Глава 24. ПИСЬМА ДЛЯ ВЫРАЖЕНИЯ СОЖАЛЕНИЯ, СОЧУВСТВИЯ
И СОБОЛЕЗНОВАНИЯ
При подготовке писем для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования крайне важно произвести на адресата впечатление искренности. Формальное послание в подобной ситуации может не только повлечь разрыв во взаимоотношениях, но и нанести адресату незаживающую душевную травму.
Во избежание подобных последствий следует придерживаться следующих основных правил:
- пишите подобные письма своевременно. Отправленное с опозданием выражение соболезнования будет воспринято адресатом как подчеркнутое неуважение;
- излагайте содержание по возможности менее формально, чем это принято для деловой переписки, даже если вы обращаетесь с подобным посланием к высокопоставленному лицу;
- будьте кратки и немногословны. Достаточно написать несколько искренних, сердечных слов, чтобы произвести на адресата нужное впечатление;
- помните, что в подобных случаях вполне допустимо оформлять часть послания (а в случае с соболезнованием - весь текст) от руки. Это подчеркивает личный характер письма, способствует сокращению психологической дистанции между автором и адресатом;
- завершив работу над текстом, обязательно перечитайте его и оцените свои ощущения. Если вы испытаете определенную неловкость, над письмом следует поработать еще (до устранения "шероховатостей").
Оформление писем с выражением сожаления допускается как на бланке, так и на листах писчей бумаги. Письма с выражением сочувствия и тем более соболезнования следует оформлять только на листах писчей бумаги.
Структура подобных писем включает от двух до четырех (не более) абзацев. Первый из них содержит ключевую формулировку и пояснение мотивов послания. Второй и третий служат для выражения чувств автора. Заключительный абзац предназначен для ободрения адресата. Кроме того, в нем могут содержаться пожелания адресату.
Особенностью содержания писем с выражением сожаления, сочувствия или соболезнования является их подчеркнуто личный характер.
Подписывать письма с выражением сожаления принято, указывая сначала инициалы и фамилию, а после них - должность автора. В подписи письма с выражением сочувствия допускается опускать полное указание должности (в ряде случаев от него можно вовсе отказаться). При выражении соболезнования желательно подписаться от руки, указав имя (имя и отчество) и фамилию.
Во всех перечисленных случаях допустимо приложить к письму визитную карточку с соответствующими пометками.
24.1. Письменное выражение сожаления
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ В.В. Торчковой │
│ │
│ Уважаемая госпожа Торчкова! │
│ Общество с ограниченной ответственностью "Ресторан "Петровский"│
│выражает свои сожаления в связи с невозможностью принять к исполнению Ваш│
│заказ. Это объясняется чрезвычайно высокой загрузкой банкетного зала в│
│предстоящие три недели. │
│ Мы будем рады, если Вы сочтете возможным изменить ранее намеченную│
│дату проведения торжественного застолья на более позднюю. Мы с│
│готовностью примем от Вас заказ после 10 августа с.г. │
│ Мы гарантируем Вам высокое качество обслуживания. Кроме того,│
│обращаем Ваше внимание на то, что по причинам сезонного характера перенос│
│даты заказа позволит Вам сэкономить до 10% его стоимости. │
│ Надеемся, что Вы отнесетесь к изложенному выше с пониманием. │
│ │
│ С уважением, │
│ Г.О. Кувшинников, │
│ директор ООО "Ресторан "Петровский" │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
24.2. Письменное выражение сочувствия
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору │
│ ОАО "Вольновская ткацкая фабрика" │
│ Е.И. Исаковой │
│ │
│ Глубокоуважаемая Ефросинья Илларионовна! │
│ Позвольте выразить Вам наше сочувствие в связи с постигшим Ваше│
│предприятие несчастьем - пожаром на производстве, повлекшим за собой│
│крупный материальный ущерб и травмирование трех работников. │
│ Мы разделяем Ваше огорчение и в этот нелегкий час намерены настоящим│
│письмом засвидетельствовать Вам нашу поддержку и симпатию. Мы также│
│предлагаем Вам свою помощь в решении вопросов, связанных с│
│восстановлением и ремонтом поврежденного здания, оборудования и│
│имущества. │
│ Искренне надеемся, что уже скоро имевшие место неприятности уступят│
│место более радостным событиям. Позвольте в этой связи подтвердить│
│намерение нашего предприятия сохранять и всячески развивать деловое│
│сотрудничество с Вашей стороной. │
│ Пользуясь случаем, желаем Вам, Ефросинья Илларионовна, стойкости│
│духа, энергии и настойчивости, удачи в осуществлении Вашей непростой│
│миссии, скорейшего и полнейшего восстановления предприятия, здоровья и│
│благополучия. │
│ │
│ С глубоким сочувствием и неизменным уважением, │
│ П.И. Лучинкин, │
│ директор ООО "Вольновский магазин "Ткани" │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
24.3. Письменное выражение соболезнований
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Заместителю главы администрации │
│ г. Каширы Московской обл. │
│ С.С. Плюсниной │
│ │
│ Многоуважаемая Светлана Сергеевна! │
│ От имени работников администрации и от себя лично выражаю Вам самые│
│глубокие и искренние соболезнования в связи с постигшим Вас горем -│
│безвременной кончиной супруга. │
│ Мы разделяем Вашу боль и Вашу скорбь и в этот трагический миг│
│переживаем эту невосполнимую утрату вместе с Вами и Вашими близкими. Мы│
│хорошо понимаем Ваши чувства и в этот печальный день заявляем о своей│
│дружеской поддержке и участии к Вам. │
│ Мы знали Вашего покойного супруга как человека незаурядных│
│способностей и дарований. Мы воздаем должное его деловым достоинствам и│
│исключительно ценили его за редкие душевные черты - приветливость,│
│отзывчивость, доброжелательность. │
│ Светлая память о Вашем покойном супруге навсегда сохранится в сердцах│
│тех, кто имел честь знать его лично. Мы безмерно сожалеем о его уходе из│
│жизни. Мы никогда о нем не забудем. │
│ │
│ С глубоким почтением, │
│ Е.В. Великопольский, │
│ глава администрации г. Каширы │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
24.4. Рекомендуемые формулировки для писем с выражением
сожаления, сочувствия и соболезнования
А. Основные формулировки:
- "Выражаем (выражаю) Вам (вам)...";
- "Позвольте выразить...";
- "Мы приносим Вам (вам)...";
- "Я выражаю Вам (вам)...";
- "Я обращаюсь к Вам со словами...";
- "Мы свидетельствуем Вам (вам):
(наше) сожаление;
(наше) сочувствие;
(наши) соболезнования" (глубокое (глубокие), искреннее (искренние), глубокое и искреннее (глубокие и искренние)):
в связи с...
невозможностью...;
невыполнимостью...;
тем, что по не зависящим от нас обстоятельствам мы не можем...;
постигшим Вас (вас) несчастьем...;
постигшим Вас и Ваших близких горем...;
постигшими Вашу организацию неприятностями...";
- "Мы разделяем...
Ваши (ваши) горькие чувства;
Вашу сердечную боль;
Вашу неизбывную скорбь;
Вашу неизгладимую печаль;
Ваше чрезвычайное огорчение;
Ваше глубокое разочарование";
- "Мы понимаем Ваши чувства...";
- "Мы заявляем о поддержке и участии...";
- "Мы воздаем должное...";
- "Мы безмерно сожалеем...";
- "Я сопереживаю...";
- "Я исполнен печали...".
Б. Дополнительные формулировки:
- "От имени...";
- "От имени и по поручению...";
- "От имени сотрудников... и от себя лично...";
- "От имени руководства организации...";
- "От лица общественности...";
- "От своего имени...";
- "Мы предлагаем Вам помощь...";
- "Вы можете рассчитывать на нашу поддержку...";
- "Я заявляю Вам о намерении всячески способствовать...";
- "Мы, как и прежде, с исключительной симпатией...";
- "Я, как и раньше, с большой теплотой и сердечностью...";
- "Вы по-прежнему вправе полагаться на...".
Глава 25. ПИСЬМА ПО СЛУЧАЮ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
Подобные письма оказываются исключительно полезными при заочном знакомстве с кем-либо из тех, в чьем обществе вы заинтересованы. Учитывая, что даже телефонный звонок незнакомому человеку "с положением" представляется не вполне тактичным, деловое письмо соответствующего содержания - это, по сути, единственный способ вступить в личный контакт с интересующей вас персоной напрямую, без посредников.
Оформление писем по случаю представления осуществляется с соблюдением стандартных требований к оформлению деловых посланий.
Структура письма предполагает наличие двух абзацев. Первый информирует адресата о намерении автора послания засвидетельствовать ему свое уважение в связи с заступлением на тот или иной официальный пост. Второй служит для изложения намерений автора послания в отношении установления и развития деловых и личных контактов с адресатом. Заключительная формула вежливости является обязательной.
Содержание письма по случаю представления должно быть организовано таким образом, чтобы, несмотря на общий официальный тон послания, в нем в то же время просматривались мотивы личного характера. Последнее достигается помимо использования стандартных формул вежливости изменением обычного порядка подписи: указанием инициалов (в ряде случаев - полного имени) и фамилии автора перед его должностью.
25.1. Письменное представление коллеге по бизнесу
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Генеральному директору│
│ ОАО "Пассат"│
│ Л.Д. Григорьеву│
│ │
│ Уважаемый господин Григорьев! │
│ Настоящим письмом я прежде всего имею честь засвидетельствовать свое│
│почтение Вам лично и руководимой Вами организации. │
│ Я также спешу сообщить Вам, что начиная с 25 марта с.г. уполномочен│
│представлять деловые интересы ООО "Лайт" в г. Костроме и Костромской│
│области. Мой предшественник на этом посту - господин И.А. Филиппов, -│
│передавая мне дела, в исключительно благожелательном тоне отозвался о Вас│
│и Вашей организации. Он также настоятельно порекомендовал мне│
│поддерживать с Вами тесные контакты - как деловые, так и личные. │
│ Я с большим удовольствием следую его рекомендациям, свидетельством│
│чему служит настоящее письмо. Хотел бы заверить Вас, глубокоуважаемый│
│господин Григорьев, в своем стремлении поддерживать и всячески│
│способствовать развитию таких контактов между нами. │
│ В связи с изложенным просил бы Вас принять мое приглашение на бизнес-│
│ланч, который, при Вашем согласии, мог бы состояться в ресторане│
│гостиницы "Плес" 30 марта с.г. с 12 до 13 часов. Мне будет чрезвычайно│
│приятно познакомиться с Вами лично. │
│ Пользуясь случаем, я также просил бы Вас принять уверения в весьма│
│высоком уважении. │
│ │
│ Искренне Ваш, │
│ Д.Г. Заградский, │
│ региональный торговый представитель │
│ ООО "Лайт" в г. Костроме и Костромской обл. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
25.2. Письменное представление дипломатического лица
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Его Превосходительству│
│ г-ну Нейлу Реджинальду Баклеру,│
│ Чрезвычайному и Полномочному Послу│
│ Австралийского Союза│
│ │
│ Ломе <*> │
│ │
│ Ваше Превосходительство, │
│ имею честь сообщить Вам, что сегодня я вручил Его Превосходительству│
│господину Мвуйелве Мвана, Премьер-министру Республики Того, и господину│
│Бекеле Зимба, Министру иностранных дел Республики Того, свои Верительные│
│Грамоты, аккредитующие меня в качестве Чрезвычайного и Полномочного Посла│
│Республики Беларусь в Республике Того. │
│ Занимая этот пост, я хочу заверить Ваше Превосходительство в том, что│
│с удовлетворением и уверенностью ожидаю установления между нами добрых│
│отношений, как официальных, так и личных, подобных тем, которые│
│благополучно существуют между нашими двумя государствами, а также нашими│
│представительствами в этой стране. │
│ Пользуюсь этим случаем, чтобы выразить Вашему Превосходительству│
│уверения в своем весьма и весьма высоком уважении. │
│ │
│ Виктор П. Лашкевич, │
│ Чрезвычайный и Полномочный Посол │
│ Республики Беларусь в Республике Того │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
--------------------------------
<*> Указывается название столицы (иного города) государства, в котором дипломатическое представительство другого государства осуществляет свои функции.
Глава 26. ПИСЬМА ПО СЛУЧАЮ ОТЪЕЗДА
Письма по случаю отъезда используются в практике деловых взаимоотношений прежде всего для того, чтобы засвидетельствовать партнеру свое внимание (а иногда - и признательность за прием). Кроме того, в отдельных случаях посредством подобных писем извещают о некоторых существенных для сложившегося порядка ведения дел деталях, например о временной передаче полномочий другому должностному лицу.
Оформление писем по случаю отъезда в целом отвечает стандартным требованиям, действующим и в отношении других видов деловых писем. Структура указанных писем характеризуется компактностью и предусматривает наличие одного-двух абзацев, а также заключительной формулы вежливости. Первый абзац обычно извещает адресата об отъезде автора послания, а второй содержит дополнительную информацию.
Содержание писем по случаю отъезда характеризуется малым объемом текста, а также использованием стандартных формулировок для выражения адресату знаков внимания (в большинстве случаев формальных).
26.1. Письмо по случаю отъезда из отеля
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору ООО "Отель "Бриз"│
│ г. Сочи Краснодарского края│
│ А.А. Аристову│
│ │
│ Уважаемый господин Аристов! │
│ Мое пребывание на гостеприимной сочинской земле, к сожалению,│
│подходит к концу. Настоящим письмом я хотел бы засвидетельствовать Вам│
│лично и персоналу руководимого Вами отеля свою чрезвычайную благодарность│
│за оказанные мне услуги. │
│ Мне было исключительно приятно провести время в отеле "Бриз". Мое│
│мнение о реноме отеля и Вашей личной и деловой репутации еще более│
│укрепилось. Я был искренне рад тому, что встретил в Вашем лице радушного,│
│заботливого и щедрого хозяина. │
│ Я также надеюсь, господин Аристов, что в самом ближайшем будущем мне│
│доведется вновь провести некоторое время в Вашем замечательном отеле.│
│Прошу Вас передать мою признательность персоналу отеля. │
│ Пользуясь случаем, шлю Вам свои самые добрые пожелания. │
│ │
│ С чрезвычайным почтением, │
│ И.И. Лазарев │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
26.2. Письмо по случаю временного отъезда
дипломатического лица
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Посольство Республики Украина,│
│ Стокгольм│
│ │
│ Высокоуважаемая госпожа министр! │
│ Имею честь сообщить Вам, что завтра я выезжаю на непродолжительный│
│срок в Киев. │
│ На время моего отсутствия П.В. Опанасенко, Первый Секретарь│
│Посольства, будет возглавлять работу Посольства в качестве Временного│
│Поверенного в делах Республики Украина. │
│ Прошу Вас, госпожа министр, принять уверения в моем самом высоком│
│уважении. │
│ │
│Госпоже Анне Линдт, Я.Х. Федорчук, │
│Министру иностранных дел Чрезвычайный и Полномочный │
│Королевства Швеция, Посол Республики Украина │
│Стокгольм в Королевстве Швеция │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
26.3. Рекомендуемые формулировки для писем
по случаю отъезда
А. Основные формулировки:
- "Засвидетельствовать свою признательность...";
- "Выразить чувство глубокого удовлетворения...";
- "Поблагодарить Вас...";
- "Высказать Вам свою благодарность:
за оказанный прием;
за проявленное гостеприимство;
за дружелюбное и приветливое отношение;
за доброжелательность и радушие;
в связи с окончанием моей миссии в качестве...;
по случаю завершения своей дипломатической миссии;
поскольку моя торговая миссия завершена и...;
так как мое пребывание в... подходит к концу;
я сохраню самые теплые впечатления;
у нас останутся самые лучшие воспоминания;
мы с большой теплотой будем вспоминать;
я продолжаю находиться под исключительно благоприятным впечатлением;
о днях нашей совместной работы;
о периоде пребывания в...;
время, отведенное нам судьбой на...;
от проведенных в... недель (месяцев, лет)".
Б. Дополнительные формулировки:
1) "Я просил бы передать в связи с этим:
- наилучшие пожелания персоналу;
- наши пожелания благополучия и процветания Вашим близким;
- самые искренние и добрые пожелания господину... и госпоже...;
- Вам дружеский привет и слова признательности от...";
2) "Мы хотели бы надеяться:
- на новую встречу в недалеком будущем;
- на сохранение деловых и дружеских взаимоотношений;
- на укрепление нашего сотрудничества;
- на развитие взаимовыгодных контактов".
|
