Средства работы с текстовыми документами
Ввод, редактирование и форматирование текстов
Большинство документов, предназначенных для печати на бумаге, а также многие электронные документы являются текстовыми, то есть представляют собой блоки текста, состоящие из обычных слов, набранных обычными символами (буквами, цифрами, знаками препинания и другими). При работе с текстовыми документами компьютер превращается в подобие очень мощной и «интеллектуальной» пишущей машинки.
При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций. Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть, в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом не обязательно понимается машинописный набор с помощью клавиатуры. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем сканирования бумажного оригинала, и программы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат.
Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.
При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.
Методы представления документа
Начинать работу по изучению программы Word 9х следует с загрузки готового документа. Такой документ должен иметь расширение .DOC. Загрузив произвольный документ, можно поэкспериментировать с режимами представления документа на экране. Таких режимов несколько.
1. Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются четыре кнопки, позволяющие выбрать вид отображения документа в рабочей области.
2. Первая кнопка включает обычный режим. Этот режим используют при простом вводе и редактировании текста. В этом режиме не отображаются специальные элементы страницы, рисунки и столбцы текста. Это режим предназначен только для работы с текстом.
3. Режим электронного документа наиболее удобен, если речь идет не о редактировании, а о просмотре готового документа. Слева открывается дополнительная панель с содержанием документа. Она дает наглядное представление о структуре документа и обеспечивает удобный переход к любому разделу.
В этом режиме на экране не отображаются кнопки выбора метода представления документа, поэтому в данный режим легко войти, но сразу не сообразишь, как из него выйти. Надо воспользоваться меню Вид. В нем имеются нужные элементы управления.
4. В режиме разметки документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при печати на бумаге. Этот режим наиболее удобен для операций форматирования.
5. Последняя кнопка открывает документ в режиме структуры. Этот режим удобен для работ над планом документа (составление, просмотр, редактирование).
Кстати, о планах! Преподаватель литературы, настойчиво требующий подготовки плана каждого сочинения, делает очень важное дело. В реальной работе ни один документ, имеющий размер более 7 страниц, без плана не готовится. То есть, подготовить такой документ конечно можно, но его беспорядочность и несвязность видны невооруженным глазом. Это непременно отразится на карьере специалиста, не умеющего составлять планы и работать с ними
Сохранение данных на компьютере
Созданный или отредактированный текст является данными. Если данные впоследствии будут нужны (а обычно так и бывает, поскольку созданием ненужных данных занимаются только в период обучения), то они должны быть сохранены. Все приложения Windows 98 имеют один и тот же порядок сохранения данных. Ознакомившись с приемами этой операции на примере программы текстовый процессор WORD, можно использовать их при работе с любыми другими программами.
1.При попытке закрыть приложение Windows 98 (в том числе и процессор WORD), не выполнив сохранение данных, операционная система напоминает, что данные надо сохранить.
2.Сохранение данных происходит, как мы знаем, в виде файла. Файл должен получить адрес, имя и расширение.
3.Адрес файла (папку, в которой он будет храниться) выбирает пользователь. Если он не указывает папку, то используется та папка, которая в данной программе принята по умолчанию.
4.Имя файла тоже выбирает пользователь. Операционная система Windows 98 позволяет дать файлу содержательное имя, по которому нетрудно догадаться о назначении файла.
5.Расширение имени в приложениях Windows 98 обычно задавать не требуется. Приложение «знает», к какому типу относится файл, и автоматически подставит необходимое расширение. В тех случаях, когда приложение может сохранить данные в нескольких форматах, следует указать тип сохраняемого файла.
6.Если документ сохраняется впервые и еще не имеет имени, его сохраняют командой Файл - Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение файла выбирают папку, тип файла и вводят имя файла. Сохранение выполняют щелчком на кнопке Сохранить.
7. Если документ уже имеет имя и ранее сохранялся, то сохранить его можно командой Файл - Сохранить. В этом случае он будет сохранен под тем же именем и перезапишет предыдущий файл.
8. Чтобы сохранить копию файла под новым именем, можно воспользоваться командой Файл - Сохранить как и выполнить сохранение с другим именем.
|
