Тексты лекций по дисциплине «Деловое общение» Ставрополь, 2014
Скачать 2.61 Mb.
|
Структура делового письма Структура делового письма подразумевает наличие служебной и информационной части, а также необходимых реквизитов отправителя и адресата (которые оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003). Служебная часть письма включает в себя элементы, предшествующие и подытоживающие информационную часть. А именно: приветствие и обращение к адресату; лид-абзац; заключительная формула вежливости; подпись; возможен постскриптум и постпостскриптум Информационная часть -это текст письма. И в соответствии с его информационным насыщением можно выделить одноаспектные и многоаспектные письма. Тенденция современной деловой переписке такова, что в подавля-ющем большинстве случаев в письме рассматривается один вопрос (аспект). Как правило, в этом случае затруднений с его оформлением не возникает. Если надо рассмотреть несколько вопросов, возникает необходимость в дополнительной структуризации письма, что подразумевает под собой разделение текста на три части: вводную, основную и заключительную. Вводная часть может состоять из одного абзаца и используется для конкретизации сути вопроса, который послужил поводом для письма. Здесь важна ясность и четкость изложения. В основной части текста необходимо последовательно раскрыть различные аспекты вопроса. Изложение каждого нового аспекта необходимо начинать с абзаца -это значительно облегчит работу с письмом. Заключительная часть письма подытоживает все вышесказанное, в ней содержится общий вывод. Правильно структурированное письмо заметно облегчает делопроизводство, позволяет экономить время и в целом быстрее найти нужное решение поднятой проблемы. Современные виды деловой переписки Интернет прочно вошел в нашу жизнь, внес свои коррективы и в деловую среду. Прогресс не стоит на месте; консервативные формы деловой коммуникации давно потеснили ее современные прототипы. Имеются в виду электронные письма и SMS-сообщения. Электронная почта -совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. Электронные письма стали незаменимы при международном сообщении; Интернет намного ускорил процесс передачи сообщений. Электронное письмо эквивалентно письму на бланке в юридическом смысле (при условии, что оно верно составлено). Стиль его практически не отличается от стиля обычного письма, и особых рекомендаций на этот счет нет. Есть лишь некоторые нюансы, которые стоит учесть при составлении и отправление электронных сообщений. 1. Язык электронной переписки отличается краткостью и конкретностью. Следует избегать длинных фраз и стандартных оборотов, присущих обычной деловой переписке. 2. Переписка лишена эмоций, но здесь сложнее уберечься от соблазна ответить адресату, проявив излишнюю экспрессию. Надо помнить: из электронного пространства ≪вернуть≫ письмо уже нельзя. 3. Электронное сообщение, прежде чем попасть в почтовый ящик адресата, путешествует по многим серверам и доступно вниманию многих людей и даже спецслужб разных стран. Поэтому при работе с электронной почтой необходимо выполнять важное правило: электронное письмо ни при каких обстоятельствах, не должно компрометировать отправителя. 4. Необходимо обязательно заполнять графу ≪Тема сообщения≫, чтобы исключить возможность ошибочного удаления сообщения как спам. 5. Важно использовать универсальные кодировки или указывать необходимое наименование в письме. 6. Следует сохранять копии наиболее важных документов в виде файла или распечатки. 7. На поступившие электронные письма, требующие ответа, нужно сразу реагировать. Даже если нет такой возможности, нужно отправить короткое сообщение, в котором говорится о том, что развернутый ответ последует позже, как только появится время. Это составляет специфику электронной деловой переписки. Помимо электронных писем, в повседневную жизнь прочно вошли SMS-сообщения (short message service). У участников делового общения появилась возможность обмениваться короткими сообщениями (не более 160 знаков). Они используются чаще всего для передачи цифровых данных, краткой информации об определенных фактах и событиях, а также для оперативного уточнения каких-либо деталей. Такие сообщения не содержат служебной части содержания, обязательной для традиционных форм деловой переписки. Еще одна особенность SMS-сообщений -использование акронимов. (Акронимы -слова, сформированные из первых букв словосочетания.) Чаще всего к таким сокращениям прибегают при международной деловой переписке, так как в русском языке нет устойчивых выражений подобного рода. К наиболее часто используемым акронимам можно отнести: ASAP -as soon as possible -как можно скорее; MSG -message -сообщение; CUL -see you later -увидимся позже; JUL -just in case -при случае; IMHO -in my humble opinion -по моему скромному мнению; BTW -by the way -кстати; F2F -face to face -наедине; LOL -laugh out load -очень смешно; OIC -oh, I see -мне все понятно; TNX -thanks -спасибо; 911 -срочно нужна помощь. Электронная переписка -перспективное направление развития деловой корреспонденции, она заметно облегчает процесс пересылки сообщений, но не стоит забывать, что существуют ситуации, когда традиционное письмо уместнее. Например, претензионное письмо, когда необходимо обстоятельно изложить суть жалобы, лучше отправить в ≪старом≫ классическом формате. Кроме того, письмо на официальном бланке является лицом компании-отправителя: фирменный логотип, здесь важен сам ритуал. В.3. Визитная карточка. До недавнего времени визитные карточки в нашей стране считались прерогативой дипломатов и высоких должностных лиц. Но в последнее время этот полезный обычай получает все более широкое распространение. История использования визитных карточек достаточно глубока, но к настоящему времени сложились определенные общепринятые нормы их применения. В основе их лежит простое понимание, что ваша визитная карточка это то, что остается у вашего знакомого, собеседника, делового партнера после очной или заочной встречи с вами. Карточка должна не только содержать те сведения, которые вы хотели бы о себе оставить, но и содействовать сохранению у вашего партнера того имиджа, к созданию которого вы стремитесь. В современной практике используются деловые, личные и семейные визитные карточки. Встречаются случаи и комбинированных визитных карточек, содержащих как служебные, так и личные данные о ее владельце. Как правило, визитная карточка это прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества, на котором типографским способом четко и красиво отпечатаны ваши фамилия, имя и (как правило) отчество наряду с другими сведениями, которые вы хотите о себе сообщить. Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин скажем, 90х50 мм и 80х40 мм (в Великобритании визитные карточки женщин больше, чем у мужчин). Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше как правило 70х35 мм. Визитные карточки больших размеров постепенно выходят из практики с распространением специальных альбомов для их хранения. Следует подумать о том, чтобы карточка имела стандартный размер, и ее не пришлось подгибать или подрезать. Общие требования к шрифту визитных карточек заключаются в том, что он должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется легко читаемым полужирным шрифтом слегка большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты. Нужно быть осторожным с использованием курсивного начертания шрифтов, особенно, если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия или же речь идет о карточке на иностранном языке. Как правило, визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, напечатанный поперек карточки без каких-либо рамок или завитушек. В последнее время типографии предлагают широкую гамму цветных карточек, карточек на пластмассе или даже на коже, но нормы строгого этикета не рекомендуют далеко отходить от черно-белой гаммы. Предпочтительней сосредоточиться на выборе отменного качества бумаги, которая может быть слегка тонирована, иметь сатинированную поверхность. Необходимо избегать и глянцевой поверхности карточек. Цветные и необычные карточки пока остаются уделом художников, типографов, а также коммивояжеров, работников служб сервиса и рекламных агентов. Черная рамка на визитной карточке допускается в знак траура. Деловые визитные карточки это неотъемлемый атрибут современного делового общения. Первое представление, как правило, начинается с обмена визитными карточками. Деловая визитка может содержать указания на звание или титул, сферу ответственности в рамках организации, номера телефона (телефонов), факса, телекса, электронной почты. Если сменился телефон, то можно аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый. Зачеркивать и вписывать новое наименование должности считается дурным тоном следует позаботиться о том, чтобы как можно скорее заказать новые визитные карточки. Деловая визитная карточка без адреса также не соответствует нормам этикета (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица). Если меняется адрес, и еще неизвестны новые телефоны, то лучше указать официальный адрес организации, телефон секретариата или канцелярии. В случае, если организация имеет несколько филиалов, то на деловых визитных карточках ее представителей могут быть указаны несколько адресов. Разновидностью деловой и личной визитки является комбинированная визитная карточка, где наряду со служебным адресом (в левом нижнем углу) указывается и домашний адрес (в правом нижнем углу). Такие карточки уместны для научных и творческих работников, которые часто работают дома. Женщины, как правило, не указывают на таких карточках свой домашний адрес, ограничиваясь номером телефона. Визитные карточки широко используются для выражения добрых чувств, поздравлений, соболезнований и т.д. Вполне уместно вложить в конверт визитную карточку вместе с поздравительной открыткой или небольшим письмом. На карточке, как правило, простым карандашом можно приписать несколько слов обычно в третьем лице: Поздравляет с юбилеем или Желает скорого выздоровления. Визитная карточка с парой теплых слов, приложенная к букету цветов это высокоценимый жест признательности артисту, художнику или просто доброму знакомому в особый для него день. Подведем итоги. Таким образом, деловое письмо - письменное обращение к должностному лицу, оформленное в соответствии с правилами переписки. Письмо остается основным средством коммуникации между различными предприятиями, организациями или учреждениями. С помощью деловых писем осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры, предъявляются претензии, выражаются благодарности и т.п. Без преувеличения можно сказать: это один из самых распространенных видов служебных документов. От того, насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом зависит успех решения конкретных вопросов, значит, и всего предприятия или фирмыв целом. Поэтому очень важно уметь грамотно составлять и оформлять деловую корреспонденцию. Нужно учитывать вид письма, особенности стилистики, соответствие оформления письма определенным стандартам. Литература по теме 12.
|
Похожие:
 | Методические указания по дисциплине «Деловое общение» составлены... Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | М. В. Колтунова язык и деловое общение Деловое общение это самый массовый вид социального общения. Оно представляет собой сферу коммерческих и административно-правовых,... |
| Рабочая учебная программа по дисциплине «Культура речи и деловое... Культура речи и деловое общение [Текст]: рабочая учебная программа. Тюмень: гаоу впо то «тгамэуп». 2013. – 30 с | | О. А. Баева ораторское искусство и деловое общение ... |
| Методические указания для выполнения курсовой работы 18 раздел тексты... Тексты лекций по учебной дисциплине «Бухгалтерский управленческий учет» | | Рефератов по дисциплине «деловое общение» Эмоционально-волевая саморегуляция и самосовершенствование в искусстве коммуникативной самоорганизации |
| Рефератов по дисциплине «Культура речи и деловое общение» Организация речевого взаимодействия: принципы коммуникации Дж. Н. Лича и Г. П. Грайса |  | Памятка для студентов по изучению дисциплины «Культура речи и деловое общение» Модуль Общение как социально-психологический механизм взаимодействия в профессиональной деятельности |
| Методические рекомендации по организации самостоятельной работы студентов... Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Методические рекомендации по организации самостоятельной работы студентов... Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Методические рекомендации по организации самостоятельной работы студентов... Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Методические рекомендации по организации самостоятельной работы студентов... Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Методические рекомендации по организации самостоятельной работы студентов... Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Публичный доклад Теоретическая и практическая составляющие подготавливают учащихся к изучению других предметов по направлению «коммуникология – наука... |
| Ip-телефония. Основные понятия Теоретическая и практическая составляющие подготавливают учащихся к изучению других предметов по направлению «коммуникология – наука... | | Информационное письмо №2 Уважаемый коллега! Теоретическая и практическая составляющие подготавливают учащихся к изучению других предметов по направлению «коммуникология – наука... |
