Описание требований на оказание услуг по внедрению системы бюджетного планирования и контроля банка втб 24 (зао) на базе системы sap erp 0 в рамках проекта «Система Бюджетного планирования и контроля»

1.Общие положения

1.1.Введение

1.2.Ограничение ответственности

1.3.Конфиденциальность

• 
  Предоставленная информация предназначена непосредственно для возможности подготовки ответа со стороны поставщика. Данная информация не может быть использована для каких-либо других целей либо раскрыта лицам, не участвующим напрямую в подготовке Вашего ответа.
  
• 
  Данное обязательство сохранения конфиденциальности действует до момента, пока информация не предоставлена в общедоступные источники (за исключением раскрытия по Вашей вине), либо до предоставления Вашей стороне письменного непосредственного разрешения на её раскрытие со стороны Банка.
  
• 
  Вы принимаете на себя обязательства по возвращению Банку всех копий настоящего документа и примечаний, сделанных по информации, содержащейся в настоящем документе, немедленно по первому требованию со стороны Банка.
  
• 
  Просим Вас подтвердить Ваше согласие следовать указанным условиям конфиденциальности и принять на себя ответственность за действия сотрудников, агентов, партнёров и других лиц и организаций, которым по необходимости будет предоставлена информация для подготовки Вашего ответа.
  
• 
  Банк не будет возвращать поступившие документальные ответы поставщика.
  

1.4.Рамки задач

• 
  Создание единой системы бюджетного планирования и контроля в ГО и БФ Банка в соответствие с Порядком 1221 (порядок предоставляется только после подписания Соглашения о конфиденциальности с Банком) на базе внедренной системы SAP ERP 6.0;
  
• 
  Формирование плановых расходов для обеспечения потребностей подразделений Банка путем проведения заявочной компании и автоматизации загрузки в систему из различных шаблонов для сотрудников СПП ГО и БФ;
  
• 
  Формирование плана закупок путем присвоения запланированным расходам статуса закупки и выбора одного из утвержденных способов закупки в рамках исполнения требований Федерального закона №223-ФЗ от 18.11.2011 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Положение о закупках №250, размещено на Официальном сайте zakupki.gov.ru. Возможность корректировки плана закупок при корректировке сметы;
  
• 
  Интеграция с функционалом в Системе SAP ERP: первичные документы; организационные структуры из SAP; активный контроль наличия средств; складской учет; данные о персонале, включая фактических данных по ФОТ и ЕСН; и т.д.;
  
• 
  Задание различных алгоритмов расчета плановых показателей через заданные драйвера (численность, категории персонала, объемы бизнес-показателей, ресурсный план и т.д.);
  
• 
  Трансформация бюджета Банка по установленным правилам в различные стандарты учетной политики для Шаблона ВТБ;
  
• 
  Планирование расходов на персонал на основание ресурсного прогноза численности и данных о персонале и контроль исполнения данного плана;
  
• 
  Адаптировать реализованный функционал в SAP BW в части планирования затрат на персонал и контроль исполнения данного плана;
  
• 
  Адаптировать реализованный функционал SAP ERP в рамках реализации бюджетного контроля и планирования, в частности: активация активного контроля наличия средств; формирование справочников аналитических признаков и их привязка к финансовым позициям (группы имущества, проекты, направления деятельности;
  
• 
  Реализация не более 20 базовых форм (отчетов).
  

• 
  Создания различных сценариев бюджета Банка;
  
• 
  Формирование расходов на текущее содержание территориальных подразделений через функцию расчета с использованием нормативов содержания (паспорта ТП);
  
• 
  Трансформация бюджета Банка по установленным правилам в различные стандарты учетной политики (по платежам, по списаниям, по МСФО и т.д.);
  
• 
  Прогнозирование исполнения бюджета;
  
• 
  Интеграция моделей бюджетирования по планированию операционных расходов и расходов сети самообслуживания;
  
• 
  Интеграция с программой развития сети;
  
• 
  Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами;
  
• 
  Дополнительные требования по результатам промышленной эксплуатации;
  
• 
  Реализация не менее 20 базовых форм (отчетов).
  

1.5.Требования к Системе

1.5.1.Требования к проектированию и внедрению

• 
  Система должна работать в единой среде (разработка, тестирование, продуктивная работа) с системой автоматизации административно-хозяйственной деятельности, кадрового учета и расчета заработной платы на платформе SAP;
  
• 
  Изменение настроек, доработка по требованию данного проекта не должны нарушать работоспособность платформы SAP;
  
• 
  Обеспечение гибкости системы в части производимых настроек и разработок;
  
• 
  Возможность последующего расширения функциональных возможностей Системы и реализации дополнительных требований без изменения архитектуры Системы;
  
• 
  Однократность ввода данных. Система должна поддерживать однократный ввод всех видов данных. Система не должна допускать дублирования ввода одних и тех же данных (их ввод из различных источников);
  
• 
  Поддержка историчности данных. Система должна поддерживать возможность создания исторических записей по основным видам данных. Данная информация должна использоваться при построении отчетов и проведении расчетных операций;
  
• 
  Реализация с использованием минимального количества разработок;
  
• 
  Гибкое разграничение прав доступа пользователей системы в зависимости от выполняемых ими функций или предоставленных им прав на доступ к информации;
  
• 
  Разработка и настройка системы в ходе проекта должны производиться с учетом возможности последующего корректного применения нот, патчей, релизов, выпускаемых SAP в рамках лицензионной поддержки.
  

1.5.2.Технические требования

• 
  Простота ввода в промышленную эксплуатацию. Обеспечение поставщиком импорта (автоматическая загрузка) данных из существующих систем Банка и создание интерфейсов взаимодействия новой системы с существующим банковским ПО;
  
• 
  Масштабируемость. Увеличение числа пользователей должно оказывать незначительное влияние на производительность системы;
  
• 
  Централизованная БД. Система должна обладать возможностью построения единой базы данных с работой удаленных пользователей по каналам связи. Возможность поддержки до 200 одновременно работающих пользователей;
  
• 
  Наличие функциональности загрузки/выгрузки данных из/в Excel-шаблоны;
  
• 
  Отсутствие системных ограничений на количество записей.
  

1.5.3.Требования к базовой функциональности

• 
  Возможность организации offline сбора данных;
  
• 
  Уведомление пользователей (по электронной почте) о необходимости действий в рамках планирования и исполнения бюджета;
  
• 
  Централизованное ведение в SAP ERP сквозных справочников в части бюджетной аналитики;
  
• 
  Адаптация существующих справочников в SAP ERP к новой системе;
  
• 
  Быстродействие системы:
  
• 
  открытие первого окна не более 10 секунд,
  
• 
  переход из окна в окно не более 1 секунды,
  
• 
  формирования отчета по ГО и всем БФ за квартал не более 1 минуты,
  
• 
  формирования отчета по ГО и всем БФ за год не более 3 минут.
  

1.5.4.Базовые требования к функциональности бюджетного планирования и контроля

• 
  Централизованное и децентрализованное планирование;
  
• 
  Формирование плановых расходов путем автоматизации загрузки в систему из различных off-line шаблонов для сотрудников ССП с автоматической рассылкой информации по электронной почте инициаторам загрузки;
  
• 
  Декомпозиция ОРЕХ на основании драйверов: создание формул расчета по необходимым статьям, для элементов финансовой структуры (БФ/РОО/ОО);
  
• 
  Расчет лимитов сметных обязательств на планируемый год по АХР и установление верхнеуровневых планов для ОРЕХ. Возможность мониторинга соблюдения установленных лимитов;
  
• 
  Формирования нескольких вариантов бюджета (оптимистичный, базовый, пессимистичный);
  
• 
  Версионность при планировании (по этапам планирования);
  
• 
  Гибкие форматы планирования, индивидуальные для каждой группы статей;
  
• 
  Формирования расходов и контроль исполнения бюджета в разрезе аналитик, перечисленных в Порядке 1221 и не менее 5 дополнительных аналитик;
  
• 
  Учет неоплаченных обязательств Банка: по заключенным договорам (бронь по договорам) в части постоплат, окончательных расчетов, гарантийных писем и т.д.;
  
• 
  «Привязка» заключенного договора или дополнительного соглашения к процедуре закупки (в случае если результатом процедуры закупки является заключенный договор); статусы должны быть разными: оплата по договору, по дополнительному соглашению к договору, по счету без договора, по авансовому отчету);
  
• 
  Введение централизованной базы нормативов комплектации (нормативов по типовым закупкам по результатам проведенных тендеров и заключенных договоров) и содержания (нормативы по закупкам для текущего обслуживания ГО и ТП). Использование базы при планировании и контроле.
  

1.5.5.Базовые требования к отчетности

• 
  Отчеты в Системе Бюджетирования формируются на основании данных Системы бюджетирования и Системы SAP ERP в режиме реального времени;
  
• 
  Наличие единого отчета о действиях пользователей с объектами системы для оценки результатов работы сотрудников;
  
• 
  Отчет сравнения версий бюджетов и внесенных изменений в версию бюджета в ходе бюджетной кампании;
  
• 
  «Рабочее место руководителя» с возможностью сквозных отчетов до уровня первичных документов в SAP ERP;
  
• 
  Отчет по исполнительской дисциплине по всем этапам планирования.
  
• 
  Отчеты по закупкам:
  
  • 
    Количество и общая сумма заключенных договоров по результатам процедур закупки в разрезе способов закупки;
    
  • 
    Количество и общая сумма оплаченных счетов вне договоров;
    
  • 
    Количество и общая сумма проведенных авансовых отчетов;
    
• 
  Отчет по исполнению плана закупок в формате план, факт, отклонение.
  

1.6.Перечень оказываемых услуг

1.7.Информация об используемых Банком системах

1.7.1.Информация о пользователях системы SAP ERP

1.7.2.Техническая информация об используемой системе SAP

1.8.Исключения из объема внедрения

• 
  Автоматизацию процессов согласования.
  

1.9.Описание Запроса

1.9.1.Общие положения

1.9.2.Презентации и референс-визиты

2.Общая информация о банке

• 
  выпуск банковских карт;
  
• 
  ипотечное и потребительское кредитование;
  
• 
  автокредитование;
  
• 
  услуги дистанционного управления счетами;
  
• 
  кредитные карты с льготным периодом;
  
• 
  срочные вклады;
  
• 
  аренда сейфовых ячеек;
  
• 
  денежные переводы.
  

3.Основные вопросы

3.1.Информация о поставщике

3.1.1.Контактная информация представителя компании

• 
  ФИО;
  
• 
  Должность;
  
• 
  Адрес;
  
• 
  Телефон, факс;
  
• 
  e-mail.
  

3.1.2.История компании, опыт работы, бизнес-профиль и стратегия

3.1.2.1.Месторасположение

• 
  Полное название и официальный адрес;
  
• 
  Головной офис;
  
• 
  Центры разработки;
  
• 
  Центры сопровождения и технической поддержки;
  
• 
  Региональные и международные представительства.
  

3.1.2.2.Информация о компании

• 
  История компании и опыт её работы, включающие в себя: возраст компании, срок присутствия на данном рынке, количество сотрудников, проекты: выполненные в течение последних пяти лет и текущие;
  
• 
  Корпоративная стратегия, миссия и планы развития;
  
• 
  Структура компании (головной офис и наиболее значимые подразделения);
  

• 
  Укажите на основании каких договорных или лицензионных соглашений вы осуществляете распространение, внедрение и сопровождение предлагаемых продуктов и решений на территории Российской Федерации;
  
• 
  Опишите финансовое состояние компании за последние три года;
  
• 
  Количество проектов внедрения системы бюджетного планирования и контроля на базе программного обеспечения SAP ERP 6.0 для крупных компаний;
  
• 
  Наличие статуса SAP Partner Edge;
  
• 
  Продолжительность непрерывной SAP консалтинговой практики компании на российском рынке;
  
• 
  Наличие сертификата по программе SAP PCoE (Partner Center of Expertise);
  
• 
  Численность SAP ERP консультантов в штате компании;
  
• 
  Численность SAP ERP консультантов в штате компании по направлению бюджетирования с опытом внедрения более 5 лет;
  
• 
  Численность сертифицированных консультантов SAP ERP.
  

3.1.2.3.Клиенты компании

• 
  Название компании;
  
• 
  Тип компании (основной вид бизнес-деятельности);
  
• 
  Координаты лиц, с которыми можно контактировать;
  
• 
  Платформа, на которой используется продукт (аппаратное и программное обеспечение);
  
• 
  Дата внедрения (запуска в опытную/промышленную эксплуатацию);
  
• 
  Особенности внедренных решений, указать их перечень и модули SAP, задействованные для реализации.
  

3.2.Обзор предлагаемого решения

3.2.1.План и управление ресурсами

• 
  Представьте общий план внедрения верхнего уровня в соответствие с требованиями Банка.
  
• 
  Укажите общую оценку трудозатрат (в человеко-днях), разбивку по ролям и области ответственности участников внедрения Системы.
  
• 
  Ваши требования к уровню и квалификации участников внедрения от Банка.
  
• 
  Предполагается ли использование Вами ресурсов субподрядчиков? Опишите, на какие работы.
  
• 
  Используете ли Вы какую либо стандартную методологию внедрения дополнительных модулей системы SAP ERP, находящейся в промышленной эксплуатации? Если да, то какую?
  
• 
  Указать основные риски, связанные с предлагаемыми процессами внедрения и ваше видение их минимизации.
  

3.2.2.Ресурсы

• 
  Пожалуйста, опишите ваши ключевые ресурсы (количество, уровень подготовки, опыт работы), которые предлагаются для выполнения услуг?
  
• 
  Приведите резюме предлагаемых ключевых участников проекта.
  
• 
  Как быстро компания сможет сформировать рабочую группу и приступить к работе?
  
• 
  Сможет ли компания выделить для участия в внедрение сотрудников, имеющих опыт участия в аналогичных проектах?
  
• 
  Какими сертификатами качества по вопросам ведения проектов внедрения, разработки, сопровождения обладает Ваша компания или отдельные сотрудники, планирующиеся к привлечению в проекте внедрения?
  
• 
  Обязательное требование для включения в КП и договор – предоставление права Руководителю проекта от Банка акцептовать персонально членов команды с обязательством партнера заменить участника/кандидата в 2-недельный срок на всем протяжении периода договора.