Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах и улицах «Добрая дорога детства» 2
Скачать 483.48 Kb.
|
IV. Экспертиза ценности фотодокументов 4.1 Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение). Экспертиза ценности фотодокументов проводится специалистами архива непосредственно в организации или в архиве путём просмотра ФД. 4.2 Экспертиза ценности фотодокументов предполагает комплексное использование общих и специфических критериев. К общим критериям относятся: - критерии происхождения: время и место создания документа; значение организации или лица, создавших документ; авторство; оригинальность (подлинность) документа; - критерии содержания: значение объекта, события, зафиксированного в документе; полнота, достоверность и новизна (уникальность) содержащихся в документе сведений; - критерии внешних особенностей: физико-химическое состояние документов и степень их сохранности. К специфическим критериям относятся: - художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность; выразительность и оригинальность фотодокумента; - своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние. 4.3 При экспертизе ценности ФД решаются вопросы повторяемости информации: дублетности и вариантности документов. Дублетные ФД – документы, размноженные в нескольких экземплярах, несколько кадров с одинаковым изображением. Варианты ФД – два или более документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания документа. При отборе на хранение дублетных, поглощённых и вариантных документов учитывается: - значение информации, повторяющейся в документах; - степень полноты повторяемости информации; - периодичность создания ФД; - техническое состояние ФД. Из дублетных ФД отбираются документы, имеющие более высокое качество изображения, носителя, имеющие текстовую сопроводительную документацию. Из вариантных ФД отбираются документы с наиболее полным содержанием, лучшими композиционными решениями и техническим состоянием. Учитывается возможность наиболее точного установления даты, места съёмки. 4.4 Отбор фотодокументов на хранение и инициативное документирование ФД должны обеспечить полноценное комплектование архива изобразительными документами, объективно отражающими состояние экономики, общественной, политической, культурной жизни территории на каждом историческом этапе. При проведении экспертизы ценности снимков ежегодно повторяющихся событий (дни района, села, празднование государственных праздников, спартакиады, смотры художественной самодеятельности, посевные и уборочные кампании и т.п.) следует учитывать, что несмотря на кажущееся их однообразие, ежегодные снимки отличаются деталями (облик людей, оформление улиц и праздничных колонн, содержание транспарантов, марки используемой техники и т.д.) и могут проиллюстрировать развитие события, процесса во времени. Отбирать на постоянное хранение из таких снимков следует те, которые отражают особенности данного времени. Для истории архитектуры целесообразно периодически принимать на хранение снимки всех памятников, типовых и уникальных зданий, жилых домов, отличающихся оформлением, панорамные снимки жилых и промышленных районов. Индивидуальные и групповые портреты – наиболее массовый вид фотодокументов. В архиве должны быть портреты жителей региона, сыгравших значительную роль в его истории, портреты типичных представителей различных слоёв населения, групповые портреты участников массовых событий. V. Описание фотодокументов 5.1 Описание фотодокументов (создание вторичной информации о содержании фотодокумента для архивных справочников) проводится на уровне: вида документа; единицы учёта; единицы хранения. 5.2 Отобранные в результате экспертизы ценности фотодокументы включаются в описи установленной формы (приложения № 2). Опись фотодокументов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Составляются отдельные описи на виды фотодокументов: чёрно-белые негативы (приложение № 2а); цветные негативы (приложение № 2а); чёрно-белые позитивы (приложение № 2а); цветные позитивы (приложение № 2а); диафильмы, слайды (приложение № 2а); фотоальбомы (приложение № 2б); электронные ФД (приложение № 2в). Описи фотодокументов в архивных учреждениях Тюменской области составляются, как правило, в государственном (муниципальном) архиве и подписываются специалистом архива, проводившим описание ФД. 5.3 Титульный лист к описи (приложение № 3) составляется при первичном описании конкретного вида ФД. На титульном листе указываются: название архивного учреждения, название фонда (ФОТОФОНД), номер и название описи (Опись № 1 негативов (позитивов, электронных и т.д.) фотодокументов) хронологические рамки внесенных в опись ФД (за … годы). 5.4 Графы описи ФД составляется следующим образом: 5.4.1 В графе «Номер ед.хр.» указывается порядковый номер единицы хранения ФД – отдельного негатива, позитива, нескольких кадров панорамной съёмки, диафильма, фотоальбома, компакт-диска с электронными ФД. 5.4.2 В графе «Номер ед.уч.» - только в описи электронных фотодокументов указывается порядковый номер каждого снимка, размещённого на дисковом носителе. 5.4.3 В графе «Производственный номер» указывается номер, присвоенный фотодокументу в ведомственном архиве (если он имеется); в описи электронных ФД в данной графе указывается имя файла, состоящее из номера единицы учёта и номера единицы хранения без каких-либо знаков между цифрами. 5.4.4. В графе «Заголовок (аннотация)» указывается аннотация отдельного снимка, нескольких кадров панорамной съёмки, заголовок (авторское название) фотоальбома. При составлении аннотации к фотодокументам, опубликованным в средствах массовой информации, используется текст статьи, заметки и т.п. Аннотация излагается современным языком, независимо от времени происхождения фотодокумента, по возможности, с использованием отглагольных существительных вместо глаголов (не возлагает, а возложение, не выступает, а выступление, не соревнуется, а во время соревнований и т.д.). Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице (лицах), изображённых на снимке. Изображённые на снимке лица перечисляются в порядке их размещения в последовательности слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из группы или при наличии сведений только о нескольких лицах обозначается их расположение на документе: «второй слева…», «в центре группы…», «третий во втором ряду…». Примеры: Депутаты Тюменской областной Думы на субботнике. На переднем плане – В.А. Рейн, заместитель председателя Тюменской областной Думы Строительство набережной р. Туры. На заднем плане металлический мост по ул. Челюскинцев Аннотация к портрету начинается с инициалов и фамилии лица, затем указывается должность (включая название организации), звание и другие сведения о лице. Примеры: И.И.Иванов, глава администрации Бердюжского района (портрет) П.П.Петрова, директор Балаганской общеобразовательной школы, депутат Думы Викуловского муниципального района (портрет) При составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с участием конкретного лица, указывается и событие, и степень участия в нём данного лица. Примеры: В.В.Якушев, Губернатор Тюменской области (в центре) на открытии первой очереди Тюменского завода металлоконструкций Выступление писателя В.В.Иванова на митинге протеста против повышения пенсионного возраста в России В аннотациях не употребляются не общепринятые сокращения слов, названия организаций приводятся полные официальные, но без лишних аббреиватур, указывающих на организационно-правовую форму юридического лица, например: Государственный архив Тюменской области – полное название, не нужно добавлять к нему сокращения типа ГУТО, ГБУТО; Упоровская детская школа искусств – полное название, не нужно указывать сокращение АОУ ДОД. Числительные, употребляемые в названиях, следует писать словами, кроме числительных, употребляемых в качестве собственных имён, например: Панорама 2-го микрорайона Тобольска но: Участники демонстрации, посвящённой празднованию 1 Мая. Аннотация, по возможности, должна содержать информацию о том, что именно послужило основанием для включения конкретного фотодокумента в состав Архивного фонда РФ. Примеры: Общий вид пятиэтажного жилого дома по ул.Текстильной, образец типового жилого здания, так называемой «хрущёвки», массовой застройки в советских городах в 60-е годы ХХ века Уборка зерновых на поле сельскохозяйственного кооператива «Маяк» комбайнами, оборудованными электронной системой управления Коровы симментальской породы, поступившие в Сладковский район из Словакии Участники митинга «Против реформ в жилищно-коммунальном хозяйстве» с плакатом «Не отдадим жулью жильё» 5.4.5 В графе «Автор съёмки» указываются фамилия и инициалы автора снимка, если автора установить не удалось, пишется «Не установлен». В описи фотоальбомов автор указывается в том случае, если все снимки альбома сделаны одним автором. 5.4.6. В графе «Дата съёмки» указывается арабскими цифрами точная дата (09.05.2011) или приблизительное время съёмки (май 2011г. или 2011 год). Если дата на документе и в текстовой сопроводительной документации к нему отсутствует, она устанавливается архивистами по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки ([2008 год], [90-е годы ХХ века], [осень 2010г.]). В описи фотоальбомов в этой графе указываются крайние даты помещённых в альбом фотоотпечатков. 5.4.7. В графе «Место съёмки» указывается название города, области, района (название села, посёлка, деревни, как правило, входит в аннотацию). При изменении административно-территориального деления или названия населённого пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съёмки, при этом в скобках можно указать и современное его название (ул. Царская, ныне ул. Республики). Сведения могут дополняться названием организации, в которой происходила съёмка. 5.4.8. Для единиц хранения, состоящих из нескольких кадров панорамной съёмки, дополнительно указывается количество кадров в единице хранения. 5.4.9 При наличии текстовой сопроводительной документации указывается её состав. 5.4.10 В описи фотоальбомов дополнительно указывается количество включённых в альбом фотоотпечатков и внешние особенности в оформлении обложки альбома: наличие металлических деталей, камней, бархатного и др. переплёта, так как это требует специальных мер обеспечения их сохранности. 5.4.11 В описи электронных фотодокументов дополнительно указываются формат данных (в настоящее время это формат jpg) и объём файла в мегабайтах. 5.4.12 Архив должен иметь 3 экземпляра описей фотодокументов, первый из которых является страховым. 5.4.13 В итоговой записи к разделу описи ФД указывается количество включённых в раздел описи единиц хранения, в описи электронных ФД указывается количество и крайние номера и единиц хранения (отдельный диск) и единиц учёта – количество кадров (снимков). Если при очередном описании электронные ФД скопированы на учтенный ранее в данной описи диск, в итоговой записи к разделу описи указывается количество включённых в опись единиц учёта, количество единиц хранения обозначается цифрой 0 (ноль), например: В раздел описи внесено 38 (тридцать восемь) единиц учёта с № 139 по № 176, 0 (ноль) единиц хранения. В сопроводительном письме к такой описи в ЭПК обязательно следует сообщать о том, что фотодокументы добавлены на учтённый ранее диск. 5.4.14 Описи фотодокументов представляются на рассмотрение ЭПК с сопроводительным письмом. После утверждения описи ЭПК управления по делам архивов Тюменской области на единицах хранения фотодокументов проставляются архивные номера: на оборотной стороне позитива мягким графитным карандашом в левом верхнем углу; на негативе между перфорацией в верхнем левом углу тушью; на фотоальбоме проставляется архивный штамп, как на обложке дела – на нижнем поле слева; на компакт-диске, по возможности, на нерабочей стороне диска специальным маркером. VI. УЧЁТ фотодокументов 6.1 В состав основных (обязательных) учетных документов по учёту фотодокументов входят: - книга учета поступлений фотодокументов (приложение № 4) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания; - лист учета фотодокументов (приложение №5) - для учета количества фотодокументов; учета и нумерации описей фотодокументов, динамики их изменений; - дело фонда - комплекс документов по истории фотофонда. 6.2 В книгу учета поступлений документов (приложение № 4) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления фотодокументов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Если одно поступление содержит разные виды фотодокументов, оно получает один порядковый номер по книге учёта поступлений. Для электронных фотодокументов в книге учёта поступлений указывается количество единиц хранения и через косую черту – количество единиц учёта. Если принятые новые единицы учёта (кадры) электронных фотодокументов скопированы на уже имеющийся в архиве и учтённый ранее диск (последний, незаполненный), количество единиц хранения отмечается прочерком, а через косую черту указывается количество единиц учёта (-/15), в графе «Примечание» об этом делается запись (сброшены на старый диск), об этом сообщается в ЭПК в заключении на опись. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год фотодокументов, итоговая запись подписывается составителем и датируется. 6.3 Лист учета фотодокументов (приложение №5) составляется единый на все виды принятых ФД. Каждой описи на отдельный вид фотодокументов присваивается номер по листу учёта. В лист учёта вносятся сведения при каждом изменении в объёме фотофонда. Заведенные ранее листы учёта фотодокументов в архивах продолжаются до окончания листа по установленной ранее форме, продолжение листа учёта ФД оформляется по уточнённой форме прил.№5. Количество электронных ФД в листе учета учитывается в ед. хр. и ед. уч. (через косую черту). 6.4 Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фотофонда. Акты нумеруются в деле фотофонда по видам актов (акты приёма-передачи, акты проверки наличия и т.д.) в валовом порядке. 6.5 После каждого поступления (выбытия) фотодокументов на последнем листе (или на обороте последнего листа) составляется сводная итоговая запись к описи в целом, в которой учитывается количество включённых в опись ФД в нарастающем порядке. Примеры: 1. В опись внесено 225 (двести двадцать пять) позитивов с № 1 по № 225. Начальник отдела Подпись А.А.Иванова 23.07.2011 2. В опись внесено 425 (четыреста двадцать пять) единиц учёта с № 1 по № 425, 5 (пять) единиц хранения с № 1 по № 5. Начальник отдела Подпись А.А.Иванова 23.07.2011 6.6 К законченной описи ФД составляется лист-заверитель дела по общей форме листа-заверителя. 6.7. Учет фотоотпечатков в фотоальбоме осуществляется во внутренней описи и листе-заверителе (по общей форме листа-заверителя дела). Все позитивы в фотоальбоме нумеруются слева направо сверху вниз, порядковый номер проставляется ручкой под позитивом, всем позитивам панорамной съёмки присваивается один номер и каждому добавляется буквенное обозначение (3а, 3б, 3в и т.д.). При наличии в альбоме текстовой сопроводительной документации (вырезки из газет, рукописные статьи, письма и др. текстовые документы, за исключением подписей под снимками) сведения о текстовых документах включаются во внутреннюю опись. Внутренняя опись фотоальбома (приложение № 6) помещается в начале альбома. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в листе-заверителе после общего количества листов альбома через знак + (плюс). 6.8 Учёт особо ценных фотодокументов осуществляется в государственных архивах в соответствии с внутренними нормативными документами. |
