Организация единой информационной среды. Аспекты управления. Предпосылки для объединения информационных ресурсов в единую среду
Выделение задачи построения единой информационной среды становится необходимым при любых попытках создания целостной среды электронного общения с претензией на полный охват и централизованное управление в заданной среде. Сами действия по организации единого центра, в зависимости от методов технической реализации, могут быть достаточно трудоемкими или, при использовании готовых решений, относительно простыми, но, в большинстве случаев, с потерей возможности выбора альтернативных платформ и ПО. Таким образом, в каждом конкретном случае следует принять решение о выборе пути создания единой информационной среды (ЕИС) либо на базе компонентных решений, в таком случае возможна свобода в развитии и оптимизации по мере необходимости, либо на базе готовых платформ и системных решений.
В качестве примера можно привести решения от Microsoft: здесь разработчикам предоставляется мощный инструментарий для создания пользовательских приложений, однако система теряет часть возможностей развития, особенно на низком уровне. В зависимости от поставленных целей делается выбор платформы.
Другим римером, характеризующимся более гибким, но трудоемким подходом, можно привести решения на базе ОС Linux, с помощью которых возможна организация много более гибких решений, тесно взаимодействующих с аппаратной частью и имеющих глубокую взаимную интеграцию.
Критериями выбора пути создания ЕИС могут служить следующие факторы:
Наличие доступных специалистов, способных создать и, главное, поддерживать систему;
Цели. Для проведения онлайн-тестирования и общения на форуме нет необходимости начинать технически сложный проект, достаточно воспользоваться готовыми решениями. Даже платные программные средства обойдутся в этом случае дешевле собственной разработки. Если работа предполагается с использованием множества сервисов, предоставлением хостинга и распределенного доступа в систему, то разумно изначально планировать поэтапное внедрение масштабной системы на базе собственных разработок и компонентных решений сторонних разработчиков.
Планирование. Создание задания на разработку ЕИС в большинстве случаев невозможно без апробации отдельных элементов. Проблема составления плана работ усугубляется тем, что помимо технических требований необходимо выявить готовность и потребности социальных групп. В таком случае целесообразным можно считать поэтапное внедрение, при этом, важную роль в процессе разработки играет информирование всех пользователей (как студентов и преподавателей, так и руководителей различных уровней) о введенном функционале, о планируемых внедрениях, о сроках и о причинах сбоев.
Время. Развертывание сложной информационной системы (ИС) носит итерационный характер и часто сталкивается с непредсказуемыми задержками. Важно выделить ключевые моменты в этапах запуска и критические точки на календаре, это позволит не срывать учебный процесс, если произошла задержка запланированного запуска какого-либо из модулей системы, пусть даже ценой задержки менее критичных к срокам разработок.
Определение целей построения ИС
Определение целей работы – важнейший этап, определяющий все дальнейшие действия. Разработка Единой информационной среды в ВУЗе может быть направлена на разные цели в зависимости от того, чьи интересы создаваемые средства призваны удовлетворять. Традиционно, системы управления строились для решения задач административного, финансового плана, оптимизации документооборота и так далее. В то же время, на деятельности преподавателей и студентов, то есть основного звена, ради которого ВУЗ существует, эти нововведения практически не имели отражения.
В данной работе применен альтернативный подход: ВУЗ рассматривается, как цепочка сервисных служб, в которой все процессы построены для обслуживания двух групп:
студентов, которые являются основной группой, в определенном смысле, клиентом
преподавателей, в данном случае представляющих ВУЗ, как организацию.
Остальные структуры (например: ректорат, УМО) являются вспомогательными для обеспечения функционирования основных названных групп. Далее следуют финансовые и прочие структуры (например: бухгалтерия, плановый отдел, охрана), которые непосредственно с учебным процессом никак не связаны.
Таким образом, создаваемая единая информационная среда позиционируется на обслуживание интересов в первую очередь основных категорий пользователей, во вторую – вспомогательных, но связанных с учебной и научной работой. Для взаимодействия с остальными структурами ВУЗа и внешними организациями предусмотрен механизм стандартизованного обмена. Такой подход позволяет сузить область деятельности, не планируя более масштабных разработок, чем необходимо для решения поставленных задач.
В практическом смысле это означает, что если для бухгалтерской и плановой деятельности используется продукция 1С, то следует лишь обеспечить интерфейс взаимного обмена информацией, тогда будут соблюдены интересы всех задействованных групп (бухгалтер будет работать с удобной для него программной средой, студенты будут учиться в среде, созданной для их потребностей).
Существующие ресурсы для создания единой ИС
Информационные системы, как правило, строятся не на пустом месте. Перед планированием разработок следует изучить существующие ресурсы. Вероятно, большинство программных разработок не будет задействовано в дальнейшей работе, но следует очень внимательно отнестись к существующим базам данных, коллекциям работ, действующим форумам и другим данным. Важно понять, какие ресурсы удобны пользователям, чтобы при запуске новых аналогичных ресурсов пользователи получили инструмент, не уступающий ранее существовавшему по удобству и функционалу. Наличие сложившегося набора сервисов так же помогает выяснить у пользователей, что их не устраивает в существующем наборе и сформулировать более четкий план развития, основанный на предпочтениях пользователей.
Новая информационная система должна опираться на набор правил (постулатов), являющихся основой и причиной принимаемых частных решений. Руководитель разработки должен четко следить за соблюдением логики построения системы, требуя соблюдения заявленных принципов.
Существующая аппаратная база и сетевая инфраструктура ВУЗа может быть вполне достаточной для запуска первых сервисов, но очевидно, что по мере развития ЕИС нагрузка на нее будет расти и руководству ВУЗа или подразделения, проводящего разработку и внедрение ЕИС, следует заложить финансирование на закупку оборудования и проведение работ по модернизации сети. Разница в стоимости оборудования по сравнению с ранее установленным, может быть существенной. При отсутствии какой-либо значимой нагрузки с задачами в рамках кафедры или даже ВУЗа справлялись простые устройства класса SOHO (позиционирующиеся для малого бизнеса и домашнего использования). Но при организации более значительных информационных потоков следует избегать использования дешевых коммутаторов и серверов, собранных из списанных персональных компьютеров.
Методы организации взаимодействия в процессе построения ИС
Построение ЕИС является проектной работой. Процесс может быть разбит на этапы, для этапов можно назвать сроки, материальные и человеческие ресурсы. На практике не всегда удается четко выделить сроки, а в процессе внедрения приходится корректировать так же и планы на следующие этапы, поскольку опыт применения запущенных сервисов может показать необходимость изменения плана развития в связи с реакцией пользователей.
Проектная группа обычно состоит из менеджера и исполнителей различных специальностей. В случае с построением ЕИС в ВУЗе возможны варианты с привлечением внешних организаций и с использованием собственных ресурсов. Однозначного ответа, какой вариант предпочтительнее, не существует. ЕИС на кафедре ЭВА МИЭМ создается собственными силами, что определяет многие из принимаемых решений. Специфика построения собственными силами имеет следующие достоинства и недостатки:
К достоинствам можно отнести:
Нет необходимости детальной проработки плана и технического задания. Система строится эволюционно, на первых порах строится «что возможно», после чего, по мере возможности, опробованные в работе ресурсы модернизируются для удовлетворения требованиям системы.
Работа ведется постоянно, пока есть соответствующие человеческие ресурсы. Возможна работа на интерес, что сказывается положительным образом на активности сотрудников.
Работа над системой сама по себе является формой обучения. Выполняется образовательная функция. Опыт создания ИС подобного масштаба дает больше практических навыков, чем любые лабораторные работы в рамках учебного процесса. Для технических вузов это обстоятельство может быть важным, поскольку подготовка инженеров невозможна без обеспечения их практическими навыками, а проведение подобных масштабных работ позволяет обеспечить осмысленными и практически полезными заданиями часть студентов, при разумной организации рабочего процесса студенты к такой работе отнесутся с интересом.
Возможно учесть самые тонкие аспекты в интересах заинтересованных сторон. В частности, преподаватели и студенты получают контроль над созданием ЕИС, что положительно сказывается на этапе внедрения. Они знают, что система создана непосредственно для них, а не для формальной отчетности за потраченные деньги.
Стоимость работ в денежном эквиваленте может быть минимальной. Традиционно, подобные работы оплачиваются скудно, если вообще оплачиваются. Получаемые деньги расходуются на закупку оборудования, поэтому стоимость системы с внедрением может оказаться равной стоимости оборудования и расходных материалов, задействованных в этой системе.
Недостатки:
Квалификации имеющихся трудовых ресурсов обычно не хватает ни для грамотного планирования и проведения работ, ни для создания программных средств и планирования инфраструктуры. Проектная группа учится по ходу работы, делает ошибки и исправляет их. Это негативно сказывается на сроках и качестве работы.
Проведение полноценного маркетингового анализа с изучением особенностей существующих решений, как правило, не проводится, выбор осуществляется из нескольких найденных вариантов, часто без анализа внутренней структуры устанавливаемых программных средств, что приводит к необходимости их замены через некоторое время, когда обнаруживается невозможность модернизации. При работе с заранее заданными специалистами (студентами, аспирантами, преподавателями) невозможно претендовать на полноту охвата их знаний. Так, выбираются языки программирования, популярные в рассматриваемой среде, а не более перспективные. Часто уровень имеющихся знаний в проектной группе оказывает решающее влияние на выбор ключевых решений (например, операционной системы на серверах).
В то же время, стоит отметить, что обращение к сторонним разработчикам и интеграторам не решает вышеописанной проблемы, компания-интегратор имеет наработанные шаблонные решения, это позволяет быстро внедрять типовые варианты, но для построения многоуровневой информационной среды в ВУЗе требуется специфический набор средств.
Текучесть кадров в данной среде – естественный процесс. При планировании следует учитывать календарные зависимости и естественную смену кадров, а руководству следует надлежащим образом мотивировать работу проектной группы с учетом индивидуальных интересов. Например, старшекурснику будет интереснее работать над большим проектом, если он будет темой его курсовой работы, потом диплома, потом эта тема станет основой его диссертационной работы в аспирантуре.
Инструменты вовлечения персонала и студентов в работу над построением элементов ИС
Опыт создания отдельных ресурсов, а впоследствии Единой информационной среды на кафедре ЭВА показывает, что студенты активнее работают над собственными проектами, чем над общим большим проектом. При разделении работ на частные проекты становится возможным планировать работу для многих групп, четко выделяется область ответственности каждого из участников процесса. Основными факторами успеха в привлечении студентов к разработке Единой информационной системы стали:
Интерес к теме
Открытость разработки. Приглашаются все желающие.
Понимание целей и задач. Нужна общая большая цель и ясные частные задачи для выполнения.
Видимость результатов. Энтузиазм требует подкрепления, видимый результат и ощутимая польза от его применения помогают в работе.
Нужность работы. Люди готовы работать, если их работа нужна другим.
Помимо идейной мотивации (построение нужной системы для себя же), важно обеспечить взаимное соблюдение интересов. Среди группы разработчиков выделяются лидеры, которые либо осуществляют прорыв благодаря своим природным способностям и имеющимся знаниям, либо оказывают существенную помощь кропотливой работой и поддержкой системы. Своевременное поощрение, академическая и научная мотивация таких студентов позволят не только удержать их интерес к работе, но и показать остальным, что интересная работа может быть взаимовыгодной.
Для популяризации работ над проектом полезно выступать с докладами на конференциях, особенно хорошо смотрятся серии докладов, в которых каждый участник представляет свою часть работы. В глазах остальных слушателей проект предстает уже не просто разовой работой, а общим делом, над которым трудятся сокурсники.
Академическая и научная заинтересованность студентов может выражаться в совмещении работ на кафедре с учебным процессом. При совпадении профиля специальности по ряду дисциплин курсовые работы могут совпадать с выполняемыми работами, по согласию с преподавателем задание и отчетность по таким работам могут быть взяты соответственно текущему заданию в проекте. Практика и дипломная работа так же могут быть выполнены в рамках ведущихся работ. В настоящий момент такой подход применяется на кафедре и показывает себя положительно. Поскольку для участия в работах над созданием ЕИС требуется достаточно высокий уровень начальных знаний и терпения, работа в этой области сразу характеризует студента с положительной стороны. Заканчивая институт, студенты, трудившиеся над этим проектом, остаются вовлеченными в работу и стремятся поступить в аспирантуру, видя дальнейшее применение своим силам и цель, ради которой стоит развивать начатые исследования и проводить дальнейшую работу.
Несмотря на положительные результаты работы со студентами, следует отметить, что подобная обстановка складывается после нескольких лет упорных трудов над проектом. Первоначально, отдача практически незаметна и начинается только после появления первых значимых результатов. В этой ситуации важную роль играет позиция кафедры: видимая поддержка сверху дает стимул студентам, это сигнал для того, чтобы поверить в серьезность намерений ВУЗа в отношении начатого проекта.
Внедрение ИС в повседневное использование.
Процесс внедрения ЕИС является не менее важным в конечном итоге, чем процесс ее создания. Если для создания ЕИС нужны идея, ресурсы, проектная группа и время, то на этапе внедрения необходимо сформировать группу поддержки и работы с пользователями, обеспечить постоянное настойчивое информирование пользователей еще на этапе разработки, создать интерес вокруг самого проекта. Специфика работы службы поддержки состоит в том, что сама работа там не является содержательной в научно-техническом смысле и связана с отрицательными эмоциями. При этом, требуется относительно высокий уровень подготовки, поскольку решение типовых задач в процессе построения системы часто требует нетиповых решений. Таким образом, для успешного функционирования недостаточно поддерживать только разработку, необходимо целенаправленно выделять ресурсы на поддержку пользователей и непосредственную работу с ними. Разработчики, как правило, неохотно занимаются этой работой и пользователи недовольны общением с программистами и администраторами, работающими над проектом, а запросы выполняются крайне медленно.Обслуживание ЕИС требует глубокой подготовки и вопросу кадрового обеспечения службы поддержки следует уделить внимание еще на этапе создания системы, поскольку быстро найти и подготовить достаточно квалифицирванных специалистов невозможно. Подготовка специалистов по обслуживанию должна быть постоянной, чтобы восполнять образовывающиеся вакансии. С учетом этого обстоятельства важным положительным свойством ЕИС является использование открытых стандартных протоколов, систем и средств, широко распространенных ИТ-индустрии. Подготовленные специалисты всех уровней будут обладать набором знаний, необходимых для работы во многих не связанных с вузовскими задачами информационных системах, то есть, благодаря стандартизации обеспечивается подготовка специалистов широкого профиля, а благодаря обширной практике, эти специалисты имеют глубокие знания по многим вопросам разработки и администрирования сложных систем.
Интеграция с учебным и рабочим процессом.
На ранних этапах создания ЕИС и в течение всего времени работы над составляющими ее проектами, привлекались студенты и аспиранты. В том или ином виде учебно-практические задачи, связанные с комплексом проводимых работ получили более 20 студентов. Поддержание и развитие ЕИС так же требует постоянного участия и поддержка обеспечивается силами студентов и аспирантов.
Функциональные возможности созданных в настоящее время компонентов ЕИС позволяют использовать ее в учебном процессе:
Система тестирования. Прямое тестирование студентов. Возможно проведение опросов. Используется с сентября 2005 года, успешно показала себя, как средство мониторинга и применялась для оперативной корректировки лекционного курса на основе текущего тестирования студентов по материалам прочитанных лекций.
Система управления проектами. Постановка задач и контроль исполнения с помощью системы управления, интегрированной в ЕИС. Применяется для работы над курсовыми проектами и при проведении практики. В реальных проектах зачастую удобнее использовать небольшую выделенную систему управления проектами.
Форум. Двухсторонняя связь со студентами. Эффективное средство дополнительной поддержки очного обучения, предоставления дополнительных материалов в живой форме. К достоинствам можно отнести живую форму общения и акцент на текущие события, к недостаткам – склонность общения в форуме к неформализованным разговорам, что мешает форуму стать средством накопления полезных ссылок и публикаций. Тем не менее, в качестве оперативного сопровождения занятий форум может быть применен для различных учебных дисциплин.
Новости. Средство оперативного массового оповещения о событиях, использующее различные средства доставки информации – от рассылки на почту до демонстрации новостной ленты на всех поддерживаемых сайтах и экспорта RSS каналов, которые пользователь может читать с помощью браузера или специальными программными средствами.
Библиотека. Средства электронной библиотеки позволяют накапливать материал по заданной тематике. Стандартизация каталога позволяет интегрировать содержимое с другими библиотеками. Интегрированность в ЕИС позволяет гибко управлять правами доступа к информации без нарушения законов об авторском праве.
Файловый сервер. Хранение рабочих файлов на сервере с удобным разделением прав доступа и обеспечением различных протоколов доступа позволяет повысить эффективность работы как над учебными, так и над реальными проектами. Введение системы контроля версий документов и ряда других сервисных функций делает этот ресурс необходимым в работе.
Электронная почта. Адресное обращение персонально к каждому абоненту с возможностью групповой рассылки с гарантией доставки сообщений. Основной транспорт ЕИС, канал взаимного персонального общения.
Практика проведения занятий с применением средств ЕИС и перевода документооборота в электронную форму позволяет сделать выводы о существенном положительном влиянии используемого инструментария на ход учебного процесса и на отношение студентов к преподаваемому предмету.
В первую очередь выделяется более беспристрастная оценка деятельности студента. Если в традиционном учебном процессе всегда есть вероятность сдачи отчетности «за компанию» и «в последний момент», то при постоянном мониторинге со стороны компьютерной системы, которая регистрирует все версии сданных документов, точное время их отправки, активность студента в общении и содержание его высказываний и другую сопутствующую информацию, студенту остается мало шансов избежать необходимости работать над своим курсовым проектом или иным заданием. При этом максимально исключен фактор субъективности оценки преподавателем. Прозрачность работы гарантирует наличие обоснованных аргументов у обеих сторон.
Описываемое применение электронных средств ЕИС базировалось на неполном наборе сервисов, этим объясняется, в частности, использование почтового канала для приема работ от студентов. Такой способ взаимодействия, безусловно, повышает уровень ответственности за работу у студентов, позволяет приучить их к основам культуры электронного общения, помимо этого позволяет собрать ряд вспомогательной информации о способах взаимодействия студентов с электронными ресурсами кафедры (наиболее очевидный и заметный критерий – использование почтового клиента или веб-интерфейса почтового сервера), но крайне неэффективен при обработке поступивших работ и отнимает слишком много времени у преподавателя, чтобы можно было рекомендовать подобный формат взаимодействия со студентами для более широкого применения, чем экспериментальные работы по внедрению новых методов в очное обучение. В любом случае, прием и сортировка работ от студентов «вручную» рассматривался и рассматривается, как временная мера, желаемым результатом внедрения системы приема, первичной обработки и хранения документов является внедрение программного обеспечения с автоматическим контролем версий. На текущий момент наиболее распространенным инструментом является Wikipedia, позволяющая работать с версиями текстов и имеющая простой и удобный язык разметки.
Комплексный подход к интеграции учебных, научно-практических и административных работ подразумевает создание единой среды работы с информацией, создаваемой, накапливаемой, обрабатываемой и распространяемой в ЕИС. Ни одно из описанных решений по отдельности не решает поставленных задач, поэтому внедрение ЕИС в учебный и рабочий процессы проводится поэтапно: в первую очередь вводятся в действие отдельные слабосвязанные компоненты (единственная связь – использование единого каталога пользователей). По мере создания заменяющих их средств, более полно отвечающих поставленным требованиям к электронным ресурсам, производится плановая замена. С заменой отдельных ресурсов изменяется и методика проведения работ, использующая заменяемый ресурс.
Точка входа в информационное пространство
Компонентный подход построения ЕИС на пользовательском уровне реализуется портальной схемой построения информационных ресурсов. Суть состоит в том, что в одном легко доступном месте аккумулируются не только и не столько сами материалы, потенциально интересные пользователю, сколько подборка ссылок на источники этих материалов в глобальной сети или внутренних ресурсах ИС. Эта схема привлечения пользователей получила свое бурное развитие на рубеже веков, когда количество информации в Интернет переросло достижимые пониманию пределы и без предварительно отобранной коллекции ссылок, без предварительно организованных каталогов стало сложно ориентироваться в информационных потоках глобальной сети.
Информационная среда вуза, с учетом количества различных источников информации и простоты доступа к ее публикации, может очень быстро стать замусоренной второстепенными ресурсами, поэтому продумать самоорганизующуюся структуру, которая будет способствовать эффективному взаимодействию пользователя с информационными ресурсами крайне важно.
Общей тенденцией в развитии информационных сервисов является интегральный подход к работе с локальной и сетевой информацией. Крупнейшие поисковые системы (Google, MSN) выпускают локальные поисковые машины. Эти продукты ориентированы на среднестатистических пользователей, однако для работы в рамках образовательного процесса
Федеративная структура ИСi
Структуру ЕИС определяет среда, в которой создается развертывается и внедряется ЕИС. В условиях, описанных в (Error: Reference source not found), важно соблюсти баланс между управляемостью создаваемых ресурсов и свободой в выборе средств для их создания.
Необходимость наличия единого центра объясняет присутствие в структуре ЕИС (Error: Reference source not found) единого каталога пользователей (ЕКП). Пользователь выбран основным объектом в ЕИС. Организация взаимодействия между ЕКП и ресурсами ЕИС возможна только на основе стандартизованного протокола, в противном случае будет потеряна возможность взаимодействия с существующими разработками. Это требование объясняет выбор протокола обмена данными о пользователях LDAP, являющегося стандартным для Windows и Unix систем и поддерживаемого программными средствами различного назначения. Унификация пользовательского каталога и средств аутентификации и авторизации создает основу для определения прав каждого пользователя на доступ к ресурсам, согласно его принадлежности к той или иной группе.
Очевидно, компоненты ЕИС требуют формализации правил взаимообмена информации. Унификация протоколов позволяет упростить создание и поддержку ресурсов. Прозрачные правила взаимного обмена информацией и правила доступа к этой информации позволяют гибко управлять системой, оперативно создавая компоненты, полностью интегрированные в информационное пространство.
Менее значимым, но наиболее заметным для пользователя элементом унификации является единство стиля веб-ресурсов. Унификация дизайна позволяет визуально объединить ресурсы и сделать переходы между ними прозрачными для пользователя. Важную роль здесь играет символика, помогающая сориентироваться в принадлежности того или иного сайта системе и выделяющая отличия и функциональное предназначение каждого ресурса.
|
