Лекция тема: бухгалтерские системы учета

ЛЕКЦИЯ 6.

ТЕМА: БУХГАЛТЕРСКИЕ СИСТЕМЫ УЧЕТА

6.1. История развития российских систем автоматизации бухгалтерского учета
На сегодняшний день практически все ведущие производители финансово-экономического программного обеспечения активно работают над созданием систем автоматизации корпоративного уровня. Это означает, что производители ориентируются уже не на разработку отдельных компонентов автоматизации систем управления, а на создание комплексных информационных систем масштаба предприятия и корпорации.

Приведем классификацию поколений российских программ автоматизации бухгалтерского учета.

Первое поколение систем (1988 — 1991). Оно характеризуется небольшим числом автоматизированных операций и сложностью подстройки к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России.

Эти программы изготавливались в расчете на большой тираж при низкой стоимости копии программы и были предназначены для эксплуатации в виде автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера на автономных компьютерах.

Второе поколение систем (1992—1994). Программы этого времени характеризуются увеличением числа автоматизированных операций и большей приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета. Они уже предполагали работу в локальных сетях или автономно. Среди программ впервые появились системы, сочетающие ряд функций учета, непосредственно не связанных с бухгалтерией. На этом этапе преобладали универсальные бухгалтерские программы, хотя уже стали появляться программные продукты, ориентированные на определенный круг клиентов, например системы для автоматизации торговых предприятий.

Третье поколение бухгалтерских систем (1995 — 1998). Программы данного класса отличают комплексный подход и более узкая специализация. Во многих случаях эти системы являются интегрированными и предназначены для полной автоматизации деятельности предприятий.

Многие из них уже имеют Windows-версии, и практически все они могут работать в сети. Бухгалтерские комплексы третьего поколения, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими автоматизацию избранного объекта (торговой или страховой фирмы, промышленного предприятия, банка).

Четвертое (современное) поколение. Это программы, которые распространяются в настоящее время, — бухгалтерские системы, а по своей сути уже комплексные корпоративные информационные системы (КИС), характеризующиеся интегрированными технологическими решениями.

Они предполагают поставку вместе с программными средствами методики организации производства и консалтинговых услуг. Таким образом, в сфере методологии разработки систем для автоматизации бухгалтерии практически завершен переход от программ, рассчитанных на широкий круг потребителей, к почти индивидуальным решениям, максимально отвечающим потребностям конкретного заказчика.

Несмотря на разные сроки создания всех классов бухгалтерских систем на российских предприятиях до сих пор имеются бухгалтерские системы всех четырех поколений.

6.2. Возможности компьютерных систем бухгалтерского учета

Заменить бухгалтера не может ни одна бухгалтерская программа, она всего лишь помогает специалисту выполнять ряд утомительных действий. Самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А специалист, не разбирающийся в бухгалтерском учете, просто не сможет работать с бухгалтерской программой.

Компьютерные бухгалтерские системы должны уметь:

• правильно производить арифметические расчеты;

• обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

• осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

• производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

• обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для обеспечения указанных возможностей система должна иметь единую базу данных (БД) по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, из которой любые данные могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы. При этом программа должна уметь легко изменять их по запросу пользователя. Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных надежных методов и одновременно результаты заносились во все необходимые документы и таблицы.

Весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основе первичных документов, поэтому первая задача любой бухгалтерской программы — автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов.

Некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить бухгалтеру эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочников вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть (например, следует отдельно выделить НДС — налог на добавленную стоимость), то программа автоматически выполнит нужные рас-

четы и самостоятельно выведет сумму прописью. А бухгалтеру остается выполнить минимум операций — ввести только наименование товара, количество и цену без НДС.

Другие документы попадают в бухгалтерию из разных подразделений или от сторонних организаций. Данные из этих документов следует ввести в компьютер, не изменяя при этом никакой информации.

Для ввода документа в компьютер хорошо бы использовать сканер, а затем автоматически преобразовать отсканированный документ в удобный для хранения вид. Но пока современные бухгалтерские программы не способны на это, поэтому бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию, используя формы соответствующих документов.

Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.

Введенные и созданные документы хранятся в программе, их в любой момент можно просмотреть и при необходимости откорректировать. Программа должна иметь удобные средства поиска нужного документа, а продуманная структура хранения документов существенно облегчит работу бухгалтера.

Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в нужном виде и в установленный срок. Важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом и такие изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполняемые после введения документа.

На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта трудоемкая и утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов, однако некоторые операции все же приходится выполнять вручную. В идеале весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Бухгалтерская программа делает эту операцию автоматически, поэтому вводить проводки вручную в журнал приходится достаточно редко. Ввод операции вручную и состоит в описании связанных с ней проводок, так что на практике бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнале проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

Требование ведения налогового учета наряду с бухгалтерским учетом существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров. Использование компьютера для ведения не только бухгалтерского, но и налогового учета помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете. Добавив несколько документов, программа может автоматически построить любой налоговый регистр. Многие фирмы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили возможность ведения налогового учета в свои программы.

Кроме первичных документов, журналов хозяйственных операций и проводок любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Они нужны не только для быстрого ввода документов, но и для автоматических расчетов.

План счетов, штатный состав предприятия, курсы валют, ставки налогов и другая информация должны храниться в программе для ее правильного функционирования. Программа должна обязательно давать возможность редактирования справочников, добавления и удаления из них информации. Справочной информации может быть очень много, поэтому в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочниками.

Конечная цель работы любой бухгалтерии — составление отчетов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Отчеты, сдаваемые в налоговую инспекцию, во внебюджетные фонды и в органы государственной статистики, большинство программ также создают автоматически, хотя иногда вам предлагается вручную заполнить ряд полей в стандартной форме.

Можно сказать, что одна из главных причин использования бухгалтерских программ — автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна.

В любой компьютерной бухгалтерской системе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов. Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей. Что еще здесь важно? Конечно же, возможность распечатки отчетов на различных по классу печатающих устройствах — матричных, струйных или лазерных принтерах. Пользователь не должен испытывать никаких проблем при подключении к своему компьютеру любых допустимых моделей принтеров или при смене одной модели на другую.

Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких перерасчетах должны быть предусмотрены изменения данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.

Практические работники отмечают, что с бухгалтерской программой удобнее работать, когда максимально используется клавиатура и минимально — мышь. Это сильно влияет на скорость работы, а бухгалтер умеет считать не только деньги, но и время.

В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять: начисление и выплата заработной платы, расчет амортизационных отчислений, переоценка валюты. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом формируются все необходимые проводки.

Ряд бухгалтерских программ позволяет производит импорт данных из других специализированных программ, скажем сметных программ, таких как «Сметчик-строитель», «СМЕТА-плюс».

Некоторые специализированные программы создаются на базе существующих бухгалтерских программ. Например, для автоматизации учета деятельности предприятий питания разработана программа «1С-Рарус: Общепит» (на базе программы «1С: Бухгалтерия»), позволяющие оформлять всю документацию предприятия питания от составления плана-меню до списания продуктов со склада.

Для бухгалтерий крупных предприятий чрезвычайно важно иметь возможность одновременной работы нескольких бухгалтеров с одной информационной базой. Иногда возникает необходимость консолидации учета. Эти проблемы решаются большинством бухгалтерских программ, но для этого необходимо использовать более дорогую сетевую версию программы.

Многие программы имеют встроенный калькулятор и календарь, хотя обычный настольный калькулятор или настенный календарь часто оказывается значительно удобнее, чем встроенные в программу.

Некоторые бухгалтерские программы позволяют также создавать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор MS Word. Если же программа позволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополнительные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко.

Следует отметить одну особенность российского бухгалтерского учета: все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции, правила учета постоянно меняются. Большинство бухгалтерских программ отслеживают такие изменения, но для этого программу приходится постоянно модифицировать и обновлять. Если вы не обновляли программу длительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными, при этом большее число операций надо будет выполнять вручную.

Для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затраты на приобретение программы оказываются меньше, чем затраты на ее адаптацию и обновление, поэтому иногда проще изменить учет в организации под возможности программы.

Современные бухгалтерские системы вышли за рамки автоматизации чисто бухгалтерской деятельности. Фирмы, производящие бухгалтерские системы, предлагают дополнительные программы по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т. д. При этом все программы тесно связаны между собой и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям организации.

Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с некоторым автоматизированным торговым и складским оборудованием. Например, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров штрих-кодов и другого оборудования автоматически может попадать в информационную базу бухгалтерской программы.

Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение складского учета и учета взаимоотношений с контрагентами.

Современные бухгалтерские программы не предлагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности. Они ограничиваются учетом и хранением первичных документов и выполнением ряда расчетов, а также построением различных отчетов. Полную автоматизацию расчетов в любой финансово-хозяйственной ситуации бухгалтеру не предлагает ни одна из программ.


6.3. Классификация бухгалтерского программного обеспечения

Для классификации современного программного обеспечения по бухгалтерскому учету выделяются следующие классы программ:

• мини-бухгалтерия;

• интегрированные бухгалтерские системы;

• бухгалтерский конструктор;

• бухгалтерский комплекс;

• бухгалтерия-офис;

• системы учета международного уровня;

• международные системы.