Штатное расписание
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия (прил. 9).
Трудовые соглашения
Трудовые соглашения заключаются между предприятием и работниками, которые не состоят в штате данного предприятия. Работник обязуется выполнить конкретную работу, а предприятие обязуется выплатить заработную плату и обеспечить условия для выполнения данной работы. Привлечение таких лиц допускается в тех случаях, когда эту работу нельзя выполнить на договорных началах с соответствующими предприятиями и организациями.
В отдельных случаях трудовые соглашения могут заключаться с работниками, которые состоят в штате данного предприятия, но они обязуются выполнить работу, не входящую в круг их прямых обязанностей. Оплата по трудовому соглашению может производиться только за счет утвержденного фонда заработной платы нештатного (не списочного) состава.
Трудовое соглашение составляется в 2-х экземплярах (прил. 10).
К организационным документам относятся также договоры, заключаемые руководителями предприятий с юридическими и физическими лицами, контракты. О составлении договоров (контрактов) можно ознакомиться в Гражданском кодексе Российской Федерации, принятым Государственной Думой 21 октября 1994 г. (ст.ст. 420-453).
3.5. Распорядительные документы
К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих нормативным актам.
Схема подготовки распорядительных документов:
— всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
— согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);
— обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.
Приказ
Приказ (по основной деятельности) – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для решения основных и оперативных задач предприятия.
Приказ — это основной распорядительный документ. Приказами оформляются порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т. д.
Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации. Это информационно-справочные документы отчеты, справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, служебная переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, приступают к составлению проекта.
Текст распорядительного документа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаются приказы.
Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения (приказы по личному составу). Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. Определяют распорядительную часть от констатирующей прописными словом вразрядку (РЕШИЛ, ПРЕДЛАГАЮ, ПРИКАЗЫВАЮ). Печатают эти слова в отдельной строке, начиная с нулевого положения табулятора. Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить смыслу ранее изданным распорядительным документам, быть четкими, ясными. Нельзя употреблять слова: «повысить», «поднять», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать», так как сформулированные такие образом документы расплывчаты, проверка их исполнения затруднительна.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В каждом пункте указываются исполнитель или структурное подразделение, предписываемое действие и срок исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать». Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения, тогда он выделяется в отдельный пункт документа (предпоследний по счету).
Последним пунктом в приказах, постановлениях указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, а не после текста.
Текст должен иметь заголовок.
Завершающим этапом работы с проектами документов является их согласование и подписание.
Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется с составителем проекта, руководителем структурного подразделения, исполнителями и юрисконсультантом. Виза юрисконсульта говорит о том, что документ составлен в соответствии с законодательными и нормативными актами. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу указывается в самом документе.
Формуляр-образец приказа по основной деятельности приведен в прил. 11.
Распоряжение
Распоряжение – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, министерство, правительство, администрации городов, районов.
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.
Реквизиты распоряжения аналогичны реквизитам приказа, только вместо наименования вида документа «Приказ» печатают «Распоряжение» и разделяют констатирующую часть от распорядительной глаголом «Обязываю».
Указание
Указание — распорядительный документ организационно-распоря-дительного характера, создаваемый органами государственного управления: министерствами, ведомствами, организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций.
Составление текста указания аналогично приказу по основной деятельности, только вместо наименования вида документа «Приказ» печатают «Решение», а констатирующую часть от распорядительной отделяют глаголом «Обязываю» или «Предлагаю».
Постановление
Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, — комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
Различают постановления организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа), распределением обязанностей между членами, утверждением плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Текст постановления тоже аналогичен приказу, меняется наименование вида документа с «Приказа» на «Постановление». Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Постановляет».
Если постановление издает комиссия, то подписывает его председатель комиссии и секретарь.
Решение
Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомствами, научными советами.
Решение издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.
Реквизиты решения тоже аналогичны приказу по основной деятельности, вместо наименования вида документа «Приказ» печатают «Решение». Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Решил», «Решила». Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, при этом они не вправе менять содержание текста.
3.6. Информационно-справочные документы
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждения и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы и телефонограммы.
Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Справки – документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки бывают двух видов. С информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. В текстах справки (например, с места учебы, работы) не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно учится» и т. д. На справке должна стоять дата выдачи, заверенная подписью и печатью.
Справка по производственным вопросам может составляться по запросу руководства и содержать информацию о производственной тематике. Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы (внутренние), составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Справки, составленные по запросу внешних организаций (внешние), должны быть подписаны руководителем предприятия. Такие справки составляются в двух экземплярах. Первый отправляется адресату, а второй экземпляр подшивается в дело (прил. 12).
Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководителя. Цель – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст делится на две части: первая — констатирующая (описательная), и вторая — излагающая предложения, просьбы. Тексту предшествует заголовок.
Докладные записки бывают внутренними и внешними. Внутренние пишут рукописным способом и подписываются составителем. Внешние оформляются машинописным способом на общем бланке, подписываются руководителем, имеют заголовок, дату и исходящий номер. Используют бланки формата А4 и А5 ( прил. 13, 14).
Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений («Объяснительная записка баланса предприятия ... за 200... г.»). Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства (прил. 15).
Акт — это документ, составленный несколькими лицами для удостоверения определенного факта. В большинстве случаев акт составляется комиссией, назначенной руководителем предприятия или вышестоящей организацией. Комиссия действует на основании приказа. В состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку фактам, подлежащим обследованию.
Акт ревизии финансовой деятельности предприятия, соблюдения трудового законодательства, нормативных актов и законов составляется в первом случае бухгалтером-ревизором, в остальных — инспекторами различных правоохранительных служб, которые уполномочены вышестоящими органами на проверку учреждений. Составлению акта должна предшествовать всесторонняя проверка тех фактов, которые будут отражены в нем. В составлении акта участвуют заинтересованные лица, т. е. те работники, деятельность которых проверяется.
В актах обычно отражается не только деятельность предприятия, но и намечаются конкретные предложения по улучшению работы. После составления акта комиссия знакомит всех заинтересованных лиц с его содержанием под роспись.
В акт включаются только те факты, подлинность которых проверена одним из членов комиссии (или проверяющими лицами). Никакие субъективные предложения или выводы в акт не включаются. Почти все акты утверждаются руководителем предприятия и могут послужить основанием для издания приказов и докладных записок, адресованных в любые органы, в том числе в судебно-правовые.
Акты составляются при ревизии предприятия или деятельности отдельных должностных лиц, при сдаче-приемке дел руководителями и работниками учета, при стихийных бедствиях, при обнаружении дефектов, недостаче, при списании пришедшего в негодность инвентаря, при установлении нарушения законов и т. п. (прил. 16).
Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта. Категория и вид телеграммы указываются адресатом («срочная», «заверенная», «... с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом»). Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Напр.:
«Москва Колос Козлову», «Саратов Гранит Иванову».
Текст телеграммы пишется телеграфным стилем, для которого характерно отсутствие предлогов, союзов, знаков препинания. Числа и цифры рекомендуется писать словами, однако многозначные числа можно писать цифрами. В отдельных случаях, когда отсутствие знака препинания может привести к искажению смысла или возможности его двусмысленного толкования, допускается обозначение знаков препинания условными обозначениями:
— тчк - точка;
— зпт - запятая;
— двт - двоеточие;
— квч - кавычки,
Условно обозначается номер - НР. Словами пишут «+» — плюс, «-» — минус, «%» — проценты и др.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем и заверяется печатью. Телеграмма, направленная в несколько адресов, подписывается и заверяется печатью в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии указываются все адреса, а к отправляемой телеграмме прилагается список адресатов (прил. 17).
|
