Прика з от 7 марта 2003 года №120 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в региональных
Скачать 1.67 Mb.
|
П-509 «2.12. Карты, схемы, чертежи, магнитные носители информации, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, учитываются в журналах инвентарного учета (приложение № 35) и хранятся в тубусах, специальных коробках, конвертах и т.д.
III. Регистрация и отправка исходящих документов 3.1. Регистрацию и отправку исходящих документов осуществляет структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства или ответственный за делопроизводство. 3.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 4 настоящей Инструкции. 3.3. При приеме служебных документов для регистрации и отправки проверяется правильность оформления и адресования документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, а также наличие на экземпляре, подшиваемом в дело, отметки в какое дело этот документ следует подшить. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки. П-509 второй абзац пункта 3.3 дополнить словами: «Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается соответствующим приказом, издаваемым в каждом органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.»; 3.4. Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы (приложение № 4) в день их приема от исполнителей. Исходящий номер в письмах состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-05, где 23 – порядковый номер, 3-05 – индекс дела по номенклатуре дел. IV. Общие требования к оформлению документов 4.1. Документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Перечень реквизитов и места их расположения приведены в приложениях №№ 5-7. 4.2. На бланках изображается эмблема МЧС России установленного образца1, которая располагается над серединой реквизита «Наименование организации». П-509 пункт 4.2 изложить в следующей редакции: «4.2. На бланках изображается эмблема МЧС России в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (утверждено приказом МЧС России от 19.01.2004 № 17). Эмблема располагается над серединой реквизита «Наименование организации.»; 4.3. В реквизите «Наименование организации» указывается действительное или условное наименование, присвоенное органу управления, воинской части, подразделению ГПС или организации системы МЧС России – автору документа. Ниже располагается сокращенное наименование (в скобках), если оно закреплено в учредительных документах. Над наименованием органа управления, воинской части, подразделения ГПС или организации системы МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России. 4.4. Реквизит «Справочные данные» включает почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, а также может содержать другие необходимые сведения: номера счетов в банках, адрес электронной почты и др. 4.5. Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма. 4.6. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания (совещания), принятия решения, для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то единой датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2000 года следует оформить 05.03.2000. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2000 г. 4.7. Реквизит «Регистрационный номер документа» включает в себя порядковый номер и индекс дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 4.8. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 4.9. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающий круг лиц, имеющих доступ к документу. 4.10. В реквизит «Адресат» входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Служебные документы могут быть адресованы в организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам при ответе на их обращение. При адресовании служебного документа в организацию или структурное подразделение организации без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже, например: МЧС России Департамент управления делами При адресовании служебного документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Начальнику Центра стратегических исследований гражданской защиты МЧС России И.О.Фамилия При адресовании служебного документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность (при необходимости – воинское звание) и фамилия адресата – в дательном падеже, например: МЧС России Начальнику Департамента управления делами (воинское звание) И.О.Фамилия Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: МЧС России Начальнику Департамента управления делами И.О.Фамилия В документе, содержащем более двух адресатов, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи1: наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество – для физического лица); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.д.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Например: И.П.Калинину ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264 В такой же последовательности производится написание адресов корреспондента и отправителя на конвертах. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя – в левом верхнем углу. 4.11. Реквизит «Гриф утверждения документа» располагают в правом верхнем углу документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (воинского звания) лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Командир войсковой части 00000 полковник личная подпись И.О.Фамилия 10.03.2000 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа приказом, директивой, указанием, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Приказом МЧС России от 15.03.2000 № 14 4.12. Резолюция – реквизит документа, в котором содержится указание по исполнению данного документа – определяются должностные лица, которым поручается выполнение заданий, разработка планов, предложений и др. Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: А.В.Зайцевой П.С.Никитину Прошу подготовить проект решения до 20.02.2002. Личная подпись____________ 05.02.2002. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается названный первым в резолюции. Резолюция может быть написана от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлена на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 4.13. Служебный документ должен иметь заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Формируется заголовок с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «о чем?», например: «Об утверждении…», «О командировании…», «О создании…». Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата А5. 4.14. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 4.15. Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и не на бланке должен иметь размеры полей, не менее мм: левое 25; правое 10; верхнее 15; нижнее 20. Текст служебного документа печатается, как правило, через 1-2 межстрочных интервала (одинарный, полуторный), а при изготовлении его с помощью средств электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки и подзаголовки разделов и подразделов печатаются с прописной буквы; точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Текст пунктов и подпунктов печатается с прописной буквы, в конце ставится точка. 4.16. Реквизит «Отметка о наличии приложений» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом. Если приложение названо в тексте документа, то отметка о его наличии имеет вид: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, например: Приложение: 1. Положение о Центральном региональном центре… на 5 л. в 1 экз. 2. Инструкция по работе с документами на 50 л. в 2 экз. Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку… в 2 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. или Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в адрес. 4.17. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, при необходимости – воинское звание; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
В реквизите «Подпись» допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границей текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей на одном уровне. Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с Положением об этом органе. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись И.О.Фамилия Члены комиссии Личная подпись И.О.Фамилия Личная подпись И.О.Фамилия Личная подпись И.О.Фамилия Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. П-509 пункт 4.17 изложить в следующей редакции: «4.17. Документы, направляемые в вышестоящие организации, органы представительной и судебной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, подписываются начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России или, по его поручению, первым заместителем. |
Похожие:
 | Постановление От 26 июня 1995 года n 610 Об утверждении Типового... Правительства Российской Федерации от 23 декабря 2002 года n 919#S (Российская газета, n 9, 18. 01. 2003) |  | Инструкция по химиотерапии больных туберкулезом проект изменений... Проект изменений «Инструкции по химиотерапии больных туберкулезом» приложения №6 к Приказу мз РФ №109 от 21 марта 2003 года «О совершенствовании... |
| Литература: Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. №69 «О пожарной безопасности» Приказ от 1 декабря 2008 г. №735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях... | | Министерство внутренних дел российской федерации приказ от 20 июня... Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение – средняя общеобразовательная школа села Преображенка Катангского района Иркутской... |
| Процедура проведения Министра образования Российской Федерации от 25 марта 2003 года №1155 «Об утверждении Положения об итоговой государственной аттестации»... | | Прика 3 Об утверждении сроков проведения государственной (итоговой)... Гос впо по специальности 080109. 65 Бухгалтерский учет, анализ и аудит, утвержденный Министерством образования РФ «17» марта 2000... |
| Программа вступительного испытания для поступающих в магистратуру по направлению подготовки Министра образования Российской Федерации от 25 марта 2003 года №1155 «Об утверждении Положения об итоговой государственной аттестации»... | | Программа комплексного государственного экзамена по специальности... Министра образования Российской Федерации от 25 марта 2003 года №1155 «Об утверждении Положения об итоговой государственной аттестации»... |
| Одобрено учебно-методическим советом факультета коммерции и маркетинга... Министра образования Российской Федерации от 25 марта 2003 года №1155 «Об утверждении Положения об итоговой государственной аттестации»... | | Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
| Приказ от 30 июня 2003 г. N 280 об утверждении инструкции по устройству... Инструкция предназначена для использования при разработке проектов, строительстве, эксплуатации, а также при реконструкции зданий,... | | Постановление От 12 апреля 2012 г. N 18 об утверждении административного... Архангельской области, подпунктом 7 пункта 9 Положения о министерстве образования и науки Архангельской области, утвержденного постановлением... |
| I. введение Республике Казахстан в 2003 году (далее Доклад) подготовлен и составлен Комиссией по правам человека в соответствии с подпунктом... | | Und verein „ehemaligen russisсhen mauthausen-häftlinge“ Fonds „erinnerung... Ф «поб» 17 ноября2002 г в письмах №№162 и163. Решение руководства ф «поб» о выделении средств для поддержки проекта с предложением... |
| Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Лицензия на образовательную деятельность а №073753 от 06 марта 2007 года. Срок действия лицензии от 06 марта 2007 года до 06 марта... | | Инструкция по делопроизводству пермь 2005 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
