Лекция 3. Тема: «Вербальные средства в деловой коммуникации. Невербальные средства в деловой коммуникации ».
Введение
Речевое поведение и этикет
Эффективность коммуникации
Особенности речевой коммуникации
Использование и оценка невербальных средств общения
Введение
Не все эти максимы могут быть реализованы в каждой речевой ситуации: не всегда необходимо соглашаться с собеседником, выказывать ему симпатию, но обязательно надо быть тактичным, корректным, уважать право собеседника на получение точной и полной информации и на выражение ее со своей стороны.
Несоблюдение принципов общения ведёт к разногласию и взаимному непониманию. Это бывает тогда, когда собеседник только на словах, а не на деле признаёт возможность существования различных точек зрения, не признаёт права каждого высказать свою точку зрения, не подходит конструктивно к решению проблем. Мешают конструктивному диалогу (а иногда делают его невозможным) амбициозность, уверенность в собственной непогрешимости, стереотипность мышления, нежелание идти на компромиссы. Так ведут себя те, кого называют «некомандными игроками».
Речевое поведение и этикет
Деловых коммуникаций всегда подчиняются регламенту, то есть установленным правилам и ограничениям. Существуют так называемые писаные и неписаные правила поведения. Протокол предполагает соблюдение норм делового этикета, который отражает накопленный опыт, нравственные установки определенных социальных групп и людей различных национальностей. Протокол предписывает, как вести себя в деловой обстановке, на совещании, переговорах, а также как одеваться, что дарить, как вести деловую переписку и многое другое. Важное место уделяется при этом речевому этикету. Регламент – это и ограниченность общения во времени. Деловые встречи имеют строгий регламент. Для этого заранее намечается круг обсуждаемых проблем и проводится тщательная подготовка к встрече.
Официальная обстановка требует соблюдения соответствующих этикетных норм речевого поведения:
обязательного двустороннего Вы-общения по отношению к собеседнику любой возрастной группы и любого социального положения;
строгого соблюдения «этикетной рамки» общения (слов приветствия и прощания);
использования этикетных стандартных формул вежливости («будьте добры», «будьте любезны», «разрешите мне ...» и т.п.).
Есть целая система речевых формул для каждой речевой ситуации, возможной в сфере деловых отношений.
Деловое общение предполагает владение профессиональным языком, знание терминов, свойственных определенной области общения (юридической, дипломатической, управленческой). Например, при приёме на работу интервьюер всегда обращает внимание на профессиональные слова в речи испытуемого. Письменное деловое общение требует строгого использования речевых конструкций, стандарта, не допускает жаргона.
Эффективность коммуникации
Когда мы вступаем в общение, мы имеем определённое намерение (коммуникативное намерение) – спросить (получить информацию), рассказать (передать информацию), призвать к действию, повлиять на настроение собеседника, установить контакт с целью налаживания отношений и т.д. Если в результате общения мы получили то, что хотели, то есть добились реализации собственного коммуникативного намерения (получили именно ту информацию, в которой нуждались; рассказали и были верно поняты и т.д.), то общение было успешным. Такая коммуникация называется эффективной.
При эффективном общении цель говорящего достигается полностью. Но представим ситуацию: руководитель намеревается побудить членов коллектива к участию в проекте, однако применяет тактику давления, угрозы («Если не примете участия, то…», а далее – перечисление санкций). Вероятно, проект будет запущен и люди примут участие, но качество работы людей, не разделяющих ценности коллектива и не имеющих стойкой мотивации к участию в проекте, вряд ли будет высоким. Значит, эффективной можно назвать ту коммуникацию, при которой реализованы цели не только практического, но и духовного свойства.
Если намерение говорящего реализовано частично (например, адресат получил информацию, но не полную), от можно говорить о коммуникативном промахе, если коммуникативное намерение не реализовано вообще – о коммуникативной неудаче.
Коммуникативный акт: как передаётся и принимается сообщение
Процесс общения строится из коммуникативных актов, которые в самом обобщённом виде можно свести к формуле: «адресант – сообщение – адресат». Ещё Аристотель заметил: «Речь слагается из трех элементов – из самого оратора, из предмета, о котором он говорит, и из лица, к которому он обращается» («Риторика». Книга I). Попробуем понять, как же строится акт передачи информации и какие элементы этого акта влияют на его эффективность.
Всегда ли коммуникация организуется одинаково? Конечно, нет. Мы по-разному общаемся дома и на работе, с равными и с теми, кто выше нас по статусу или старше, с теми людьми, кого хорошо знаем, и с малознакомыми людьми. Значит, на процесс общения влияет всё то, что в целом составляет ситуацию общения, или речевую ситуацию. Речевая ситуация – это все условия, в которых протекает речевое общение, это набор характеристик ситуативного контекста, значимых для речевого поведения участников общения, влияющих на выбор ими речевых стратегий, приемов, средств.
В речевой ситуации принимают участие коммуниканты: говорящий и слушающий. Их как минимум двое (диалог), однако бывает и так, что говорящий один (монолог), а слушающих миллионы (вспомним выступление Президента Российской Федерации в новогоднюю ночь!), а бывает, что и говорящих несколько: они высказывают своё мнение по очереди (полилог). Когда человек вступает в общение, он движим определённым намерением, коммуникативным намерением: что-то рассказать, спросить, побудить к действию, повлиять на настроение и т.д. Предположим, что некто А. имеет намерение передать информацию Б. В сознании А. эта информация «живёт» не в виде слов, предложений и целых высказываний, а в виде неких смысловых блоков, организуемых с помощью кода внутренней речи. Намерение передать информацию приводит к тому, что в сознании А. рождается замысел будущего высказывания. Создать это высказывание можно только с использованием универсального кода – языка. Чтобы состоялся контакт, оба общающиеся должны использовать общий код. Код может включать невербальные средства и символы. Задача А. так отобрать эти языковые средства, чтобы Б. смог воспринять информацию без искажений.
Сообщение, отправленное А., Б. должен получить, декодировать и интерпретировать. В идеале в. сознании Б. должна появиться информация, адекватная той, которую намеревался отправить А. Но всегда ли эта адекватность достигается? Нет. Ведь на результат коммуникации влияют многие факторы.
Пассивный запас
Результат коммуникации зависит от способности А. адекватно выражать мысли в словесной форме. У каждого свой объем с ловаря. Сколько слов нужно человеку для свободного выражения мыслей? Героиня произведения И. Ильфа и Е. Петрова Эллочка-людоедка обходилась 30 словами, средний человек – 10-12 тысячами слов, а лидером признан А.С. Пушкин, в речи которого исследователи насчитывают до 21 тысячи слов. Н
Активный запас
Наш язык – это несметные сокровища, которые накоплены веками нашими предками. Представьте, что они хранятся в пещере, где на разных ярусах – части слов, сами слова, предложения, тексты. Каждый из нас идёт в эту сокровищницу с кувшином. Каждому разрешено брать по потребностям, но не все возьмут одинаково. Кувшинчик хранит весь наш речевой опыт. Верхняя его часть – это активный запас – те слова, модели фраз, выражения, которые мы активно применяем в своей повседневной практике. А нижний ярус – это пассивный запас, то есть то, что мы знаем, понимаем, но в своей речи, как правило, не используем. У каждого разное соотношение активного и пассивного «слоя». Значит, А. тем лучше справится с задачей кодирования мыслей в словесную форму, чем больше его активный запас языковых единиц, чем богаче его речевой опыт. Этот кувшин – модель нашей долговременной памяти, которая хранит наш речевой опыт. А вот другая память – оперативная – в процессе высказывания «выуживает» из сосуда языковые единицы, чтобы использовать их для передачи смысла
Особенности речевой коммуникации.
Говорят, и не без основания, что наш язык велик. Однако всегда ли мы умело используем его ресурсы для правильной передачи информации, хранящейся в нашем сознании? Кто ответственен за то, чтобы адресат верно понял сообщение? Конечно, отправитель! Попробуйте, например, прикинуть, сколько разных смыслов можно найти в простом предложении: Письма знакомой из Киева не заменят фотографии его любимой и милой дочери Марии? Со счета сбились? Правильно! Не менее тысячи смыслов!
Адресант и адресат сообщения
Особенности коммуникантов влияют на эффективность общения. Если у них разный возраст, ценности, картина мира, статус, то достижение эффективности в общении может быть затруднено.
Адресат – это человек со своим уникальным жизненным опытом, особенностями восприятия, уровнем внимания в конце концов. И интерпретация полученного сообщения совсем не обязательно будет такой, какую ожидал отправитель! Взаимопонимание участников общения зависит от того, насколько они совпадают в своих характеристиках, находятся «на одной волне». При установлении контакта (а контакт – это общение без помех) важно учитывать следующие факторы:
статусно-ролевые характеристики,
уровень образования и осведомлённости в обсуждаемом вопросе,
пол и возраст собеседника,
сиюминутные реакции,
степень заинтересованности в общении.
Если же мы хотим основательно подготовиться к общению, например, когда это для нас очень значимая встреча, публичное выступление, собеседование, переговоры, мы будем глубже анализировать ожидаемый образ партнёра по общению и примем во внимание все основные характеристики собеседника.
Центральным принципом речевого поведения является принцип кооперации, сформулированный Г.П. Грайсом: «Твой коммуникативный вклад на данном шаге диалога должен быть таким, какого требует совместно принятая цель этого диалога». Согласно этому принципу, коммуниканты должны иметь определённую, одинаково понятную всем участникам коммуникации цель общения и двигаться сообща к достижению этой цели, внося собственный вклад. Г.П. Грайс конкретизирует этот принцип через 4 конкретных постулата (постулаты Грайса).
Постулаты Грайса
Количества: Общение должно содержать не больше и не меньше информации, чем нужно.
Качества : Высказывание должно быть истинным; не следует говорить то, на что нет достаточных оснований.
Отношения : Ответная реакция на общение должна быть адекватна тому, что побудило к общению; нельзя уклоняться от темы.
Способа: Следует выражаться ясно, избегать непонятных фраз, неоднозначности, многословия; слушателю должен быть понятен любой вклад в общение.
Дж. Линч сформулировал ещё один важный принцип коммуникации – принцип вежливости, который раскрыл в шести максимах (правилах поведения):
максима такта – соблюдение дистанции (нельзя без желания собеседника затрагивать темы, касающиеся его личной жизни, предпочтений, религиозных убеждений, зарплаты и т.п.);
максима великодушия – стремление создать для собеседника комфортные условия (нельзя обременять его обязательствами, ставить в неудобное положение);
максима одобрения – позитивная оценка других, стремление к совпадению позиций по отношению к миру, людям;
максима симпатии – доброжелательность, отказ от безучастного контакта;
максима согласия – отказ от конфликтной позиции, снятие конфликта путём взаимной коррекции поведения;
максима скромности – неприятие похвал и лести в свой адрес, реалистическая самооценка.
Использование и оценка невербальных средств общения
В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Невербальная передача, как правило, происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Обмен взглядами, выражение лица, например, улыбки и выражения неодобрения, поднятые в недоумении брови, живой или остановившийся взгляд, взгляд с выражением одобрения или неодобрения – все это примеры невербальной коммуникации.
Преимущество знающего язык тела в том, что, подкрепляя свои слова соответствующими жестами, позами и мимикой, говорящий обретает большую убедительность. Зная язык тела, можно не только избежать противоречия между словами и телодвижениями, но поставить последние на службу убеждению, скрыто управлять процессом восприятия слов. Наблюдая за невербальными сигналами собеседника, можно выявить его истинное состояние. Предположим, вы зашли в кабинет своего руководителя, чтобы обсудить ваше деловое предложение, и видите человека с рассеянным взглядом, расстегнутой верхней пуговицей рубашки и приспущенным узлом галстука, откинувшегося на спинку кресла; руки его закинуты за голову. Явно начальник не расположен в данный момент к серьезному диалогу. Что вы предпримете? Либо отложите разговор, либо попытаетесь настроить собеседника на нужную волну. Самый неподходящий вариант – сразу же начать диалог в серьезном и деловом ключе.
Во время публичного выступления невербальные средства могут выдать то, что выступающий совсем не хотел сказать. Например, скрещивание рук на груди и чуть откинутая назад диагональ корпуса говорят о некотором дискомфорте выступающего, который «прячется», уходит от общения.
Таким образом, невербальные средства общения помогают предопределить характер будущего общения и выбрать правильный стиль взаимодействия с партнёром;
уточняют, дополняют словесное общение, делают его более эмоциональным;
экономят использование вербальных средств (иногда один жест стоит целого высказывания!);
регулируют пространственно-временные параметры общения (например, взгляд и поза собеседника часто показывают готовность или желание завершить общение);
помогают понять истинное состояние собеседника;
помогают идентифицировать партнера по общению (вспомните отличия в одежде представителей различных субкультур, клубов);
маскируют истинное состояние личности, если человек умеет контролировать использование жестов, мимики, интонаций;
показывают статусно-ролевые отношения (вспомните жесты мужчин, предлагающих женщине пройти вперёд или специфику рукопожатий в общении начальника и подчинённого);
способствуют психологической разрядке;
показывают общую психомоторную активность субъекта, ведь у более активных людей, как правило, и более богатый арсенал невербальных средств, и выше динамика их использования.
Невербальные средства весьма разнообразны. К ним можно отнести даже способ сервировки стола и отбор блюд для организации вечеринки (представьте, что вы накрываете стол, учитывая гастрономические предпочтения гостей, соблюдение поста и т.п. – вы не превратитесь в ту Лису, которая потчевала Журавля в русской народной сказке!). Можно отнести и выбор парфюмерных запахов (говорит ли вам о чём-нибудь предпочтение девушкой терпких или сладких духов?), и движения зрачков глаз во время общения, и угол поворота головы, корпуса, ботинок при приветствии случайно проходящего мимо знакомого. Такое многообразие невербальных средств требует их классификации. Мы не будем давать детальную схему видов НСО, остановимся лишь на самых важных.
Преимущество знающего язык тела в том, что, подкрепляя свои слова соответствующими жестами, позами и мимикой, говорящий обретает большую убедительность.
Первое, что надо сказать об использовании НСО: следует научиться контролировать их применение в общении. Манеризмы, лишние движения, которые неосознанно производит говорящий (прикосновение к лицу, поправление одежды, манипуляции с предметами) отвлекают внимание, закрытые позы, агрессивные жесты, резкие интонации вызывают недоверие, говорят об авторитарном стиле руководства.
Второе – научиться правильно воспринимать информацию, идущую к вам через невербальные сигналы. Да, общение – это непростое искусство: надо уметь и правильно передавать информацию и считывать то, что передает, даже не всегда осмысленно, собеседник. От опытного в общении человека ни во время переговоров, ни во время взаимодействия с многочисленной аудиторией не ускользают мельчайшие проявления реакций слушателей. Например, если во время конференции или на собрании слушающие сидят глубоко в креслах с опущенными подбородками и скрещенными на груди руками, у восприимчивого человека появится предчувствие, что его сообщение не имеет успеха. Главное, во время внести коррективы в общение. И тогда невербальное поведение присутствующих может подсказать нам, что состояние присутствующих изменилось: диагонали корпусов направились в сторону выступающего, выражение лица стало небезучастным, в глазах засверкал интерес.
Третье – нельзя оценивать использование невербальных средств изолированно. Например, акцентировка пальцев рук сама по себе – это открытый жест (например, загибание пальцев при перечислении). Но акцентировка больших пальцев рук в купе с закладыванием других в карманы (при этом расстегнутый пиджак часто заправляется за руки, полы его отводятся назад) – это жест авторитарного «хозяина положения». Однако сам расстегнутый пиджак свидетельствует о доверительном отношении.
И последнее. Вербальные языки отличаются друг от друга в зависимости от типа культур, так и невербальный язык одной нации отличается от невербального языка другой нации. В то время как какой-то жест может быть общепризнанным и иметь четкую интерпретацию у одной нации, у другой нации он может не иметь никакого обозначения, или иметь совершенно противоположное значение. О национальном характере некоторых жестов свидетельствует такой факт. В Австралии, Новой Зеландии, Великобритании два разведенных пальца (указательный и средний) с ладонью, повернутой от себя, служат знаком победы («V» – victory – победа). Но если ладонь повернута к себе, то жест обозначает нежелание общаться, высказанное в грубой форме. Жители Европы воспринимают этот жест независимо от того, куда обращена ладонь, как знак победы. У Японцев считается пределом невоспитанности смотреть в глаза во время беседы, особенно это относится к младшим и ниже стоящим на социальной лестнице. На востоке принят более тесный тактильный контакт, и, видя целующих друг друга при встрече мужчин, никто не удивится. Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, готовясь к общению с зарубежными партнерами, следует изучить специфику толкования жестов в этой стране.
Вопросы и задания для самопроверки:
Назовите основные особенности речевой коммуникации?
Какие невербальные средства используются в ходе общения?
В чем заключается эффективность общения?
Литература.
1. Кривокора Е.И. Деловые коммуникации [Текст] : Учеб. пособие. – М.: ИНФРА – М, 2011 – 224 с.
2. Тимофеев М.И. Деловые коммуникации [Текст]: Учеб.пособие.-2-е изд. –М.: РИОР – ИНФРА-М, 2011 – 286 с.
3. Касаткин С.Ф. Техника обратной связи. Мастер общения. [Текст]. – СПб.: Питер. 2002. -78 с.
|
