Реферат по делопроизводству в кадровой службе Выполнила студентка
Скачать 0.8 Mb.
|
| Глава IV Организация хранения дел службы кадров. § 1 Подготовка кадровых документов к архивному хранению. Экспертная комиссия. Цель экспертизы ценности дел — правильное определение сроков хранения дел службы кадров. Экспертиза ценности дел проводится в службе кадров в два этапа: 1) при составлении номенклатуры дел в службе кадров и в процессе формирования дел; 2) при подготовке дел к сдаче в архив организации или к последующему хранению в службе кадров. В результате экспертизы ценности все дела в службе кадров распределяются на три группы: постоянного срока хранения, длительного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет включительно). Методическую и практическую помощь службе кадров при проведении работ по экспертизе ценности дел оказывают служба делопроизводства, архив и экспертная комиссия (ЭК) организации, которая направляет общий процесс экспертизы ценности дел в структурных подразделениях. При подготовке дел к сдаче в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел. Не допускается проводить экспертизу ценности дел, просматривая только их заголовки. Особое внимание при проведении экспертизы ценности дел в службе кадров необходимо обращать на дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, так как именно эти дела подлежат передаче в архив организации. Дела службы кадров временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются, хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по установленным правилам. [10] § 2 Оформление дел. Оформление дел проводится работниками службы кадров при методической помощи архива организации. Служба кадров обязана сдавать в архив дела полностью оформленными. Оформление дел в службе кадров постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения включает следующие операции:
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения:
В конце года в обложку дел (пример оформления обложки дел приведен в приложении 1) вносятся следующие уточнения:
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале дела в необходимых случаях — бланки форм для внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (Приложение № 5). Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. § 3 Передача дел на архивное хранение. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела, т.е. в службе кадров. Руководитель службы кадров и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются вертикально в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель дела или расписка. Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. В архив передаются дела по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по номенклатуре дел. Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника службы кадров. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела. [10]. Глава V Современные способы и техника создания документов § 1 Основные методы создания документов. Поиск и замена Поиск и замена фрагментов текста выполняются через меню Правка/Найти... или Правка/Заменить.... В обоих случаях открывается окно "Найти и заменить" с тремя вкладками: "Найти", "Заменить", и "Перейти". Последняя вкладка используется для быстрого перехода в указанное место документа. Наиболее часто используется вкладка "Заменить". Замена позволяет автоматизировать процесс редактирования документа, например, удаления ненужных пробелов. Для этого следует в поле "Что:" вставить два пробела, а в поле "Заменить на:" – один пробел, и нажать "Заменить все". В специальном окне будет сообщено, сколько сделано замен. Если количество замен больше нуля, то повторно нажать "Заменить все" и т.д. Организация переноса слов Автоматический перенос слов в абзацах выполняется через меню Сервис/Язык/Расстановка переносов. В открывшемся окне следует установить флажок "Автоматическая расстановка переносов" и, при необходимости, отрегулировать ширину зоны переноса слов. Вставка номеров страниц Для вставки номеров страниц следует выполнить: Вставка/Номера страниц и в окне "Номера страниц" отрегулировать положение номеров. Номера автоматически помещаются в области колонтитулов, расположенные в верхней и нижней частях страниц. Высота области колонтитулов должна быть достаточной для размещения номеров. По умолчанию она равна 1,25 см. Вставка оглавления Оглавление — это список помеченных элементов документа (чаще всего - заголовков) вместе с номерами страниц, на которых они расположены. Наиболее простой способ создания заголовков — использование встроенных стилей. Порядок создания оглавления
Если документ редактировался после создания оглавления, то номера страниц в нем могут не совпадать с действительными. Оглавление необходимо обновить. Для этого его следует выделить и нажать клавишу F9. Вставка указателей Указатель — это список понятий и определений со ссылками на страницы, на которых эти понятия встречаются. Создание указателя выполняется в два этапа: идентификация элемента текста, включаемого в указатель, и сборка всех отмеченных элементов. 1. Идентификация элемента указателя:
2. Сборка указателя:
§ 3 Техника оформления документов. При оформлении многостраничных документов необходимо введение и соответствующее представление следующих компонентов, облегчающих восприятие и применение содержания документа: - номера страниц; - колонтитулы; - сноски; - справочные индексы (предметные и именные указатели, оглавления и т.д.). Рассмотренные операции оформления различных компонентов документа могут выполняться по отдельности. Но современные программы подготовки текста предлагают дополнительные возможности, существенно облегчающие выполнение указанных операций. Совмещены операции ввода и форматирования текста. Необходимое представление абзацев и страниц осуществляется автоматически в процессе ввода текста. Для вводимого текстового компонента устанавливаются все необходимые параметры оформления одновременно. Это оформление осуществляется на основе применения того или иного стиля. Стиль – это набор параметров оформления, хранящийся под определенным именем. Например, при подготовке данного издания для оформления абзаца основного текста применяется стиль под названием Обычный со следующими значениями параметров оформления: - шрифт Times New Roman; -размер шрифта 14 п. - начертание прямое и светлое; - абзацный отступ 1,25 см; - межстрочный интервал одинарный; - выравнивание строк по обеим границам; - отсутствие отступов перед и после абзаца При вводе текста указывается имя стиля для текущего абзаца применяются все параметры, установленные в рамках указанного стиля. Окончанием абзаца и началом следующего считается нажатие клавиши Enter. Для многих типовых документов могут быть использованы заранее подготовленные шаблоны – заголовки (бланки) документов, в которых уже присутствуют постоянные (неизменяемые) компоненты документов, размещенные и оформленные требуемым образом (заголовочные, регистрационные, согласовательные и прочие реквизиты). [1, с.396]. Глава VI Рекрутинг персонала. Значение слова "рекрутинг" происходит от французского "recruit", "рекрутировать", т.е. набирать кого-либо, вербовать, пополнять кем-либо, нанимать на службу за деньги. Сейчас так для краткости называют поиск и подбор квалифицированных специалистов на платной основе. В отличие от услуг по трудоустройству, когда агентство получает оплату с соискателя работы, рекрутинговое агентство заключает договор и, соответственно, получает гонорар с фирм-заказчиков. На протяжении последних 45 лет рекрутмент из деятельности, сопутствующей бизнесу и политике, наконец превращаются в самостоятельный вид бизнеса, формируется рынок рекрутинговых услуг. Рекрутмент как бизнес наиболее интенсивно развивается в странах, проповедующих максимальную свободу отношений на рынке труда - в США, Англии, Канаде, Австрии, Швейцарии. Все эти страны, имеющие максимально либерализованный рынок труда, являются "законодателями моды" в мировом рекрутменте, а местные рекрутерские рынки в этих странах насчитывают десятки тысяч участников. История рекрутмента в России, точнее говоря на всем пространстве стран нынешнего СНГ - причудлива и своеобразна. В шутку или всерьез первым менеджером России рекрутеры называют Петра I. В период масштабных административных и финансовых реформ в стране катастрофически не хватало грамотных, хорошо обученных специалистов и начинается целенаправленный "импорт" таких специалистов из-за границы. Известно, что в разное время при Петре I одновременно служило от 300 до 1000 высококлассных инженеров, корабелов, финансистов и др. В Россию, а чуть позже и в Украину современные технологии рекрутмента приходят в 1989-1991г.г., когда многие иностранные компании начинают открывать и постепенно расширять свои представительства в СССР. Крупные западные компании, работающие в Советском Союзе, стали искать новые источники набора кадров в свои представительства и совместные предприятия. Именно руководство транснациональных компаний прибегало к услугам рекрутеров при подборе высших управленцев. В 1991г. в России стали появляться наряду с представительствами иностранных рекрутинговых компаний и собственно российские кадровые агентства: "Триза", "Московский Кадровый центр». Для подбора наилучшей кандидатуры на руководящие должности чаще всего используются методы Executive search (Целевой поиск). Часто это называют "Охотой за головами", т.к. поиск ведется, как правило, среди людей успешно работающих в настоящее время и редко активно ищущих работу. Грубо говоря, это "переманивание" лучших работников в лучшие фирмы, готовых за это заплатить. Как говорится, кадры решают все, а лучшие кадры нужно или кропотливо и долго искать, или платить за эту работу рекрутерам-профессионалам. Работа консультантов рекрутинговых фирм в основном заключается в просмотре поступающих анкет и резюме, отсеивание заведомо неподходящих кандидатов, проведение собеседований с наиболее квалифицированными и предоставление максимально краткого списка (Short-list) претендентов (3-5 чел.) фирме-заказчику. Как правило, такие услуги оцениваются в 15-25% годового дохода искомого специалиста. Многие агентства, в т.ч. компания НАВИГАТОР, используют в работе комбинацию разных методов. Почему компании пользуются услугами фирм по подбору персонала? По множеству причин. Наиболее часто называются: - компетенция и опыт "охотников за головами"; - их экспертное знание рынка труда и "рабочей силы"; - обширная, годами собираемая база данных; - конфиденциальность поиска при нежелании фирмы афишировать смену персонала; -большая экономия времени и других ресурсов заказчика. Механизм работы с заказчиком.
Отношения между "охотниками" и кандидатами. Хотя "охотники" действуют в интересах прежде всего фирмы-клиента, консультанты должны профессионально строить отношения с кандидатами и другими людьми, с которыми они контактируют. Такие отношения строятся в течение многих лет. Зачастую ваш первый контакт с рекрутинговой фирмой может произойти довольно неожиданно. Не отказывайтесь сразу от их услуг, даже если сейчас Вы довольны работой. Вспомните поговорку "никогда не говори "никогда". Постарайтесь установить хорошие отношения с рекрутерами, они еще могут вам пригодиться в худшие времена. А разместить свое резюме в базе данных желательно еще задолго до наступления таких времен. [11]. |
Похожие:
 | Крупнейшие страховые компании Японии и их портфели Реферат выполнила студентка ин и мэ по специальности мэ v-1 Мухамеджанова Эльмира | | Основы рыночной экономики Реферат выполнила студентка 1 курса отделения лингвистики и права колледжа "бакаляр" рыжова сергея Евгеньевича |
| Химический комплекс Российской Федерации Реферат выполнила студентка 911 в группы первого курса общеэкономического факультета Клещёва Анна Викторовна |  | Реферат по курсу «Эргономика» на тему: «Современный этап развития... Выполнила студентка финансово-учетного факультета специальности «Финансы» группы ф-41-99 |
| Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов направления «Документоведение и документационное обеспечение управления», специализация «Документирование деятельности кадровой службы (делопроизводство... | | Учебно-методическое пособие по дисциплине «делопроизводство в кадровой службе» Вражнова М. Н. Учебно-методическое пособие по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе». – М.: Мади (гту), 2009. – 35 с |
| Выполнила студентка 1 курса Автономная некоммерческая организация среднего профессионального образования «Ставропольский колледж экономики и дизайна» | | План проведения мероприятий в учебном классе Курганстата на 2014 год № п/п Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (Росстат) от 05. 03. 2012 г |
| Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Выполнила студентка 42 группы Филиппова Э., руководитель практики Воробьева Т. А | | Рабочая программа дисциплины ен. В. 01 Делопроизводство в кадровой службе Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования 17. 03. 2000г |
| Выполнила Студентка группы №41с пашкова А. И. Научный руководитель... Целью исследования является статистический анализ безработицы в Российской Федерации. В соответствии с целью поставлены конкретные... | | Инструкция по делопроизводству пермь 2005 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Реализация кадровой политики на государственной гражданской службе Ульяновской области Для определения количества баллов, набранных участником за выполнение задания, подсчитывается сумма баллов по критериям (максимальное... | | Реферат по делопроизводству на тему «Моя профессия» Государственное Общеобразовательное Учреждение «Средняя общеобразовательная школа №867» |
| Конспект урока 11 класс. Тема: «Об альтернативной гражданской службе»... Сравнить основные положения законов «О воинской обязанности и военной службе» и «Об альтернативной гражданской службе» | | Традиционная корейская система семейных ценностей ... |
