Регулярный менеджмент: гармонизируем эффективность и развитие Метод ограниченного хаоса: от порядка на столе к технологии творчества
В предыдущих разделах статьи даны принципы личной эффективности, помогающие изменить и усовершенствовать прежние методы работы. Теперь необходимо показать, как построить стабильно функционирующую систему регулярного менеджмента в вашем «персональном ЗАО». В этой системе должны быть заложены и технологии эффективного получения результатов, и технологии развития, позволяющие создавать принципиально новые возможности. Для того, чтобы разработать такую систему, мы предварительно познакомимся с ролью хаоса в личной эффективности и личном развитии. Задача следующей далее информации – не только дать конкретные технологии работы с хаосом и порядком, но и развенчать традиционное предубеждение: «для того, чтобы получать высокие результаты, необходимо навести как можно более полный порядок».
Сущность метода на простом примере
Н ачальные условия. Пусть у нас есть некое пространство, через которое проходят потоки информации – это может быть рабочий стол, папка с документами, и т.п. Для наглядности рассмотрим комнату, в которой валяются сапоги, деревяшки, накладные, платежки, цветочки, книжки, и т.д., и т.п. Границы комнаты – первое, исходное, заданное заранее ограничение на хаос.
Порядок и хаос имеют свои минусы и плюсы, совокупность которых можно условно назвать полезностью порядка и полезностью хаоса. Из чего могут состоять эти показатели полезности? Приведем несколько примеров.
1. Затраты времени на поиск нужного объекта. Обычно выше у хаоса, но если привычный хаос заменяют непривычным порядком – то скорее наоборот.
2. Повреждение объектов из-за неподходящих условий хранения (скорее выше у хаоса); затраты места на хранение (скорее выше у хаоса); затраты технических средств на хранение (скорее выше у порядка).
3. Эстетические параметры (сугубо индивидуальны – кому-то хаос нравится больше).
4. Затраты времени и средств на поддержание порядка (у порядка выше). Особенно важны для личной работы такие средства, как память и внимание, необходимые для удержания порядка в голове.
5. И т.д., и т.п.
Естественно, когда вы наводите порядок на рабочем столе, вам не нужно задумываться обо всех этих параметрах. Мы приводим их для того, чтобы наглядно показать: любое наведение порядка имеет не только положительные последствия, но и отрицательные.
Н ачинаем упорядочение. Будем наводить порядок маленькими шагами и смотреть, как при этом изменяется совокупная полезность. Самый простой шаг упорядочения – наложение одного ограничения внутри хаоса, разделяющего информацию или объекты по какому-то одному признаку. Например, «все бумаги кладутся только на стол, все не-бумаги только не на стол».
Давайте пройдемся по названным выше параметрам и посмотрим, как изменилась совокупная полезность в результате наложения первого ограничения на хаос. По ходу дела сформулируем некоторые принципы, руководствуясь которыми можно накладывать ограничения более эффективно.
1. Затраты времени на поиск объекта – уменьшились. Бумаги ищутся только на столе, не-бумаги – только в окружающем пространстве. Отсюда видим принцип наложения ограничений: легкость вычленения соответствующего информационного потока (бумагу легко отличить от не-бумаги).
2. Повреждение объектов из-за неподходящих условий хранения: бумаги, перестав смешиваться с сапогами и вениками, очевидно, сохраняются лучше. Кроме того, облегчается упорядочение: бумаги удобно складываются в стопки, и т.д. Скорее всего, уменьшаются затраты места на хранение.
3. Эстетические параметры. Когда сапоги могли лежать на столе, а бумаги на полу, было скорее менее эстетично, чем более.
4. Затраты времени и средств на поддержание порядка. Если предположить, что стол в комнате уже был и его не пришлось покупать, то мы потеряли только затраты внимания на принятие решений «класть этот объект на стол или не на стол?» Эти затраты невелики благодаря применению первого принципа наложения ограничений (легкость выделения соответствующего информационного потока). А вот зона поиска бумаг сужается достаточно существенно, что дает экономию времени при поиске. Итак, на первом шаге алгоритма мы выиграли.
Д альнейшее упорядочение. Обратите внимание, что в результате предыдущего шага алгоритма мы фактически получили два хаоса, соответствующих начальным условиям: «стол» и «пространство комнаты за вычетом стола» (см. предыдущий рисунок).
К каждому из этих хаосов мы можем применить тот же прием, что описан в самом начале раздела. Для каждого из них мы можем условно рассмотреть полезность хаоса и полезность порядка, и если это необходимо, наложить внутри этих хаосов новые ограничения. Так на столе может появиться папка для платежек («все платежки только в папку, все не-платежки только на остальное пространство стола»), а в остальном пространстве комнаты – угол для сапог («все сапоги только в угол, все не-сапоги – только в остальное пространство комнаты»).
Мы получили еще несколько хаосов, удовлетворяющих начальным условиям. К любому из них можно применять исходный прием: накладывать ограничение таким образом, чтобы возрастала совокупная полезность. Ясно, что делать это нужно до тех пор, пока дальнейшее упорядочение не перестанет давать роста полезности. Иначе говоря, до тех пор, пока затраты на повышение упорядоченности не перестанут окупаться дополнительными выгодами, которые эта упорядоченность дает.
Т аким образом, мы «ввинчиваем» в хаос воронки упорядочения ровно в тех местах, и ровно на ту глубину, которая необходима. При этом алгоритм обеспечивает нам оптимальное сочетание хаоса и порядка, дающее максимальную совокупную полезность, т.е. максимальную простоту поддержания порядка и минимальное время на поиск нужного.
Сравните предложенный алгоритм с обычным тайм-менеджерским советом: «каждая вещь должна знать свое место». Если изобразить графически зависимость совокупной полезности от степени упорядоченности, получится примерно следующее. Точка (1) – полный хаос, высокие расходы на поиск информации, низкая совокупная полезность. Точка (3) – «каждая вещь знает свое место», высокие расходы на поддержание порядка (что любопытно, и на поиск информации тоже – из дальнейшего будет видно почему), низкая совокупная полезность. Точка (2) – оптимальный уровень упорядоченности, достигнутый в результате применения метода ограниченного хаоса, дающий максимальный уровень полезности. График похож на зависимость количества налоговых поступлений в бюджет от размера ставок налогов, и это не случайно. И в личной работе, и в социальных системах нужен не максимальный уровень контроля, а оптимальный, стремление не к полноте контроля, а к полноте получения результатов.
Обобщение метода на планирование и управление
Выше мы говорили о создании порядка как о выделении ограниченных участков внутри хаоса. Часто бывает так, что эти выделенные участки можно «вынести» за пределы исходного хаоса. Например, все бумаги лежат в одной большой папке. Когда их становится слишком много (увеличиваются расходы на поиск, снижается полезность хаоса), вы определяете достаточно легко выделяемый тип бумаг и создаете для него отдельную папку рядом с исходной. По мере того, как исходная папка увеличивается, вы можете проделать эту операцию еще несколько раз.
В результате получится ситуация, изображенная на рисунке. Рядом с исходной папкой, которую логично назвать «местом хаоса», сформировалась группа папок, которые можно назвать «местом порядка». Эта ситуация более проста, чем описанная в предыдущем разделе: здесь нет ограничений, вложенных друг в друга, и все ограничения имеют одинаковую глубину. Чтобы воспользоваться удобствами этой простоты, мы в дальнейшем будем говорить только о «месте порядка» и «месте хаоса», не вспоминая о сложных структурах из вложенных друг в друга хаосов.
Попробуем рассуждения предыдущего раздела о полезности порядка и полезности хаоса приложить не к поиску информации, а к задачам управления. При управлении собой или другими, как и тогда, порядок и хаос имеют свою полезность. Изменение баланса в сторону порядка повышает предсказуемость, контролируемость ситуации. Но порядок требует определенных усилий на свое поддержание, а иногда может наносить ущерб деятельности. Всем известен возможный вред от избыточной регламентации, стесняющей свободу действий. Метод ограниченного хаоса позволяет найти баланс между регламентацией и свободой – это основное приложение метода к задачам управления. Подробнее об этом будет сказано в следующем подразделе.
Рассмотрим приложение метода к задачам планирования. Любой план повышает упорядоченность предстоящих действий, а следовательно, имеет и положительные, и отрицательные стороны. Положительные очевидны; об отрицательных мы говорили в начале статьи: это снижение гибкости, свободы реагирования, поиска новых возможностей. Как метод ограниченного хаоса позволяет найти баланс между планированием и свободой действий?
Рассмотрим самое простое «место порядка» в планировании – систему целей. В классических источниках по тайм-менеджменту вы часто можете встретить совет задавать себе вопрос: «Как то, что я сейчас делаю, работает на достижение моих целей?» Таким образом, в идеале вся деятельность должна быть вписана в «место порядка», в вашу иерархию целей. Не остается места для отвлечений, «лирических отступлений», неожиданных встреч и тем в разговорах, бесцельного серфинга по интернету, и т.д. Но ведь именно из таких «бесцельных» действий часто вырастают интересные новые возможности!
Э ффективно использовать такие «бесцельные», «хаотические» действия помогает введение «места хаоса» в систему ваших целей. На рисунке цели изображены аккуратными, упорядоченными звездочками. Рядом с группой целей высшего уровня изображена хаотичная звездочка – «личное развитие», поиск новых возможностей. Из этих возможностей постепенно вырастают новые цели, как новые «упорядоченные» папки с документами вырастали из исходной, неупорядоченной.
Аналогичные «места хаоса» расположены на всех уровнях иерархии целей. Рядом с каждым списком целей обязательно имеются или подразумеваются дела, не работающие непосредственно на эти цели, но могущие расширить вашу картину мира в соответствующем направлении, подсказать новые пути решения проблем, и т.д. Ясно, что чем понятнее для вас цель и процесс ее достижения, тем меньше должен быть объем соответствующего «места хаоса». Чем больше сомнений вызывает цель и ее подзадачи, тем больше должно быть «место хаоса», т.е. работы, связанные с поиском новой информации по этой цели, пробами и ошибками, экспериментами, и т.п.
Заметим, что внутри самих «мест хаоса» тоже может появляться некоторый порядок. Например, «место хаоса» самого высокого уровня удобно разбить на так называемые «ключевые области» – список нескольких основных направлений вашей деятельности. Например, «Семья – Персонал – Финансы –…»25 Эта структура помогает вам при любых «нецелевых» делах, незапланированных отвлечениях задавать себе вопрос: «Как то, что я сейчас делаю, работает на мои ключевые области?» Это поможет, с одной стороны, сохранить гибкость и свободу в «нецелевых» отвлечениях; с другой стороны – вооружиться критериями качества этих отвлечений, более точно отслеживать их эффективность.
Нетрудно заметить, что порядок тесно связан с эффективностью, получением стабильных, ожидаемых, предсказуемых результатов. Хаос же необходим для развития, т.е. поиска новых, неожиданных, трудно предсказуемых возможностей. Развитие – это всегда открытие чего-то нового, неожиданного, а потому – с трудом допускающего детальное планирование. Таким образом, баланс порядка и хаоса в личной работе позволяет достигнуть баланса эффективности и развития, «синицы в руках» и «журавля в небе». Тому, как создавать такой баланс, посвящен следующий раздел.
Творческая картотека и баланс «порядок-хаос» в управлении личным временем
В этом подразделе мы увидим, как функционирует во времени система ограниченного хаоса – на простом примере управления личной творческой картотекой. Затем перенесем соответствующие принципы на более общие задачи управления в личной работе и установим, как из начального хаоса постепенно создается оптимальная упорядоченность деятельности.
Творческая картотека – сравнительно мало знакомый обычному менеджеру инструмент. Если всем хорошо известный органайзер предназначен в основном для работы с «местом порядка» – целями, результатами, планами, – то картотека позволяет эффективно управлять «местом хаоса» – замыслами, интересной информацией (пока не привязанной к точным целям), темами для обдумывания. По мере того как растет роль творческого труда в работе менеджера, повышается и потенциальная польза творческой картотеки. Картотека – незаменимый инструмент, если вам нужно изобрести принципиально новый продукт, создать яркий рекламный слоган, и т.п.
Чтобы отличие метода ограниченного хаоса от обычных тайм-менеджерских технологий было яснее, опишем, как обычно управляет такого рода информацией человек, привыкший к советам типа «каждая вещь должна знать свое место». Если у него накапливается достаточно много мыслей и другой информации, он начинает придумывать классификацию и заводит под нее несколько папок. Но классификация возникла «из головы» и не факт, что развивающиеся по своим законам новые мысли захотят в нее «вписаться». Поэтому через некоторое время часть папок «вымирает», содержимое другой части перестает соответствовать названиям, и ни о каком порядке говорить уже не приходится. Вспомним критику «платонического» подхода в самом начале статьи: или ломается план, или «удушается» реальность. Так и здесь, или классификация ломается (приходится вытряхивать все на пол и классифицировать по-новой), или вы просто перестаете ей пользоваться – реальность нашла другие пути (например, записки с мыслями стали по-прежнему скапливаться на рабочем столе).
П ри применении метода ограниченного хаоса происходит следующее. Для начала вы заводите один накопитель для замыслов, мыслей и внешней информации, наводящей на мысли – «место хаоса». Этот накопитель регулярно просматривается. Такой просмотр – очень хорошая черновая работа для рождения новых мыслей. Мысли сталкиваются друг с другом, их неожиданные сочетания порождают новые мысли (между прочим, преждевременный порядок, описанный в предыдущем абзаце, сильно затрудняет такой процесс взаимодействия мыслей).
Во время просмотра «места хаоса» вы можете обнаружить появляющиеся в нем элементы «места порядка». Это группы мыслей, тесно связанные по смыслу, в совокупности образующие контуры нового интеллектуального продукта. Если эти мысли свежи и хотелось бы дать им посталкиваться с другими, их стоит пока оставить в «месте хаоса». Если же они уже хорошо вам знакомы, их стоит изъять из «питательного бульона», в котором они зародились, и «пересадить» в отдельную папочку (на схеме таковые изображены клеточками в «месте порядка»). Благодаря этой пересадке вы избавите место хаоса от «лишнего веса», облегчите поиск нужной информации и уменьшите время разбора накопителя. Кроме того уже сформировавшиеся группы мыслей, будучи «отсаженными», не смогут подчинять себе остальные материалы накопителя, давить на них своим авторитетом, мешать появлению в них новых объединений мыслей. Обратите внимание: появляющаяся в ходе процесса в «месте порядка» классификация не выдумана вами из головы, она сама родилась из развивающихся мыслей, и поэтому будет более адекватной и удобной.
Папки из «места порядка», как и накопитель, могут время от времени разбираться, особенно если необходимо освежить в голове соответствующую тему. Но как правило основные мысли сохраняются в голове, поэтому необходимость в разборе накопителя возникает только перед созданием конечного продукта и очень помогает втягиванию в это создание. После завершения работы над конечным продуктом «отработанные» мысли можно отправлять в архив или выбрасывать.
Итак, с помощью этой системы создается оптимальный уровень порядка с точки зрения скорости поиска и удобства группировки мыслей. Еще один важный момент: на рисунке пунктирной стрелкой изображено убывание как «свежести» мыслей, их способности порождать новые, так и убывание частоты просмотра мыслей. Т.е. в накопителе мысли самые свежие – и он чаще всего просматривается, что позволяет часто рождать из этих мыслей новые. В архиве мысли самые «отработанные», из живых организмов превратившиеся в «известняк» – и архив реже всего просматривается (скорее всего почти никогда). Таким образом, достигается оптимальность и по критерию количества новых мыслей, порождаемых при просмотре старых.
Теперь самое интересное – перенесение этих закономерностей на более общие задачи управления. В управлении личной работой, как и в управлении мыслями, нельзя раз и навсегда разграничить порядок и хаос. Человек меняется, его деятельность – тоже. То, что раньше было необычным, новым и плохо предсказуемым делом («место хаоса») постепенно превратилось в хорошо структурированную, привычную, стабильную последовательность действий («место порядка»), а затем потеряло актуальность и было «списано в архив». Таким образом, просматривается аналогия между управлением мыслями и управлением методами работы. Причем соответствующие «место порядка» и «место хаоса» могут существовать только в вашем сознании, а могут быть «материализованы» на внешних носителях, например, в виде, соответственно, списка личных стандартов и списка направлений для исследований и изобретательства.
Ясно, что эти «место порядка» и «место хаоса» требуют различных способов управления и повышения эффективности. «Место порядка», хорошо отлаженные и предсказуемые дела требуют максимальной регламентации, стандартизации, автоматизации (и в смысле компьютерной поддержки, и в смысле автоматизма движений, приемов, методов работы). Этим достигается максимальная эффективность. Соответствующим методам посвящен следующий раздел, повествующий о «регулярном менеджменте» и «тотальном управлении качеством» в личной работе.
«Место хаоса», т.е. новые, непонятные, плохо отлаженные дела, наоборот, не должны быть «задушены» преждевременной регламентацией, которая может помешать выработке наиболее эффективных приемов работы. Как и в описанном выше случае «нецелевых работ», здесь должен поощряться поиск нового, экспериментирование, изобретательство. Это позволяет достичь более быстрого развития деятельности, создания новых возможностей. В первую очередь такой подход актуален для творческих «участков» вашей деятельности, для вашего персонального «Отдела исследований и развития». Инструменты, помогающие повысить эффективность такого рода работ, будут описаны в последнем разделе статьи.
Стройная гармония природы органично сочетает в себе порядок и хаос, закономерность и случайность. Творческое использование хаоса позволяет сделать личную работу не менее простой, эффективной и красивой, чем лучшие из творений природы.
|
