Введение
Традиционно российские предприятия не ориентированы на управление бизнес-процессами, то есть, по сути, реальными работами. В итоге существующие процессы приспосабливаются к иерархической структуре, не известны стоимости процессов, их длительность, отсутствует ответственный за реализацию процесса. Таким образом, весьма актуальным является выделение существующих бизнес-процессов предприятия и их реструктуризация. Одним из эффективных подходов к реструктуризации организации является реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий.
Научная степень разработанности проблемы. Теоретические основы реинжиниринга бизнес-процессов, и общепризнанность его как процесса, были заложены в работах Хаммера, Давенпорта и Шорта. Термин «реинжиниринг бизнес-процессов» был определен как «фундаментальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы» [23, С. 250]. В работах Дракера говорится, что существует разница между производительностью и эффективностью [37, C. 278]. В связи с этим, во многих организациях в 1980-х гг. были внедрены системы Всеобщего качества, которые и привели к идее управления бизнес-процессами.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.
Цель данной работы: разработать рекомендации по повышению эффективности бизнес-процесса коммуникаций в организации.
Для достижения поставленной цели нами было определено решение следующих задач:
систематизировать теоретические положения в области реинжиниринга как подхода к реструктуризации бизнес-процессов организации;
изучить подходы к моделированию бизнес-процессов организации;
изучить оптимизацию документооборота как способ реинжиниринга бизнес-процесса коммуникаций;
разработать программу исследования;
проанализировать существующее положение хранения документов в ГОУ «ИСИ»;
проанализировать документооборот ГОУ «ИСИ» в период сессии;
сделать анализ бизнес-процесса коммуникаций ГОУ «ИСИ» в процессе подготовки «Модуля сбора информации об образовательном учреждении»;
дать рекомендации по повышению эффективности организации бизнес-процесса коммуникаций в ГОУ «ИСИ».
Объект исследования: документооборот ГОУ «ИСИ» как бизнес-процесс коммуникаций.
Предмет исследования: реинжиниринг бизнес-процесса коммуникаций как метод повышения эффективности деятельности организации, и в частности оптимизация документооборота организации как способ реинжиниринга бизнес-процесса коммуникаций.
Работа имеет практическую ценность, поскольку:
предлагаются типовые подходы к моделированию бизнес-процессов организации, отличающиеся своей универсальностью (подходит для любой отрасли, любого региона и предприятия любой формы собственности);
проанализированы результаты проведённого исследования;
предлагаются практические рекомендации по использованию результатов исследований в конкретной работе ГОУ «ИСИ».
Гипотеза исследования заключается в том, что эффективность бизнес-процесса коммуникаций данной организации можно определить по тому:
как бизнес-процесс коммуникаций соответствует достижению целей организации;
как организовано хранение документов в организации;
как поставлен документооборот организации.
Основными методами исследования являются анкетирование, опрос, наблюдение, методология IDEF0.
Приложение Ф
Образец оформления заключения для ВКР
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Реинжиниринг характеризуется радикальными преобразованиями в существующих технологиях и организационных структурах. Он связан с переходом на качественно новый уровень бизнеса.
Целью реинжиниринга бизнес-процессов является системная реструктуризация материальных, финансовых и информационных потоков, направленная на упрощение организационной структуры, перераспределение и минимизацию использования различных ресурсов, сокращение сроков реализации потребностей клиентов, повышение качество их обслуживания.
В результате проведенного исследования можно заключить, что цель, которая заключалась в исследовании аспектов проблемы реинжиниринга бизнес-процесса коммуникаций, его влияния на эффективность деятельности организации, а также разработке рекомендаций по повышению эффективности бизнес-процесса коммуникаций в организации, достигнута.
Достижению цели способствовало решение поставленных в работе задач.
На основе результатов проведенного исследования были сделаны следующие выводы:
1. Вопрос реструктуризации организаций на сегодняшний день актуален. Одним из эффективных подходов к реструктуризации организации является реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий.
2. В начале проекта по моделированию и реорганизации бизнес-процессов организации необходимо ответить на ряд вопросов, возникающих у руководителей и специалистов.
- Какое программное обеспечение использовать в проекте?
- Как моделировать процессы с использованием выбранного продукта?
- Как проводить анализ и выявлять проблемы при помощи выбранного продукта?
- Какую методологию использовать для описания процессов?
3. Говорить о преимуществе той или иной системы описания проектов бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, основные задачи, которые данный проект должен решить. Для ведения небольших по масштабам (малые и средние предприятия, 2-5 человека в группе консультантов) и длительности (2-3 месяца) проектов рационально использовать BPwin. Для крупных и/или длительных проектов (например, внедрение системы непрерывного улучшения бизнес-процессов, ISO, TQM) больше подходит ARIS. В этом случае подготовительные работы по созданию регламентирующей документации могут занять 1-3 месяца, но это является необходимым элементом последующей успешной работы.
4. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение базируется на информации, на служебном документе.
5. Существуют объективные и субъективные факторы, прямо влияющие на рост объема документооборота. Но также существуют различные пути его оптимизации (построение эффективных информационно-поисковых систем, компьютеризация операций составления и обработки документов и т.д.).
6. Деятельность современного вуза носит многопрофильный характер, а управление вузом на основе информационных технологий является сложной комплексной задачей, требующей решения организационных и технологических проблем с учетом экономической целесообразности.
На основе результатов проведенного анализа бизнес-процесса коммуникаций в ГОУ «ИСИ», были даны следующие рекомендации:
Разработать новую номенклатуру дел вуза с учетом внедряемой организационной структуры. Проведена разработка новой номенклатуры дел вуза.
Скорректировать должностные инструкции сотрудников в соответствии с новой организационной структурой, при необходимости разработать новые должностные инструкции.
В должностной инструкции структурного подразделения «Канцелярия» закрепить к ней в обязанности не только доставлять документы их непосредственным исполнителям, но и контроль исполнения этих документов.
Организовать работу Архива вуза в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002г.
Доработать «Положение о документообороте в период сессии студентов», учитывая результаты проведенного анализа в разделе 3.3.
Разработать и провести ряд мероприятий, направленных на повышение эффективности взаимодействия между структурными подразделениями.
Разработать информационно-аналитическую систему ГОУ «ИСИ».
В своем исследовании мы предположили, что эффективность бизнес-процесса коммуникаций данной организации можно определить по тому:
как бизнес-процесс коммуникаций соответствует достижению целей организации;
как организовано хранение документов в организации;
как поставлен документооборот организации.
Проведена разработка информационно-аналитической системы, и проанализированная эффективность её внедрения в данном вузе.
Результаты исследования подтвердили, что говорить об эффективном бизнес-процессе коммуникаций можно тогда, когда он способствует достижению целей организации, когда хранение документов организовано таким образом, что необходимый документ или информацию можно найти с минимальными потерями времени, и когда документооборот организации оптимизирован настолько, что документы не делают лишних «петель», а их исполнение можно отследить.
Таким образом, гипотеза нашего исследования подтвердилась по всем трем пунктам.
|
