Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах и улицах «Добрая дорога детства» 2
Скачать 453.2 Kb.
|
7.4 Этапы управления документацией СМК филиала 7.4.1 Ревизия документов Все документы СМК подвергаются ревизии. Ревизию проводит автор или лицо им уполномоченное, который просматривает документ, проверяет действие его во взаимосвязи с другими документами СМК; ищет подтверждение действий, описанных в документе, записями; соответствие указанных наименований и кодов записи утвержденному перечню; анализирует и определяет возможность улучшения данного документа. Ревизию руководства, документированных процедур ответственный за СМК фиксирует в журнале, а также делает в каждом экземпляре ДП в разделе 7 «Внесение изменений» запись о проведении ревизии, независимо от ее результата. Ревизию инструкций всех видов руководитель подразделения фиксирует в журнале регистрации ревизии документов СМК подразделения (код по перечню подразделения). По окончанию проведения всех ревизий в году, но не позднее 31 декабря текущего года, подается отчет о проведении ревизии документов. 7.4.2 Внесение изменений и переиздание документов СМК Внесение изменений проводится по результатам ревизии документов СМК, внутреннего аудита, решения Совета по качеству, при изменении технологии выполнения каких-либо работ. Основанием для внесения изменения в документы СМК является протокол Совета по качеству (для руководства по качеству, документированных процедур), согласованная заявка на изменение документа СМК, протокол несоответствий внутреннего аудита. Изменения, вносимые в документы СМК, не должны противоречить требованиям стандарта ИСО 9001-2008. - Изменения в руководстве по качеству, документированные процедуры, инструкции методические, технологические вносит ответственный за СМК - Изменения в положения о подразделениях вносит руководитель подразделения. - Изменения в инструкции по охране труда вносит работник отдела охраны труда. Для внесения изменений в документы изымаются все экземпляры данного документа у пользователей согласно листу рассылки под подпись в журнале выдачи документов СМК соответствующего подразделения. Изменения в документы СМК вносятся следующим образом:
Внесение изменений зачеркиванием знаков, надписей, отдельных слов и строк производят сплошной тонкой линией с проставлением новой информации в непосредственной близости от зачеркнутого. Около каждого внесенного изменения пастой синего цвета указывается порядковый номер изменения (согласно листу регистрации изменений, дополнений и ревизий документа, заключенный в окружность диаметром 6-12 мм). Если для внесения изменения недостаточно места, то делается новый (заменяющий) лист оригинала документа с учетом вносимого изменения. Если на одной странице документа внесено более трех изменений, то делается новый (заменяющий) лист оригинала документа. Измененная страница оригинала документов СМК хранится в архиве весь период функционирования СМК. Все остальные экземпляры подлежат утилизации. Переиздание документов СМК проводится в следующих случаях: - изменение общего количества страниц в результате внесения изменений; - неактуальность документа: - количество страниц, имеющих изменения, составляют более 1/3 общего количества страниц. Оформление, согласование, утверждение переизданных документов производятся в том же порядке, как и вновь разрабатываемых. После внесения изменения экземпляры измененного или переизданного документа возвращаются руководителям подразделений под роспись в журнале выдачи документов СМК аналогично новым документам. 7.4.3 Внесение изменений в записи 7.4.3.1 Внесение изменений в журналы В документы филиала, находящиеся на рабочих местах (журналы, справки, протоколы и др.), разрешается вносить изменения (исправлять ошибки) в отдельные слова, фразы, цифры следующим образом: - зачеркнуть одной чертой изменяемый элемент; - записать в новой редакции; - поставить подпись лица, внесшего изменение; - дату. 7.4.3.2 Внесение изменений в перечень документов СМК В процессе работы допускается при исключении документа из перечня аккуратно зачеркнуть наименование и код документа, поставить подпись и число. При возникновении дополнительного документа аккуратно вписать в перечень, поставив подпись и число. Изменения вносит автор в каждом экземпляре. При накоплении более 20 изменений перечень переиздается и утверждается в том же порядке, что и вновь разрабатываемый. 7.4.4 Изъятие из обращения документов СМК Обеспечение на рабочем месте только действующего документа осуществляется изъятием документа, утратившего силу с выдачей под подпись действующего документа. 1) Изъятие документов системы менеджмента качества (ДП, Ит, Иэ, Им и т.д.) из обращения осуществляется в следующем порядке: а) по запросу руководители подразделений или лица, ответственные за управление документацией системы менеджмента качества в подразделениях, передают документы ответственному за СМК. б) ответственный за СМК: -документы, сдаваемые в архив, записывает в «Журнал архивирование документов СМК» -на этом экземпляре делает надпись «Архивный экземпляр» с указанием даты, номеров листов (если экземпляр не полный) и подпись; -документы, подлежащие аннулированию, уничтожает, оставляя экземпляр оригинала для архива. В случае ухудшения состояния документов в результате их использования (испорченные страницы, нечитаемые места и пр.) лица, ответственные за управление документацией системы менеджмента качества в подразделениях, представляют ответственному за СМК изношенный экземпляр, который выдает новый экземпляр с тем же номером. Изношенный экземпляр уничтожает. 2) Изъятие и архивирование должностных инструкций осуществляет работник отдела кадров. Оригинал инструкции с надписью «Архивный экземпляр» хранится в архиве. Все остальные экземпляры подлежат утилизации. Регистрация архивируемых экземпляров производится в «Журнале регистрации архивируемых документов» ответственным за СМК. 1) Изъятие и архивирование инструкций по охране труда осуществляет ответственный за охрану труда. Он же проводит регистрацию архивируемых экземпляров в «Журнале регистрации архивируемых документов ОТ». На экземпляре архивируемых инструкций делается надпись «Архивный экземпляр», дата и подпись исполнителя. 7.4.5 Хранение и архивирование документов СМК Оригиналы «ДП», «Технологических инструкций», «Инструкций по эксплуатации оборудования», «Методических инструкций» хранятся и архивируются в архиве филиала. Оригиналы должностных инструкций хранятся в отделе кадров и архивируются в архиве. Оригиналы положений о структурных подразделениях хранятся и архивируются в архиве. Оригиналы инструкций по охране труда хранятся и архивируются в архиве. Контрольные экземпляры инструкций хранятся и архивируются в приемной директора. ВНИМАНИЕ! Срок архивирования вышеперечисленных документов устанавливается на весь период функционирования системы менеджмента качества. Архив записей организует руководитель структурного подразделения или лицо им уполномоченное, для чего руководитель:
8. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА 8.1 Цель и владелец процесса 8.1.1. Цель процесса - организация и управление рациональным документооборотом СМК.
8.2 Блок-схемы процесса «Управление документацией СМК» 8.2.1 Блок-схема подпроцесса «Управление внешней документацией» Блок-схема 1. «Управление внешней документацией»    8.2.2 Блок-схема подпроцесса «Управление внутренней документацией» Блок-схема 2. «Управление внутренней документацией»  8.3 Содержание и последовательность действий, матрица ответственности должностных лиц 8.3.1 Содержание и последовательность действий, матрица ответственности должностных лиц подпроцесса «Управление внешней документацией СМК» представлены в таблице 2. Таблица 2. Содержание и последовательность действий, матрица ответственности должностных лиц
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
