Кызъюров Л.А., Кузиванова М.В.,
ГУ РК «Национальный архив Республики Коми»,
Электронные информационно-справочные и документальные ресурсы Национального архива Республики Коми: создание и использование
Одной из основных задач Национального архива РК, рассчитанной на длительную перспективу, является обеспечение и расширение свободного доступа заинтересованных физических и юридических лиц к научно-справочному аппарату (НСА), в настоящее время чаще употребляется термин – информационно-поисковые системы (ИПС) и архивным документам через современные коммуникационные системы.
Прежде всего, необходимо четко разобраться с дефиницией «архивный электронный информационный ресурс» (АЭИР). Впервые данный термин, применимо к архивной отрасли Республики Коми, был использован в ведомственной целевой программе (ВЦП) «Создание архивного электронного информационного ресурса на документы государственных архивных учреждений Республики Коми (2010-2011 годы)». Основной задачей ВЦП была декларирована следующая: «Перевод архивных документов в электронный вид (оцифровка), изготовление страхового фонда документов на особо ценные документы», т.е., по сути, речь шла только о создании электронного фонда пользования (ЭФП) на архивные документы. В силу вышесказанного, употребляемый в ВЦП термин «архивный электронный информационный ресурс» не соответствует задаче программы. В данном случае речь скорее идет о создании документального архивного электронного ресурса, а не информационного. Электронный информационный ресурс предполагает, кроме оцифровки документов, создание тематических баз данных на архивные документы или оцифровку уже имеющихся ИПС (желательно с включением их в поисковые программные комплексы). И конечно, обязательным условием должна являться доступность электронных информационных ресурсов для всех пользователей. Таким образом, на наш взгляд, «архивный электронный информационный ресурс» - это совокупность цифровых копий и электронных информационно-поисковых систем и справочников на архивные документы.
Начало созданию электронного информационного ресурса на документы Национального архива было положено «чужой организацией» и условно на «чужой территории». В 2004 г. силами сотрудников Министерства экономического развития РК было начато создание регионального страхового фонда на документы Национального архива. К сожалению, выбор фонда Сыктывкарской нотариальной конторы для начала работы по оцифровке был неудачен, т. к. был продиктован более сиюминутной востребованностью среди сотрудников, а не с учетом перспектив долгосрочного и постоянного использования. В течение нескольких лет значительное количество нотариальных дел было переведено в цифровой формат (за 1921-1944 гг.), всего около 590 ед. хр. На эти дела даже был создан определенный поисковый аппарат (хронологический и именной), который позволил достаточно оперативно исполнять некоторые запросы. Лишь примерно с 2008 г. список фондов, подлежащих страховому копированию, был пересмотрен. К концу 2009 г. были оцифрованы большинство дел ревкома Коми АО (около 90 дел), а также до 100 ед. хр. документов досоветского периода (в основном Усть-Сысольской уездной земской управы). Но затем эта работа была прекращена. К счастью, хотя это и не было предусмотрено договорами, сотрудники, проводившие оцифровку, передали электронные копии документов архиву. Но, к сожалению, мы не смогли установить их поисковую систему.
Начало целенаправленной работы по практическому созданию электронного ресурса на архивные документы на базе уже самого архива относится к 2011 г. Она проводилась в рамках вышеупомянутой ВЦП «Создание архивного электронного информационного ресурса на документы государственных архивных учреждений Республики Коми (2010-2011 годы)». В целях реализации мероприятий ВЦП Министерством экономического развития РК (Поставщик - ООО «Инком-Стар») был приобретен и безвозмездно передан архиву комплект лабораторного оборудования (2 сканера формата А2: Элар План СканV, COM – система SMA-105 и компьютеры), общей стоимостью 6 576 314 рублей. Было выделено и подготовлено специальное помещение, приобретена необходимая мебель.
В целях повышения эффективности работы в архиве был создан сектор информационных технологий. Одновременно с началом работы были разработаны методические инструкция и памятки по организации и проведению работ по созданию, учету и использованию электронного фонда пользования архивных документов. Работа по оцифровке архивных документов проводилась, в основном, силами сотрудников, принятых по гражданско-правовому договору. Контроль осуществляли сотрудники архива. Всего за 2011 год было оцифровано 522 ед. хр. метрических книг. Таким образом, к концу года электронный документальный ресурс архива составлял около 1,3 тыс. ед. хр. документов на бумажной основе (более точный подсчет не проводился). В ноябре-декабре 2011 г. проводилось заполнение поисковой системы к метрическим книгам, но в базу данных были внесены сведения всего лишь по нескольким делам. С тех пор и до настоящего времени, в силу объективных причин, работа так и не была возобновлена.
В 2012 г., в связи с отсутствием целевого финансирования на сканирование документов, работа по оцифровке проводилась исключительно силами и за счет средств архива. Поэтому были сканированы всего 41 ед. хр. документов на бумажной основе и более 160 фотодокументов, поступивших в архив в течение года.
Можно констатировать, что ВЦП по созданию АЭИР так и не была реализована в достаточной степени. Архив постепенно расширяет объемы оцифрованных документов, но без создания даже простейших информационно-поисковых систем.
Главным и пока единственным позитивным моментом остается то, что с июня 2011 г. весь документальный электронный ресурс стал доступен не только сотрудникам, но и исследователям, за исключением документов ограниченного доступа. С этой целью в читальном зале архива специально для пользователей были установлены два компьютера, подключенные к локальной сети читального зала. В перспективе, летом этого года, предполагается оборудовать специальное помещение для работы с фондом пользования архивных документов, в т. ч. с ЭФП.
Основными проблемами информатизации в архиве до сих пор остаются нереализованность мероприятий и планов по созданию и расширению доступа к внутриархивным электронным информационным системам, а также их перевод уже имеющегося справочного и информационно-поискового аппарата в электронный формат.
В настоящее время электронный информационный ресурс архива включает два комплекса: внутренний (для служебного пользования сотрудниками архива) и открытый (пользователям сайта и пользователям в читальных залах). К внутриархивным информационным ресурсам относятся: учетно-справочные системы (ПК «Архивный фонд» и ПК «Фондовый каталог»), раскрывающие состав и содержание фондов государственных и муниципальных архивов; база данных по землеотводу гражданам и учреждениям; фотокаталог (создан в 2012 г.); справочники по документам (по наградам, командировкам в районы Крайнего Севера) и др.
К открытым и свободно доступным электронным ресурсам относятся: электронные копии документов, электронные справочники (информационно-справочные издания, описи, перечни документов и др.), виртуальные документальные выставки, в т. ч. размещенные на сайте архива.
По месту создания (разработки) архивные информационно-документальные комплексы делятся на три группы: федеральные (к ним относятся уже упомянутые ПК «Архивный фонд.4.0» и ПК «Фондовый каталог», а также автономно заполняемый раздел «Каталог» в ПК «Архивный фонд.4.0»); региональные (включают созданный электронный документальный ресурс и информационно-поисковые системы на них); архивные (две БД «Отвод земельных участков под строительство организациям», «Отвод земельных участков под строительство индивидуальным застройщикам» и архивные справочники в электронном виде).
Использование информационного и документального ресурса осуществляется сотрудниками архива в ходе выполнения плановых работ и исследователями (через Интернет и компьютеры читального зала). В целях полной реализации доступа нему в архиве создана внутренняя локальная сеть с подключением всех рабочих кабинетов, а для исследователей создаются условия для свободного доступа к открытым информационным и документальным ресурсам.
Работа по расширению электронных документальных и информационных ресурсов продолжается. В настоящее время наиболее перспективным и востребованным является направление по созданию электронных копий архивных документов, нельзя также забывать, что с увеличением объемов оцифрованных документов будет расти потребность в создании и наполнении поисковых систем к ним. Также необходимо отметить, что осуществление данной работы в необходимых объемах возможно только при привлечении дополнительных людских ресурсов, т.е. в рамках республиканских целевых программ, аналогичных ВЦП «Создание архивного электронного информационного ресурса на документы государственных архивных учреждений Республики Коми» действовавшей в 2010-2011 годах. |
