Курс лекций Издательство бгуэп 2005

Скачать 1.11 Mb.

Название	Курс лекций Издательство бгуэп 2005
страница	4/8
Дата публикации	17.11.2014
Размер	1.11 Mb.
Тип	Документы

100-bal.ru > Информатика > Документы

1 2 3 4 5 6 7 8

3.3. Тексты писем

По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей. Рассмотрим наиболее распространенные виды писем.

Инициативные письма или письма-просьбы. Это письма, требующие ответа.

Излагая просьбу, автор письма (адресант) предлагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Напр.:
Для планирования увеличения выпечки хлебобулочных изделий для жителей микрорайона Университетский г. Иркутска с 1 до 2 тонн в сутки и расширения ассортимента необходимо большее помещение площадью не менее 300 м².

Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.

Или

Товарищество … при строительстве пусковых объектов жилых домов города испытывает дефицит…, поставляемых фирмой…

Прошу изыскать возможность для бартерного обмена товариществу…
В письмах-просьбах часто встречаются такие словосочетания:

- «Просим выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу»;

- «Прошу принять меры…»;

- «Прошу подтвердить по телефаксу получение документов».

Письма-ответы (отказы)

Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответы посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования. Логическая схема письма-ответа:

— повторение просьбы, на которую составляется ответ;

— обоснование причины отказа (если письмо-отказ);

— констатация отказа. Напр.:
Ваша просьба об оказании содействия коллективу … рассмотрена. Объединение… согласно указу… принимается…

На основании изложенного Ваша просьба отклоняется
Вашу просьбу об изменении сроков поставки… выполнить не можем из-за отсутствия… в настоящее время на складках.

Поэтому… будет поставлено в сроки, указанные в договоре

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов, материальных ценностей и подтверждения какой-либо информации. Напр.:

Направляем Вам на рецензирование рукопись Программу курса «Организация информационного обеспечения управления». Программа предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации «Менеджмент» или «Организация управления». Отзыв просим прислать до 12 сентября 1997 г.

Приложение: на 24 л. в 1 экз.
Или
Возвращаем Вам на доработку рукопись Программу курса «Организация информационного обеспечения управления» со следующими замечаниями:

1.

2.

Приложение: на 24 л. в 1 экз.
Сопроводительное письмо может быть оформлено на бланке формата А5.

Варианты сопроводительного письма могут быть следующими:

— Представляю на утверждение проект плана…

— Направляем протоколы испытания…

Испытание показало следующие результаты…

— В соответствии с нашей доверенностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)…

— Направляем заявку на…, необходимых Вашему заводу в 2000 г. для…

Договорные письма

Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Напр.:

Направляем подписанный с нашей стороны договор № 00 от 00.00.00.

Справка о финансировании будет выслана…

Приложение: договор о … № 00 на 3 л. в 2 экз.

Или

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор № 00 от 00.00.00, а также …, которую просим считать его неотъемлемой частью.

Приложение: договор № 00 от 00.00.00 на 3 л. в 1 экз.

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действия (й) и мерах,

которые будут приняты в случае их выполнения. Ключевое слово – «напоминать» с пометкой «Вторично» на поле письма.

Текст письма-напоминания повторяет текст ранее высланного письма. Напр.:

Напоминаем, что согласно договору № 0 Ваше предприятие должно было закончить работы по … к 31.12.99 г.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные договором работы к 20.01.00 г. В противном случае мы будем вынуждены предъявить Вам иск.

Или

Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.

Срок предоставления заявки истекает…

Информационные письма

Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Правом подписи, в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов, пользуются секретарь-референт, руководитель структурного подразделения, руководитель предприятия. Напр.:

Центр культуры Международного фонда социально-экономических и политологических исследований сообщает о выходе первого номера международного журнала «…».

Приобрести журнал Вы можете по адресу: 123000 Москва, Ленинградский проспект, д. 49. Справки по тел.: 943 94 50

Или

Учебный отдел Колледжа бизнеса и права Байкальского государственного университета экономики и права подготовил к изданию справочное пособие по делопроизводству в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Заказать пособие можно по телефону: 22-45-98.

Рекламное письмо

Это разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полной информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Напр.:

Просим Вас провести модернизацию компьютеров университета с объединением в сеть с выделенным файл-сервером.

Оплата гарантируется со счета № …

Или

Фонд готов принять на стажировку трех преподавателей университета на срок два месяца. Стажеры обеспечиваются жильем, им выплачивается стипендия в размере минимальной заработной платы.

Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и главного бухгалтера); на них проставляется печать.

Письмо-рекламация

Рекламация – это коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей договорные обязательства и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, установки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. В рекламации должны быть следующие данные:

— основание для предъявления рекламации;

— доказательство, т. е. ссылки на нормативные акты, акты экспертизы и

т. д.;

— конкретные требования стороны, предоставляющей претензию. Напр.:

О требовании скидки

С фактурной стоимости

Ставим Вас в известность, что один компрессор из партии, отправленной Вами по железнодорожной накладной № 00 от 00.00.00, прибыл в поврежденном состоянии. Из предлагаемого акта приемки № 00 следует, что повреждение компрессора вызвано некачественной упаковкой.

Согласно п. 0 договору № 00 мы имеем право на скидку фактурной стоимости. Мы согласны принять компрессор со скидкой 15 % его фактической стоимости.

В случае Вашего несогласия мы будем вынуждены возвратить компрессор обратно с отнесением всех расходов за Ваш счет.

Просим ответить незамедлительно.
Письма-предложения (оферта)

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия. Также это может быть заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий.
ОАО «Труд» просит Вас ознакомиться с прилагаемым договором на строительство жилого дома. Если Вас устраивают условия, предлагаем заключить с Вами сделку до 15.10.2002.

Приложение: проект договора на 10 л. в 1 экз.

Или

Представленные Вами учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации … рассмотрены. Ваше предложение отменяется, так как нарушен порядок создания …, определенный законом о …

Предлагаем Вам переработать учредительные документы и представить их в … до 00.00.00.

Письма-приглашения

Письма-приглашения могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых от руки заполняются фамилия, имя, отчество приглашенного. Время и день события, на которое приглашается адресат. При необходимости указывается место проведения, условия участия в нем. Напр.:
01-03 марта 2002 г. Байкальский государственный университет экономики и права проводит симпозиум «Автоматизированные системы тестирования и их роль в учебном процессе». Для участия в симпозиуме Вам необходимо перечислить 400 руб. за каждого участника на расчетный счет № … и выслать копию платежного поручения со списком участников в наш адрес до 25.02.2002 г.

Или

Уважаемый Иван Иванович!

Сообщаем Вам, что 16 апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашего университета состоится обсуждение проекта строительства нового учебного корпуса.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие строительства, направляем Вам проект плана и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу: 664003 Иркутск, ул. Ленина, 11.

Приложение: проект на 5 л. в 1 экз.

Письма-подтверждения

Письма-подтверждения содержат сообщения о получении какого-либо отправления, либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция) остается в силе. Напр.:

Фирма … подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с Вашим предприятием и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.
3.4. Организационные документы

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного рода документах.

Уставы

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права, обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества и т. д. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов Федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Положения

Положения – это нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» или «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».

Положения утверждаются в установленном порядке.

Положения и уставы учреждений входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста, как и положения о структурных подразделениях.

В организации (фирме) должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они имеют установленную структуру текста, оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации (фирмы). Напр.:

Наименование организации Гриф утверждения
ПОЛОЖЕНИЕ

№ 00

Иркутск
Об отделе кадров
Структура текста

- Общие положения

- Цели и задачи

- Функции

- Права и обязанности
- Руководство

- Взаимоотношения (служебные связи)

- Организация работы
Начальник отдела Подпись Расшифровка подписи
Визы согласования
Инструкции
Инструкции – это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические. Финансовые и иные специальности стороны деятельности организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются и требования. Например, «Должностная инструкция инспектора по кадрам». К инструкциям предъявляются требования, которые должны быть четкими и ясными при изложении текста. Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т. д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов предприятий должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан…», или в безличной форме (например, «При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел»).

На каждого работника организации составляется должностная инструкция.
Унифицированная структура текста должностной инструкции

Общие положения

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностного лица, которым он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Функции

Определяются направления деятельности специалиста

Должностные обязанности

Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, указывается форма его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, предусматривает, курирует и т. д.

Права

Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Ответственность

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неисполнение предоставленных ему прав.

Взаимоотношения. Связи по должности

Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и представления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.
Во многих организациях тексты согласовываются с юрисконсультантом. Должностная инструкция доводится до работников под расписку. Для внесения изменений в должностную инструкцию издается приказ, который также доводится до сведения работников под расписку.

Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т. д.

Должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

— при изменении наименования организации и заново утверждены в подразделениях;

— при изменении наименования должности;

— при изменении фамилии сотрудника, заменяющего данную должность (т. е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.