2.Организация хранения и учета документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
Для создания оптимальных условий хранения, обеспечивающих постоянное (вечное) хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в отчетный период осуществлен комплекс мероприятий по укреплению и модернизации материально-технической базы архивов.
В отчетном году введены в эксплуатацию новые помещения под архивохранилища в г. Свирске, Иркутском, Мамско-Чуйском, Усть-Илимском, Усть-Удинском районах. Общая площадь – 475 кв.м.
Муниципальный архив г.Свирска в отчетном году переехал в новое помещение. В результате площадь архива увеличилась на 86 кв. метров.
По-прежнему остро стоит проблема нехватки площадей в государственных архивах и ряде муниципальных архивов, хотя за 2010-2012 годы осуществлен большой комплекс работ по вводу в эксплуатацию новых хранилищ, рациональному размещению и перемещению фондов. Государственный архив Иркутской области загружен более чем на 98%, Усть-Ордынский филиал Государственного архива Иркутской области загружен на 99%. 3 муниципальных архива (Аларский, Нижнеудинский, Чунский районы) загружены более чем на 100%, в 10 - процент загруженности составляет более 90%. Только в 4-х муниципальных архивах (г.Иркутск, г.Усть-Илимск, Ангарский, Усольский, Усть-Удинский районы) загруженность составляет менее 70%.
По состоянию на 01.01.2013 степень загруженности в государственных архивах составляет 91,3%, в муниципальных – 84,2%.
В целях усиления пожарной безопасности в 2012 году в 4 муниципальных архивах области на площади 485,8 кв.м. установлена современная охранно-пожарная сигнализация. В целом по области степень оснащенности архивов системами пожарной сигнализации составляет 83%, системами охранной сигнализации – 72%.
Снизился уровень безопасности в государственных архивах области, имевших 100-процентные показатели на 01.01.2010.
В Государственном архиве новейшей истории Иркутской области система пожарной сигнализации морально и технически устарела и подлежит замене.
Не оснащены охранной сигнализацией введенные в эксплуатацию в 2010 году новые архивохранилища в ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области».
Продолжена работа по оснащению архивов современными системами автоматического пожаротушения. В отчетный период в 3 муниципальных архивах на площади 270,1 кв.м. дополнительно установлены системы автоматического пожаротушения (г.Братск, г.Усолье-Сибирское, Черемховский район).
В целом по области оснащенность государственных и муниципальных архивов области системами автоматического пожаротушения составляет 50 %.
В 2012 году проведены работы по изготовлению проектно сметной документации по оснащению автоматической установкой газового пожаротушения помещений хранилищ Государственного архива новейшей истории Иркутской области.
Подготовлена проектно сметная документация на капитальный ремонт новых помещений, выделенных Государственному архиву документов по личному составу в 2010 году.
В 18 муниципальных архивах в 2012 году проведены ремонтные работы. В новых помещениях архива г. Свирска проведен комплекс ремонтно-строительных работ. В архивах Тулунского и Усть-Удинского районов проведен капитальный ремонт архивохранилищ. В архивах г. Иркутска, Братского, Куйтунского, Осинского, Усть-Илимского районов проведены косметические ремонты в рабочих комнатах, архивохранилищах. В архиве Усольского района проведен косметический ремонт кабинетов, заменена система отопления, в хранилищах и кабинетах установлены стеклопакеты. В архиве г.Усть-Илимска – ремонт кровли здания. В архиве г.Усолье-Сибирского – заменена электропроводка, произведена побелка здания архива. В архиве Нижнеудинского района установлены пластиковые окна, металлические рольставни. В архиве Мамско-Чуйского района – заменена старая система отопления. В архиве Качугского района – заменена электропроводка. В архиве г.Тулуна проведен текущий ремонт помещений архива, ремонт системы отопления, покрашен фасад здания архива. В архиве г.Зима – ремонт освещения, частичный ремонт фасада здания архива. В архиве Боханского района установлены противопожарные металлические двери, энергосберегающие светильники. В архиве г. Братска установлены противопожарные двери, распашные решетки, жалюзи на окна, проведен косметический ремонт кабинетов, ремонтные работы в архивохранилищах.
Увеличилась общая протяжённость архивных полок в муниципальных архивах. В 2012 г. прирост протяжённости архивных полок составил 2428 пог.м. Общая протяженность архивных полок в государственных и муниципальных архивах области на 01.01.2013 г. - 59013 пог.м., из них 50564 пог.м. (85,7%) составляют металлические стеллажи, 8067 пог.м. (13,6%) – смешанные, 382 пог.м. (0,7%) – деревянные.
Завершена работа по замене смешанных стеллажей на пожаробезопасные металлические в муниципальном архиве Нижнеудинского района. На 01.01.2013 г. деревянные и смешанные стеллажи остались в двух муниципальных архивах (г.Черемхово, Слюдянский район).
В целях обеспечения защиты документов от внешних неблагоприятных факторов в прошедшем году закартонировано более 120 тыс. ед.хр. На 01.01.2013 г. процент закартонированных дел составляет в государственных архивах 73%, в муниципальных архивах – 89%.
Уровень оснащения архивов первичными средствами хранения с 01.01.2010 года увеличился по государственным архивам на 2%, по муниципальным – на 10%.
Не завершено картонирование документов в государственных и 15 муниципальных архивах области. Низкий процент картонирования дел в Усть-Ордынском филиале ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» (27%) и муниципальных архивах г.Черемхово (42%), Мамско-Чуйского (41%), Усть-Кутского (59%), Боханского (56%) районов.
В целях обеспечения сохранности документов архивными учреждениями области была продолжена проверка наличия дел. Государственными архивами области в отчетном году проверено 51332. Муниципальными архивами - 69328 дел, что в два раза больше чем в 2011 году.
Всего по государственным и муниципальным архивам по состоянию на 01.01.2013 г. выявлено 193,3 тыс. дел, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии. С целью улучшения их физического состояния в течение 2012 года в государственных и муниципальных архивах области проводились работы по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов. Улучшено физическое состояние 7501 дела, в том числе: реставрация – 5662 дела, физико-химическая и техническая обработка – 1839 дела.
В отчетном году проведено заседание комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области.
На заседании комиссии рассмотрены итоги розыска дел, необнаруженных при проверке наличия в Государственном архиве Иркутской области и муниципальном архиве Ангарского района.
Принято решение о снятии с учета 3 дел, необнаруженных при проверке наличия в Государственном архиве Иркутской области и 32 дел, необнаруженных при проверке наличия дел в муниципальном архиве Ангарского района.
В целях предотвращения фактов хищения архивных документов в процессе их использования, в том числе при выдаче пользователям в читальные залы, государственные и муниципальные архивы области продолжили работу по полистной проверке дел, выдаваемых из архивохранилищ пользователям.
В ходе подготовки выдачи дел в читальный зал и во временное пользование Государственным архивом Иркутской области пронумеровано более 280 тыс. листов документов.
В целях рационального использования площадей архивохранилищ в Государственном архиве Иркутской области продолжилась работа по перемещению архивных фондов внутри архивохранилищ и между ними по отраслевой схеме. В отчетном году перемещено в новое архивохранилище 17960 ед.хр. Перемещение фондов проводилось с одновременной проверкой наличия и картонированием дел.
В течение года продолжались работы по выявлению особо ценных документов в госархиве Иркутской области. Всего просмотрено 15560 заголовков дел по описям, 51 дело полистно.
Продолжалась работа по описанию неописанных документов по личному составу ликвидированных организаций, находящихся на хранении в муниципальных архивах. В 2012 году описано и согласовано ЭПК архивного агентства 6515 дел, что в 10 раз больше чем в 2011 году.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации организована очередная паспортизация государственных и муниципальных архивов, государственных музеев.
Объем документов, сосредоточенных в государственных и муниципальных архивах области за 2010-2012 годы, увеличился более чем на 230 тысяч ед. хр. или на 7% и насчитывает 3 267 918 ед. хр., в том числе:
в государственных архивах хранится 1 978 864 ед. хр.;
в муниципальных архивах – 1 289 054 ед. хр.
В хранилищах государственных музеев сосредоточено свыше 50 тыс. единиц хранения.
Продолжена работа по ведению автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.
В отчетном году архивными учреждениями области в базу данных «Архивный фонд» внесены описания 508 фондов, 490 описей, 173 223 дел.
По состоянию на 01.01.2013 в программный комплекс «Архивный фонд» введено 11 779 (99,5%) описаний фондов, 18 717 (98%) описаний описей, 689373 (16%) описаний дел.
В течение года проводилась работа по наращиванию информационной полноты БД «Архивный фонд».
Государственный архив Иркутской области в отчетный период ввел в БД «Архивный фонд» сведения о 82 переименованиях фондообразователей, исторические справки - 148 фондов, аннотации - 25 фондов, сведения о физическом состоянии дел – 159 фондов, даты проверок наличия – 164 фонда, сведения о фондовых включениях и незадокументированных периодов – 30 фондов.
Государственный архив новейшей истории Иркутской ввел в БД «Архивный фонд» сведения о 1162 переданных, присоединенных, выделенных к уничтожению фондах.
В архивных учреждениях области ПК «Архивный фонд» используется в повседневной практической работе. В Куйтунском муниципальном архиве без БД «Архивный фонд» не исполняется ни один запрос.
В архивном агентстве осуществлялась работа по ведению «Фондовый каталог» (версия 4.3).
На 01.01.2013 г. в ПК «Фондовый каталог» (версия 4.3.17) влиты сведения ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», Усть-Ордынский филиал ОГКУ ГАИО, ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области» и 38 муниципальных архивов области.
3. Организация комплектования Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
В рамках реализации Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» продолжена работа по заключению трехсторонних соглашений об отношениях и сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями.
В 2012 году заключено 5 соглашений: с территориальным управлением Федеральной службы финансово-бюджетного надзора в Иркутской области; Восточно-Сибирским управлением Минкультуры России; территориальным органом Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития по Иркутской области; Иркутским филиалом ФГБУ «Авиаметтелеком Росгиромета»; управлением Министерства промышленности и торговли Российской Федерации по Восточно-Сибирскому району.
Во исполнение распоряжения Губернатора Иркутской области от 27.01.2012 № 21-рп «О плане действий по развитию частно-государственного партнерства в Иркутской области на 2012 год» в 2012 году заключено 24 договора между государственными и муниципальными архивами и негосударственными организациями об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела.
По состоянию на 01.12.2012 в списках источникаов комплектования государственных и муниципальных архивов области состоит 1769 организаций, в т.ч. 124 негосударственные.
По сравнению с данными предыдущей паспортизации, проведенной в 2009 г., количество организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов сократилось на 17 организаций, сокращение произошло на муниципальном уровне.
В 2012 году в связи с реорганизацией Управления Федерального казначейства по Иркутской области в форме присоединения к нему территориальных отделений из списков источников комплектования муниципальных архивов области исключены 36 отделений Управления Федерального казначейства по Иркутской области.
Кроме того, из списка источников комплектования муниципальных архивов области исключены территориальные отделы Управления Росреестра по Иркутской области, отказавшиеся от сотрудничества.
Еще одной причиной сокращения количественного состава источников комплектования явилось исключение из списков организаций – источников комплектования муниципальных архивов негосударственных организаций, полностью передавших на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе. Из списков организаций – источников комплектования муниципальных архивов также были исключены негосударственные организации, не соблюдавшие условия договоров о сотрудничестве.
В связи с этим количество негосударственных организаций в списках организаций источников комплектования муниципальных архивов сократилось по сравнению с 2009 г. на 11 организаций.
Обеспеченность организаций номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству архивов увеличилась. По состоянию на 01.12.2012 согласованными номенклатурами дел обеспечено 1495 организаций или 85%, инструкциями по делопроизводству – 1411 организаций или 80%. По сравнению с 2009 г. эти показатели выросли в среднем на 5%.
По сравнению с 2009 г. увеличилось количество организаций, имеющих помещения для хранения документов (с 19% до 22%). Обеспеченность архивов организаций штатными сотрудниками осталась на прежнем уровне.
По учетным сведениям в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов области на 01.12.2012 хранится:
194246 ед. хр. постоянного хранения управленческой документации, из них:
профиля государственных архивов – 86004 ед.хр.,
профиля муниципальных архивов – 108242 ед.хр.
Доля организаций, своевременно упорядочивших свои документы по государственным архивам области, на 01.01.2013 г. составляет 78%, по муниципальным архивам - 91 % (по сравнению с предыдущей паспортизацией этот показатель остался на прежнем уровне).
Объем дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение, по состоянию на 01.12.2012 г., составляет 184661 ед.хр. или 95% (по сравнению с предыдущей паспортизацией этот показатель улучшился на 3%).
В 2012 году муниципальные архивы приняли на хранение документы, хранящееся в организациях сверх установленного срока. На 01.01.2013 в государственных и муниципальных архивах нет документов, хранящихся сверх установленного срока.
Объем дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов научно-технической документацией, по состоянию на 01.12.2012 составляет 12926 ед.хр. По сравнению с 2009 г. он сократился более чем в 2 раза. Сокращение произошло, прежде всего, за счет исключения из списков источников комплектования муниципальных архивов федеральных организаций, отказавшихся от сотрудничества. К передаче на постоянное хранение подготовлено 8724 (67%) ед.хр.
На 01.01.2013 на ведомственном хранении в организациях хранится 859930 дел по личному составу. По сравнению с 2009 г. объем хранящихся дел по личному составу увеличился на 79 тыс. дел.
Внесено в описи, согласованные с ЭПК, 648124 дела или 75%. По сравнению с 2009 г. данный показатель уменьшился на 1%.
В прошедшем году проведено 15 заседаний экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области, в т. ч. одно выездное на базе архивного отдела администрации Черемховского районного муниципального образования.
В работе выездного заседания ЭПК приняли участие более 80 человек: представители администрации Черемховского районного муниципального образования, члены ЭПК, руководители муниципальных архивов городов Свирска, Усолье-Сибирского, Черемхово, Заларинского, Усолье-Сибирского, Черемховского районов, руководители, ответственные за делопроизводство и архив организаций источников-комплектования архивного отдела Черемховского районного муниципального образования и МКУ «Архив города Черемхово».
Перед началом заседания ЭПК члены комиссии ознакомились с работой ведомственных архивов организаций-источников комплектования архивного отдела администрации Черемховского районного муниципального образования и МКУ «Архив города Черемхово».
На заседании ЭПК в соответствии с планом работы были рассмотрены описи дел постоянного хранения и по личному составу 38 организаций, также были рассмотрены результаты проверок организаций источников комплектования архивного отдела администрации Черемховского районного муниципального образования и МКУ «Архив города Черемхово».
После окончания выездного заседания состоялся семинар «Актуальные вопросы делопроизводства и архивного дела».
В состав Архивного фонда Российской Федерации в 2012 году включено 36718 единиц хранения, из них 34396 ед.хр. управленческой документации, 766 ед.хр. научно-технической документации, 657 ед.хр. документов личного происхождения, 899 ед.хр. фотодокументов. Согласованы описи на 65591 дело по личному составу.
Кроме того, ЭПК архивного агентства в отчетном году согласовано 20 номенклатур дел организаций-источников комплектования государственных архивов и 7 инструкций по делопроизводству.
Государственный архив Иркутской области продолжил работу по упорядочению документов на договорных началах. За 2012 г. упорядочены документы постоянного срока хранения 9 организаций в объеме 2855 дел.
Продолжена работа с держателями личных фондов. В список источников комплектования ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» в 2012 году включено 6 новых фондодержателей: Берестенев Рудольф Георгиевич – журналист, фотограф, краевед; Томсон Август Карлович - садовод, создатель «Сада Томпсона» в г. Иркутске; Штундюк Владимир Васильевич - фотокорреспондент Куйтунской газеты «По ленинскому пути»; Высоцкая Вероника Ивановна – хирург, доктор медицинский наук, профессор; Машкин Геннадий Николаевич − писатель, член Союза писателей СССР; Шеин Юрий Васильевич − директор ОГУ «Дирекция строительства мостового перехода через р. Ангара».
На хранение в Государственный архив Иркутской области приняты документы Зиновьева Валерия Петровича – ученого, фольклориста, кандидата филологических наук. Пополнился личный фонд Сергеева Марка Давыдовича – писателя, заслуженного работника культуры РСФСР. В фонд приняты рукописи произведений Марка Сергеева.
В Государственном архиве новейшей истории Иркутской области пополнился фонд Кузнецова И.И. – профессора Иркутского государственного университета, доктора исторических наук, заслуженного деятеля науки Российской Федерации.
В 2012 году архивными учреждениями области на постоянное хранение принято 27913 ед. хр. управленческой документации, 435 ед. хр. научно-технической документации, 657 ед. хр. личного происхождения, 899 ед. хр. фотодокументов, 36213 дел по личному составу от ликвидированных организаций.
Сохранилась тенденция к увеличению объема принятых в архивы документов постоянного хранения. В 2012 году принято на 7% больше чем в 2011 году.
В целях соблюдения законодательства Российской Федерации об архивном деле в 2012 году работниками архивных учреждений области было осуществлено 136 проверок организаций – источников комплектования архивов, что на 30% больше чем в 2011 году.
Архивные учреждения области проводят большую работу по обучению работников делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
В 2012 году архивными учреждениями области было проведено 18 семинаров по делопроизводству и архивоведению, осуществлено 873 выезда в организации для оказания организационно-методической помощи.
Специалисты ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», архивного агентства в течение года читали лекции по делопроизводству и архивоведению для слушателей курсов повышения квалификации на базе Иркутского государственного университета, Байкальского университета экономики и права, Государственной академии профессиональной переподготовки и повышения квалификации руководящих работников и специалистов инвестиционной сферы.
ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области» продолжил работу по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидируемых и реорганизуемых организаций, с целью недопущения утраты документов по личному составу. За отчетный год проведено 93 консультации, 8 семинаров по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу.
На базе муниципальных архивов Ангарского, Братского, Шелеховского районов была организована практика студентов средних и высших учебных заведений. За отчетный период практику прошли 11 студентов.
В рамках мероприятий по переходу исполнительных органов государственной власти Иркутской области на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности архивным агентством разработан перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в архивном агентстве в формате электронных документов.
Сотрудниками архивного агентства в 2012 году проведено рецензирование проектов «Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ФПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения», подготовленного МЧС России и «Порядка отбора документов по личному составу с истекшим сроком хранения на постоянное хранение и к уничтожению», подготовленного архивным агентством Красноярского края. |
