Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах и улицах «Добрая дорога детства» 2
Скачать 483.48 Kb.
|
VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения фотодокументов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность фотодокументов в архиве. 7.1 Фотодокументы хранятся в архивных коробах в вертикальном положении в шкафах или на стеллажах. 7.1.1 Позитивы и негативы помещаются в два конверта, один из которых (внутренний) изготавливается из светонепроницаемой бумаги по размеру негатива (позитива). Размер внутреннего конверта должен исключить свободное перемещение ФД внутри упаковки. Поверхность упаковочного материала не должна вызывать повреждений документов или прилипаний к ним. Внутренний конверт вкладывается во второй конверт, который может быть любого формата, удобного для организации хранения ФД. Конверты размещаются в коробах по порядку номеров единиц хранения. 7.1.2 Фотоальбомы хранятся в архивных коробах. При необходимости сохранить особенности в оформлении обложки фотоальбома используются дополнительные упаковочные средства: конверты, папки с клапанами, мягкая упаковочная бумага, мягкая ткань. Не используется для упаковки полиэтиленовая плёнка. 7.1.3 Электронные фотодокументы на дисках хранятся в фабричной упаковке (пластиковом футляре) в вертикальном положении в ящике или коробке, соответствующих размеру компакт-дисков, которые размещаются по порядку номеров единиц хранения. Ярлык с описательной статьей единицы хранения помещается внутри упаковки, при этом можно использовать оборотную сторону ярлыка изготовителя. На ярлыке (приложение № 7а,б) помещаются сведения: - название государственного (муниципального) архива, - название фонда (Фотофонд), - номер описи, - номер единицы хранения, - крайние номера единиц учета. Для хранения необходимо создать сразу два диска, один из которых будет неприкосновенным (страховым), а второй будет использоваться в работе. На ярлыке второго диска следует добавить надпись «ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ». Хранить неприкосновенные экземпляры ЭФД и фонд пользования следует отдельно. 7.2 Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения фотодокументов должны соответствовать нормам: чёрно-белые негативы, позитивы, фотоальбомы – температура воздуха не выше + 15°С, относительная влажность воздуха 40-50%; цветные негативы, позитивы, фотоальбомы - температура воздуха не выше - 5°С, относительная влажность воздуха 40-50%; дисковые носители - температура воздуха от + 8 до + 18°С, относительная влажность воздуха 45-65%. 7.3 Световой режим Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима. 7.4 В целях оперативного поиска документов составляются карточки постеллажного топографического указателя, которые могут вестись в традиционном или автоматическом режиме. 7.5 При работе с фотодокументами должны соблюдаться следующие меры обеспечения их сохранности: рабочий стол должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов; работать с фотодокументами следует в чистых не ворсистых перчатках, брать документ можно только за края, не касаясь поля изображения; запрещается делать на документах какие-либо пометки, производить ретушь; в фотоальбомах запрещается оставлять между страницами закладки, делать пометки на полях; запрещается оставлять документы не защищёнными от воздействия солнечного и электрического света. VIII. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ 8.1 В целях установления соответствия фактического наличия фотодокументов их количеству, числящемуся по учётным документам, а также выявления документов, подлежащих профилактической обработке и реставрации проводится проверка наличия и состояния ФД. Проверка наличия ФД проводится в плановом порядке один раз в 5 лет, а также в случаях чрезвычайных ситуаций. 8.2 Проверка наличия ФД проводится по общим правилам организации этой работы, при этом составляются лист проверки и акт проверки установленной правилами формы. 8.3 При оценке технического состояния позитивов и негативов фотодокументов визуально (возможно использование увеличительной лупы) проверяется: состояние упаковки; техническое состояние поверхности фотослоя и основы (наличие царапин, грязи, трещин, потертости и др.); наличие загрязнений и механических повреждений (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.); наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки); качество фотографического изображения (резкость, контрастность). 8.4 При оценке технического состояния электронных ФД, включая их страховые копии, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Электронные документы проверяются также на наличие «вирусов». 8.5 Учет физического и технического состояния осуществляется в карточке учета технического состояния фотодокумента (приложение № 8). 8.6 Для обеспечения физико-химической сохранности негативы и позитивы фотодокументов подвергаются реставрационной и профилактической обработке. Реставрационная обработка осуществляется для устранения возникших в процессе хранения и использования дефектов, а консервационно-профилактическая – для стабилизации и замедления процессов старения документов. Обработка может быть машинная и ручная. Машинная обработка в архивах области не проводится из-за отсутствия оборудования. Ручная обработка предусматривает общую очистку, обеспыливание, удаление восковых, жировых и иных загрязнений. Не допускается обработка ФД водой. Общая очистка заключается в удалении с документов грубых механических частиц с помощью струи сжатого воздуха (можно с использованием бытового пылесоса с узкой насадкой) и мягких беличьих или колонковых кисточек. Обеспыливание и удаление жировых загрязнений (например, отпечатков пальцев) – это протирка фотодокумента не ворсистым материалом (замшей, бархатом), сухим или смоченным этиловым спиртом (ректификованным, техническим, высшей очистки). Фотоотпечатки в фотоальбоме должны быть изолированы от соприкосновения с листом альбома и другими фотоотпечатками бумагой микалентной, папиросной или чертёжной прозрачной (калькой). При обнаружении других, более серьёзных повреждений фотодокументов следует обратиться к специалистам по их реставрации и принять меры по сканированию повреждённого документа. Сохранение повреждённых фотодокументов сложный и дорогостоящий процесс, поэтому принимать на хранение следует только качественные фотоотпечатки. IX. КАТАЛОГИЗАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ 9.1 Каталогизация фотодокументов – это совокупность работ по созданию и ведению каталогов. Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. 9.2 Тематическая разработка фотодокументов в государственных и муниципальных архивах осуществляется в программе «Фотокаталог» в соответствии с прилагаемой к программе инструкцией. Программа должна быть установлена во всех архивных учреждениях области. 9.3 Карточки фотокаталога составляются на все фотодокументы. Принятые на хранение позитивы следует сканировать или переснять цифровым фотоаппаратом, чтобы они могли быть введены в БД «Фотокаталог». В фотоальбомах следует сканировать или фотографировать, по возможности, все фотоотпечатки, так как в фотокаталоге должна быть информация и об альбоме в целом, и обо всех имеющихся в нём документах. Фотодокументы, принятые от граждан, должны фондироваться в Фотофонд и включаться в фотокаталог на общих основаниях. Принятые ранее позитивы, фотоальбомы в фондах документов личного происхождения, следует сканировать (перефотографировать) и включить в фотокаталог. При наличии в архиве негативов фотодокументов следует провести работу по их каталогизации в БД «Фотокаталог» независимо от наличия карточек на них в бумажном каталоге. Такая работа может быть проведена в Государственном архиве Тюменской области по заранее согласованному с ним плану. При этом архив будет иметь в фотокаталоге позитивное электронное изображение, которое при необходимости можно распечатать. 9.4 Индексирование информации и распределение её по разделам схемы классификации в БД «Фотокаталог» происходит автоматически при заполнении полей «Раздел» и «Подраздел», которые выбираются из выпадающего списка. Следует помнить, что все справочники, включая схему классификации, в программе могут дополняться. Если при составлении описи применялись общие подзаголовки для группы снимков по одной теме (см. примеры в прил. 2в), при составлении тематических карточек общий подзаголовок (название основного события) должен присутствовать в аннотации каждой карточки. Если фотодокумент отражает две или более темы, карточки фотокаталога следует дублировать в целях оптимального поиска информации. 9.5 Каталогизация ФД производится сразу после утверждения описи на них ЭПК. Х. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОТОДОКУМЕНТОВ 10.1 Использование архивных документов – это предоставление архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей. Основные формы использования фотодокументов информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; экспонирование архивных документов на выставках; использование архивных документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов; публикация архивных документов. 10.2 Выявление фотодокументов для использования, в том числе сторонними пользователями, проводится по фотокаталогу. 10.3 Подлинники негативов и позитивов фотодокументов на правах оригинала пользователям не выдаются. Для выдачи пользователю изготавливаются копии ФД, что возможно при наличии фотокаталога с контрольными отпечатками на все фотодокументы. При подготовке выставок по архивным документам изготавливаются фотокопии необходимого размера, подлинники фотодокументов не экспонируются. 10.4 Работа по использованию фотодокументов учитывается. Источники: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19). Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами (утверждены постановлением Минюста Республики Беларусь от 09.04.2007 № 27). Основные положения отбора на государственное хранение кинофотодокументов. Методические рекомендации. М., 1978. Методические рекомендации по комплектованию архивов кинофотофонодокументами. М., 1984. Отбор на постоянное хранение аудиовизуальных документов. Методические рекомендации. М., 2004. ОСТ 55.2-84 Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования. Методические указания по внедрению отраслевых стандартов на технические требования к правилам государственного хранения оригиналов и страховых копий кинофотофонодокументов и микрофильмов страхового фонда. М., 1984. ПРИЛОЖЕНИЯ: Приложение № 1а к пп. 3.7., 3.8.
АКТ ___________ № ___________ (дата) приема-передачи архивных документов на хранение ______________________________________________________________________ (основание передачи) ______________________________________________________________________ (название передаваемого фонда) _________________________________________________________________ сдал, (название организации-сдатчика) а ______________________________________________________________ принял (название организации-приемщика) документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
Итого принято _____________________________________ ед. хр., _______ __________________________ ед.уч. Передачу произвели: Прием произвели: Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка подписи подписи Дата Дата Фонду присвоен № ____________________________________ Изменения в учетные документы внесены Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение Формат А4 Приложение № 1б к пп. 3.7., 3.8. АКТ ___________ № ___________ (дата) приема фотодокументов на хранение На хранение в ФОТОФОНД принимаются фотодокументы, созданные архивным отделом в ходе инициативного документирования:
Итого принято _____________________________________ ед. хр., _____________ ___________________________ ед.уч. Должность Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Форма акта приема фотодокументов, созданных муниципальным архивом в ходе инициативного документирования Формат А4 Приложение № 2а к разделу 5 |
