Методические указания для выполнения контрольных работ по дисциплине «Информационные системы и технологии»

Современное государственное регулирование делопроизводства

Законодательное регулирование делопроизводства

• 
  законодательное регулирование,
  
• 
  стандартизация,
  
• 
  разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
  

1. 
   Конституция Российской Федерации.
   
2. 
   Гражданский кодекс Российской Федерации.
   
3. 
   Кодекс законов о труде Российской Федерации.
   
4. 
   Законы РФ:
   

• 
  Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»
  
• 
  Закон РФ «О языках народов Российской Федерации».
  
• 
  Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».
  

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

1. 
   Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
   
2. 
   Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола).
   
3. 
   ГОСТ Р 6.30—97 УСД Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями, от 21.01.2000 г.).
   
4. 
   Основные правила работы ведомственных архивов.
   
5. 
   Перечни документов с указанием сроков хранения.
   
6. 
   Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
   

Оформление управленческих документов

Правила оформления отдельных реквизитов документов

01 Государственный герб Российской Федерации

02 Герб субъекта Российской Федерации

• 
  при угловом расположении реквизитов - над серединой строки с наименованием организации;
  
• 
  при продольном расположении реквизитов - в центре поля.
  

03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 Код организации

05 Код формы документа

06 Наименование организации

• 
  организационно-правовая форма;
  
• 
  подчиненность;
  
• 
  степень самостоятельности;
  
• 
  аббревиатура - в скобках после полного наименования;
  
• 
  наименования вышестоящих организаций - перед собственным наименованием.
  

07 Справочные данные об организации

• 
  почтовый адрес - в соответствии с действующими почтовыми правилами (обязательно указывается индекс);
  
• 
  номера телефонов (группы цифр разделяют дефисом);
  
• 
  другие сведения по усмотрению организации.
  

08 наименование вида документа

09 дата документа

• 
  день, месяц, год, например: 01.09.2000;
  
• 
  год, месяц, день месяца, например: 2000.02.01.
  

10 Регистрационный номер документа

11 Ссылка на индекс и дату входящего документа

• 
  регистрационный номер;
  
• 
  дату документа, на который дается ответ.
  

12 Место составления или издания

• 
  указывается на общем бланке или бланке вида документа;
  
• 
  можно не указывать, если оно входит в название организации.
  

13 Гриф ограничения доступа к документу

14 Адресат

• 
  не более 4-х адресов;
  
• 
  слово «копия» перед вторым и другими адресатами не ставится;
  
• 
  каждый адрес отделяется от другого.
  

4. 
   Почтовый адрес указывается только на конверте в соответствии с действующими почтовыми правилами (постановление правительства РФ от 26.09.1996 №1239 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи»). При адресовании:
   

• 
  организации: название организации, затем - почтовый адрес, например:
  

• 
  физическому лицу: инициалы, фамилия получателя, почтовый адрес, например:
  

15 Гриф утверждения документа

16 Резолюция

• 
  фамилия (или фамилии) исполнителей (в дательном падеже);
  
• 
  содержание поручения;
  
• 
  срок исполнения;
  
• 
  личная подпись руководителя;
  
• 
  дата составления резолюции, например:
  

17 Заголовок к тексту

18 Отметка о контроле

19 Текст документа

20 Отметка о наличии приложений

1. 
   Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
   
2. 
   Смета расходов... на 7 л. в 2 экз.
   

• 
  слово «Приложение» (без кавычек);
  
• 
  наименование документа,
  
• 
  дату и регистрационный номер, например:
  

21 Подпись

• 
  наименование должности лица, подписавшего документ
  
• 
  название организации;
  
• 
  личная подпись;
  
• 
  расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
  

22 гриф согласования документа

• 
  слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами без кавычек);
  
• 
  должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации);
  
• 
  личной подписи;
  
• 
  расшифровки подписи (инициалов, фамилии);
  
• 
  даты согласования, например:
  

23 визы согласования документа

• 
  наименование должности;
  
• 
  подпись,
  
• 
  инициалы, фамилию;
  
• 
  дату подписания, например:
  

24 печать

25 отметка о заверении копии

• 
  заверительную надпись «Верно»;
  
• 
  должность лица, заверившего копию;
  
• 
  личную подпись;
  
• 
  расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  
• 
  дату заверения, например:
  

26 отметка об исполнителе

• 
  фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа;
  
• 
  номер его телефона. Например:
  

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело

• 
  ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении);
  
• 
  слово "В дело";
  
• 
  номер дела;
  
• 
  подпись исполнителя;
  
• 
  расшифровку подписи.
  

28 отметка о поступлении документа в организацию

29 идентификатор электронной копии документа