Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах и улицах «Добрая дорога детства» 2
Скачать 1.67 Mb.
|
9. Под экспертизой документов понимается их изучение и определение научного, народнохозяйственного, культурного и другого государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав НАФ. Документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах республики. Документы справочного значения хранятся временно в архивах ведомств и учреждений и по истечении сроков возможного их использования уничтожаются. Подвергая документы экспертизе, руководствуются определенными критериями для установления их ценности. Основными критериями, определяющими ценность документов, являются: степень значимости содержания документов, значение учреждения (лица), в деятельности которого они образовались, автографичность, время и место их возникновения, юридическая сила документов, подлинность, копийность, дублетность, поглощенность информации, содержащейся в документе, внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны и т.п.), их физическое состояние. Перечисленные критерии неодинаковы по своему значению. Одни из них всегда учитываются (значимость содержания документов и значение учреждения и лица, в деятельности которых образовались документы). Эти критерии применены ко всякой документации и служат главными, определяющими ценность документа. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Что такое документооборот? 2. Что представляет собой объем документооборота? 3. Какие этапы обработки проходят входящие документы? 4. Из каких операций состоит обработка исходящих документов? 5. Что такое регистрация документов? 6. Какие формы регистрации документов Вы знаете? 7. На какие группы делятся документы при регистрации? 8. Какие рубрики входят в журнал регистрации исходящих документов? 9. Какие рубрики входят в журнал регистрации входящих документов? 10. Какие признаки группировки документов в дела Вы знаете? 11. Что представляет собой номенклатура дел? 12. Какую информацию указывают на обложке дела? 13. Какие требования необходимо соблюдать при формировании дел? 14. Какие функции выполняет экспертная комиссия? 15. Какого дополнительного оформления требуют дела, отобранные на архивное хранение? 16. Что понимают под экспертизой документов? Лекция 7 ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ Вопросы:
2. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну. 1. В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия. В условиях рынка информация является товаром, каждый собственник данного товара имеет право охранять его и использовать в своих интересах для достижения преимуществ над конкурентами и получения максимальной прибыли. Каждому предпринимателю необходимо знать специфику составления, оформления, обработки, хранения и использования документов, содержащих КТ. Коммерческая тайна — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль организации. Сведения, содержащие КТ организации, можно условно разделить на 2 группы: ● научно-техническая информация; ●деловая информация. Научно-техническая информация включает: ● сведения о конструкции машин и оборудования; ● чертежи; ● схемы; ● используемые материалы; ● рецептуры; ● методы и способы производства; ● новые технологии; ● программное обеспечение ПЭВМ и др. Деловая информация содержит: ● сведения о финансовой стороне деятельности; ● сведения о размере прибыли; ● планы развития предприятия; ● планы и объемы реализации продукции; ● анализ конкурентоспособности; ● планы рекламной деятельности; ● списки торговых и других клиентов и др. Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков. Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе вмешиваться в определение и охрану КТ предприятия, за исключением случаев, предусмотренных законом. КТ предприятия не могут составлять: ● учредительные документы и Устав предприятия; ● документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты); ● сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему); ● документы о платежеспособности; ● сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест; ● документы об уплате налогов и обязательных платежах. 2. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов с грифом «КТ», предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Для ограничения доступа к информации, содержащей КТ, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под роспись ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности КТ предприятия может быть закреплен в трудовом договоре с работником. Если сведения из «Перечня…» переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами с грифом «КТ» является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например: КТ Экз. № 1 Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если КТ является результатом совместной деятельности с другими предприятиями, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом. На документе с грифом «КТ» указывают количество его экземпляров и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись», «Фамилия исполнителя»), например: Составлен в 2 экз. 1 экз. – в адрес 2 экз. – в дело № 10-05 На обороте документа руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Разрешаю:
Подпись руководителя Дата Отработанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим же лицом с подтверждением факта уничтожения с последующей записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата». Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно в журнале регистрации документов с грифом «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала на листе-заверителе дела указывают количество листов (цифрами и прописью). Форма журнальной регистрации документов с грифом «КТ»
Все поступающие документы с грифом «КТ» принимает и вскрывает специально назначенное должностное лицо или секретарь. При поступлении проверяется его цельность, количество листов и экземпляров, наличие приложений. В случае отсутствия одного или нескольких документов составляется акт в 2-ух экз., один из которых направляется отправителю. Документы, имеющие гриф «КТ», формируют в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставят гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела помещают список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы нумеруются в правом верхнем углу карандашом. В начале дела подшивают внутреннюю опись документов, содержащихся в нем, а в конце дела — лист-заверитель дела. Хранятся такие дела в сейфе. Движение (выдача и возврат) документов должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ». Форма журнального учета выдачи документов с грифом «КТ»
Выданный для работы документ с грифом «КТ» подлежит возврату в тот же день. С разрешения руководства отдельные документы могут находиться в течение определенного срока, необходимого для выполнения работы с ним. При возврате документа с грифом «КТ» секретарь сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел другим работникам организации (предприятия), имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и тому подобного с принятием необходимых мер предосторожности. Все дела и журналы (картотеки) учета документов с грифом «КТ» в обязательном порядке вносят в номенклатуру дел организации. По окончании календарного года специально созданная комиссия организации выполняет следующие работы: ● проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»; ● отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения; ● отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения. Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства организации может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала. В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставят в известность руководителя организации и принимают все меры к розыску документа. Руководитель назначает экспертную комиссию для расследования факта утраты. Если розыск утерянных документов не принес положительных результатов, составляют акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносят соответствующие отметки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. Акт приема (передачи) этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем. При прекращении трудовых отношений работника с организацией, в которой он имел допуск к документам с грифом «КТ», взятые им обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если трудовым договором не установлен иной срок. При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. На документы с грифом «КТ», отобранные для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Что такое коммерческая тайна? 2. Что включает научно-техническая информация? 3. Какие сведения содержит деловая информация? 4. Какие сведения не могут составлять коммерческую тайну? 5. Назовите мероприятия, связанные с организацией ведения специального делопроизводства. 6. Назовите отличительные черты документов с грифом «КТ». 7. Какие рубрики входят в журнал регистрации документов с грифом «КТ»? 8. Какие рубрики содержит журнал учета выдачи документов с грифом «КТ»? Лекция 8 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЭВМ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ Вопросы:
1. Электронная техника стала необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием. Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ: ● документирование; ● организация работы с документами. При документировании, т.е. создании (составлении) документов, ПЭВМ выступает в роли «умной» пишущей машинки. ПЭВМ позволяет отредактировать печатный текст частично или полностью, не прибегая к многочисленным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно назвать документом. Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами: Лексикон, Word, и др. Большинство текстовых редакторов представляют широкие возможности для документирования. Программы включают словари синонимов делового языка, проверку орфографии, современное стилевое оформление документа (включая пригодность использования конкретного шрифта), возможность составления документа на нескольких языках и многое другое. |
