Конспект «Базовые функции MS Word 2003».
Версия 1.0
© Алексей Дунаев, 2006 год.
Конспект «Базовые функции текстового редактора MS Word 2003».
Данный конспект содержит краткое описание некоторых базовых функций текстового редактора MS Word и не может служить справочником или самоучителем, но излагаемый материал будет безусловно полезен для учащегося, который усвоил материал и отработал его на практических занятиях. Это памятка, но не учебник. Иными словами, задача конспекта – заменить тетрадь учащегося и тем самым сэкономить время, которое он тратит на конспектирование.
Оглавление:
Как создать новый документ. 2
Как открыть сохраненный ранее документ. 2
Как сохранить документ. 2
Как задать поля документа. 2
Как задать форматирование (внешний вид) шрифта. 2
Как вывести на экран нужную панель (или убрать ненужную). 3
Как выделить текст «маркером» (задать фон текста). 3
Как задать параметры абзаца. 3
Как установить границу (рамки) страницы. 3
Как установить границу (рамку) абзаца. 4
Как установить заливку (фон) абзаца. 4
Как установить регистр букв. 4
Как работать с колонтитулами. 5
Как вставить номера страниц. 5
Как вставить символ, которого нет на клавиатуре. 5
Как работать со списками. 6
Как работать с колонками. 7
Как работать с графикой. 8
Как работать с таблицами. 9
Как отменить последнее действие (если оно случайно и нежелательно). 9
Как скопировать текст или графический объект. 9
Как создать новый документ.
Использовать меню «Файл», команду «Создать». Позволяет создать новый документ. После щелчка мышкой на команду необходимо выбрать пункт «Новый документ» в появившейся справа панели «Создание документа».
Как открыть сохраненный ранее документ.
Использовать меню «Файл», команду «Открыть…». После щелчка мышкой необходимо в появившемся окне выбрать нужный файл и нажать кнопку «Открыть».
Как сохранить документ.
Использовать команды «Сохранить…» и «Сохранить как…». «Сохранить» сохраняет документ, с которым Вы работаете, под имеющимся именем. Если у документа уже есть имя, то он будет сохранен под этим именем в той же папке (сохранение изменений). Если документ новый и еще не имеет имени, то появится окно, где надо ввести имя документа и нажать кнопку «Сохранить». Команда «Сохранить как…» в любом случае требует ввода имени документа. С ее помощью можно сохранить имеющийся документ под другим именем или в другую папку.
Как задать поля документа.
Использовать меню «Файл», команду «Параметры страницы», вкладку «Поля».
Как задать форматирование (внешний вид) шрифта.
Использовать меню «Формат», команду «Шрифт». В появившемся диалоговом окне на вкладке «Шрифт» задаются:
шрифт (название шрита; например, этот текст набран шрифтом Times New Roman);
размер букв;
цвет текста;
начертание (полужирный, курсив);
тип и цвет подчеркивания;
особые эффекты (надстрочный123, подстрочный123, с тенью, зачеркнутый и т.п.)
На вкладке «Интервал» можно задать интервал между буквами (междусимвольный). Он может быть обычным, разреженным или уплотненным.
Формат задается для выделенного текста. Если текст не выделен, то формат задается для текста, который будет напечатан с той позиции, где находится курсор. Функции этого диалогового окна доступны также на панели «Форматирование».
Как вывести на экран нужную панель (или убрать ненужную).
Использовать меню «Вид», команду «Панели инструментов». Поставьте галочки напротив тех панелей, которые Вы хотите видеть на экране. Обычно на экране удобно иметь панели «Стандартная» и «Форматирование».
Как выделить текст «маркером» (задать фон текста).
Использовать кнопку «Выделение цветом» на панели «Форматирование». Выделить текст и выбрать цвет фона (треугольник сбоку от кнопки).
Как задать параметры абзаца.
Использовать меню «Формат», команду «Абзац». В появившемся диалоговом окне на вкладке «Отступы и интервалы» можно задать:
выравнивание текста (по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине);
отступы абзаца слева и справа от полей в сантиметрах (не путать с полями документа!);
отступ или выступ первой (красной) строки (не путать с отступами всего абзаца!);
интервал между строками абзаца;
интервал перед началом абзаца и в конце (перед следующим абзацем);
Перед установкой параметров нужно выделить абзац или абзацы, которые вы хотите форматировать. Если абзац не выделен, то параметры применяются к тому абзацу, в котором находится курсор.
Как установить границу (рамки) страницы.
Использовать меню «Формат», команду «Границы и заливка». На вкладке «Страница» нужно выбрать желаемые параметры рамки, такие как:
тип рамки (объемная, с тенью и т.п. Для отказа от рамок нужно выбрать «Нет рамок»);
тип линии рамки (обычная, пунктирная, волнистая и т.п.);
цвет линии рамки;
ширину линии рамки;
рисунок (можно использовать вместо линии);
справа находится образец с четырьмя кнопками, с помощью которых можно убрать или добавить стороны рамки (можно, например, сделать рамку только сверху и снизу страницы);
под образцом находится выпадающий список «Применить к…», определяющий, будет ли такая рамка у всех страниц документа или у данного раздела.
Как установить границу (рамку) абзаца.
Использовать меню «Формат», команду «Границы и заливка». На вкладке «Граница» задаются параметры рамок данного абзаца. Параметры аналогичны параметрам вкладки «Страница», за тем исключением, что для абзаца нельзя установить рамку в виде рисунка.
Как установить заливку (фон) абзаца.
Использовать меню «Формат», команду «Границы и заливка». На вкладке «Заливка» задаются параметры:
цвет заливки;
узор (при использовании узора задаются два цвета – цвет фона и цвет штриховки);
Например для этого абзаца установлен узор в виде диагональной линии.
Как установить регистр букв.
Существуют два вида регистра букв: большая буква (заглавная, прописная) и маленькая (строчная). Чтобы ввести большую букву нужно нажать соответствующую клавишу одновременно с клавишей Shift. Но иногда требуется задать другой регистр для уже набранного текста. Для этого используется меню «Формат», команда «Регистр». Возможны следующие варианты:
Как в предложениях (первая буква каждого предложения большая);
все строчные;
ВСЕ ПРОПИСНЫЕ;
Начинать С Прописных Каждое Слово;
иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР (регистр каждой буквы меняется на противоположный);
Как работать с колонтитулами.
Колонтитулом называется область вверху или внизу страницы (за границами полей), куда выводится такой текст как, например, название книги, номер страницы, имя автора или название организации. Текст одинаков для каждой страницы документа. Посмотрите на верхний и нижний колонтитулы этого конспекта. Также в колонтитул может быть введен рисунок. Для работы с колонтитулами используется меню «Вид», команда «Колонтитулы». При щелчке мышью на эту команду появляется панель «Колонтитулы» с кнопками, позволяющими:
переключиться между нижним и верхним колонтитулами;
добавить в колонтитул автотекст (такой как номер страницы, дата печати, название документа и т.п.);
задать параметры страницы (аналогично команде «Параметры страницы…» меню «Файл»).
Нужно помнить, что в колонтитул может быть введен любой текст, а не только автотекст. Текст, который должен динамически меняться (как меняется номер страницы или дата печати), выделен серым цветом. Для любого содержимого колонтитула можно применить те же функции форматирования, что и для обычного текста (выравнивание, параметры шрифта и т.п.), находящиеся на панели «Форматирование».
Как вставить номера страниц.
Хотя для этого можно использовать работу с колонтитулами, для автоматической вставки номеров страниц существует отдельная команда «Номера страниц» меню «Вставка». Диалоговое окно позволяет задать параметры:
расположение номера (сверху или снизу страницы);
выравнивание (по правому краю, левому, от центра и т.п.);
наличие номера на первой странице;
формат шрифта номера страницы.
Вставленный номер страницы будет доступен для редактирования или удаления как элемент колонтитула.
Как вставить символ, которого нет на клавиатуре.
Для вставки символов, отсутствующих на клавиатуре (таких как греческие буквы, сивол авторского права © и т.п.) используется меню «Вставка», команда «Символ». В появившемся диалоговом окне выберите нужный символ и нажмите кнопку «Вставить».
Как работать со списками.
Существуют три разновидности списка: маркированный, нумерованный и многоуровневый. Если при установке параметров списка выделен текст, то он преобразуется в список. Если выделен список, то изменяются его параметры. Если ничего не выделено, то создается новый список.
В маркированном списке каждый элемент отмечается определенным символом, например, «-» или «►». Порядок работы с маркированным списком:
Для работы с маркированным списком используется меню «Формат», команда «Список», вкладка «Маркированный». В появившемся окне выбирается один из восьми имеющихся типов списка (или «нет» для отказа от списка).
Если среди предложенных типов нет нужного, то выберите любой из них и нажмите кнопку «Изменить». В появившемся окне устанавливаются следующие параметры:
шрифт маркера;
знак маркера;
рисунок маркера (вместо знака);
положение маркера (отступ от левого поля);
табуляция текста (отступ элемента списка (его первой строки) от маркера);
отступ текста (расстояние элемента списка от левого поля (кроме первой строки));
В нумерованном списке каждый элемент имеет номер. Порядок работы с нумерованным списком:
Для работы с нумерованным списком используется меню «Формат», команда «Список», вкладка «Нумерованный». В появившемся окне выбирается один из восьми имеющихся типов списка (или «нет» для отказа от списка).
Если среди предложенных типов нет нужного, то выберите любой из них и нажмите кнопку «Изменить». В появившемся диалоговом окне устанаваливаются следующие параметры:
шрифт номера;
положение номера, табуляция текста, отступ текста – так же, как в маркированных списках;
вид нумерации («1,2,3…», «а, б, в…», «I, II, III…» и т.п.)
первый номер нумерации (можно начать нумерацию, например, с цифры 5);
формат номера (символы, выделенные серым цветом, будут меняться при переходе к следующему элементу списка; после них можно вписать текст, постоянный для всех элементов, например «)» или точку.
Списки с несколькими уровнями нумерации (например, список, который Вы сейчас читаете). Порядок работы с многоуровневым списком:
Для работы с многоуровневым списком используется меню «Формат», команда «Список», вкладка «Многоуровневый».
В появившемся окне выбирается один из восьми имеющихся типов списка (или «нет» для отказа от списка).
Если среди предложенных типов нет нужного, то выберите любой из них и нажмите кнопку «Изменить». В появившемся диалоговом окне устанаваливаются следующие параметры:
Уровень списка (уровень нумерации). Например, в списке, который Вы сейчас видите, три уровня нумерации: «1), 2), 3)», «1.1, 1.2, 1.3» и «». Перечисленные далее параметры задаются отдельно для каждого из уровня нумерации:
предыдущий уровень нумерации;
вид нумерации;
отступы маркера, текста, табуляция текста;
формат номера;
Для перехода от одного уровня нумерации к другому (например, как здесь в этом списке совершен переход от третьего уровня () к второму (1.1)), используйте кнопки «Увеличить отступ» и «Уменьшить отступ» на панели «Форматирование».
Как работать с колонками.
При создании документа в Word текст расположен в одну колонку, но иногда существует необходимость расположения текста в несколько колонок. Порядок работы с колонками:
используйте меню «Вставка», команду «Разрыв», опцию «Новый раздел на текущей странице». Таким образом вы создадите в документе новый раздел, где будет отличное от всего документа количество колонок.
Используйте меню «Формат», команду «Колонки». В появившемся окне устанавливаются следующие параметры:
количество колонок;
наличие разделителя (вертикальной линии) между колонками;
ширина каждой колонки (если колонки должны быть разной ширины нужно снять галочку «Колонки одинаковой ширины»);
Введите текст в первую колонку.
Для перехода на новую колонку используйте меню «Вставка», команду «Разрыв», опцию «Начать новую колонку».
Если Вы ввели текст во все колонки и хотите далее писать текст с другим количеством колонок (например, одной), снова используйте меню «Вставка», команду «Разрыв» и опцию «начать новый раздел на текущей странице». Будет создан еще один новый раздел. Установите для него желаемое количество колонок (меню «Формат», команда «Колонки»).
Обратите особое внимание на вставку разделов. Эта операция необходима потому, что число колонок одинаково для раздела документа. Другое число колонок может быть только в другом разделе. Чтобы видеть разрывы раздела и колонок используйте кнопку «Непечатаемые знаки» со знаком ¶ на панели «Стандартная».
Другой способ работы с колонками:
Используйте меню «Формат», команду «Колонки», установите требуемые параметры и в выпадающем списке «Применить…» выберите пункт «До конца документа». Это позволит обойтись без вставки нового раздела.
Вводите текст и переключайтесь на другие колонки так же, как в первом способе.
Для изменения количества колонок в последующем тексте см. пункт 1.
Возможно, второй способ проще, но первый способствует более глубокому пониманию стуктуры документа. Рекомендуется освоить оба способа, а использовать второй. Чтобы изменить число колонок в существующем разделе, поставьте курсор в этот раздел и используйте меню «Формат», команду «Колонки» для установки нового числа колонок. Как работать с графикой. Под работой с графикой здесь понимается вставка в текст графических изображений и их форматирование – то есть, установка нужного цвета, размера, положения и т.п. При работе с графикой нужно иметь на экране панель «Рисование» (см. «Как вывести на экран нужную панель (или убрать ненужную)»). С помощью кнопок этой панели Вы можете добавить в документ:
простые графические объекты (овал, прямоугольник, линия, стрелка);
автофигуры (более сложные фигуры типа звезд, лент, выносок и т.п.);
надписи (не путать с обычным текстом);
объекты WordArt;
рисунки из коллекции Office;
рисунки из файлов.
Форматирование выделенного графического объекта осуществляется с помощью кнопок панели «Рисование» или диалогового окна «Формат…». Чтобы вывести это окно, щелкните правой кнопкой мыши на графический объект и выберите команду «Формат…» в появившемся меню. На вкладках окна «Формат…» можно настроить следующие параметры:
цвет заливки (причем, заливки может не быть вовсе);
цвет линий (также может не быть);
тип линий (обычные, пунктирные, волнистые и т.п.);
толщина линий;
вид наконечников (для стрелок и линий);
размер и положение объекта (в тексте, перед текстом, за текстом и т.п.);
Действия, применимые к графическим объектам также содержатся в меню, появляющемся при нажатии кнопки «Рисование» на панели «Рисование». Например, это действия:
группировка и разгруппировка объектов;
перемещение объекта на передний/задний план;
поворот объекта.
Для настройки тени и объема графической фигуры используются соответствующие кнопки на панели «Рисование». Как работать с таблицами. Использовать команды меню «Таблица», позволяющие:
добавить таблицу в текст;
добавить столбец или строку в таблицу;
удалить ненужную строку или столбец;
разбить ячейку таблицы на несколько;
объединить несколько ячеек таблицы в одну;
преобразовать таблицу в текст или текст в таблицу;
настроить свойства таблицы (размер, толщину и наличие линий, цвет заливки и т.п.)
настроить свойства конкретного столбца, строки и ячейки(размер, выравнивание текста и т.п.)
сортировать таблицу;
добавить в таблицу формулы для автоматического подсчета данных.
Те же функции доступны на панели «Таблицы и границы». Как отменить последнее действие (если оно случайно и нежелательно). В меню «Правка» есть команда «Отменить…», которая отменяет последнее действие. При повторном нажатии она отменяет действие, произошедшее перед последним, и так далее. При случайном удалении или порче части документа, используйте эту команду, чтобы вернуть документ в неиспорченное состояние. Как скопировать текст или графический объект. В меню «Правка» содержатся следующие весьма полезные команды:
«Копировать». Копирует выделенный текст в буфер обмена (специальную область памяти).
«Вырезать». Вырезает (перемещает) выделенный текст в буфер обмена. От «Копировать» отличается тем, что текст исчезает с того места, где он был.
«Вставить». Вставляет скопированный или вырезанный до этого текст в выбранную позицию.
Порядок работы с этими командами: 1) выделить текст, который нужно скопировать (или вырезать); 2) выбрать команду «Копировать» (или «Вырезать»); 3) поставить курсор в то место документа, куда нужно вставить текст; 4) Выбрать команду «Вставить». Копировать, вырезать и вставлять можно не только текст, но и любые объекты – например, рисунки. Функции меню «Правка» доступны также при правом щелчке мыши на тексте или объекте.   |
