Тайм-менеджмент 110 статей Искусство планирования времени или Жизнь без стресса
Скачать 14.91 Mb.
|
6. Внедрение (методики) Примечания: 1. Не пытайтесь излишне форсировать события, сразу ничего не происходит (лучше забраться по ступенькам, чем карабкаться на голую стену). 2. Философию необходимо осознать в целом и внедрять медленно и равномерно (телега на двух колесах /убеждениях/ если и поедет, то криво) 3. Не бойтесь экспериментировать (нет другого истинного опыта, кроме собственного) 4. Там где вам нужно время, а не искусство - придерживайтесь непротиворечивой технологии (не спорьте сами с собой) 5. НЕ ОБОЛЬЩАЙТЕСЬ РЕЗУЛЬТАТАМИ Приложения (излишнее) *Время натуральнее денег. Почему время более естественное мерило успеха, чем деньги? Изначально при рождении вам дано лишь время. И целью вашей жизни (на физ. уровне), может быть лишь одна единственная вещь -- эффективно использовать отмерянное вам время. Под эффективностью - вы можете понимать то, что хотите. *Негативная окраска денег Деньги - это некая "фиктивная" вещь, которая придумана, а не существовала изначально. Время - данная нам сущность. Нет ничего плохого в деньгах, но также, как каждая "фиктивная" (ненатуральная) вещь, деньги имеют свои ограничения. И люди, которые видят эти ограничения, сталкиваются с ними будут осуждать тех, кто избрал мерилом деньги. Было бы нецелесообразно записывать этих людей во враги. Выберите другой ориентир - время. *Пересчет денег во время Вам хватит 1000 долларов на пару дней? Значит эта сумма может сберечь для вас это время. Вы можете нанять домохозяйку и это тоже сбережет ваше время. К сожалению деньги не существуют сами по себе. Если вы планируете не только тратить, но и эффективно использовать их (вкладывать) -- они уже не только дают, но и забирают у вас время. 3. Чтобы время работало на нас Секрет состоит в эффективном управлении временем. Это позволит вам: достигать лучших результатов улучшить качество вашей работы ускорить выполнение задач уменьшить подверженность стрессам делать меньше ошибок уменьшить количество кризисов и завалов на работе увеличить свою зарплату начать получать удовлетворение от работы заметно улучшить качество вашей жизни в нерабочее время. Помните: то, что мы делаем в течение 86400 секунд каждый день, показывает насколько мы успешны! Для начала предлагаем проанализировать то, как вы используете свое время – это первый шаг для улучшения ваших способностей к управлению временем. Исследования показали, что менеджеры постоянно меняют объекты своего внимания и поэтому на каждое дело тратят в день не более 10 минут. Выполнить анализ поможет следующий тест. Ответьте да\нет на предложенные ниже вопросы: 1. Я не делаю бумажную работу как только сталкиваюсь с ней (оставляю ее на потом) 2. Я сталкиваюсь с большим количеством проблем и кризисов из-за плохого планирования 3. Иногда мне приходится гоняться за другими для того, чтобы некоторые вещи были сделаны 4. Я имею смутное представление о том каковы мои приоритеты 5. Каждый день я трачу более чем тридцать минут на поиски, каких-либо вещей 6. Мои встречи продолжаются дольше, чем это необходимо 7. Я подвергаюсь влиянию других в том, как проводить свободное время 8. Я начинаю дел больше, чем заканчиваю 9. Я всегда занят, но не всегда продуктивен 10. Я беру на себя выполнение многих дел, которые могут быть делегированы. Если вы ответили «да» более чем на 5 вопросов, то научиться управлять временем вам просто необходимо. Если вы всерьез решили этим заниматься, то вернитесь к этому тесту через месяц и сравните результаты. Достичь у спехов в планировании и рациональном использовании своего рабочего времени можно, преодолев несколько этапов. Предлагаем вам последовать некоторым рекомендациям этой статьи и пройти упомянутые этапы. Рабочее расписание Составьте примерное расписание своего дня. Включайте в него все: телефонные звонки, перерывы на кофе, разговоры с коллегами, встречи, перекуры, почта. Делайте пометки – запланированы или нет ваши действия и степень их важности. Составьте это расписание сейчас и через месяц, после начала внедрения принципов эффективного управления временем вы увидите улучшения. Согласитесь, что большинство из нас именно так проводит свой день. Проанализируйте свое расписание с помощью ответов на следующие вопросы: Каков процент ваших действий запланирован? Существует ли реальная структура вашего дня? Длились ли запланированные дела дольше, чем вы ожидали? Почему вы тратите так много времени на дела с низкой степенью важности? Как часто вы прерываете свою работу? В какое время суток вы наиболее продуктивны? Действительно ли вы продуктивны или просто заняты? Что вы можете сделать, чтобы лучше контролировать свое время? Какой процент своего времени вы действительно можете планировать? Оцените свою эффективность по десятибалльной шкале. После составления расписания многие люди бывают шокированы как много своего времени они тратят впустую – люди, с которыми мы постоянно говорим по телефону, коллеги, которые постоянно отвлекают наше внимание, документы, которые постоянно лежат не на своих местах, встречи, которые продолжаются дольше, чем необходимо. Наш день так и напичкан всевозможными времяпрепровождениями (не важными), которые отвлекают нас от основной работы. Основные 10 причин, по которым люди тратят рабочее время впустую: Потеря вещей Встречи Телефон Перерывы Проволочки, откладывая на потом Рутинная бумажная работа Кризисы, проблемы Неделегирование полномочий Взыскания Искажение информации, фактов. Давайте рассмотрим эти причины подробнее. Потеря вещей Сколько времени вы обычно тратите на то, чтобы найти что-нибудь на своем столе? Даже если это всего тридцать секунд, каждые 5 минут на перекладывание стопки бумаг, просмотр ее, поиск нужного телефона, поиск пропавшего или находящегося не на своем месте документа. В сумме за неделю это составляет 4 часа – времени, которое можно было бы потратить с пользой. А как часто нам приходится делать что-либо второй раз из-за того, что оригинал потерян? Встречи Как много времени вы тратите на встречи каждую неделю? Сколько времени вы теряете из-за того, что встречи начинаются позже или сильно затягиваются? Как часто вам приходится сидеть на долгих встречах, а вас в них касается лишь 5 минут. Телефон Сколько раз в день звонит телефон? Каков процент звонков незапланирован? Какова средняя длина каждого звонка? Какой процент этих звонков действительно важен? Затягиваете ли вы телефонные разговоры дольше, чем это необходимо? Как часто вы ловите себя на том, что перезваниваете опять потому, что забыли обсудить что-либо во время первого звонка? Перерывы Как часто в течение дня вас прерывают коллеги? Столь ли необходимы эти прерывания? Негативно ли влияет это на вашу работу? Откладывание на потом Сколько заданий вы получили за последние несколько недель? Какие причины были придуманы для оттягивания выполнения задания? Чем все заканчивается в конечном итоге? Рутинная бумажная работа Сколько бесполезной почты вы получаете? Вы можете передать кому-нибудь эту обязанность или вы получаете от этого удовольствие? Как часто вы занимаетесь просмотром газет, журналов, брошюр, когда должна быть сделана более важная работа? Кризисы Не получается ли так, что ваш день состоит из проблем и кризисов, которые следуют один за другим? Действительно ли это проблемы? Если бы вы были более проактивны, быть может вы миновали бы некоторые из них? Неделегирование полномочий Как часто на предложение помочь вы отвечаете «Оставь мне, я сделаю это потом» и эта работа остается у вас на столе? Взыскания Вы уверены, что делаете все на 100% правильно, если 95% всего еще предстоит сделать? Вы уделяете внимание одному проекту и это значит, что важные пункты другого проекта выполнены не будут? Искажение информации Как часто в середине задания вы понимаете, что информацию, с которой вы работаете, необходимо перепроверять? Подумайте, сколько времени вы тратите на все это в течение недели? Меняем свои привычки Мы сделали важный шаг вперед – определили причины, мешающие нам эффективно работать. Теперь нам необходимо либо устранить эти причины, либо изменить свои привычки. Некоторые из этих причин неотъемлемая часть нашего стиля работы. День за днем, неделя за неделей мы тратим время впустую и даже не замечаем сколько!!!!!!! Но только потому, что вы прочитали статью и захотели работать более эффективно вы не сможете изменить свои привычки. Ведь для того, чтобы научиться виртуозно играть на музыкальном инструменте недостаточно лишь прочитать об этом книгу и выйти на сцену. Психологи считают, что человек сможет изменить свой стиль работы приблизительно за 21 день. Для этого, во-первых, вы должны сделать усилие и проводить встречи в том временном графике, в котором они были запланированы, и если они затягиваются, вы должны встать и дать знак, что встреча закончена. Конечно же, по началу это будет тяжело, но на четвертый раз будет легче. Конечно же, время от времени вы будете возвращаться к старым привычкам, но настойчивость принесет свои результаты. Решайте менять свои привычки сейчас – не откладывайте в долгий ящик. Сейчас лучшее время для этого. 4 шага в процессе изменения своих привычек Этот процесс применим для устранения любой из причин, по которым мы тратим сое время впустую. Если одна из главных причин – откладывание дел в долгий ящик, то обычно мы говорим: я сейчас слишком занят для этого, мне нужно получить больше информации, я сделаю это завтра. Мы можем сегодня решить какую-нибудь проблему, которую обычно откладываем на потом. Тогда завтра у нас будет на одно дело меньше. Вы увидите как на вашем столе уменьшается стопка нерешенных дел. Это станет привычкой и теперь, сталкиваясь с проблемой, вы будете сразу же ее решать. Итак, шаги: 1. Напишите сверху на странице причину: откладывание дел на потом 2. Напишите список проблем, с которыми вы сталкиваетесь по этой причине: Постоянное чувство вины по поводу незаконченной работы Увеличивается уровень стрессовых ситуаций Репутация среди коллег как ненадежного сотрудника 3. Видение того, что будет, если причину потери времени устранить. 4. Прежде всего, перестать говорить себе: я сделаю это завтра. Стоит вообще перестать думать о таких вещах. Нужно просто начать делать, просто делать, решать проблемы. И вы увидите, как улучшится ваша репутация среди коллег. Вы увидите, что разбираться с корреспонденцией стало легче, стало намного проще писать важные отчеты. Как много незавершенной работы все еще находится на вашем столе? Самым лучшим ответом будет: все сделано. Укрепляйте привычки к новому стилю работы. Укрепляйте и расширяйте наработанное. Что же необходимо для изменения привычек: 1. Перестать извинять себя: «Мне для этого нужно больше информации» 2. Перестать рассредоточивать свое внимание на просмотр журналов и прессы 3. Понять необходимость большего количества времени для планирования вашего дня 4. Вам необходимо научиться разбивать большие проекты на более мелкие задачи 5. Заканчивать не слишком приятные дела прежде, прежде чем переходить к приятным. Эти четыре шага применимы для всех 10 причин. Выделите в вашем ежедневнике страницу для каждой из причин, опишите там процесс устранения привычки шаг за шагом. Каждый день в течение недели выделяйте себе несколько минут для просмотра этих шагов, если необходимо – вносите изменения. 4. Прекращаем откладывать дела на потом Привычка откладывать дела до последней минуты может оказаться большой проблемой как в вашей карьере, так и в повседневной жизни. Упущенные возможности, сверхурочная работа, стресс, перегрузки, обиды, чувство вины – признаки подобной привычки. Эта статья поможет выявить основные причины привычки откладывать дела на потом, и покажет как можно её преодолеть. Замени “Надо” на “Хочу” Во-первых, понимание *необходимости* совершить те или иные действия – и есть главная причина, почему мы откладываем их на потом. Когда ты говоришь себе, что ты *должен* сделать что-то, то ты осознаешь принудительный характер этого действия, и автоматически ощущаешь чувство внутреннего сопротивления. Откладывание дела на потом выступает как некий защитный механизм, чтобы удержать тебя от выполнения нежелательных действий. Если откладываемая тобой задача имеет сроки выполнения, то при приближении этих сроков, неприятные ощущения от самой задачи перекрываются более сильными ощущениями от последствий, которые наступят, если ты не приступишь к решению немедленно. Разрешение этой блокировки заключено в том, чтобы понять и принять тот факт, что ты не должен делать ничего из того, что тебе делать совсем не хочется. Даже если тебя ждут серьёзные последствия, ты всегда свободен выбирать. Никто не заставляет тебя поступать так или иначе. Решения, принятые тобой на жизненном пути привели тебя к настоящей ситуации. Если тебе не нравится нынешнее положение дел, ты свободен в принятии других решений, которые приведут тебя к другим результатам. И заметь, что ты не откладываешь на потом все свои дела. Есть дела, которые ты делаешь вовремя. Возможно ты не пропускаешь свою любимую телепередачу, или всегда найдешь время, чтобы почитать интересный тебе форум в интернет. В каждой ситуации – выбор только за тобой. Итак, если ты откладываешь начало работы над новым проектом и чувствуешь внутреннее принуждение, то осознай, что делаешь это по своей доброй воле. Задачи, которые ты решаешь по собственной воле, намного реже откладываются в сторону. Замени “Завершить” на “Приступить” Во-вторых, рассмотрение задачи как нечто большое и неделимое, определённо приведёт к тому что ты отложишь её в сторону. Когда ты сфокусирован на завершении задачи, и в то-же время не имеешь чёткого представления о шагах, которые тебе надо предпринять, ты создаешь для себя ощущение перегрузки. И в этом случае, ты увязываешь это неприятное ощущение с самой задачей и откладываешь её так долго, как это возможно. Если ты говоришь себе – “Я должен подготовить бумаги сегодня” или “Я должен завершить создание этого отчёта” – скорее всего ты ввергаешь себя в состояние стресса и откладываешь задачу на потом. Решение заключается в том, чтобы думать о начале работы над небольшим участком задачи, вместо того, чтобы представлять что тебе надо завершить всю задачу целиком. Измени подход. Вместо вопроса “Как мне закончить всё это?” – задайся вопросом “Какой небольшой участок работы я могу выполнить прямо сейчас?”. Если ты просто начнёшь решать задачу много раз, то ты в конце концов придёшь к её завершению. Если одной из твоих задач, требующих решения является разбор хлама в гараже, то мысли о том, что тебе предстоит убрать эту кучу мусора за один раз повергает тебя в печальное расположение духа и ты откладываешь её на потом. Задайся вопросом, как тебе начать с решения хотя-бы небольшой части этой задачи. Например, приди гараж и набросай на листке бумаги несколько идей для небольших десятиминутных мероприятий по уборке гаража. Пока будешь заниматься этим можешь взять и отнести на помойку кое-что из этой большой кучи мусора. Не думай о том, чтобы сделать что-то значительное. Просто сосредоточь силы на том, что ты можешь сделать прямо сейчас. Применяя этот подход регулярно, ты в конце концов приступишь к последнему небольшому участку работы и в итоге завершишь решение всей задачи. |
Похожие:
 | Рефератов по дисциплине «Тайм-менеджмент» Закон Парето. Использование принципа 80/20 при организации планирования личного времени |  | Программа шифр Наименование дисциплины в. Дв. 1 Тайм-менеджмент Перечень индикаторов компетенций, предусмотренных рабочей программой учебной дисциплины в. Дв 2 Тайм-менеджмент |
| Тайм-менеджмент или искусство управлять временем Способность сотрудников укладываться в сроки, выделять приоритетные задачи и грамотно управлять рабочей нагрузкой – это не только... | | Рабочая программа по дисциплине В. В тайм- менеджмент Цель курса «Тайм- менеджмент» способствовать подготовке квалифицированных специалистов, способных в современных условиях, не нарушая... |
| Рефераты публикуемых статей Оценка возможных масштабов применения воздушных линий 110 – 750 кВ повышенной натуральной мощности. Зейлигер А. Н., Кузнецова О.... | | Делать уроки без стресса Скучная повинность для детей, нервное и тягостное дело для родителей и это неправильно! Восемь практических советов о том, как уйти... |
| 1. Общая характеристика ооп по направлению подготовки 38. 03. 02... Целью программы является подготовка профессиональных управленцев, обладающих необходимыми компетенциями для работы в современных... | | Список литературы к выставке «Арсенал предпринимателя. Манимейкинг»... Аллен Д. Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса / Д. Аллен. – М. Манн, Иванов и Фербер, 2010. –... |
| Доклад «федеральная государственная информационная система территориального планирования» Слайд 2 Многоуровневость и многофакторность территориального планирования закрепленная Градостроительным кодексом Российской Федерации,... | | E-mail Источник: Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. — Спб.: Речь, 2006. 371с |
| Тема: Биологические ритмы Источник: Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. — Спб.: Речь, 2006. 371с | | Уроки «Искусство. Изо» в 9 классе. Один из уроков проводился по теме «Искусство перевоплощения» Ребята придумывали и воплощали в жизнь сказочные и театральные образы. Баба-Яга и пираты получились разными: у кого-то очаровательными... |
| Научно-практическая конференция школьников «первые шаги в науку» «Утро вечера мудренее?» Источник: Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. — Спб.: Речь, 2006. 371с | | Программа дисциплины «Искусство переговоров» для направления 080200. 68 «Менеджмент» Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов и студентов направления 080200. 68 «Менеджмент»,... |
| 1 кусочек пшеничного хлеба (без добавок) (тост, 3 или более г) Пшеничные жгутики", фирменное название батончиков из спрессованной тонкой кручёной пшеничной соломки или сухой завтрак из неочищенной... | | Руководство по тайм-менеджменту. Почему вы должны думать о вашем времени? Эти рецепты доступны каждому человеку, поэтому эта книга незаменимый помощник в вашей повседневной жизни |
