"Архивное хранение электронных документов"

1.1Создание и использование архивов электронных документов;

• 
  Разработка принципов хранения информации;
  
• 
  Защита информации;
  
• 
  Активизация вторичного использования информации;
  
• 
  Стандартизация критериев описания данных;
  
• 
  Оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;
  
• 
  Регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных;
  
• 
  Реализация информационных услуг и исследовательских проектов;
  

• 
  Базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах;
  
• 
  Текстовые файлы, в которых хранятся, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет;
  
• 
  Оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).
  

• 
  отбирать на хранение лишь машиночитаемые данные, не имеющие бумажных аналогов;
  
• 
  при экспертизе уделять основное внимание оценке прикладных программ информационных систем, а не отдельным документам, т.е. большее внимание функциям электронного документа, а не ему самому;
  
• 
  рассматривать вопрос о читабельности принимаемых машиночитаемых данных (проблема совместимости математического обеспечения)
  

• 
  Непреднамеренные ошибки пользователей, управляющих делами, системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные системы;
  
• 
  Кражи и подлоги информации;
  
• 
  Стихийные ситуации внешней среды;
  
• 
  Заражение вирусами.
  
  В соответствии с характером указанных выше угроз формируется задачи обеспечения защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз.
  
  Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота и использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.
  

• 
  Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые очень важны для деятельности организации и постоянно используются в работе. Вот почему важно изначальное создание баз данных и других электронных документов в наиболее распространенных форматах. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.
  
• 
  Миграция электронных документов в "открытые" или наиболее распространенные компьютерные форматы. Для текстовых документов это – txt, rtf, pdf; для графических – tiff, jpg; для таблиц и баз данных – db, dbf, xls, txt..
  
• 
  Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды. Однако это также бывает непросто сделать, т.к. не для всех программных оболочек эмуляторы могут быть разработаны. Именно поэтому при создании информационных систем и электронных документов следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы записи, но на распространенные ОС, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения. Например, операционные системы Windows’95’ 97` NT` 2000`XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС.
  
• 
  Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.
  

• 
  Открытые,
  
• 
  Ограниченного доступа
  
• 
  Хранящиеся на особых условиях доступа к ним.
  

• 
  архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;
  
• 
  архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;
  
• 
  архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.
  

• 
  Разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;
  
• 
  Обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;
  
• 
  Исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам.
  

• 
  Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, учитывая такие факторы, как - находятся ли они:
  в оперативном использовании в организации;
  
• 
  В архивах организации при обеспечении кратковременного хранения (до 5–7 лет);
  
• 
  В ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения.
  

1. 
   Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: : Учеб. Пособие для сред. Проф. образования // Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия» - 2004 – 260-263с.
   
2. 
   Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. – М.: ИНФРА-М – 1998 - 261-264, 273-279, 183с.
   
3. 
   Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство // А.И. Алексенцев - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»» - 2001 – 90-93с.
   
4. 
   http://www.security.ukrnet.net/ –сайт Домарева В.В. «Безопасность информационных технологий»
   

5. Делопроизводство и документооборот на предприятии / Н.А. Храмцовская Архивное хранение электронных документов глазами министерств и ведомств

6. 
   Делопроизводство и документооборот на предприятии / Н.А. Храмцовская Проблемы архивного хранения документов федеральных государственных органов и предприятий
   
7. 
   Правила организации хранения, комплектовании, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук. / Утверждены Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19