Отчет о выполнение научно-исследовательских работ на тему: «Разработка информационной системы «Информационная среда современного университета, этап 1»

2.2. Разработка Сервиса проведения Конференций КубГУ

2.2.1. Назначение Сервиса и решаемые задачи

1. 
   Информационное сопровождение конференции в сети Интернет – создание страниц с общей информацией о конференции, и далее, по мере подготовки конференции, предоставление информации о зарегистрированных участниках, принятых докладах, программе конференции.
   
2. 
   Формирование организационного комитета конференции с использованием базы данных по персоналиям, имеющейся в ИС КубГУ.
   
3. 
   Информирование потенциальных участников – рассылка по электронной почте информации о конференции зарегистрированным в ИС КубГУ пользователям, которые могут стать участниками конференции, исходя из областей их профессиональной деятельности и научных интересов.
   
4. 
   Регистрация участников конференции – подача пользователями заявок путем заполнения регистрационной формы участника, рассмотрение заявок в оргкомитете и подтверждение регистрации в качестве участников.
   
5. 
   Прием материалов докладов – прием материалов от заявителей, желающих принять участие в конференции в качестве докладчиков (заполнение регистрационной формы доклада и загрузка файлов с материалами).
   
6. 
   Рецензирование материалов докладов – назначение представленным докладам рецензентов, информирование рецензентов о направленных им на экспертизу докладах, прием экспертных заключений и принятие оргкомитетом решений по докладам.
   
7. 
   Рассылка уведомлений – отправка по электронной почте различных сообщений участникам и докладчикам, как персонифицированных уведомлений (например, извещение о результатах рассмотрения заявки или рецензирования доклада), так и сообщений оргкомитета, предназначенных всем участникам (например, информационных писем конференции или извещений об изменениях в порядке проведения мероприятия).
   
8. 
   Формирование программы конференции – составление программы (расписания) работы конференции, т. е. подготовка списков докладов, заслушиваемых на пленарных и секционных заседаниях и представляемых на стендовых сессиях, с указанием дат и временных интервалов.
   
9. 
   Ведение архива конференций – размещение итоговых материалов по окончании конференции, сохранение всех материалов конференции в архиве и предоставление к ним доступа (с поиском в архиве и с возможным разграничением прав доступа).
   
10. 
    Ведение календаря конференций – предоставление всем пользователям информации о представленных в Сервисе предстоящих мероприятиях с развитыми возможностями поиска по атрибутам конференции.
    
11. 
    Публикация информации о проводимых конференциях на портале ИС КубГУ, в частности в новостных лентах.
    

2.2.2. Среда функционирования и компоненты Сервиса

• 
  Внешний пользователь – неавторизованный пользователь, имеющий доступ на чтение страниц конференций, публикуемых в рамках Сервиса, а также возможность регистрации в роли участника конференции.
  
• 
  Администратор конференции – авторизованный пользователь, зарегистрированный Администратором сервиса как представитель организационной единицы, отвечающей за проведение конференции. Администратор конференции имеет возможность создания страницы конференции и ее редактирования, подтверждения регистрации участников и докладов, назначения рецензентов, принятия решений по докладам, составления программы конференции и ряд других возможностей, предусмотренных для представителя организатора конференции.
  
• 
  Администратор сервиса – авторизованный пользователь, который обладает правами администратора CMS Drupal со всеми вытекающими из этого правами. В частности, Администратор сервиса имеет возможность редактирования общих справочников Сервиса, например таких, как справочники видов и уровней конференции.
  

• 
  Модуль конференций. Даный модель обеспечивает: создание, изменение и отображение информации о конференции; создание организационного комитета конференции (посредством Конструктора оргкомитета); размещение новостных сообщений о конференции; событийный вызов блока оповещений с соответствующим шаблоном.
  
• 
  Модуль участников обеспечивает: подбор участников для приглашения к участию в конференции (на основании архивов материалов прошедших конференций); прием заявок на участие и регистрацию участников конференции; ведение реестра участников, формирование текстов уведомлений участников конференции по событиям и событийный вызов блока оповещений.
  
• 
  Модуль тезисов обеспечивает подбор авторов для приглашения на конференцию, прием материалов от заявителей, ведение реестра заявителей, назначение рецензентов, получение рецензий на материалы, ведение отчетов о статусе прохождения материалов, подготовку уведомлений для заявителей и авторов.
  
• 
  Модуль архивов предназначен для работы с материалами проведенных конференций. Этот модуль обеспечивает: перевод конференции в архив с предоставлением доступа к архивным материалам (с учетом заданных ограничений на доступ), формирование прототипа сборника материалов конференции на основе имеющейся в модуле тезисов информации о принятых докладах; выгрузку данных о конференции в формате объединенного архива.
  
• 
  Блок оповещений реализует рассылку информации по электронной почте пользователям, имеющим отношение к конференции, при наступлении различных событий. Предусматривается как рассылка "широковещательных" сообщений, предназначенных всем участникам (например, информационных писем оргкомитета, извещений об изменениях в порядке проведения мероприятия), так и персонифицированных уведомлений отдельным участникам. В качестве последних могут выступать подтверждения регистрации внешнего пользователя в роли участника конференции, приема материалов от заявителя, получения оплаты, информирование о получение рецензии, об изменении статуса материала (принят, отклонен). Списки рассылки и шаблоны писем могут формироваться как автоматически, так и вручную.
  
• 
  Блок поиска обеспечивает контекстный поиск информации по текстовым полям, а также поиск по атрибутам, относящимся к конференции и докладам.
  
• 
  Блок статистики обеспечивает предоставление статистической информации о количественных показателях конференций, заявителей, участников, докладчиков, поданных докладов и т.д., а также текущую информацию по конференции с учетом статусов участников и поданных материалов.
  
• 
  Блок сопряжения обеспечивает интеграцию Сервиса конференций с другими сервисами ИС «Информационная среда современного университета».
  

• 
  Подсистемой ведения справочников организаций;
  
• 
  Подсистемой ведения справочников организационных единиц КубГУ;
  
• 
  Подсистемой ведения справочников пользователей;
  
• 
  Справочником адресов.
  

2.2.3. Модель данных Сервиса

• 
  Полное наименование конференции (FullName);
  
• 
  Краткое наименование конференции (ShortName);
  
• 
  Логотип конференции (Logo) – сылка на файл, содержащий изображение логотипа);
  
• 
  Время начала и время окончания конференции (StartTimeConference и EndtTimeConference;
  
• 
  Дата публикации (FirstTime) – дата размещения информации о конференции в лентах новостей и календарях;
  
• 
  E-mail (MailConference) – контактный адрес электронной почты;
  
• 
  Вид конференции (sc_clsConferenceType_ID) – характеристика мероприятия, отражающая его жанровую специфику. Возможные виды мероприятий задаются в справочнике sc_clsConferenceType: научно-практическая конференция, научно-методическая конференция, выставка, школа-семинар и др.;
  
• 
  Тип сборника материалов конференции (clsScientificResultTypes_ID) – характеризует жанр материалов, публикуемых в виде трудов конференции (сборник тезисов, сборник докладов, сборник статей и др.). Выбирается в соответствии с общесистемным справочником научных результатов clsScientificResultTypes;
  
• 
  Уровень конференции (sc_clsConferenceLevel_ID) – характеристика мероприятия, отражающая степень "географического" охвата, т.е. участие в мероприятии представителей различных организаций, регионов, стран. Возможные уровни задаются справочником sc_clsConferenceLevel: факультетская; университетская; межвузовская; региональная; всероссийская; всероссийская с приглашением иностранных участников; международная и др.;
  
• 
  Дополнительные атрибуты (AdditionalAttribute) — дополнительная характеристика мероприятия, например: студенческая конференция, конференция молодых ученых и др.;
  
• 
  Текст информационного сообщения (Announcement) – извещение о конференции, вводимое в текстовую область с возможным форматированием;
  
• 
  Договор участия (LinkDoc) – ссылка на файл типового договора;
  
• 
  Место проведения (sc_clsPlace_ID) — идентификатор записи в таблице sc_clsPlace, в которой хранится информация о месте проведения конференции;
  
• 
  Реквизиты оплаты (PaymentDetails) – информация, необходимая для оплаты участия в конференции, ввводимая в текстовую область с возможным форматированием;
  
• 
  Дополнительные материалы (LinkAdd) – ссылка на файл, содержащий информационное письмо о конференции или иные материалы;
  
• 
  Дата рассылки приглашений (InvitationTime);
  
• 
  Дата начала и дата окончания приема материалов (StartTimeThesis и EndTimeThesis);
  
• 
  Дата фиксации материалов (FixationTimeThesis) – дата, начиная с которой невозможно внесение изменений в поданные материалы;
  
• 
  Дата объявления результатов экспертизы материалов (ExpertiseTimeThesis);
  
• 
  Дата приема подтверждений и пожеланий (ConfirmTime).
  

• 
  Идентификаторы конференции (sc_Conference_ID) и секции (sc_Section_ID), на которую подан доклад;
  
• 
  Название доклада (Name);
  
• 
  Анонс (Abstract) – краткое содержание (аннотация) доклада, вводимое в текстовую область с возможным форматированием;
  
• 
  Тезис (LinkDoc) – ссылка на файл, содержащий материалы (тезисы или полный текст доклада);
  
• 
  Дополнительные материалы (LinkAdd) – ссылка на файл с дополнительными материалами (например, презентация к докладу), при необходимости представить несколько файлов загружается zip-архив;
  
• 
  Пожелания (Info) – пожелания авторов доклада, касающиеся проживания, даты приезда-отъезда, и т. д.;
  
• 
  Дата и время доклада (ReportStartTime и ReportFinishTime) – пожелания заявителя по наиболее удобным для авторов дате и интервалу времени представления своего доклада; далее эти поля используются администратором конференции для задания времени начала и окончания доклада согласно составленному расписанию (программе работы) конференции.
  
• 
  Статус доклада (sc_clsReviewStatus_ID) – решение, принятое по докладу, из справочника возможных решений sc_clsReviewStatus: принять в качестве секционного, принять в качестве стендового, отклонить;
  
• 
  Признак фиксации материала (FlagEditing: BOOL) – параметр, который управляет возможностью внесения изменений в материалы заявителем; фиксация означает запрет на внсение изменений.
  

2.2.4. Порядок работы с Сервисом