Управление редактором Word
Текстовое меню
При щелчке по любому пункту текстового меню, располагающемуся вверху страницы, он раскрывается в спускающееся меню.
Меню “Файл” (File)
Здесь имеются команды основных операций с уже готовым документом: создание нового документа, открытие или закрытие уже существующего, команда предварительного просмотра документа перед печатью. Команда “Печать” отправляет созданный документ на принтер, а пункт “Отправить” позволяет его послать по электронной почте или по факсу. Здесь же можно установить необходимые параметры страницы. Внизу выпадающего меню “Файл” отображается список документов, с которыми работали в последнее время. Нажатие на строчку с именем документа приводит к его запуску в окне Word.
Меню “Правка” (Edit)
С помощью пунктов этого меню можно отменить или повторить последние выполненные операции. Команда “отменить” позволяет в любой момент устранить последствия ошибочных действий. В этом же меню находятся команды операций с фрагментами текста – “удалить”, “вырезать”(“спрятать в “карман”), “скопировать “в карман”, “вставить “из кармана”. Здесь же имеется меню поиска нужного слова или словосочетания в тексте и инструмент замены слов и параметров текста.
Меню “Вид” (View)
C помощью данного меню можно изменить любой параметр внешнего вида как вашего документа, так и всего окна Microsoft Word в целом. Можно добавить или убрать любые элементы интерфейса* (линейку, дополнительные панели инструментов), изменить масштаб отображения окна и др. Здесь же можно выбрать колонтитулы – специальные пометки, которые будут автоматически добавляться в начало или конец каждой созданной страницы документа.
Меню “Вставка” (Insert)
С помощью этого меню можно добавить в документ новые элементы – примечания, сноски, оглавление, нумерацию страниц и др. Кроме того, можно добавить любой объект внетекстового формата – рисунок, таблицу и др., – созданный в другом приложении Windows.
Меню “Формат” (Format)
Здесь заключены параметры форматирования текста, т. е. изменения его внешнего вида. С их помощью можно изменить шрифтовое оформление, параметры абзаца, отступа (табуляции) и др. во всём документе или в его выделенной части. Здесь же находятся инструменты работы со стилями оформления документа, управление фоном и рамками.
Меню “Сервис” (Tools)
Одним из важных элементов этого меню является пункт “Параметры”, с помошью которого получаем ключ к важнейшим настройкам Word. Здесь же находятся команда проверки орфографии и меню автозамены (с помощью которого можно присвоить какому-либо сочетанию букв или слов значение целой фразы. В результате после ввода нужной вам комбинации Word заменит её на указанное вами значение).
Меню “Таблица” (Table)
В данном меню сосредоточены все операции, отвечающие за вставку таблиц в документ Word.
Меню “Окно” (Window)
Word позволяет работать в многооконном режиме. Когда мы открываем несколько документов подряд, переключаться между окнами-документами можно с помощью данного меню.
Контекстное меню
С каждым объектом Рабочего стола, папкой, значком, документом или даже словом внутри документа можно проделать множество самых разных операций (удалить, копировать, переместить и др.). Число и ассортимент операций зависит от того, с каким объектом мы работаем. В этой ситуации удобно воспользоваться функцией Контекстное меню. Оно появляется, если навести курсор на нужный вам объект и щёлкнуть правой(!) кнопкой мыши. Перед вами появится список действий, которые можно с этим объектом проделать. Вам надо выбрать необходимое действие и щёлкнуть по строчке с его названием теперь уже левой кнопкой мыши.
Работа с документом Создание документа
Создать новый документ можно несколькими способами.
1. Откройте в Проводнике (или с помощью папки “Мой компьютер”) папку, в которую вы хотите поместить создаваемый документ. Затем вызовите Контекстное меню и выберите пункт “Создать/Документ Microsoft Word”. После создания нового документа вам необходимо будет дать ему новое имя вместо “Новый документ Microsoft Word” и открыть его для редактирования (набора), щёлкнув по значку левой кнопкой мыши.
2. Создать новый документ можно с помощью кнопки “Пуск”: после установки Microsoft Office в верхней части меню “Пуск” появится команда “Создать документ Office”.
3. Запустить редактор Microsoft Word (щелчком на символ W), напечатать в нём нужный вам текст и лишь потом, при сохранении, дать имя файлу и указать в качестве места сохранения документа нужную вам папку.
Сохранение документа
Для сохранения созданного вами файла нажмите кнопку “Сохранить” с изображением дискеты на Панели инструментов Word. Если сохранение производится впервые, программа предложит выбрать папку, в которой будет сохранён документ, его формат и имя. В дальнейшем, если вы захотите уточнить некоторые параметры сохранения документа, можно воспользоваться пунктом “Сохранить как” меню “Файл”. Это небходимо, например, при сохранении уже записанного на вашем жёстком диске документа под новым именем, в новой папке или в новом формате. По умолчанию Word в качестве имени документа выбирает его заголовок или первую строку текста.
Если ваш документ содержит нестандартные шрифты, перед сохранением его для переноса на другую машину (напр., при записи на дискету) пометьте галочкой пункт “Внедрять шрифты True Type” (Embed True Type fonts) во вкладке “Параметры” меню “Файл”/”Сохранить как”/”Сервис”. В противном случае, открыв документ в другом компьютере, нестандартные шрифты распознаны не будут (вместо букв появятся пустые квадратики и различные “иероглифы”).
Открытие документа
1. Открыть уже готовый файл Microsoft Word можно, щёлкнув по значку документа в любом файловом менеджере, например, в Проводнике.
2. До наиболее часто используемых документов можно добраться, нажав меню “Пуск” и заглянув в меню “Документы”.
3. Запустите Microsoft Word и нажмите кнопку “Открыть” на Панели инструментов или зайдите в меню “Файл” и выберите команду “Открыть”. Этот способ применяется в тех случаях, когда необходимо открыть в Word текстовый файл с форматов, отличных от *.doc, например, *.txt и др. Если нужно открыть в Word файлы других форматов, надо установить в графе “Тип файла” (меню “Открыть”) соответствующее значение.
Перемещения по документу
Для перемещения курсора по документу наряду с мышью можно использовать клавиши, приведённые ниже в таблице (при включённом световом диоде Num Lock).
Таблица 2. Клавиши, обеспечивающие перемещение курсора по документу
Перемещение курсора
|
Клавиши для перемещения
|
На один символ влево
|
стрелка курсора влево
|
На один символ вправо
|
стрелка курсора вправо
|
На одну строку вверх
|
стрелка курсора вверх
|
На одну строку вниз
|
стрелка курсора вниз
|
К началу текущей строки
|
Home
|
К концу текущей строки
|
End
|
К началу следующего слова
|
Cntl + стрелка курсора вправо)
|
К началу предыдущего слова
|
Cntl + (стрелка курсора влево)
|
В начало абзаца
|
Cntl + стрелка курсора вверх)
|
К следующему абзацу
|
Cntl + стрелка курсора вниз)
|
В левый верхний угол окна
|
Cntl + Page Up
|
В правый нижний угол окна
|
Cntl + Page Down
|
К предыдущей экранной странице
|
Page Up
|
К следующей экранной странице
|
Page Down
|
В начало документа
|
Cntl + Home
|
В конец документа
|
Cntl + End
|
Автосохранение и быстрое сохранение
Кроме окончательного сохранения документа, нужно позаботиться о его предварительном сохранении. Сохранить введённую информацию можно, периодически нажимая на кнопку “Сохранить” с изображением дискеты на Панели инструментов. Но лучше для этого воспользоваться автосохранением – в процессе работы Word будет без вашей команды сохранять промежуточные результаты работы (напр., через каждые 10 минут). Это нужно для того, что компьютер иногда может давать сбои (“зависать”). При этом после перезагрузки весь введённый вами за несколько часов текст может исчезнуть. Автосохранение можно установить, включив опцию “Разрешить автоматическое сохранение” (“автосохра-нение каждые:...”) в меню “Сервис/Параметры/ Сохранение”.
Включив опцию “Разрешить быстрое сохранение”, можно обезопасить себя от программных сбоев.
Печать документа
Для простой печати документа достаточно нажать кнопку “Печать” (с изображением принтера) на Панели инструментов. Но изображение (вид) на экране и на бумаге могут отличаться, поэтому полезно будет перед печатью воспользоваться режимом Предварительного просмотра. Для входа в этот режим выберите в меню “Файл” режим Предварительного просмотра (“Print Preview”) или нажмите соответствующую кнопку (с изображением лупы) на Панели инструментов.
Но лучше всего для распечатки документа найти в меню “Файл” пункт “Печать” (Print), выбрав который вы получите новые средства управления печатью: можете распечатать не только весь документ, но и его выделенную часть, отдельные страницы по номерам, подряд все чётные или нечётные или ту страницу, на которой находится курсор в данный момент). Здесь же можно установить необходимое число экземпляров каждой печатаемой страницы. Нажав кнопку “Свойства”, вы войдёте в окно параметров принтера, где можете установить, например, ориентацию бумаги (вертикально или горизонтально) и др.
Перенос текста или его фрагмента в другой файл
Для перемещения текста (или его части) из одного файла в другой необходимо выделить его или нужный вам фрагмент и скопировать в память (“карман”). Далее нужно открыть файл, в который хотите скопировать информацию, или создать новый, после чего установить курсор в нужном вам месте и вставить информацию из памяти (“кармана”).
Панель инструментов (операций)
На кнопки этой панели вынесены все основные операции, которые можно проделать с уже готовым текстом. Всплывающие подсказки помогут найти соответствующую кнопку.
Кнопка Создать новый документ.
Кнопка Открыть документ. С её помощью можно открыть уже созданный в любом из форматов документ, добравшись до него с помощью специального мини-проводника.
Кнопка Сохранить документ. С её помощью можно сохранить созданный вами документ в любой папке под нужным именем.
Кнопка Печать документа.
Кнопка Предварительный просмотр позволяет увидеть текст в том виде, в котором он будет напечатан.
Кнопка Поиск ищет в документе заданное вами слово или словосочетание.
Кнопка Вырезать позволяет убрать “в карман” (в память) выделенный вами фрагмент текста.
Кнопка Копировать позволяет копировать в память выделенный вами фрагмент текста без его удаления.
Кнопка Вставить – вставка текста из “кармана” (из памяти).
Кнопка Отменить – отмена последних действий. Стрелка указывающая в другую сторону, позволяет вновь вернуться на шаг вперёд.
Кнопки вывода панели инструментов Web и добавления гиперсылки применются при использовании Word в качестве средства просмотра и редактирования гипертекстовых документов Интернет.
Кнопка создания новой таблицы в документе Word.
Кнопка добавления в документ Word таблицы в формате Microsoft Exсel.
Кнопка пеобразования текста в формат нескольких колонок.
Кнопка, включающая панель инструментов рисования.
Кнопка, включающая режим Схемы документа (списка заголовков)
Кнопка непечатаемых символов позволяет сделать видимыми специальные символы оформления документа (символы конца строки, пробела). Повторное нажатие кнопки вновь сделает эти символы невидимыми.
С помощью меню масштаба документа можно выбрать для себя удобный масштаб отображения текста. Например, если текст не помещается на экране, уходя за правую границу экрана, можно выбрать меньший масштаб, чтобы увидеть всё поле документа целиком. Обычно применяется масштаб По ширине страницы (91%).
С помощью кнопки Е-mail можно создать в Word новое электронное письмо или отправить по почте уже существующий документ.
Операции с файлами Копирование файлов
Копировать файлы из папки в папку или с жёсткого диска на дискету можно следующими способами.
1. Вызвать Контекстное меню файла и выбрать пункт “Копировать”. Теперь перейдите в папку или на диск, куда вы хотите переместить копию вашего файла. Вновь вызовите Контекстное меню и выберите пункт “Вставить”.
2. Эту же операцию можно проделать с помощью кнопок “Копировать” и “Вставить” на панели инструментов Проводника.
3. Файл можно просто перетянуть мышью в новую папку, удерживая при этом нажатой кнопку Ctrl на клавиатуре.
Перенос файлов
1. Осуществляется так же, как и копирование. Только вместо кнопки “Копировать ” в Контекстном меню или на Панели инструментов Проводника нужно выбрать “Вырезать”.
2. Проще перетащить файл из одной папки в другую или на дискету мышкой. Для облегчения процесса можно открыть две копии Проводника: в одной открыть папку, где расположен копируемый файл, а в другой – папку / дискету, куда переносите файл.
Удаление файлов
1. Вызвать Контекстное меню файла и выбрать строку “Удалить”.
2. Перетянуть его мышкой в “Корзину” на Рабочем столе.
Переименование файла
Нужно выбрать пункт “Переименовать” Контекстного меню или нажать клавишу F2 на клавиатуре.
Создание нового файла или папки
Воспользуйтесь пунктом “Создать” (New) Контекстного меню, предварительно открыв в правой части Проводника папку, в которую вы хотите поместить новый файл или папку.
Работа с текстом Разбивка текста на абзацы
При вводе текста он автоматически переходит на следующую строку. Для создания абзаца поставьте курсор на требуемое место и нажмите клавишу Enter. Если вы передумали и решили отказаться от создания абзаца, нажмите клавишу Back Space. Для соединения двух абзацев можно поставить курсор в конец строки первого абзаца и нажать клавишу Delete.
Курсор ввода и указатель мыши
Курсор ввода имеет вид мерцающей вертикальной линии. Он указывает, куда будет вводиться с клавиатуры символ, вставляться рисунок или другой объект. Кроме курсора ввода в окне виден указатель мыши, имеющий вид латинской буквы I. Его местоположение меняется при перемещении мыши. Чтобы задать положение точки ввода, необходимо переместить мышь так, чтобы указатель находился в нужной точке экрана, и щёлкнуть мышью.
Непечатаемые символы
Для отображения непечатаемых символов на экране нажмите кнопку “Непечатаемые символы” на панели инструментов. После нажатия клавиши Enter в конце абзаца появляется непечатаемый символ – маркер конца абзаца ¶. В промежутках между словами вы увидите точки. Типичная ошибка начинающих пользователей состоит в том, что они нажимают пробел вместо одного раза несколько раз, что увеличивает расстояние между словами. Повторное использование клавиши “Пробел” наглядно видно, если на эране отображаются непечатаемые символы.
Исправление ошибок при вводе текста Удаление символа и слова
Для удаления символа справа от курсора нажмите клавишу Delete (Del), слева от курсора – клавишу Back Space. При этом вся правая часть строки сместится влево на одну позицию. Чтобы удалить одно слово справа от курсора, нажмите сочетание клавиш Ctrl + Del, слева от курсора – Ctrl + Back Space.
Отказ от операции
Если при редактировании документа вы сделали ошибку и хотите её исправить, выберите команду “Отменить” в меню “Правка” (Edit). В зависимости от ранее выполненного действия меняется название команды. Например, если вы выделили фрагмент и нажали клавишу Delete, что привело к удалению фрагмента, то в меню вы увидите команду “Отменить удаление”. После выбора этой команды удалённый фрагмент будет восстановлен.
С клавиатуры отменить последние действия позволяет нажатие на клавиши Ctrl + Z или Alt + Back Space. Удобно и быстро можно произвести отмену, нажав на кнопку “Отменить” на Панели инструментов. Сколько раз мы щёлкнем по кнопке “Отменить” или нажмём указанные клавиши, столько последних действий (определённое количество) будет отменено.
Стрелка, направленная вниз, справа от кнопки позволяет открыть список, в котором перечислены последние отменённые действия. Чтобы вернуться к месту последней правки, надо нажать клавиши Shift + F5. Действие некоторых команд отменить нельзя, например, команды из меню “Файл” – “Создать”, “Открыть”, “Сохранить” и др.
Возврат отменённого действия
Для возврата отменённых действий выберите команду “Вернуть”, в меню “Правка”. После слова “Вернуть” будет следовать ранее выполненной команды, например, “Вернуть удаление”.
Можно воспользоваться кнопкой “Вернуть” на Панели инструментов. Чтобы восстановить несколько последних действий, нажмите стрелку справа от кнопки и выберите из списка действия, которые вы хотите вернуть.
Режимы вставки и замены
Программа Word позволяет работать с документом в одном из двух режимов: вставки или замены. По умолчанию она работает в режиме вставки. В этом режиме символ, введённый в позицию курсора, сдвигает вправо всю строку, расположенную правее курсора. В режиме замены вводимый символ вставляется в текст в позицию курсора и заменяет (“стирает”) существующий символ. Переключаться из одного режима в другой можно с помощью клавиши Insert.
Выделение фрагмента документа
Для того чтобы проделать с фрагментом документа какую-нибудь операцию, его необходимо сначала выделить (маркировать). Выделение осуществляется с помощью а) левой кнопки мыши или б) нажатием (и удерживанием) кнопки Shift на клавиатуре и четырёх кнопок со стрелками. Для выделения строки щёлкните левой кнопкой мыши справа (или слева) от неё и проделайте маркировку.
Для выделения всего документа проделайте ту же операцию, держа нажатой кнопку Ctrl. Удобнее всего выделить весь текст, войдя в меню “Правка” и нажав пункт “Выделить всё”.
Выбор и вставка нескольких объектов с помощью буфера обмена
Буфер обмена может хранить текст и графические объекты (до 24 объектов), созданные в одной из программ Office (до окончания работы). Выделенный объект помещается в буфер обмена после нажатия кнопки “Копировать” (Copy) или “Вырезать” (Cut) Панели инструментов, а также после выбора одноимённых команд в меню “Правка” или в контекстном меню. После добавления данных в буфер обмена появляется новая кнопка. Подведите указатель к любому объекту – вокруг объекта появится рамка, а вправой стороне высветится кнопка. Нажмите кнопку и выберите нужное действие с объектом, например “Вставить”, “Удалить”.
Показать область задач Буфера обмена можно несколькими способами: а) выбрать в меню “Правка” команду “Буфер обмена Office”; б) дважды нажать клавиши Ctrl + C; в) дважды щёлкнуть индикатор буфера обмена на панели задач.
Для вставки в документ любого объекта из буфера обмена установите курсор на нужном месте и нажмите соответствующую кнопку в области задач Буфера обмена. Вы можете собрать информацию из различных документов, а затем вставить все объекты, находящиеся в Буфере обмена, нажав кнопку “Вставить всё”. Кнопка “Очистить всё” удаляет всю информацию из буфера.
Перемещение и копирование фрагментов документа
При редактировании документа может возникнуть необходимость переместить или скопировать фрагменты документа из одного места в другое. Названные операции можно выполнить несколькими способами.
Использование команд меню “Правка”
Для перемещения/копирования одного или нескольких фрагментов документа поместите их в буфер обмена. Для этого выберите команду “Вырезать” или “Копировать” в меню “Правка” или контекстном меню. Вставку фрагмента из буфера обмена в позицию курсора выполняют командой “Вставить”.
Использование кнопок Панели инструментов
Количество действий при копировании/перемещении выделенного фрагмента документа уменьшается, если вместо выбора команд меню нажимать дублирующие их кнопки “Вырезать” или “Копировать” и “Вставить” на Панели инструментов.
Перемещение и копирование выделенного фрагмента документа мышью. Указатель подведите к выделенному фрагменту и, когда он примет вид стрелки, нажмите левую кнопку мыши. Затем переместите фрагмент на место вставки, не отпуская кнопки мыши. Для снятия выделения щёлкните мышью вне перемещаемого фрагмента.
Копирование выделенного фрагмента выполняют так же, как и перемещение. Отличие состоит в том, что перемещение производят при нажатой клавише Ctrl. При этом рядом с указателем внизу виден знак “+”.
Перемещение и копирование фрагмента документа с клавиатуры
Данный способ производится следующим образом: 1) выделить фрагмент документа; 2) нажать клавишу F2; 3) переместить курсор на место вставки клавишами управления курсором; 4) нажать клавишу Enter.
Для копирования выделенного фрагмента, выполните ту же последовательность действий, но нажмите клавиши Shift + F2, а не F2. Также рекомендуем пользоваться сочетанием клавиш, приведёнными ниже в таблице.
Таблица 3. Сочетания клавиш, используемые при перемещении и копировании фрагмента текста
Команда меню
|
Дублирующие клавиши
|
Вырезать
|
Ctrl + X или Shift + Del
|
Вставить
|
Ctrl + V или Shift + Insert
|
Копировать
|
Ctrl + C или Ctrl + Insert
|
Удаление и замена выделенных фрагментов документа
Для удаления фрагмента документа выделите его и нажмите одну из клавиш: Delete, Back Space или “Пробел”. Если выделить фрагмент текста и начать вводить символы с клавиатуры, то новый текст заменит предыдущий.
Поиск фрагментов текста
Чтобы найти слово, группу символов и др., не просматривая весь документ, выполните следующие действия:
– установите курсор на то место, с которого начнёте поиск;
– выберите в меню “Правка” (Edit) команду “Найти”. Команду дублируют клавиши Ctrl + A (Ctrl + F). На экране отобразится диалоговое окно “Найти и заменить”;
– откройте вкладку “Найти”;
– в текстовое поле “Найти” введите образец (слово, символ), по которому будет производиться поиск;
– нажмите кнопку “Найти далее”. Найденная группа символов будет выделена. Если окно диалога закрывает нужный фрагмент текста, передвиньте его с помощью мыши.
– для продолжения поиска повторно нажмите кнопку “Найти далее”.
Переход из диалогового окна “Найти” в окно документа и обратно выполняется щелчком мыши соответствующего окна или нажатием клавиш Alt + F6. Диалоговое окно “Найти” можно убрать с экрана, нажав клавишу Esc (Escape) или клавиши Alt + F4.
Для выполнения расширенного поиска щёлкните ссылку “Расширенный поиск” в нижней части области задач “Обычный поиск”.
Замена символов
Для автоматизации поиска и замены одного или нескольких символов, слова или фрагмента текста установите указатель мыши на то место, откуда начнёте поиск и замену. Выберите в меню “Правка” команду “Заменить”. Для отображения диалогового окна с клавиатуры нажмите сочетание клавиш Ctrl + p (Ctrl + H).
В текстовое поле “Найти” введите фрагмент текста или символы, которые должны быть найдены и заменены.
В поле “Заменить на” введите текст или сочетание символов, которыми надо заменить сочетание, указанное в поле “Найти”.
Для начала поиска искомой строки символов нажмите кнопку “Найти далее”. Найденная строка будет выделена. Если замену не следует производить, нажмите эту кнопку повторно.
Для замены данных нажмите кнопку “Заменить”. После того как замена будет произведена, в окне программы Word будет выделен следующий фрагмент.
Кнопка ”Заменить все” используется при автоматической замене всех искомых символов в документе.
Кнопка “Больше” позволяет расширить параметры поиска.
Если в документе выделить фрагмент текста, то поиск и замена символов будет производиться только в этом фрагменте.
Синонимы, антонимы и связанные слова
Word предоставляет возможность найти в словаре синонимы, антонимы и связанные (близкие по значениею) слова., что позволяет избежать повторов и улучшить стиль. Для получения списка синонимов, антонимов и связанных слов выделите слово и воспользуйтесь командой “Язык”, “Тезаурус” в меню Сервис” (Tools) или нажмите клавишу Shift + F7. Если слово не выделено, а курсор находится между словами, то синоним будет предложен для следующего за курсором слова.
В диалоговом окне “Тезаурус” слово, для которого подбирается синоним, будет отображено в списке “Синонимы для”. Если перед выбором команды “Тезаурус” слово не было выделено, а рядом с курсором текст отсутствует, то название поля “Заменить синонимом” (Replace with Synonym) изменится на “Вставить”, а поле “Синонимы для” на поле “Поиск”. Чтобы найти синоним для какого-нибудь слова, введите его в поле “Вставить”, а затем щёлкните кнопку “Поиск”.
Выбор смысловых оттенков слова
Различные смысловые оттенки выделенного слова перечислены в поле “Значения”. Если вы хотите заменить выделенное в тексте слово синонимом, выберите из списка “Значения” слово, наилучшим образом передающий смысл. В поле “Заменить синонимом” будет выведен список синонимов для слова, выбранного из списка “Значения”. Выберите понравившееся вам слово и нажмите кнопку “Заменить”. Если вам не понравятся предлагаемые варианты, нажмите кнопку “Отмена” (Cancel) или клавишу Esc.
Выделение цветом фрагмента документа
Выделение цветом фрагментов документа позволяет автору и другим лицам обратить внимание на определённые места открытого файла. Для выделения цветом нажмите кнопку “Выделение цветом” на панели форматирования и выберите нужный цвет из палитры. Рядом с указателем появится изображение кисточки. Выделите мышью нужный вам фрагмент, и он закрасится в выбранный цвет.
Закончив работу по выделению цветом, нажмите повтороно кнопку “Выделение цветом”, чтобы эта кнопка перестала быть активной. Чтобы снять выделение цветом, выберите в раскрывающемся списке элемент “Нет” и повторно закрасьте фрагмент мышью.
Проверка орфографии и грамматики Автоматическая проверка орфографии
Слова, написанные с ошибкой или отсутствующие в словарях, а также два одинаковых слова, введённые подряд, в документе Word подчёркиваются красной волнистой линией. Если в тексте нет ошибок, то в строке состояния в индикаторе проверки правописания видна галочка. Для проверки правописания текста или его фрагмента выделите его или поставьте курсор на то место, откуда начнёте проверку документа. Проверку произведите одним из следующих способов:
– нажмите кнопку “Правописание” на Панели инструментов;
– нажмите клавишу F7.
После щелчка правой кнопкой подчёркнутого слова на экране отобразится список возможных вариантов замены этого слова и команды контекстового меню: “Пропустить всё”, “Добавить в словарь” и др. После выбора щелчком мыши правильно написанного слова, оно будет вставлено в документ взамен подчёркнутого. Список предлагаемых для замены слов виден также после выбора в контекстном меню команды “Автозамена”. Выбор команды “Пропустить всё” снимает подчёркивание не только в этом месте, но и во всех повторениях в документе этого слова. Активизация команды “Добавить в словарь” вносит это слово в словарь.
В списке “Варианты” будут приведены слова, взятые из словарей и предлагаемые для замены. Список выводится, если установлен флажок “Всегда предлагать замену” на вкладке “Правописание”, которая отображается после нажатия кнопки “Параметры”.
Проверка пунктуации
В документах Word текст, в котором неправильно расставлены знаки препинпния, подчёркнут волнистой зелёной линией. После щелчка правой кнопкой мыши подчёркнутого выражения появится предложение, как исправить ошибку, и команды: “Пропустить предложение” и “Грамматика”. При проверке текста на русском языке выбор второй команды отображает диалоговое окно “Грамматика”: русский (Россия) с ошибочно написанной фразой в поле “Грамматическая ошибка” и предложением по её исправлению. Помощник предложит дать пояснение с описанием ошибок данного типа.
Нажмите кнопку “Пропустить”, чтобы оставить текст без изменения. Проверка текста будет продолжена.
Нажмите кнопку “Пропустить всё”, чтобы оставить все вхождения выделенной ошибки без исправления.
Нажмите кнопку “Следующее” для перехода к следующему предложению, содержащему орфографические и грамматические ошибки.
Кнопка “Параметры” открывает диалоговое окно “Правописание” с одноимённой складкой которая используется для настройки правил проверки.
Для замены выделенной ошибки правильным вариантом написания нажмите кнопку “Изменить”. Если выделено повторяющееся слово, название этой кнопки изменяется на “Удалить”. Нажмите эту кнопку, чтобы удалить второе вхождение этого слова.
Для проверки пунктуации в диалоговом окне, отображаемом после нажатия кнопки “Параметры” должен быть установлен флажок “Также проверять орфографию”.
Проверка правописания на иностранных языках
Для настройки Word на проверку правильности правописания на каком-либо языке выберите в меню “Сервис” команду “Язык”/”Выбрать язык”. На экране отобразится диалоговое окно “Язык”. В списке “Пометить выделенный текст как” выделите язык, с которым будете работать и нажмите OK. Установите флажок “Определять язык автоматически”. Это позволит использовать требуемый словарь при проверке правописания.
Расстановка переносов
Перенос слов по слогам способствует выравниванию границ текста в документе и более компактному расположению материала. Чтобы задать параметры автоматической расстановки переносов при вводе текста, выберите команду “Язык”/ ”Расстановка переносов” в меню “Сервис”.
Если вы не хотите автоматически расставлять переносы в каком-либо фрагменте текста, то выделите этот фрагмент, отобразите на экране диалоговое окно “Абзац”, откройте вкладку “Положение на странице” и установите флажок “запретить автоматический перенос слов”.
В ряде случаев необходимо принудительно расставлять переносы. Кнопка “Принудительно” позволяет производить расстановку переносов в диалоговом режиме.
В некоторых случаях разрыв между словами не рекомендуется, например, в словосочетаниях или между инициалами (и фамилией). В этом случае ставится символ неразрывного пробела с помощью клавиш Ctrl + Shift + “Пробел”.
Форматирование текста
Форматирование – это оформление текста в полном соответствии со временем (стандартами) и собственным художественным вкусом. Оно включает в себя множество самых разнообразных операций, к которым относятся: изменение шрифтового оформления документа, изменение размера и расположения текста на странице, разбивка текста на части и придание каждой из них особого стиля.
Панель форматирования
Стили являются одним из самых удобных средств по-разному выделить различные участки текста. Изменив стиль, мы изменяем сразу несколько важных параметров строки или целого абзаца – шрифт, его размер, начертание, а также делаем выделенный фрагмент элементом логической структуры всего документа.
Все установленные в вашей версии Windows шрифты доступны из этого меню. Чтобы изменить шрифт фрагмента текста (документа), следует его выделить мышью, а затем выбрать из выпадающего списка нужную гарнитуру (шрифт).
С помощью меню “Размер шрифта” можно установить размер шрифта (кегль) для всего текста или выделенного участка.
Данные три значка определяют начертание шрифта, соответственно полужирное, курсивное (наклонное) и подчёркнутое. При определении начертания шрифта можно оперировать разными комбинациями этих параметров, получая, например, полужирный подчёркнутый или полужирный курсивный. После нажатия кнопки она как бы “утапливается” в панель – повторное нажатие на неё позволяет снять параметр начертания с выделенного участка текста.
Значки быстрого форматирования позволяют провести выравнивание выделенного участка текста по левому краю, центру, правому краю, обоим краям одновременно.
Кнопкой нумерации абзацев удобно пользоваться при подготовке списков.
Кнопка маркеров выставляет перед каждым жирным абзацем значок в виде жирной точки.
Кнопки оперативного уменьшения и увеличения отступов (расстояния между границей текстового столбца и краем страницы).
Кнопка внешние границы позволяет установить границы вокруг выделенного текста.
Кнопка изменения цвета фона выделенного фрагмента текста.
Кнопка изменения цвета шрифта.
Изменение вида текста и граница абзацев
Word позволяет выбрать несколько способов выравнивания границ текста: по левому или правому краю, по обоим краям или по центру. В большинстве случаев стоит остановиться на выравнивании по обоим краям. Выравнивание по центру чаще применяется к заголовкам. За операции выравнивания отвечает специальный управляющий элемент – Линейка с тремя регулирующими бегунками. Границы текста определяют два нижних бегунка, а верхний отвечает за абзацный отступ. Не стоит пытаться устанавливать абзацный отступ, нажимая на клавишу пробела – после нажатия клавиши Enter следующее предложение и без этого начнётся с красной строки.
Работа с линейкой
С помощью линейки и расположенных на ней бегунков можно установить ширину вашего текста и величину абзацного отступа. Нижние бегунки – правый и левый – отвечают за отступ основного текста от границ страницы, а верхний – за абзацный отступ.
Регулировка параметров страницы распространяется только на один абзац, на котором в данный момент установлен курсор. Для изменения параметра нескольких абзацев или всего текста необходимо выделить нужный участок мышью или командой “Правка/Выделить всё” текстового меню. А границы полей, обозначаемые серыми участками линейки, устанавливаются для всего документа сразу. Для расширения или сужения правого или левого поля наведите мышь на границу нужного поля на линейке. Если вы точно указали на границу, курсор мыши примет вид горизонтальной двусторонней стрелки. Теперь, нажав на левую кнопку мыши, не отпуская её, можно “потянуть” границу в нужном вам направлении.
Таким же образом регулируется с помощью вертикальной линейки в левой части экрана (в режиме разметки страницы – “Вид/Разметка страницы”) размер отступов вверху и внизу страницы.
Использование стилей для форматирования
Если вы создаёте за день несколько документов, то вместо десятка операций по форматированию можно воспользоваться единственным щелчком мыши, выбрав нужный стиль в меню Стилей на Панели форматирования. Каждый стиль содержит всю совокупность параметров текста, которые следует изменить в том или ином случае. Например, применив к выделенному фрагменту стиль “Заголовок”, вы одновременно даёте команду изменить тип шрифта, размер кегля, начертание и др.
В Word включена большая библиотека стилей. Кроме того, вы всегда можете изменить параметры любого стиля и создать новый на основе существующих. Сделать это можно с помощью пункта “Стиль” меню “Формат”. Для создания нового стиля выберите из списка стиль, который вы хотите дополнить, например, стиль “Обычный”. После этого нажмите кнопку “Создать”, а затем кнопку “Формат”. В появившемся контекстном меню выберите параметр, который вам надо изменить, а затем установите нужные вам значения. После завершения операции новый стиль появится в списке стилей на Панели форматирования. Если вы хотите, чтобы созданный вами стиль сохранился в библиотеке стилей, установите галочку в окошке “Добавить в шаблон” в окне изменения или создания нового стиля.
Использование кнопок быстрого форматирования
Кнопки быстрого форматирования позволяют провести быстрое выравнивание текста. Например, нам необходимо выравнять текст по обоим краям. Для этого маркируем текст или его нужный фрагмент и нажимаем на соответствующую кнопку на Панели форматирования. Аналогичным образом мы можем установить заголовки в центре и т. д.
Работа со структурой документа
Используя шаблоны (особенно это касается оформления заголовков) мы получаем возможность получения средств быстрой навигации по документу. Если ваш текст занимает большой объём, без этого работать становится гораздо тяжелее. Если все ваши заголовки помечены соответствующими стилями с соблюдением иерархии, можно нажимать кнопку “Структура документа” на кнопочной панели. После этого в левой части окна окна открылся список заголовков. Щёлкнув мышью по названию любого раздела, можно вывести на экран нужный вам участок текста.
Оформление сносок
Для оформления сноски (примечания) нужно установить курсор за соответствующим словом и войти в меню “Вставка”/ (“Ссылка”) ”Сноска”. Если вам нужны постраничные сноски (внизу страницы), установите пункт “Обычная”. При установке пункта “Концевая” все сноски в соотвестствии с нумерацией расположатся в конце документа. После установки всех нужных вам параметров не забудьте нажать команду OK.
При перемещении, копировании или удалении сноски работают со знаком сноски, а не с текстом в области сносок. При этом новая нумерация всех остальных сносок выполняется автоматически. В документе выбирают знак сноски, которую нужно переместить или скопировать, и перемещают его с помощью мыши или команд меню.
Для удаления сноски нужно выделить знак сноски и нажать клавишу Delete.
Разбивка документа на страницы и установка нумерации
Word разбивает документ на страницы автоматически, руководствуясь параметрами страницы, установленными в меню “Файл/Параметры страницы”. Воспользовавшись этим меню, вы можете изменить такие важные параметры, как отступ текста от краёв листа, а также размер бумаги, на которой собираетесь печатать текст.
Используя того же меню “Нумерация страниц”, можно автоматически пронумеровать все страницы вашего документа. Вы можете сами установить параметры размещения номера на странице – в правом или левом углу, вверху или внизу страницы и т. д.
Шрифтовое оформление текста
Добавление и удаление шрифтов в Windows производится с помощью иконки “Шрифты” на Панели управления.
Замена шрифта в выделенном участке текста производится через Меню шрифтов на Панели форматирования. Щёлкнув мышью по стрелке в правой части Меню, вы увидите полный список установленных в системе шрифтов. Вам остаётся только выбрать нужный шрифт. Конечно, не надо забывать, что предварительно необходимо выделить нужный участок текста. В большинстве случаев лучше всего воспользоваться самым простым, стандартным шрифтом, например, Times New Roman или Arial. Каждый шрифт имеет четыре основных начертания – нормальное, курсивное, полужирное и подчёркнутое. Кроме того, можно использовать самые разнообразные комбинации этих начертаний – полужирный курсив, подчёркнутый курсив и т.д. Для этого после выделения фрагмента нажмите не одну, а сразу две (или три) кнопки начертания на Панели форматирования.
Для изменения цвета слова или даже одной буквы выделите элемент текста и нажмите кнопку “Цвет шрифта” на Панели форматирования, затем выберите нужный оттенок из палитры цветов.
Последний элемент шрифтового оформления – это размер шрифта, или кегль. Кегль можно выбрать с помощью меню “Размер шрифта” на Панели форматирования. Для обычного текста, как правило, используется кегль в диапазоне 10–14, чаще 12. Для заголовков желателен кегль покрупнее.
Работа с нестандартными буквами и транскрипционными знаками
По роду своей деятельности филологам зачастую приходится пользоваться различными нестандартными буквами и шрифтами. Нестандартные символы можно извлечь из таблицы символов. Для этого входим в Меню Вставка на Панели инструментов и находим Символ. Перед нами открывается Таблица символов. В Меню шрифтов таблицы выбраем соответствующий шрифт, содержащий нужные нам символы (в нашем случае удмуртские буквы), например, Times New Roman Udm (если, конечно, он установлен в систему). Далее, наведя курсор мыши на нужную нам букву, выбираем её двумя щелчками мыши и вставляем в текст.
В шрифте Times New Roman вы найдёте буквы с диакритическими знаками, а также многие транскрипционные знаки на основе латиницы. В шрифтах Webdings, Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3 можно найти различные значки для обозначения заданий в учебных материалах.
|
