Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах и улицах «Добрая дорога детства» 2
Скачать 453.2 Kb.
|
УТВЕРЖДАЮ: Директор филиала РГППУ в г. Кемерово __________И.В. Львова «___» ______________ 2010 г. СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ» «СОГЛАСОВАНО» Ответственный представитель руководства по качеству __________ Г.Н. Жуков «___» ______________ 2010 г. Кемерово 2010 Настоящая документированная процедура разработана для рационального управления документацией системы менеджмента качества (СМК) в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Российский государственный профессионально-педагогический университет» филиал в г. Кемерово (далее филиал). Управление документацией заключается в установлении единых форм, правил обозначения, оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и рассылки документов СМК, правил описания процессов, порядка управления документами СМК, принятых в филиале. 2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Настоящий стандарт является основным документом, реализующим требования системы менеджмента качества к управлению документацией. Он определяет структуру документации в рамках системы качества колледжа и процедуры управления этой документацией. Настоящий документ применяется во всех структурных подразделениях филиала, входящих в систему менеджмента качества. Процедура является руководством для должностных лиц, участвующих в разработке документации СМК филиала. 3. СОПУТСТВУЮЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.- Введ. 2001-08-15. –М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. -26 с. ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования. Введ. 01.01.2009. 4. ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ, АББРЕВИАТУРЫ Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству. Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы. Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным. Характеристика – отличительное свойство. Качество – степень соответствия присущих характеристик требованиям. Соответствие – выполнение требования. Контракт – соглашение (письменное) со взаимными обязательствами для договаривающихся сторон в рамках ближнего и дальнего зарубежья. Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документов путем проставления индекса. Сводная номенклатура – систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков хранения. Хранение дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, согласования, отправки или сдачи в дело. Закон – нормативный акт, принятый высшим органом законодательной власти в порядке установленном конституцией. Обладает высшей юридической силой по отношению к другим нормативным актам (указам, постановлениям). Нормативный акт – акт компетентного органа государственной власти, который устанавливает, изменяет или отменяет нормы права. Право – система общеобязательных социальных норм, установленных и санкционированных государством. ДП – документированная процедура; НД – номенклатура дел; ПРК – представитель руководства по качеству; РК – руководство по качеству филиала; СМК – система менеджмента качества; УК – уполномоченный по качеству подразделения; УС – ученый совет филиала; ТД – Технологическая документация; РИ – Рабочие инструкции; ПК – Программа повышения качества 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 5.1.1 Ответственность за выполнение требований к документации СМК, за исполнение системы при управлении документацией, относящейся к Руководству по качеству, процедурам, процессам, ДП лежит на директоре филиала. 5.1.2 Ответственность за использование системы при управлении документацией, относящейся к ГОСТам, правовым нормам, лежит на Директоре. 5.1.3 Ответственность за актуализацию и использование документированных процедур, рабочих инструкций, положений о подразделениях лежит на руководителях подразделений. 5.1.4 Ответственность за проверку на адекватность и актуальность до выпуска, а также и переутверждение документов СМК несут: - Руководства по качеству – директор филиала; - ДП – лица, проверяющие инструкции и указанные на титульных листах документов; - положений о подразделениях, должностных и рабочих инструкций – руководители подразделений. 5.1.5 Ответственность за управление ДП в подразделении несет начальник подразделения. 5.1.6 Ответственность за управление положением о подразделении и должностной инструкцией несет начальник подразделения – разработчик положения и должностной инструкции. 5.1.7 Ответственность за управление записями о качестве в масштабах филиала несет представитель руководства по качеству, в подразделении – начальник подразделения. Ответственность за управление распорядительной документацией несет Директор, в подразделении – начальник подразделения. 6. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 6.1 Управление документацией включает организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем документов, контроль исполнения документов, подготовку их в архив. В филиале выделяют три системы документации:
В рамках системы менеджмента качества (СМК) функционируют следующие системы внутренней документации:
6.2 Записи – специальный вид документов, относящийся к СМК. Записи могут быть представлены в виде журналов, форм, отчетов, протоколов, справок, этикеток, бланков, штампов или других средств. К формам для записи данных относятся сопроводительная документация о качестве (паспорта, сертификаты). К распорядительным документам относятся приказы, указания, нормативные документы вышестоящих организаций и т.п. 6.3 Записи ведутся и поддерживаются в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК. Они должны быть четкими и легко идентифицируемыми. 7. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ СМК 7.1 Документация СМК КемГППК Порядок обращения со всеми видами документации филиала, а также номенклатура дел структурных подразделений, оформление, формирование и хранение дел в филиале регулируется инструкцией по делопроизводству филиала. В качестве документов, относящихся к СМК, которые поддерживают выполнение требований системы менеджмента качества образовательного учреждения, определены следующие виды документов:
Данные документы распределены по пяти уровням иерархической структуры документации СМК филиала, представленной в РК филиала: 1 уровень – политика филиала в области качества; 2 уровень – руководство по качеству филиала. 3 уровень – документированные процедуры 4 уровень – управленческая документация 5 уровень – записи по качеству. Для обозначения документов СМК используется система идентификации. Она выглядит следующим образом: РГППУ(ф) Х-YY-ZZ-NNNN, где: РГППУ – Российский государственный профессионально-педагогический университет (филиал); Х – буквенный признак документа в соответствии с классификацией документа: РК – руководство по качеству С – структурная схема управления ДП – документированная процедура СТП – стандарт предприятия Ит – инструкция технологическая Иэ – инструкция по эксплуатации оборудования Им – методическая инструкция Ид – инструкция должностная Ип – положение Иот – инструкция по охране труда Дж – журнал Дб – бланк Дп – папка. YY – число-код структурного подразделения – автора разработанного документа (приказ по СМК); ZZ – Порядковый номер документа данного вида; NNNN – год издания документа. 7.2 Оформление документов СМК Для оформления документа разработаны принципы, при использовании которых достигается его однозначная идентификация и восстанавливаемость, а также обеспечивается его проверка на адекватность и утверждение до ввода в действие. Документы СМК оформляются на специальных бланках (образцом для оформления является данная ДП). Набор текста осуществляется автором документа. Текст печатается на ПК, шрифтом №11 Times New Roman, заголовки шрифтом №12 «Полужирный», прописными буквами, межстрочный интервал – одинарный, с полями: левое – 30 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм. Коды документов, на которые ссылаются в тексте, печатаются полужирным шрифтом. Текст, на который автор хочет обратить особое внимание, печатается полужирным шрифтом под грифом «ВНИМАНИЕ!». Правильность оформления документов и содержания СМК проверяет представитель руководства по качеству Документы СМК считаются подготовленными к выпуску, если на титульном листе имеются все подписи, предусмотренные титульными листами соответствующих документов. На титульном листе и каждой последующей странице документа СМК должно присутствовать следующее: - код; - номер страницы и общее количество страниц; - дата выпуска; - номер приказа и дата введения документа в действие. Подготовленные документы СМК выдает секретарь в соответствии с листом рассылки под подпись в журнале выдачи документов системы менеджмента качества РГППУ(ф) Дж ___-____-2009. Перед выдачей документа СМК секретарь проверяет комплектность документа в соответствии с «Содержанием» и с учетом всех «Приложений», проставляет на листах следующее: На титульном листе каждого экземпляра - номер экземпляра (пастой фиолетового или синего цвета); - на каждом последующем листе документа СМК проставляет номер экземпляра документа. После получения документа руководитель подразделения должен ознакомиться с его содержанием и ознакомить подчиненный ему персонал с записью в журнале ознакомления с документацией СМК РГППУ(ф) Дж __-___-2009 (код по перечню подразделений). 7.3 Управление документацией системы качества 7.3.1 К процедурам управления документацией СМК относятся:
7.3.2 Управление Руководством по качеству РК разрабатывается в соответствии с требованиями ИСО 9001:2008. Ответственность за управление РК несет представитель руководства по качеству. Порядок управления РК регламентирован разделом «Управление Руководством по качеству». Контрольный экземпляр РК хранится у директора филиала, учтенные копии нумеруются и выдаются подразделениям. РК представляется потребителю по его просьбе для ознакомления с СМК, действующей в организации. Все изменения и дополнения в РК оформляются в виде извещения. 7.3.3 Управление документацией уровня 2 Порядок разработки, построения, изложения, согласования, утверждения, оформления, регистрации, внедрения, внесения изменений, учета и хранения документированных процедур изложен в Методическом руководстве (Прянишева, Н.А. Разработка системы документационного обеспечения управления качеством подготовки специалистов [Текст]: Методическое руководство / Н.А. Прянишева. – Кемерово: Изд-во КемГППК, 2008. – 46 с.). Контрольные экземпляры ДП хранятся у директора филиала. Положение о подразделении и должностная инструкция разрабатываются специалистами подразделения с учетом требований РК, Политики филиала в области качества. Перечень должностных инструкций устанавливается в соответствии со штатным расписанием. 7.3.4 Управление нормативной документацией. Обеспечение подразделений филиала необходимой документацией, разработанной внешними организациями, осуществляет секретарь директора Подлинники документов, разработанные в других подразделениях, проходят контроль на соответствие требованиям стандартов в своем подразделении и сдаются в архив подразделения. 7.3.5 Управление документацией (уровень 4). 7.3.6 Управление контрактами. 7.3.7 При разработке документов СМК каждому из них присваивают идентификационный номер с расшифровкой сокращенного обозначения, которое не должно содержать более Зх букв, например ПОК - программа обеспечения качества. 7.3.8 Устаревшая и (или) недействующая документация должна своевременно идентифицироваться и изыматься из обращения. 7.3.9 Изменения идентифицируются и вносятся во все учтенные экземпляры применяемого документа. 7.3.10 Контроль применения документации системы качества. Процедуру контроля применения документации СМК по филиалу осуществляют работники, назначенные Приказом. 7.3.11 При проведении процедуры контроля применения документации СМК проверяется:
7.3.12 Хранение документации СМК 7.3.13 Для хранения документации СМК должны быть обеспечены условия и методы, обеспечивающие сохранность документов в период их хранения, возможность получения необходимой информации, установление местонахождения конкретного документа и предупреждающие утерю информации и документов. 7.3.14 Копии документов и данных могут быть на любом бумажном или электронном носителе. Документы на электронных носителях используются только в справочных целях. 7.3.15 Документы, срок хранения которых заканчивается, уничтожаются. |
Добавить документ в свой блог или на сайт
