Глава 2. Краткое описание программ MS Excel и OpenOffice.org Calc.
В настоящее время наиболее распространённая программа для работы с электронными таблицами - MS Excel, которая является составной частью пакета MS Office. Широкое распространение получил и пакет OpenOffice.org, в том числе и его составляющая для работы с электронными таблицами Calc. Данные пакеты программ, в том числе и для работы с электронными таблицами, имеют схожие возможности. Основное отличие пакета OpenOffice.org от MS Office в том, что он распространяется по свободной лицензии, и следовательно, его можно бесплатно загрузить и использовать. В связи с данным обстоятельством OpenOffice приобретает всё большую популярность, и особенно в западных странах, где не лицензионное программное обеспечение не распространено, ввиду жёсткого контроля. По свободной лицензии распространяется и программа для работы с электронными таблицами gnumeric. Рассмотрим основные возможности программ MS Excel и OpenOffice.org Calc [7; 8].
Электронная таблица в MS Excel и OpenOffice.org Calc (рабочий лист) — это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно принадлежит некоторой строке. Ячейка – это наименьшая структурная единица электронной таблицы; она имеет адрес, определяемый координатами по вертикали (столбцы) и горизонтали (строки). Столбцы рабочего листа именуются, а строки нумеруются. По умолчанию рабочий лист в MS Excel имеет 256 столбцов с именами от А до IV и 16384 строки с номерами от 1 до 16384 . В OpenOffice.org Calc столбцы (первая часть адреса) также имеют имена от A до IV, а номер строки (вторая часть адреса) и имеет значение в пределах от 1 до 32000 (рис.1)
Каждый документ в MS Excel называется рабочей книгой и состоит из нескольких рабочих листов. Книга в MS Excel представляет собой файл с расширением .xls (и xlsx в версии 2007 года), предназначенный для хранения и обработки данных. В старых версиях MS Excel рабочая книга содержала всего один лист. Поддержка множества листов в последующих версиях, сделала работу в MS Excel намного эффективнее. На различные листы обычно помещают разнородную информацию. В OpenOffice.org Calc рабочие книги можно сохранять в виде файлов с различными расширениями (основным расширением файла является .ods). Данная программа открывает файлы созданные в MS Excel ( с расширениями .xls и .xlsx) и возможно сохранение файлов с расширением .xls, то есть такие файлы можно открывать и редактировать в MS Excel. В свою очередь, файлы с расширением .ods в программе MS Excel открывать и редактировать нельзя. В пакете программ OpenOffice.org, в том числе и в программе Calc существует очень большое число форматов в которых можно сохранять файлы [5, с. 39; 6, с. 5].
 Рис. 1 Внешний вид главного окна OOCalc.
Для ввода данных в программах MS Excel и OpenOffice.org Calc нужно выбрать ячейку и ввести то, что требуется. Набираемые данные отображаются в ячейке и в строке ввода (сверху), которая особенно полезна с учётом того, что ячейка может содержать больше символов, чем позволяет отобразить её текущая ширина. Если соседние ячейки справа не содержат значений, то введенная строка будет отображаться полностью; иначе будет отображена только часть строки и в ячейке появится красная стрелочка. В ячейку можно вводить числовые значения, текст, а также дату и время. Причём можно выбирать формат ячеек (числовой, текстовой, формат даты и времени). Если текст начинается со знака "=", то он не отображается в ячейке, поскольку эти программы считают такой текст формулой. Если нужно напечатать текст, начинающийся со знака "=", то необходимо самым первым символом поставить знак одинарной кавычки. Если есть необходимость начать строку со знака кавычки, то необходимо напечатать кавычку два раза.
Основными возможностями программ MS Excel и OpenOffice.org Calc, которые используются экономистами являются: вычисления с помощью формул, вводимых в ячейки; использование встроенных функций, в том числе финансовых; построение диаграмм и графиков.
Ввод формулы в ячейку начинается со знака равенства, затем пишется сама формула. Например: =3+5. После записи такой формулы и нажатия Enter, в ячейке появится число 8. Для использования переменных в OOCalc и MS Excel используется запись в формулах вместо чисел адресов ячеек. К примеру, если в A1 мы записали число 8, то после записи в B1 формулы =A1^2 (что означает, число в ячейке А возведённое во вторую степень) и нажатия Enter в ячейке B1 появится число 64. Если требуется произвести однотипные вычисления для множества данных, то тогда в электронную таблицу можно ввести формулу всего один раз. При копировании формулы в другую ячейку автоматически будет произведена замена параметров новыми значениями. В OOCalc и MS Excel доступны следующие основные арифметические операции:
"+" – сложение;
"-" – вычитание;
"*" – умножение;
"/" – деление;
"^" – возведение в степень;
":" – задание диапазона.
Кроме этих операций, в этих программах доступен обширный набор функций следующих категорий:
● работа с базами данных;
● обработка времени и дат;
● финансовые;
● информационные;
● логические;
● математические;
● работа с массивами;
● статистические;
● текстовые;
● дополнительные [5, с. 42].
Для удобства написания формул в OOCalc и MS Excel используется Мастер функций. В в OOCalc кнопка «Мастер функций» находится слева от строки ввода (рис. 2).
Рис. 2. Мастер функций в программе OOCalc
Наиболее часто используемой функцией, из числа математических, является — СУММ (SUM), которая суммирует числа введённые в указанные ячейки. Например, нужно сложить в числах в ячейках с в столбце A, начиная с адреса A2 по адрес A11. Можно написать формулу: =A2+A3+...+A10+A11 – но гораздо удобнее будет воспользоваться функцией СУММ, указав диапазон: A2:A11.
Электронные таблицы OpenOffice.org Calc и MS Excel предоставляют большой спектр функций финансового анализа для решения задач:
расчёт доходов и затрат с учётом дисконтирования;
оценку эффективности капиталовложений;
амортизация оборудования;
расчёт регулярных выплат по займу;
операции на рынке ценных бумаг и другие.
Основой всех финансовых расчётов является временная ценность денег, т.е. принцип неравноценности денег, относящихся к разным моментам времени.
Неравноценность одинаковых по абсолютной величине сумм связана с тем, что имеющиеся сегодня деньги могут быть инвестированы и принести доход в будущем, и характеризуется понятиями: капитализация, наращение дисконтирование.
Капитализация процентов - присоединение начисленных процентов к основной сумме.
Наращение - увеличение первоначальной суммы в связи с капитализацией.
Дисконтирование - приведение стоимости, относящейся к будущему, на более ранний момент (операция обратная наращению).
При составлении бизнес-плана рассчитывают вложения и планируемые денежные поступления с учётом их стоимости во времени, и показатели, которые отражают эффективность инвестиционного проекта. Используются следующие основные функции: FV, FVSCHEDULE, PV, IRR, NPV.
Функция FV - (процент; количество_периодов; выплата; ТЗ; тип). Функция вычисляет будущую стоимость капитала при неизменной процентной ставке. Функция может использоваться для вычисления будущей стоимости единовременных вложений, а также для расчёта будущей стоимости периодических платежей, по которым начисляются сложные проценты за определенное количество периодов при заданной процентной ставке.
Функция FVSCHEDULE (основной капитал, {ставка1; ставка2; …;ставка n}) Функция вычисляет будущее значение единовременных вложений при переменной процентной ставке.
Функция PV - (процент; количество периодов; выплата; БЗ; тип). Функция вычисляет текущую стоимость будущих платежей.
Функция определяет текущую стоимость единовременного будущего платежа при фиксированной процентной ставке.
Основные аргументы этих функций:
Процент - процентная ставка за период
Количество_периодов - общее число периодов выплат
ТЗ - текущее значение (начальное значение капитала)
БЗ - Будущая стоимость или баланс наличности, который нужно достичь после последней выплаты. Если аргумент БЗ опущен, то он полагается равным 0 (например, будущая стоимость займа равна 0)
Тип - число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата. Если тип равен 0 или опущен, то оплата производится в конце периода, если 1 – то в начале периода.
Функция NPV (процент;значение1; значение2; значение3;… ; значение n), где n принимает значения до 30. Функция NPV вычисляет чистый дисконтированный доход как разницу между суммой дисконтированных доходов и дисконтированными капиталовложениями.
Функция IRR (значения; предположение) вычисляет внутреннюю скорость оборота инвестиций (внутреннюю норму доходности) для ряда периодических выплат и поступлений переменной величины. Внутренняя норма доходности – это такие проценты, которые, будучи подставленными в NPV приводят результат вычислений по NPV к нулю. Если ставка дисконта превышает чистый дисконтированный доход (NPV), то проект нельзя реализовывать. Он будет убыточным. Внутреннюю норму доходности можно находить и процедурой «Подбор параметров», но это длительный процесс. Наличие специальной функции упрощает работу [1, с. 2 - 3].
В программах OOCalc и MS Excel можно вставлять диаграммы и графики вычислений. Для этого надо выделить столбцы со значениями, например, выделяются два столбца A и B. В программе в программе OOCalc из меню (или панели инструментов) выбирается пункт «Вставка - Диаграмма» (“Insert – Chart”). Необходимо выбрать тип диаграммы:
Двумерные диаграммы:
● линии;
● с областями;
● гистограмма;
● линейчатая;
● круговая;
● диаграмма XY;
● сетчатая;
● биржевая.
Трехмерные диаграммы
● график 3М;
● с областями 3М;
● гистограмма 3М;
● линейчатая 3М;
● круговая 3М.
Если диаграмма строится по двум столбцам, то необходимо выбрать XY-
диаграмму. Далее, «Мастер диаграмм» предлагает уточнить ряд данных. Если первая строка является подписью оси x, то нужно поставить галочку «Первая строка как подпись». Область значений, записанная в поле “Область”, определяется автоматически, например: $Лист1.$A$1:$B$361. Диаграмму (график) можно разместить либо на одном из уже существующих листов, либо на новом листе. Если поместить диаграмму на новом листе, то она будет занимать этот лист полностью.
Перечисленные возможности программ OOCalc и MS Excel являются востребованными и часто используются экономистами.
|
