Модель управления с использованием информационной среды ВУЗа Электронный деканат
Вопрос автоматизации документооборота при взаимодействии между структурными подразделениями ВУЗа крайне актуален, несмотря на то, что сама по себе тема организации автоматизированного документооборота существует уже не первое десятилетие. Не углубляясь в детали, отметим основные положения, определяющие подход к данному вопросу.
Принцип связности элементов в системе: единые правила взаимодействия позволяют при рассмотрении одной из ее компонент, не знать ничего о структуре и устройстве других, важно знать только правила взаимного обмена информацией и документами на физических носителях, если это необходимо.
Принцип "двойной записи". В бухгалтерии используется один из простейших методов обнаружения ошибок. Каждое действие записывается в двух документах, в случае необходимости ошибка находится путем поиска различий в записях.
Сложные компьютерные системы так же не застрахованы от ошибок, но существует так же вероятность преднамеренного внесения искаженной информации. В основу защиты от подобной фальсификации ложится модифицированный принцип двойной записи: каждое событие должно оставлять как можно большее количество явных и неявных следов, проследить которые должно быть легко, а устранить все и полностью – невозможно.
Принцип IBM "Человек должен думать, а машина – работать". Все операции, которые возможно выполнить без участия человека, должны выполняться автоматически. Все задачи, для которых сформулированы четкие правила решения, должны быть признаны рутинными и также выполняться автоматически.
В этом случае уместно привести пример организаций, активно использующих подобные схемы взаимодействия с клиентом – банки. Служба финансового контроля банка принимает решение о предоставлении кредитов и других услуг, подразумевающих доверительные отношения, основываясь на представленных пользователем данных, на собственной базе данных, собранных из внешних источников и на кредитной истории клиента. Если студент учится преимущественно без проблем (не нарушает сроков, имеет неплохие оценки, принимает участие в научных и практических работах (зарегистрирован достаточно длительное время в проектах, имеет публикации, особенно за последние месяцы), то у системы нет причин чинить преграды такому студенту, а у студента нет необходимости объясняться в деканате. В описанном случае использование метода комплексной оценки деятельности студента позволяет снизить влияние личных неприязней к студенту со стороны деканата или преподавателя, а также исключить на данном этапе взяточничество. В то же время, данная модель взаимодействия студента и системы не претендует на абсолютную защищенность. Более того, предусматривается возможность выдачи допусков в обход решения системы, в таком случае в открытом доступе должна быть видна информация о том, кто и по какой причине распорядился изменить общий порядок работы.
Подобно упоминавшимся ранее банкам, ВУЗ должен иметь собственную службу "финансового контроля", для которой информация о частых вмешательствах в решения системы может послужить сигналом для изучения ситуации в соответствующем деканате.
Структура каталогов и доменов третьего уровня.
Стартовой точкой для рассмотрения являются домен четвертого уровня eva.miem.edu.ru и домен второго уровня auditory.ru. Последний играет роль дублирующего, используется для упрощения адресации. Тем не менее, официальный адрес должен поддерживаться для соблюдения совместимости и единообразия. По умолчанию в данном документе рассматривается доменное имя второго уровня.
Проекты, создаваемые в рамках разработки информационной системы, помещаются в поддомены вида:
FORUM.AUDITORY.RU
MAIL.AUDITORY.RU
И т.д.
Информационная система имеет иерархическую структуру каталога ресурсов и пользователей. Важно отметить, что при этом ветви дерева иерархий могут переплетаться.
Каталог пользователей ориентирован на организацию групп, исходя из принадлежности пользователей выпуску, вторичной характеристикой является принадлежность к проекту. Отдельно стоит упомянуть группу преподавателей и сотрудников кафедры: эта группа по своей природе является проектной группой, так как ее состав изменяется во времени. Студенческие группы (выпуски) характеризует их преимущественно постоянный состав. Случаи перехода студентов между выпусками и отчисления как правило, носят единичный характер и на структуру в целом влияния не оказывают. Для понимания важности роли почтовой службы в ВУЗе следует особо подчеркнуть: адрес, полученный студентом при зачислении, сохраняется за ним пожизненно. Могут быть отключены псевдонимы (для освобождения пространства имен), но уникальный адрес будет открыт всегда и соответственно сохранится членство во всех группах. Так, спустя много лет после выпуска, можно будет направить письмо всем выпускникам данного курса или персонально определенному выпускнику. Поддержание связи с выпускникам – важная задача для ВУЗа и данный подход является одним из инструментов для ее решения.
Из вышесказанного вытекают следующие практические решения:
Уникальный адрес, который студент получает при зачислении, имеет вид:
<имя>.<фамилия>@<год>.eva.miem.edu.ru
Поскольку такой длинный адрес неудобен в использовании, то для пользователей вводятся следующие допущения:
Домен четвертого уровня eva.miem.edu.ru может быть заменен на домен второго уровня auditory.ru;
Поддомен с годом выпуска может не указываться для действующих студентов. После выпуска сокращенное имя вида:
<имя>.<фамилия>@eva.miem.edu.ru
<имя>.<фамилия>@auditory.ru
Будет существовать до тех пор, пока не появится студент с таким же именем.
Каждый пользователь почтового сервера имеет право использовать псевдоним при условии, что отправляемые им письма при внутренней учебной и рабочей переписке будут отправляться с полного адреса и иметь такой же полный обратный адрес.
Таким образом, обязательным для использования является адрес вида
<имя>.<фамилия>@eva.miem.edu.ru
<имя>.<фамилия>@auditory.ru
<имя>.<фамилия>@<год>.eva.miem.edu.ru
<имя>.<фамилия>@<год>.auditory.ru
Для личных нужд пользователь может использовать так же адреса вида
<псевдоним>@<любой из перечисленных доменов>.
Гарантированно за пользователем сохраняются адреса:
<имя>.<фамилия>@<год>.eva.miem.edu.ru;
<имя>.<фамилия>@<год>.auditory.ru.
Разрешение конфликтов имен.
Если "короткое" (то есть без указания года в адресе) имя нового пользователя совпадает с именем уже существующего пользователя, который уже закончил институт, то новому пользователю передается адрес выпускника.
Если "короткое" имя нового пользователя совпадает с именем уже существующего пользователя, который ещё обучается в институте или работает на кафедре, то новому пользователю предлагается альтернативное написание имени. Поскольку такие случаи единичны, то их следует решать в частном порядке.
При любых обстоятельствах за пользователем всегда сохраняется его полный адрес (с указанием года выпуска). Разделение пользователей по выпускам позволяет свести к минимуму количество возможных совпадений имен пользователей вне зависимости от количества имеющихся учетных записей выпускников.
Иерархическая структура каталогов сайта и назначение страниц.
Официальный сайт кафедры является корнем каталога: http://eva.miem.edu.ru.
Данный уровень иерархии является организационным. За ним следует групповой и далее персональный уровни. Каждый уровень имеет свою страницу и эта страница имеет определенный заранее определенный смысл:
http://<год выпуска>.eva.miem.edu.ru. -- страница данного выпуска. Технически возможно использование папок вместо доменных имен, т.е http://eva.miem.edu.ru/<год выпуска>. Выбор решения зависит от конкретной реализации сайта. Помимо года выпуска возможно указание группы "kafedra" – это сотрудники и преподаватели кафедры. Страница, открывающаяся по этому адресу, является страницей группы, то есть, здесь в зависимости от принятого шаблона собирается информация, актуальная для данной группы пользователей: для студентов и преподавателей это расписания, объявления, задания и другие сервисы и ресурсы, подробнее они описаны в четвертой главе данной диссертационной работы. Для выпускников используется другой шаблон, ориентированный на следующий уровень иерархии – персональный.
Личная страница пользователя формируется по адресу вида:
<имя.фамилия>.<год выпуска>.eva.miem.edu.ru.
Или
Http://eva.miem.edu.ru/<год выпуска>/<имя.фамилия>
Для учащегося на этой странице используется шаблон, в котором в открытом доступе находятся:
Открытая контактная информация (официальная электронная почта, далее по желанию могут быть открыты другие адреса, телефоны);
Резюме;
Рейтинг успеваемости;
Фото.
В закрытом доступе (доступно только пользователю и администраторам):
Полная учетная карточка;
Личный кабинет;
Смена пароля;
Статистика успеваемости;
Статистика использования ресурсов;
Редактирование резюме (новая версия заменяет предыдущую, но предыдущие сохраняются и, при наличии надлежащего уровня прав, на странице просмотра резюме должен появляться выпадающий список с указанием номера версии и даты ее публикации; по умолчанию показывается последняя версия.
Так же, на личной странице необходимо «личное» расписание студента (для преподавателей – расписание преподавателя), возможность получения и регистрации заданий, сдачи работ, просмотра версий, доступа к персональному вебсерверу и т.д.
Основная задача «личной страницы» для сторонних посетителей – получить представление о данном человеке, хотя бы на формальном уровне. Так, набирая людей на проект, сотрудник института или другое ответственное лицо, может подбирать людей, руководствуясь заявленным в резюме уровнем образования (дополнительные курсы, знание языков), студенты, в свою очередь, могут получить полную информацию о своих преподавателях.
|
