Создание шаблона общего бланка официального документа
Запустите текстовый процессор Microsoft Word (версии 2000, 2002, 2003).
Настройте интерфейс следующим образом: Сервис => Параметры => Вид => Параметры режима разметки веб-документа => 0 Границы текста.
Задайте поля страницы: верхнее - 0,3 см, нижнее - 1 см, левое - 3 см, правое – 1 см.
Создайте таблицу, состоящую из 3 столбцов и 14 строк.
Совместите левую и правую границы таблицы с границами области текста.
Замечание. Если вручную выполнить эту операцию не удается, то задайте точную ширину таблицы 17 см: выделите таблицу => Таблица => Свойства таблицы => Таблица => 0 Ширина => Значение 17 см:
Установите единицы измерения - пункты: Сервис => Параметры => Общие => Единицы измерения => Пункты:
Выделите 1-ю строку. Задайте высоту строки 45 пт: Таблица => Свойства таблицы => Строка => 0 Высота => режим: точно => Значение - 45 пт. Не нажимайте кнопку Ок.
Нажмите на кнопку 
Задайте точную высоту остальных строк: 2 строка - 21 пт, 3 строка - 21 пт, 4 строка - 21 пт, 5 строка - 27 пт, 6 строка - 19 пт, 7 строка - 16 пт, 8 строка 19 пт, 9 строка - 48 пт, 10 строка - 35 пт, 11 строка - 319 пт, 12 строка - 53 пт, 13 строка - 106 пт, 14 строка - 50 пт.
Установите единицы измерения - сантиметры.
Выделите 1 -столбец. Задайте ширину столбца: Таблица => Свойства таблицы => Столбец => 0 Ширина => значение 7,3 см:
Задайте ширину остальных столбцов: 2-1,9 см, 3 - 7,8 см.
Объедините: с 1-ой по 9-ю ячейки во втором столбце, со 2-й по 9-ю ячейки в третьем столбце, все ячейки 10 строки, все ячейки 11 строки, все ячейки 12 строки, все ячейки 13 строки.
Выделите первую ячейку 14-строки.
Задайте ширину ячейки: Таблица => Свойства таблицы => Ячейка => 0 Ширина => значение 9,4 см.
16.Задайте ширину остальных ячеек 14-строки: 2-3 см, 3 - 4,6 см. П.Выделите таблицу. Отмените обрамление таблицы: Формат => Границы и
заливка => Граница => Тип - нет. 18.Выделите таблицу. Задайте для всей таблицы шрифт Times New Roman, обычный, 14 пт.
19.Внесите в ячейки таблицы номера реквизитов (см. рис. 2). 20. Для абзаца, соответствующего реквизиту № 19 (текст документа) определите полуторный интервал. 21 .Сохраните документ как шаблон: Файл => Сохранить как => Тип файла - Шаблон документа => Имя файла - Общий бланк.
Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Приложение 7
Задание II. Организационно-распорядительные документы
Составьте распоряжение по предприятию о подготовке помещения офиса к косметическому ремонту.
Составьте указание для отдела кадров о подготовке графика отпусков на 2004 год по всем отделам. График должен быть предоставлен не позднее 15 февраля 2004 года.
Составьте приказ по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.
Составьте приказ об итогах работы с документами в 2003 г. в ОАО «Рекорд». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.
Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.10.2003 по 01.12.2003. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.П. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования ; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.
Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Химконцентраты» об утверждении инструкции по делопроизводству на предприятии. В констатирующей части укажите, в соответствии с Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства Российской Федерации от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя Р.Г., и с ГОСТ 6.30-97 секретариатом предприятия разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей секретариата обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.
Составьте приказ № 23 от 20.05.2001 о внесении изменений в штатное расписание. Обоснования для внесения изменений: в целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы. Изменения в штатном расписании: главный юрисконсульт - 1 шт. ед., юрисконсульт по финансово-хозяйственным вопросам - 1 шт. ед., юрисконсульт по работе с персоналом - 0,5 шт. ед.
Составьте распоряжение генерального директора № 17/4 от 05.07.2001 о проведении ремонтных работ. Обоснование: аварийное состояние отопительной системы в комнате № 40. Задание: провести ремонтные работы в комнате № 40. Срок исполнения: 01.08.2001. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя генерального директора (указать фамилию).
Составьте Указание № 60 от 15.01.2002 о графике отпусков. Обоснование: составление графика отпусков на 2001 г. Распорядительная часть: руководителям структурных подразделений предоставить офис-менеджеру списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска; срок исполнения: 25.01.2002; офис-менеджеру составить сводный график отпусков на 2001 г. и предоставить его на утверждение генеральному директору; срок исполнения 01.02.2002.
10.Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании дополнительного производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. Заслушан доклад председателя профкома об условиях распределения жилья в I квартале 2003 года в сданном к эксплуатацию доме 137-й серии по улице Потемкинская. После обсуждения выступлений было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течении 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб. Комитету профкома составить списки первоочередников на улучшение жилищных условий и представить их председателю кооператива до 1 марта 2004 г.
12.Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2004 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
Приложение 8
|
