности» означает, что дела имеют только практическое значение. Сроки их хранения определяются самим структурным подразделением (специалистом), но не могут быть менее 1 года. Графа «Примечание» комментирует и уточняет сроки хранения дел. Примечание «При условии проведения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новым» и т.д. указывают, что исчисление соответствующего срока хранения осуществляется с определенного момента. В примечании также оговариваются сроки хранения отдельных дел из общего их комплекса с учетом содержания, места создания (разработки), например, «Подлинники – у директора», «Хранятся в личных делах» и др. Резервный номер предназначен для внесения дополнительного дела, если таковой возникнет в течение года. Конкретная номенклатура дел оформляется на общем бланке учреждения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. |
Добавить документ в свой блог или на сайт
