Личный реинжиниринг: создаем предпосылки успеха Фордизм-тейлоризм в личной работе или Как заседала боярская дума
В первой части статьи мы заложили основы системы повышения личной эффективности, а также дали несколько основных понятий и инструментов, которые нам потребуются для ее построения. Во второй части будут даны технологии осуществления «проекта личного реинжиниринга», качественного скачка в организации вашей деятельности. И наконец, третья часть будет посвящена методам «регулярного менеджмента», постоянного поддержания высокой эффективности процессов в вашей личной работе. Итак, вперед, уважаемый читатель, к эффективности, успехам и развитию!
Что общего у Генри Форда, боярской думы и китайских стратегов?
Все они достигали высокой эффективности благодаря тому, что учитывали естественные законы развития управляемых объектов. О боярской думе чуть дальше; а вот опыт древних стратегов и знаменитого автомобильного магната опишем сейчас.
Китайские мудрецы говорили: большая река начинается с маленького ручейка; большой овраг – с маленькой трещинки. Верхом искусства стратега считалось умение находить такие «трещинки», зародыши естественных тенденций развития ситуации, присоединяться к этим тенденциям и использовать их в своих интересах. Иначе говоря, внимание концентрируется не на разработке планов и проектов, а на внимательном изучении ситуации и естественных законов, которые в этой ситуации проявляются.
Подход Генри Форда к повышению эффективности производства имеет достаточно большое внутреннее сходство с только что описанным, несмотря на внешнюю странность такого сопоставления. Вместе с родоначальником научной организации труда Фредериком Тейлором Форд провел в жизнь, казалось бы, самоочевидный принцип: чтобы повышать эффективность трудового процесса, необходимо знать закономерности, которые в нем проявляются. Принцип этот кажется нам очевидным сейчас, но во времена Форда в основе организации труда лежали приемы и методы, найденные интуитивно, не основанные на сознательном применении законов физиологии и психологии.
Благодаря чему Форду удалось снизить стоимость автомобиля с нескольких тысяч долларов до нескольких сотен, а объемы продаж повысить с сотен штук до миллионов? Все рабочие операции на его заводах тщательно изучались, дробились на мельчайшие составляющие движения, а затем на основании научных законов разрабатывались новые, более эффективные приемы, которым обучали рабочих. Кроме того, эффект достигался за счет разделения труда, разнесения простейших операций между отдельными исполнителями. Если последний принцип в конце XX века был поставлен под сомнение, то роль изучения объективных законов развития систем для повышения их эффективности несомненна.
Такой же «фордизм-тейлоризм», опора на объективные законы, проявляющиеся в деятельности, эффективен и в личной работе. Сформулируем семь основных фактов, которые стоит иметь в виду при выработке и совершенствовании своего личного стиля работы, и проиллюстрируем их соответствующими методами и приемами.
1. Эффективность человека зависит от различного рода ритмов.
Человек – биологическая система, поэтому его деятельность подчиняется большому числу ритмов, естественных и искусственных. Как показывают исследования С.Козловского2, основными, наиболее важными для человека естественными ритмами являются дневной, недельный и годовой. Это означает, что именно на них стоит ориентироваться при организации деятельности, стараться «вписывать» в них логически завершенные единицы деятельности (проекты и этапы проектов), приурочивать их завершения к завершению соответствующих биологических периодов.
Человек также осознанно или неосознанно создает большое количество искусственных ритмов, оказывающих значительное влияние на его деятельность: от «Европы+» в машине по дороге на работу до ежемесячных отчетов. Использование ритмов на «макроуровне», в планировании дня, недели, позволяет создать автоматизм, привычность выполнения соответствующих дел (например, ежедневной физзарядки, еженедельной планерки) и тем самым повысить эффективность их выполнения. Кроме того, снижаются расходы внимания и памяти на эти дела – наработанный ритм сам подскажет, что пришло время их сделать. Использование ритмов на «микроуровне», в рамках небольших промежутков времени, в основном связано с созданием ритма и темпа, оптимально соответствующих конкретной деятельности. Это удобнее всего делать с помощью музыки – энергичной для стандартной работы, неторопливой – для необычной, требующей вдумчивости, и т.д.
В книгах по тайм-менеджменту и управлению стрессом все чаще можно встретить тревогу по поводу разрушительности ускоряющихся ритмов, которые навязывает человеку современная цивилизация.3 Основная рекомендация, которую здесь можно сформулировать: необходимо регулярно и сознательно выходить из синхронизации с ритмами современного общества, «замедляться», инвестировать время в спокойное пребывание наедине с природой, в неторопливое дружеское общение, и т.д. Такие инвестиции в конечном итоге повышают эффективность и деловой, динамичной части жизни.
Принцип 1. Сознательно управляйте ритмами деятельности – пусть она будет музыкальна и гармонична.
2. Работоспособность человека переменна во времени.
Внутри единиц основных биологических ритмов (дня, недели, года) работоспособность человека переменна, что также необходимо учитывать при организации деятельности. На тему биоритмов написано очень много противоречивого и туманного; познакомим читателя только с одним графиком, который кажется нам наиболее убедительным и практически полезным.4
Г рафик говорит сам за себя и не нуждается в пояснениях. Мы дадим лишь иллюстрацию – любопытное сопоставление графика с режимом работы российской Боярской думы вплоть до конца 17 века.5 Заседания начинались рано утром, около 4-5 часов (в пересчете на современный счет времени), и продолжалсь примерно до полудня. После этого полагался обед и дневной сон; вторая половина дня примерно до 20-21 ч. посвящалась домашним делам.6
Как видим, при таком режиме сон идеально «накрывал» два основных суточных спада активности, а основная работа приходилась на пики активности. Нетрудно также заметить, что обычный современный офисный режим является довольно грубым насилием над естественными ритмами человека. Некоторым противодействием этому насилию может быть дневной сон для руководителей, которые могут себе это позволить благодаря наличию отдельного кабинета и других условий. К таким руководителям относился, например, Уинстон Черчилль, обязательный дневной сон которого помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Возможны также суррогаты, например, 15-20-минутная дрема уткнувшись во что-нибудь мягкое на столе, наверняка хорошо знакомая многим читателям по студенческим временам. Наконец, известны примеры перехода на нестандартный режим дня на корпоративном уровне: директор фирмы Mary Kay Cosmetics организовала Mary Kay Five O’Clock Club («пятичасовой клуб Мэри Кей»), договорившись со своими топ-менеджерами созваниваться в пять утра и таким образом начинать рабочий день.7
В заключение заметим, что к предложенной информации желательно добавить ваше самостоятельное изучение собственных биоритмических предпочтений и привычек. Для этого достаточно одну-две недели оценивать свою работоспособность в течение дня, откладывая приблизительные значения на графике наподобие приведенного выше, и таким образом выявить характерные лично для вас закономерности.
Принцип 2. Изучите свой оптимальный режим дня и используйте это знание при планировании.
3 . Человек обладает определенной степенью инертности.
Иначе говоря, в любое дело он сравнительно плавно включается, и сравнительно плавно его завершает. Таким образом, дела стыкуются друг с другом не как вплотную примыкающие друг к другу «прямоугольники», а скорее как «трапеции», причем доля расходов времени на «открывающие» и «закрывающие» дело вспомогательные операции может быть достаточно велика. Именно для уменьшения этих потерь времени на вспомогательные операции бывает удобно собирать в блоки однородные мелкие дела, например телефонные звонки, обработку мелких документов.
Особенно важно учитывать инерцию человека при работе с крупными делами, за которые трудно взяться, в которые непросто «въехать», включиться, втянуться. Отсюда «рабочие запои», которые бывают удобным методом работы с объектами высокой сложности, требующими значительных интеллектуальных усилий. Тому есть чисто физиологическое обоснование: такие работы, в отличие от обычных, рутинных, требуют высокой концентрации на них, предварительной «пропитки» мозга соответствующей информацией, для чего необходимо достаточно много времени. Заметим, что главный вред внешних прерываний и отвлечений, о борьбе с которыми мы будем говорить далее, состоит не столько в непосредственных расходах времени на них, сколько в том, что они заставляют тратить время на повторное «втягивание» в сложную работу, требующую сосредоточенности.
Один из возможных способов уменьшить расходы на втягивание в задачу – устраивать перерывы для отдыха не по окончании задачи, а в середине ее выполнения. Но здесь возникает противоречие с принципом экономии внимания, который мы дадим дальше: незакрытость предыдущего этапа сделает отдых менее качественным. Здесь мы видим противоречие между принципами, что характерно для многих из них. Необходимо искать баланс, оптимальный именно для вас.
Для облегчения втягивания в задачи, особенно в большие, бывает удобно использовать различные вспомогательные операции, помогающие настроиться на нужный лад. Это могут быть и чисто технические дела (раскладывание документов; кофе + обдумывание предстоящего разговора), и содержательные. Особенно хороша для втягивания в работу правка результатов предыдущего этапа, внесение в него необходимых незначительных изменений, которые могли быть и намеренно не сделаны, запасены для этапа «раскачки». Между прочим, это позволяет разрешить противоречие, отмеченное нами в предыдущем абзаце: предыдущий этап хорошо «закрывается» перед отдыхом, но в то же время от него остается небольшое количество работ, позволяющее легко втянуться в следующий этап.
Такая опора на предыдущий этап позволяет легко «перепрыгнуть» на следующий, начать захват новых рубежей с опорой на уже освоенные. Заметим, что эти закономерности «раскачки и втягивания» действуют и на высоких уровнях планирования – за некоторое время до большого серьезного проекта стоит начинать выполнять небольшие дела, так или иначе с ним связанные и позволяющие постепенно на него «настроиться».
Принцип организации деятельности, оптимально соответствующий инертности человека, наглядно описан Джеком Лондоном в одном из первых рассказов про Смока Беллью. Приехав на Аляску, вначале он двигался к вожделенным золотоносным местам по правилу «короткие переходы, короткие остановки». Когда же пошел в группе индейцев, ему пришлось перестроиться на их правило «долгие переходы, долгие остановки». Сначала это было очень трудно, но такой метод оказался более эффективным, т.к. стало возможным втягиваться в движение вплоть до выработки автоматизма, задействовать «второе дыхание», и т.д. Стоит отметить, что принцип «долгие переходы, долгие остановки» прямо противоположен принципам равномерного распределения рабочей нагрузки и регулярного отдыха, о которых будет идти речь дальше. Для достижения максимальной эффективности следует искать и соблюдать баланс в применении этих принципов.
Принцип 3. Учитывайте инертность человека: сознательно втягивайтесь в масштабную работу и защищайте ее от прерываний.
4. Человеку необходимо восстановление сил.
Казалось бы, это совершенно очевидный факт – но очень часто менеджер, организуя свою работу, этого факта не учитывает. На уровне текущей ежедневной деятельности этот факт означает обязательную необходимость небольших перерывов для отдыха. Как правило, оптимальный режим – 3-5-минутный перерыв раз в 1-1.5 часа. Наилучший отдых – выбросить из головы все дела, подвигаться, сделать несколько физических упражнений или просто посмотреть в окно. Сила переключения внимания может варьироваться – от выхода на улицу из офиса до простого разгребания мелких дел в качестве отдыха от крупного дела. Также может варьироваться частота переключений – людям с более подвижным психотипом переключения необходимы чаще, с более стабильным – реже.
Для более высоких уровней планирования можно сформулировать еще один принцип: бездефицитности сил.8 К концу каждого из основных биологических периодов (день, неделя, год) вы должны полностью восстановить силы, потраченные в этом периоде. Если во вторник и среду был аврал, то в четверг и пятницу стоит снизить обычную нагрузку, чтобы подойти к концу недели с приблизительно обычным уровнем усталости и гарантированно восстановить силы за выходные. При несоблюдении принципа бездефицитности накапливается долгосрочная усталость. Она опасна тем, что подтачивает организм незаметно, постепенно – и вдруг проявляется в виде тяжелейшего нервного срыва, резкого падения работоспособности, и т.п. Восстановление последствий долговременной усталости обходится гораздо дороже в смысле затрат времени, чем ее недопущение с помощью своевременного отдыха.
Б олее сложную закономерность стоит учитывать, управляя не регулярными нагрузками, а тренировочными, возрастающими – при развитии своих возможностей, стремлении научиться выполнять какую-либо задачу все более легко и быстро. Приведем график, известный спортсменам, но неплохо описывающий и рост эффективности умственной работы. Реакция человека на рост нагрузки сначала положительна – организм тренируется, показатели растут. Затем наступает этап усталости – если упорно пытаться поддерживать те же темпы роста нагрузки, показатели будут снижаться. Поэтому в период спада лучше сделать отдых (не отдых вообще, а отдых от роста), «законсервировать» достигнутые результаты – некоторое время скорее удерживая достигнутый уровень, чем пытаясь его наращивать. В начале нового цикла показатели могут оказаться несколько ниже, чем максимальные в предыдущем цикле, но они будут выше, чем начальные в предыдущем цикле.9 Один из клиентов автора статьи поделился с ним таким рецептом личного роста в большом теннисе (основное хобби и оно же – отдых от менеджерской работы): «как правило я стараюсь играть с противником, который сильнее меня; но периодически играю несколько партий с равным, после чего обычно чувствую сильное улучшение качества моей игры». В данном случае этапы игры с равным по силе противником давали возможность отдохнуть от основных нагрузок и подготовить организм к новому этапу роста.10
Итак, рост показателей личной эффективности происходит не линейно, а волнообразно. Важно правильно улавливать «приливы» и «отливы», соответственно варьируя нагрузку. Сопоставляя «физкультурный график» с приведенным выше графиком биоритмов, нетрудно заметить, что удобно привязывать один цикл изменения нагрузки к половине биоритмического цикла. Т.е. постепенно повышать нагрузку в течение первой половины дня; ближе к обеду плавно снизить ее и уйти на отдых. Во второй половине дня аналогично, но начать можно уже с более высокого уровня нагрузки. Аналогичный подход можно применять и к неделе, году и другим периодам.
Принцип 4. Управляйте рабочей нагрузкой так, чтобы к концу каждого биологического периода силы полностью восстанавливались. Увеличивайте и уменьшайте нагрузку только плавно.
5. Запас внимания человека ограничен.
Важнейшим частным случаем утомления и перегрузки человека является утомление и перегрузка внимания. В голове у менеджера обычно «жужжит» большое количество напоминаний о делах, обрывков мыслей, и т.п., перегружающих его сознание, не дающих сосредоточиться и вызывающих стресс. Есть несколько простых приемов, позволяющих ослабить это давление и освободить ресурсы внимания для действительно важных дел.
Первый принцип – обзор и материализация информации. Чем меньше информации вы будете держать в голове, тем лучше. Не жалейте времени на то, чтобы записать пришедшую в голову мысль или могущую пригодиться информацию, это разгружает и освобождает ваше сознание. При этом все записи желательно хранить максимально сосредоточенно в одном месте. Это и дает обзор, т.е. возможность сразу увидеть полную картину всей информации, которую вы вынесли из головы на «внешние носители». Подробнее о создании обзора сказано в нашей статье о принятии решений; здесь же ограничимся приведенными соображениями.
Еще один важный способ облегчить нагрузку на внимание, подробно описанный в той же статье – управление его переключениями. Не пытайтесь одновременно решать несколько вопросов, обдумывать несколько мыслей, и т.д. Какая бы сложная проблема ни маячила на горизонте, забывайте о ней, когда работаете над чем-то другим. Иначе и проблему не решите, и работу качественно не сделаете, и себя издергаете бесполезными беспокойствами.
Наконец, разгрузить внимание помогает четкое, подчеркнутое завершение дел – вычеркивание из списка, комкание и выбрасывание в корзину постера-напоминалки, удовлетворенная постановка галочки в органайзере, и т.п. Психологи называют это «закрытием гештальта» (образа), завершением некоторой логической целостности, что позволяет легче выбросить ее из зоны первостепенного внимания и переключиться на следующее дело.
Полезный пример применения этого метода дает Алан Лакейн,11 говоря о стандартном совете «брать каждую бумагу в руки только один раз» и справедливо сомневаясь в его реалистичности. В качестве альтернативы он советует: если к бумаге приходится обращаться несколько раз, старайтесь каждый раз принять по ней какое-нибудь решение, дающее небольшое продвижение в работе над этой бумагой. Например, «это достаточно неприятное дело, но его можно решить, позвонив такому-то. Сделаю это, когда возьму бумагу в руки в следующий раз, а сейчас выпишу на бумагу его телефон». Таким образом, принято решение по следующему шагу. Благодаря этому бумага осталась в сознании не «открытым гештальтом», напоминающим о себе и вызывающим многочисленные размышления, а «закрытым», по которому принято решение и тем самым ясно завершен первый «этап проекта» работы с этой бумагой.
Принцип 5. Экономьте ресурсы внимания: концентрируйтесь на выполняемой задаче и забывайте о прочем; старайтесь не оставлять «открытых гештальтов», напоминающих о себе и перегружающих психику.
6. Время «неоднородно», эффективность зависит от контекста.
В различной обстановке («контексте») может быть более или менее удобным совершение тех или иных дел. Как учитывать это при планировании, мы рассказали в статье о принятии решений; сейчас раскроем лишь психологические аспекты такой неоднородности.
Случалось ли вам замечать, что уехав в другой город или просто уйдя в другую комнату, вы неожиданно находили решение проблемы, над которой долго бились до того? Сказалась смена обстановки: ваше подсознание получило массу новых сигналов из внешнего мира, сбивших стереотипы и подсказавших новые идеи. Именно поэтому автор статьи, проводя корпоративные семинары, рекомендует делать это на выезде, на природе, или по крайней мере не в тех помещениях, где проходят обычные совещания. Основания для такой рекомендации: в рабочих помещениях каждая деталь обстановки, каждая привычная мелочь напоминает подсознанию о привычных способах работы, привычных стереотипах, и не дает усвоить новые мысли и способы действия.
Очень важна смена контекстов для правильного отдыха. Один из клиентов автора статьи рассказывал ему о том, как они с партнером по бизнесу в один прекрасный день решили, что «еще пять лет такой жизни – и нам обоим можно бронировать места на кладбище». В результате они установили железное правило: на время обеденного перерыва уезжать из офиса в хороший ресторан и на время обеда забывать о текучке и обсуждать более отвлеченные или стратегические вопросы. Таким образом смена обстановки помогала переключиться с текущих проблем, на время забыть о них и в результате хорошо отдохнуть.
Заметим также, что переключение обстановки, «контекста», помогает не просто освежить внимание, но и обогатить сознание новыми впечатлениями, которые могут быть необходимы для стабильной работы мозга. Один предприниматель, в прошлом директор средних размеров завода, рассказывал автору о выведенной им закономерности: «Если я больше недели не был в командировке, работа начинает идти наперекосяк. Командировка позволяет посмотреть, как другие работают, пощупать новые станки, набраться мыслей и впечатлений». Он же поделился методом, сочетающим в себе и отдых, и переключение внимания, и «закрытие гештальта». «После завершения очередного проекта, например выпуска новой модели станка, народ ходит вареный, обалдевший, истощенный, и нормально работать все равно не может. Поэтому стали делать так: завершается большой проект – выезжаем всей толпой куда-нибудь в золотое кольцо России на два-три дня, с экскурсиями и прочей культурной программой. После возвращения все свежие, бодрые и отдохнувшие – с лихвой наверстываем пропущенное». Как видим, отдых свой и подчиненных при грамотной постановке дела и применении принципов организации труда может быть не напрасными затратами, а инвестициями, которые неплохо окупаются.
Принцип 6. Управляйте сменой контекстов: используйте их для поиска новых мыслей и отдыха.
7. Состояние сознания человека существенно влияет на его деятельность.
Еще классик отечественной научной организации труда А.К.Гастев в своей книге «Как надо работать» писал: «Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если все до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работ продумать досконально». Такая настройка себя на предстоящую работу, построение ее мысленного образа, помогает работать более эффективно, поскольку у человека воображение тесно связано с действием. Подобный механизм используют, например, спортсмены, в минуты расслабления представляя себе игровые ситуации, мысленно отрабатывая нужные движения.
Если для достижения чего-то нужно себе это как можно более тщательно вообразить, то верно и обратное: если вы не хотите, чтобы что-то случалось, лучше об этом поменьше вспоминать и говорить. Именно из-за связи воображения с действием идущему по узкому бревну человеку нельзя кричать «не упади» – мозг вообразит это, а тело повторит мысленные движения. Лучше кричать «иди увереннее», и т.п. Аналогично, нельзя говорить себе «я этого не могу», «у меня это не получается», и т.д. Лучше настраивать себя если и не на победу, то как минимум на попытку – «а почему бы и не попробовать?»
К подобным же способам мысленной самонастройки относятся так называемые SMART-критерии постановки целей – по первым буквам английских слов «конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный, привязанный к точному времени». Цель «сбросить 10 кг. к концу мая» лучше, чем «похудеть», поскольку конкретным описанием желаемого результата программирует ваш организм на его достижение.
Наконец, самонастройке помогает максимально возможное использование глаголов (запись в органайзере не «встреча с Ивановым», а «согласовать с Ивановым вопрос Х»), причем в совершенном виде, максимально указывающем на результат (не «17:00 обсуждаем предложения», а «17:00 сформулировать и утвердить предложения»). Благодаря этому приему вы мотивируете себя на действие, причем не простое действие, а результативное.
Не является ли такая самонастройка, ограничение себя рамками четкого подробного образа будущего проявлением платонического мышления, ограниченность которого мы показали в начале статьи? Действительно является, и именно поэтому принцип отчетливого воображения результата приложим не всегда и не везде. Где именно лучше всего применять такое «платоническое» мышление, а где оно скорее мешает – мы покажем в следующем разделе.
Принцип 7. Мысленно настраивайтесь на предстоящую работу, представляйте себе максимально образно и осязаемо желаемый результат – этим вы запрограммируете себя на его достижение.
В заключение разговора о естественных закономерностях, проявляющихся в деятельности человека, и соответствующих им принципах, скажем несколько слов о том, как лучше всего практически освоить эту информацию. Прочитанный принцип бесполезен; полезен принцип, превращенный в навык, устойчивую привычку. Для освоения принципов организации личной работы может пригодиться метод Бенджамина Франклина. Тот сформулировал несколько добродетелей, которых хотел бы придерживаться, на каждую неделю брал одну из них как основную, и старался в течение недели ее практиковать. Аналогично можно поступать с принципами организации труда: например, выписать себе в органайзер соответствующую «Мысль на неделю», время от времени ее перечитывать и стараться применять к своим текущим делам. Таким образом применение принципов эффективной работы вы постепенно доведете до автоматизма, и вам не нужно будет о них помнить, чтобы их применять.
Организм человека – тончайший инструмент, требующий внимания и заботливости. На это он благодарно ответит вам высокой производительностью, выдающимися результатами и отменным самочувствием.
|
