2.3. Анализ и оптимизация документооборота на примере предприятия машиностроительной отрасли
Рассмотрим предложенную автором методику на примере предприятия машиностроительной отрасли ОАО «Нефтегазмаш».
Проведем анализ системы документооборота предприятия за 1999 – 2000 года.
Этап 1. Анализ системы документооборота на ОАО «Нефтегазмаш» (подготовительный этап).
Исследование организационной структуры предприятия.
Организационная структура ОАО «Нефтегазмаш» представлена на рисунке 2.5.
Генеральный директор ОАО «Нефтегазмаш» имеет в своем подчинении три заместителя. Из-за небольшого размера предприятия производственный и сбытовой отделы совмещены. Особенностью организационного построения является также подчинение отдела организации труда и заработной платы заместителю генерального директора по экономике (финансовому директору). Кроме того, несмотря на то, что расчетно-вычислительный центр (РВЦ) непосредственно подчиняется генеральному директору, процедура автоматизации на предприятии в основном связана с участком работы бухгалтерии, в связи с чем, фактически РВЦ подчиняется главному бухгалтеру.
Рисунок 2.5. – Организационная структура ОАО «Нефтегазмаш»
Выделение из организационной структуры подразделений, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс документооборота на предприятии.
За процесс документооборота на предприятии отвечает отдел делопроизводства. Данный отдел состоит из четырех работников: работника сектора делопроизводства; работника организационного сектора и двух работников машбюро. Согласно организационной структуре ОАО «Нефтегазмаш» при необходимости выполнение функций секретаря и работника сектора делопроизводства может быть поручено работникам машбюро.
Определение структуры подчиненности выделенных подразделений и разграничение их функций по видам выполняемых работ.
Ниже на рисунке 2.6. представлена структура подчиненности отдела делопроизводства ОАО «Нефтегазмаш».
Рисунок 2.6. – Структура подчиненности отдела делопроизводства на ОАО «Нефтегазмаш»
Разграничение функций секторов отдела делопроизводства происходит следующим образом.
Функции сектора делопроизводства:
1. Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.
2. Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.
3. Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных директором служебных записок.
4. Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору.
5. Доведение резолюций директора до исполнителей.
6. Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.
7. Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.
8. Формирование дел и сдача их в архив.
9. Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.
Функции организационного сектора:
1. Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.
2. Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.
3. Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.
4. Извещение сотрудников о проводимых совместно с директором совещаниях.
5. Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.).
6. Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.
7. Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.
Функции машбюро:
1. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
Формирование существующей модели документооборота на предприятии.
Ниже на рисунке представлена существующая модель документооборота на предприятии (рисунок 2.7.).
Р
исунок 2.7. – Структура документооборота ОАО «Нефтегазмаш»
Согласно рисунку 2.7. работник сектора делопроизводства не имеет прямых контактов с генеральным директором. Его основной задачей является обработка входящей и исходящей документации, а также работа непосредственно с подразделениями предприятия. Работник организационного сектора напрямую общается с генеральным директором и обрабатывает документы входящие и исходящие от него, а также доводит их содержание до всех подразделений. Работники машбюро получают задания исключительно от организационного сектора и сектора делопроизводства.
Этап 2. Анализ структуры документооборота.
Группировка документов предприятия по признаку документационного обеспечения (входящие, исходящие, приказы, внутренние).
В результате просмотра журнала регистрации в приемной организации и анализа полученной информации составлена таблица, в которой представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике за 1999, 2000 года (таблица 2.5.).
Таблица 2.5. – Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения ОАО «Нефтегазмаш» за 1999, 2000 года
Наименование
документа
|
Период
|
Абсолют. изм., шт.
|
Темп роста, %
|
1999 год, шт.
|
2000 год, шт.
|
Входящие
|
734
|
1140
|
406
|
55,3
|
Исходящие
|
1344
|
1729
|
385
|
28,6
|
Приказы
в том числе:
- по основной деятельности
- по командировкам
- по личному составу
|
2045
842
650
553
|
2173
943
639
591
|
128
101
-11
38
|
6,3
12,0
-1,7
6,9
|
Внутренние
в том числе:
- финансовые
- служебные
|
3444
1622
1822
|
3005
1680
1325
|
-439
58
-497
|
-12,7
3,6
-27,3
|
Итого в год:
|
7567
|
8047
|
480
|
6,3
|
В среднем за день
|
28
|
30
|
2
|
7,1
|
Выручка от реализации, тыс. руб.
|
54387
|
65498
|
11111
|
20,4
|
Г
рафически данная таблица представлена на рисунке 2.8.
Рисунок 2.8. – Изменение количества документов по годам
Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 1999 году, так и в 2000 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.
Рост количества приказов в течение 2000 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия – это поддержание уже существующего организационного порядка.
Возросла деловая активность предприятия, о чем свидетельствует рост выручки от реализации продукции на 11111 тыс. руб. или на 20,4 % по сравнению с 1999 годом. Соответственно растут потоки входящих (55,3 %) и исходящих (28,6 %) документов: возросло количество поступаемых заявок на выпуск продукции в связи с привлечением новых потенциальных покупателей; возросшие требования к отчетности предприятия перед учредителями требуют более частой переписки и предоставления необходимого материала. Так же следует отметить, что ОАО «Нефтегазмаш» в 2000 году было включено в состав стратегически важных предприятий Волгоградской области, что также повлекло за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной деятельности предприятия перед администрацией города.
Группировка документов предприятия по подразделениям согласно организационной структуре и их анализ.
Ниже в таблице 2.6. представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика. Определив основные потоки информации на предприятии, станет очевидным: какие из них необходимо в первую очередь автоматизировать.
Критериями отнесения документов к тому или иному подразделению следующие:
- для входящих документов и приказов – какому подразделению предназначается;
- для исходящих и внутренних документов – каким подразделением составлено.
Таблица 2.6. – Группировка видов документов по подразделениям ОАО «Нефтегазмаш» за 1999 и 2000 года
Подразделение
|
1999 год
|
2000 год
|
Кол., шт.
|
%
|
Кол., шт.
|
%
|
Отдел делопроизводства
|
400
|
5,3
|
378
|
4,7
|
Бухгалтерия
|
765
|
10,1
|
742
|
9,2
|
Планово-экономический отдел
|
685
|
9,1
|
693
|
8,6
|
Отдел организации труда и заработной платы
|
587
|
7,8
|
610
|
7,6
|
Отдел материально-технического снабжения и комплектации
|
720
|
9,5
|
759
|
9,4
|
Производственно-сбытовой отдел
|
732
|
9,7
|
695
|
8,6
|
Административно-хозяйственный отдел
|
145
|
1,9
|
159
|
2,0
|
Отдел главного конструктора
|
411
|
5,4
|
418
|
5,2
|
Отдел техники безопасности
|
297
|
3,9
|
331
|
4,1
|
Отдел главного механика
|
193
|
2,6
|
198
|
2,5
|
Отдел главного энергетика
|
102
|
1,3
|
92
|
1,1
|
Отдел материальных нормативов
|
124
|
1,6
|
161
|
2,0
|
Отдел АСУ
|
78
|
1,0
|
95
|
1,2
|
Отдел главного технолога
|
118
|
1,6
|
174
|
2,2
|
Центральная заводская лаборатория
|
93
|
1,2
|
99
|
1,2
|
Отдел кадров
|
399
|
5,3
|
442
|
5,5
|
Отдел технического контроля
|
270
|
3,6
|
220
|
5,4
|
Юридический отдел
|
105
|
1,4
|
128
|
1,6
|
Прочие отделы и службы
|
1343
|
17,7
|
1653
|
20,5
|
Итого
|
7567
|
100
|
8047
|
100
| |
