Тайм-менеджмент 110 статей Искусство планирования времени или Жизнь без стресса
Скачать 14.91 Mb.
|
Некоторые смешивают эффективность и оперативность. Людей больше заботит правильное выполнение работы, чем выполнение правильной работы. Учитесь экономить свое время. План необходимо претворять в жизнь. Многие люди знают, чего хотят и как добиться желаемого, но медлят. Возьмите свой план на день, начните с наиболее важного. Обычно первый час определяет весь остальной день. Уделяйте все внимание выполняемой задаче. Если у вас не хватит времени выполнить ее правильно сейчас, то когда оно появится вообще? Люди, добивавшиеся наивысшего успеха, умели сосредоточиться. Завершайте любое задание с первого раза. Получите все необходимые данные до того, как вы принялись писать отчет, письмо или речь. Пусть вашим правилом будет стремление обращаться к документу всего один раз. Думайте об ответе, читая письмо, если оно в нем нуждается. Если требуется поразмыслить, набросайте идеи и сделайте хоть что-нибудь для продвижения дела. Спросите мнение подчиненного или решите, когда вернетесь к вопросу вновь. Пусть также станет вашей привычкой быть кратким, пунктуальным и понятным. Сэкономленные слова - это сэкономленное время. Учитесь говорить лаконично и уметь вовремя промолчать. КОГО И КАК МЫ СЛУШАЕМ Исследования показывают, что люди тотчас забывают из прослушанного более двух третей содержания. Будьте внимательны ко времени других. Снижайте количество приемов посетителей. Если вам с кем-то нужно встретиться, договоритесь по телефону о времени. Работающие эффективно не встретятся с вами, пока нет важных вопросов для совместного обсуждения. Обычно для одного разговора выбирается несколько пунктов. Экономится и ваше время, и время других. Сокращайте количество заседаний. Собирайте совещание, лишь убедившись, что оно эффективнее разговора по телефону. Разошлите повестку дня всем до заседания и ограничивайте обсуждение необходимыми вопросами. Если присутствующие заранее не ознакомлены с повесткой дня, то тратится время на ориентировку. Важно устанавливать регламент для совещания и строго соблюдать его. Экономьте время на телефонных разговорах. До важных звонков запишите основные пункты обсуждения. При вызове назовите себя и сразу же переходите к теме разговора. Избегайте непродуктивного чтения. Пусть секретарша и ваш аппарат делают вам резюме и рефераты. Читайте письма, отчеты, прочие документы только раз, действуйте и отвечайте сразу. Менее важный материал читайте в перерывах или в пути. Если у вас важная работа, заприте дверь. Приучайте всех обращаться к вам в определенное время. Среднего работника отрывают от работы каждые 8 минут в течение всего дня. Очень важно регулировать этот процесс. В конец рабочего дня следует проанализировать, какие задачи не были выполнены, обнаружить и устранить все, что похищает ваше время. 14. Экспресс-тайм-менеджмент или как помочь самому себе наладить отношения со временем. Одной из отличительных примет нашего времени стало желание людей работать быстрее, быстрее, еще быстрее. К чему это приводит? Часто к тому, что, стремясь работать более эффективно, на самом деле мы можем снижать собственную эффективность. Как это происходит, и что можно сделать? Первое, на что нужно обратить внимание – это на уровень собственного стресса. Обратите внимание на свое лицо и тело. Бывает ли так, что у Вас зажаты мышцы? Напряжены челюсти? Как будто Вы все время с чем-то боретесь? Ответьте себе честно на вопрос, довольны ли Вы собой? Если Вы заметили напряжение в теле или в душе, это – сигнал о том, что надо начинать снижать уровень стресса. Именно поэтому многие современные офисные работники стали постоянными посетителями саун, спортивных клубов и массажистов. Еще чаще люди задумываются о тайм-менеджменте тогда, когда начинают тонуть в лавине недоделанных, просроченных, забытых и прочих невыполненных дел. Почему это происходит? Наиболее частые причины, которые называли участники моих тренингов по тайм-менеджменту, работающие в самых разных областях: отсутствие планирования; непредсказуемые посетители и дела; незнание законов тайм-менеджмента; неумение отказаться от выполнения дела, не входящего в служебные обязанности, или которое невозможно сделать в конкретный период времени; частое изменение дела в процессе его выполнения (руководитель постоянно меняет условия «игры»); разбазаривание времени по мелочам, которые не осознаются; отсутствие четких целей и критериев выполнения дела («иди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что»); отсутствие похвалы за хорошо выполненные дела, резкая критика всего, чем недоволен начальник; отсутствие командности в работе, когда сотрудники готовы помочь друг другу, понять и поддержать. Этот список, если заменить слово «отсутствие» на слово «наличие» и перевести негативные утверждения в позитивные, даст Вам понимание того, к чему следует стремиться, если Вы хотите повысить свою эффективность. Кстати, Вы можете продолжить список сами, дописав туда свои проблемы со временем. Не прячьтесь за отговорками, что Ваши дела непредсказуемы, что руководство не интересуется подчиненными, или что Вы – незаменимый сотрудник. Множество людей смогли в таких же обстоятельствах найти эффективные способы противодействия хаосу, сохраняя хорошее настроение и работоспособность. Для начала проясните, что собственно вызывает у Вас напряжение. Возможно, это отношения с людьми, работа, которую Вы не успеваете сделать, и которая постепенно накапливается, как снежный ком, хаос, завоевывающий пространство Вашего рабочего места или что-то еще. В зависимости от того, что Вы выбрали, необходимо расставить приоритеты в работе. В этом Вам может помочь хронометраж – запись всего, что Вы делаете в течение рабочего дня. Попробуйте хотя бы один день записывать буквально все. Обязательно найдите время, чтобы просуммировать полученные цифры. Результаты, скорее всего, удивят Вас. Большинство людей на тренинге затрудняются вспомнить именно несрочные и неважные дела. По их мнению, подобных дел почти нет, зато большая часть дел, которая вспоминается, обычно относится к квадранту «срочно и важно» по матрице Эйзенхауэра. В жизни все не совсем так, как мы обычно себе представляем. После проведения хронометража Вы сразу же сами увидите все, что тратит Ваше время, почти не принося пользы. Теперь возьмите получившийся список и проанализируйте, на что на самом деле уходит Ваше время. Можете, конечно, поделить дела по принципам срочности и важности, можете просто сгруппировать в большие блоки и посмотреть на то, что получится. Обязательно сделайте для себя выводы. Ни в коем случае не ругайте себя, какими бы ни получились результаты. Это – всего лишь точка опоры, от которой мы будем отталкиваться, чтобы сделать рывок. У большинства людей не остается времени именно на те дела, которые дают по закону Парето 80% результатов при 20% усилий. Т.е. малыми вложениями Вы достигаете больших результатов. Но это при условии, что Вы начинаете день с важных дел. А что получилось у Вас? Итальянцы советуют «съедать лягушку», т.е. делать по одному важному, но неприятному делу, прямо с утра ежедневно. Бывает ли у Вас чувство, что Вы недостаточно хорошо выполнили дело? А что говорят об этом другие люди? Часто за недовольством собой скрывается перфекционизм, тяга к недостижимому совершенству. Присмотритесь к тому, что Вы делаете. Есть ли такие дела, которые только выиграют, если Вы сократите количество времени, которое Вы на них выделяете? Если таковые найдутся, смело сделайте это. С перфекционизмом тесно связаны отсрочки и промедления. Если я все равно знаю, что никогда не достигну предела своих возможностей, то, если отложить дело поближе к сроку сдачи, можно получить мысленное оправдание тому, что оно сделано не так хорошо, как можно было бы сделать – времени не хватило. Таким образом, человек сам загоняет себя в замкнутый цикл, в котором крутится, как белка в колесе. Желание сделать дело как можно лучше приводит к неудовлетворенности полученными результатами и бессознательному сопротивлению. Для того чтобы перестать откладывать, нужно всего лишь чуть меньше думать. Примените слоган компании Найк: «Просто сделай это» (Just do it!). Если Вы можете немедленно приступить к делу, прекращайте думать, начинайте делать. Исключение составляют случаи, когда предварительное обдумывание дает впоследствии существенный выигрыш во времени за счет нахождения оригинального решения. Подумайте, нет ли в Ваших планах таких дел, которые давно уже стоит перестать делать? Есть ли такие дела, которые можно сделать быстро, и скинуть груз с плеч? Всего лишь 2 этих простых правила существенно снизят уровень Вашего беспокойства и повысят эффективность. Переходим к вопросам делегирования. Даже если у Вас нет никаких сотрудников, которым Вы лично можете что-то делегировать, это не значит, что Вы можете не разбираться в том, как давать и как принимать поручения и полномочия, потому что в этом случае, скорее всего, поручения дают Вам. Часто при этом наблюдается полная путаница. Сначала люди дают полномочия абсолютно неподготовленному человеку, не объясняя, что делать, как, и чего ни при каких обстоятельствах нельзя допустить, потом, обжегшись на молоке, начинают дуть на воду – девиз таких людей: «Хочешь сделать хорошо – сделай это сам». Делегирование – процесс взаимный. Т.е. должно присутствовать желание и понимание задачи с двух сторон. Если это есть, то все получается как надо, если этого нет – получается «испорченный телефон», ошибки и огорчения. Если Вам делегируют то, что Вам непонятно, или на что у Вас не хватает ресурсов, компетенции, полномочий и т.д. – не стесняйтесь, озвучьте все эти проблемы. Если Вы поручаете кому-нибудь что-то сделать, попробуйте представить себя на месте этого человека, и примените к ситуации закон Мерфи: «Неприятность, которая может произойти – обязательно случится». Т.е. предвидение возможных проблем позволяет заранее так сформулировать поручение или полномочие, чтобы избежать возможность появления большинства из них. Если Вы кому-то делегируете, подумайте, можете ли Вы больше поручить своим подчиненным, чтобы самому заняться теми многообещающими делами, на которые у Вас до сих пор, возможно, не находилось достаточного количества времени. В НЛП есть великолепная модель – TOTE. Она напоминает типичный управленческий цикл: постановку задачи, ее выполнение, последующий контроль и доработку в случае необходимости. Если помнить об этой модели, а также применять метамодельные вопросы (спрашивать, где, кто, когда, с кем, почему, почем, сколько и т.д.), то делегирование становится приятной игрой. Представьте себе повозку, которую везет одна лошадь. В эту повозку все время добавляют все новые и новые вещи. Как Вы думаете, стоит ли периодически избавляться от некоторых вещей, или лучше подождать, когда повозка переполнится, и лошадь дальше не пойдет? Человек – существо гордое, и предпочитает не замечать трудностей. Поэтому многие люди считают, что, если им тяжело, то это потому, что они плохо работают. И поэтому некоторые люди начинают в наказание за это лишать себя отдыха. Это, в свою очередь, приводит к снижению эффективности работы. Круг замкнулся. Подумайте, как наладить баланс между личной жизнью и работой. Это даст Вам мотивацию к тому, чтобы начать интересоваться управлением временем, обучением и самосовершенствованием. И тогда Ваш замкнутый круг станет винтовой лестницей, ведущей к успеху и к вершинам карьеры. 15. Что такое управление временем и что оно может мне дать? Тайм-менеджмент или управление временем — это система по налаживанию своих отношений со временем. Многие считают, что обращаться со временем легко, и для этого не нужно ничему учиться. Однако существует 2 разных причины, по которым люди задумываются о том, чтобы что-то поменять в своих привычках. Во-первых, это чаще происходит тогда, когда человек начинает понимать, что ему постоянно не хватает времени. Во-вторых, тогда, когда человек хочет расти в профессиональном или личностном направлениях, когда у него много целей и задач, которые он хочет реализовать. Как тайм-менеджмент помогает освободить время? Начинать стоит с анализа сложившейся ситуации, чтобы выявить "дыры", в которые утекает время, и перестать терять его по пустякам. Далее необходимо спросить себя, кем хочется быть через 5 – 10 лет, к каким целям идти, чего добиваться. Исходя из этого, можно начинать планировать шаги к достижению поставленных целей. Если целей нет, то и планировать нечего: все и так случится, только результаты будут другие, случайные. Часто люди путают тайм-менеджмент с хронометражом — точным учетом затраченного времени. Хронометраж — всего лишь один из вспомогательных инструментов тайм-менеджмента, необходимый для того, чтобы при планировании можно было хотя бы приблизительно наметить, сколько времени займет та или иная задача. Оказывается, планировать тоже можно по-разному: не одним способом, а тремя-четырьмя. Планирование помогает сделать осуществление цели достижимым. Зачастую большие цели достигаются не с 1 – 2 попыток, а после ряда целенаправленных действий. Иногда этот процесс может занимать несколько лет, но и результаты получаются другие, не такие, как после метода "кавалерийской атаки". Как удержать в памяти запланированное? Каким видом органайзеров и планировщиков воспользоваться? Вроде бы все ясно, но оказывается, что есть тонкости даже в этом деле, которые могут сделать процесс осуществления плана более простым и приятным, позволят легко выполнять намеченные дела и помнить обо всем, что важно. Даже если мы все запланировали идеально, могут возникнуть разные непредвиденные ситуации. На помощь часто приходят два важных навыка: умение принимать решения и умение сказать "нет". Почему важно быстро принимать решения? Хотя бы для того, чтобы понять, что из запланированного делать сначала, а что — потом. Еще один момент: в современном мире все меняется очень быстро, и информация часто успевает устареть прежде, чем мы успеваем собрать ее до конца. Нерешительность может приводить к желанию отложить выполнение дела, чтобы решение было принято "само собой" или кем-нибудь другим. Все это в конечном счете приводит к тому, что человек теряет контроль над своей жизнью, отдает его на волю случаю или другим людям. Восстановить утраченный контроль довольно легко: надо просто начать принимать решения самостоятельно, и постепенно ситуация изменится. Умение сказать "нет" помогает тогда, когда другие люди или дела начинают отрывать нас от выполнения придуманного плана. Если не научиться этому маленькому, но важному навыку, то никакое планирование, увы, не поможет, потому что придется часто жертвовать своими планами. Человек, не умеющий сказать "нет", похож на футбольный мяч во время игры. В него играют все, кому не лень. Привычку говорить "нет" в нужных случаях можно легко воспитать, главное, при этом не перестараться: говорить "нет" так, чтобы сохранять хорошие отношения с другими людьми и сначала слушать, только потом отказывать, если это по каким-то причинам необходимо. Часто люди жалуются на лень и оправдывают ею то, что чего-то не сделали. Разобраться со своей ленью поможет тема "Мотивация". Вы сможете понять, что на самом деле заставляет Вас двигаться — желание избежать возможных неприятностей или стремление получить что-то, чего очень хочется. Как говорится, знание — сила, то есть, овладев навыками самомотивации, можно не только планировать, но и осуществлять задуманное. В основе тайм-менеджмента лежит несколько простых законов. Как в юриспруденции незнание закона не освобождает от ответственности, так и в управлении временем законы работают сами по себе, независимо от того, знаем мы о них или нет. Знание законов дает преимущества перед их незнанием. Например, овладев законом Парето о том, что 20% усилий дает 80% результата, можно добавить всего 5% и получить 100% результата. Таким образом, затраты времени сокращаются в 4 раза. Поскольку мы управляем не временем внешнего мира, а своим личным, полезно также учитывать влияние биоритмов на работоспособность. Оказывается, незнание некоторых особенностей, касающихся организации своего труда, способно снизить производительность в 2 – 3 раза, и тогда то же самое дело занимает вместо 1 часа, требующегося на выполнение, 2 – 3 часа. Многие люди, применившие эти простые правила на практике, отмечают, что работать им стало намного проще, а само применение оказалось вовсе не таким сложным, как они первоначально думали. Один из ключевых навыков в тайм-менеджменте — это делегирование, т.е. передача своих дел другим людям. Основная ошибка начинающих управленцев обычно заключается в том, что многие люди считают, что проще сделать что-то самому, чем дать задание кому-то другому. Овладение навыком делегирования позволяет не только наладить хорошие отношения в коллективе, в семье и где угодно, но и высвободить много времени. Еще одна довольно распространенная ошибка, уносящая порой много лишнего времени и сил, — это тяга к недостижимому совершенству, или перфекционизм. У него, как и у медали, две стороны. Хорошая заключается в том, что перфекционист постоянно совершенствует свое мастерство и может стать со временем профессионалом высокого класса. Другая сторона медали в том, что перфекционизм тем и отличается от качественного выполнения работы, что уже после того, как работа в принципе готова, человек продолжает снова и снова искать, что бы еще улучшить. Иногда, когда процесс совершенствования отдельно взятой операции происходит до окончательного завершения работ, можно в результате вообще на выходе ничего не получить. Все может уйти в "пар". Наладить свои отношения с качеством и перфекционизмом можно с помощью простой модели НЛП, называемой Т.О.Т.Е. Как только человек начинает осознавать, что же ему на самом деле нужно и какими различными способами он может это получить, он выбирается из "замкнутого круга" и начинает получать удовольствие от того, что делает. Кстати, модель T.O.T.E. применима и к процессу принятия решений. Еще одна полезная сторона модели — автоматизация, когда мы экономим время за счет создания успешных процедур для часто повторяющихся дел, чтобы не изобретать каждый раз что-то новое там, где уже налажен эффективный способ сделать что-то. Подводя итоги, можно сказать, что задача тайм-менеджмента не в том, чтобы максимально уплотнить свой день и загрузить его делами, а, наоборот, в том, чтобы разгрузить его от ненужных дел и более качественно выполнять самые важные и ответственные дела. Это просто — простроить свои цели в будущее, наметить пути их достижения, избавиться от лишнего и жить, получая радость и удовлетворение. Управление временем позволяет достичь гармонии между различными областями Вашей жизни, умело сочетать работу, отдых, семью и в то же время реализовывать свои цели в долгосрочной перспективе. |
Похожие:
 | Рефератов по дисциплине «Тайм-менеджмент» Закон Парето. Использование принципа 80/20 при организации планирования личного времени |  | Программа шифр Наименование дисциплины в. Дв. 1 Тайм-менеджмент Перечень индикаторов компетенций, предусмотренных рабочей программой учебной дисциплины в. Дв 2 Тайм-менеджмент |
| Тайм-менеджмент или искусство управлять временем Способность сотрудников укладываться в сроки, выделять приоритетные задачи и грамотно управлять рабочей нагрузкой – это не только... | | Рабочая программа по дисциплине В. В тайм- менеджмент Цель курса «Тайм- менеджмент» способствовать подготовке квалифицированных специалистов, способных в современных условиях, не нарушая... |
| Рефераты публикуемых статей Оценка возможных масштабов применения воздушных линий 110 – 750 кВ повышенной натуральной мощности. Зейлигер А. Н., Кузнецова О.... | | Делать уроки без стресса Скучная повинность для детей, нервное и тягостное дело для родителей и это неправильно! Восемь практических советов о том, как уйти... |
| 1. Общая характеристика ооп по направлению подготовки 38. 03. 02... Целью программы является подготовка профессиональных управленцев, обладающих необходимыми компетенциями для работы в современных... | | Список литературы к выставке «Арсенал предпринимателя. Манимейкинг»... Аллен Д. Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса / Д. Аллен. – М. Манн, Иванов и Фербер, 2010. –... |
| Доклад «федеральная государственная информационная система территориального планирования» Слайд 2 Многоуровневость и многофакторность территориального планирования закрепленная Градостроительным кодексом Российской Федерации,... | | E-mail Источник: Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. — Спб.: Речь, 2006. 371с |
| Тема: Биологические ритмы Источник: Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. — Спб.: Речь, 2006. 371с | | Уроки «Искусство. Изо» в 9 классе. Один из уроков проводился по теме «Искусство перевоплощения» Ребята придумывали и воплощали в жизнь сказочные и театральные образы. Баба-Яга и пираты получились разными: у кого-то очаровательными... |
| Научно-практическая конференция школьников «первые шаги в науку» «Утро вечера мудренее?» Источник: Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. — Спб.: Речь, 2006. 371с | | Программа дисциплины «Искусство переговоров» для направления 080200. 68 «Менеджмент» Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов и студентов направления 080200. 68 «Менеджмент»,... |
| 1 кусочек пшеничного хлеба (без добавок) (тост, 3 или более г) Пшеничные жгутики", фирменное название батончиков из спрессованной тонкой кручёной пшеничной соломки или сухой завтрак из неочищенной... | | Руководство по тайм-менеджменту. Почему вы должны думать о вашем времени? Эти рецепты доступны каждому человеку, поэтому эта книга незаменимый помощник в вашей повседневной жизни |
