2.5 Тема 5 – Создание текста в Microsoft Word 2010
План
2.5.1 Ввод текста в документ
2.5.2 Использование автозамены при вводе текста
2.5.3 Вставка специальных символов
2.5.4 Вставка даты и времени
2.5.5 Использование стандартных блоков
2.5.6 Добавление титульной страницы
2.5.7 Добавление оглавления
2.5.1 При вводе и редактировании текста с клавиатуры следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.
Текст всегда вводится в той позиции, где мигает текстовый курсор.
Word 2010 допускает свободный ввод. Это означает, что в любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, после чего будет произведено некоторое автоматическое форматирование и текстовый курсор будет зафиксирован в этом месте. Именно с этого места и можно вводить текст.
Несмотря на возможность свободного ввода, чаще всего ввод текста начинают от левого поля страницы.
Переход на новую строку произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая строка. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой строке. Для принудительного перехода к новой строке без образования нового абзаца нажмите комбинацию клавиш Shift + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак - разрыв строки.
Переход на новую страницу произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая страница. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой странице. Для принудительного перехода к новой странице нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак - разрыв страницы.
Между словами ставится один пробел. При выравнивании текста Word может изменять ширину пробелов между словами. Если требуется, чтобы величина какого-либо пробела не изменялась или по этому пробелу не было перехода на новую строку, вместо клавиши Пробел нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Пробел. В документ будет вставлен непечатаемый знак - неразрывный пробел.
Нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). При необходимости переносы расставляются автоматически во всем документе.
Нельзя использовать клавишу Пробел для получения абзацного отступа ("красной строки") или выравнивания текста по ширине страницы.
Знаки препинания ., : ; !? пишутся слитно со словом, за которым следуют.
После знаков препинания ., : ; !? ставится пробел, за исключением тех случаев, когда этими знаками заканчивается абзац.
Перед знаками « ( [ { ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела.
Знаки » ) ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел, за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.
Знак дефиса ( - ) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.
Для образования знака тире ( – ) после слова поставьте пробел, затем дефис, затем еще пробел и продолжите ввод текста. После ввода следующего слова знак дефиса автоматически преобразуется в тире. Для ввода знака тире можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl + - (минус на цифровой клавиатуре). Для ввода знака длинного тире ( — ) нажмете комбинацию клавиш Alt + Ctrl + - (минус на цифровой клавиатуре).
Неправильно введенный символ можно удалить. Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, надо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа, стоящего слева от курсора, - клавишу Back Space. Комбинация клавиш клавиатуры Ctrl + Delete удаляет текст от курсора вправо до ближайшего пробела или знака препинания. Комбинация Ctrl + BackSpace удаляет текст от курсора влево до ближайшего пробела или знака препинания.
2.5.2 Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и для ввода некоторых специальных символов.
Например, при вводе с клавиатуры слова "адэкватный" оно автоматически заменяется правильным написанием - "адекватный". Или, например, при вводе набора символов ==> они автоматически заменятся на символ жирной стрелки .
Кроме того, автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква в начале предложения заменяется на прописную и т.д. Если навести указатель мыши на автоматически исправленный текст, появляется небольшое синее поле, которое при наведении на него указателя превращается в кнопку Параметры автозамены, а сам текст выделяется серым фоном. Можно отменить исправление либо включить или отключить параметры автозамены.
Автозамена работает во всех языках, которые поддерживаются в Word.
Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены.
Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Параметры.
В диалоговом окне Параметры Word перейдите в категорию Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены.
Во вкладке Автозамена окна Автозамена установите или снимите флажки, определяющие особенности автозамены.
Автозамену можно использовать для ввода часто используемого текста, таблиц, рисунков и других объектов.
Выделите текст, таблицу или рисунок в любом документе.
Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Параметры. В диалоговом окне Параметры Word перейдите в категорию Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены.
Во вкладке Автозамена окна Автозамена в поле на отображен выделенный текст. В поле заменить введите сочетание символов, которое при вводе будет заменяться выделенным текстом. Этот набор символов не должен представлять собой какое-либо существующее слово или аббревиатуру, в противном случае они будут автоматически заменяться при вводе.
Нажмите кнопку Добавить.
Для того чтобы автозамена работала, введите символы автозамены и нажмите на клавиатуре клавишу Пробел или Enter. Символы автоматически заменятся элементом автозамены. Элемент автозамены сохраняется в конкретной версии Microsoft Office на том компьютере, где был создан. Он доступен для всех приложений Microsoft Office.
Размер элемента автозамены не ограничен. Он может включать в себя не только текст, но и таблицы, рисунки, специальные символы и т.д. Ошибочно созданный или более не нужный элемент автозамены можно удалить.
Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Параметры. В диалоговом окне Параметры Word перейдите в категорию Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены.
Во вкладке Автозамена окна Автозамена в поле заменить введите сочетание символов удаляемого элемента автозамены.
Нажмите кнопку Удалить.
Отменить удаления элемента автозамены невозможно.
2.5.3 При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы (например, ≠ ± ° ≈), буквы греческого алфавита (например, α β δ), латинские буквы с надбуквенными значками (например, Ä Ö ü ñ), или просто символы-картинки (например, ♪ ☼ ☺).
Во вкладке Вставка в группе Символы щелкните по кнопке Символ. Щелкните по нужному символу. Если в открывшемся списке нужного символа нет, выберите команду Другие символы.
Во вкладке Символы окна Символ в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов.
Дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку Вставить.
Можно вставить несколько символов. Не закрывая окна Символ, в документе переведите курсор в другое место и продолжите вставку символов. Для окончания работы нажмите кнопку Закрыть, или Отмена, или клавишу Esc.
Для удобства работы можно изменять размеры окна Символ. Наведите указатель мыши на любую границу окна и когда он примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу, чтобы выбрать необходимый размер.
Использованные ранее специальные символы можно быстро вставить снова, поскольку они автоматически помещаются в список кнопки Символ.
Математические символы большей частью находятся в шрифте Symbol. Шрифт (обычный текст) включает в себя буквы латиницы и кириллицы специального начертания, буквы иврита, арабского и греческого языков, некоторые денежные символы и многое другое. Шрифты Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 содержат различные символы-стрелки, символы-картинки и т. п.
Особое место занимает шрифт Arial Unicode MS. Используя для представления каждого знака более одного байта, этот шрифт позволяет представить в одном наборе знаков почти все языки мира.
Для вставки часто используемых символов можно создать элемент автозамены.
В окне Символ выделите изображение символа и нажмите кнопку Автозамена.
В окне Автозамена в поле Заменить введите сочетание символов, которые при вводе текста будут заменяться выбранным символом.
Нажмите сначала кнопку Добавить, а затем кнопку ОК.
Теперь при вводе текста достаточно ввести установленное буквосочетание и поставить пробел, после чего буквосочетание заменится соответствующим символом.
2.5.4 Для вставки даты и времени выполните следущие действия:
Установите курсор в место вставки даты и/или времени и во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Вставка/Дата и время.
В диалоговом окне Дата и время выберите язык и формат вставляемых данных.
Если перед вставкой в диалоговом окне Дата и время установить флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться каждый раз при открытии документа.
Автоматически обновляемые дата и/или время вставляются в документ как специальное поле. Если требуется обновить дату и время уже после открытия документа, следует поставить курсор на это поле и нажать клавишу клавиатуры F9. При установке курсора поле обычно затеняется серым цветом. Это выделение не отображается при печати документа. При перемещении курсора за пределы этого поля затенение обычно автоматически снимается.
2.5.5 Стандартные блоки можно использовать для хранения часто используемого текста и графических объектов. Это могут быть стандартные фразы писем, договоров, соглашений, списки рассылки, адреса и т.п. Блок может сохранять также параметры оформления хранимых данных (параметры шрифта, абзаца, границы и т.п.).
Word 2010 содержит встроенные стандартные блоки. Эти блоки предназначены для создания колонтитулов, установки нумерации страниц, добавления надписей, титульных страниц, таблиц и формул. Они обычно не содержат определенного текста, а предназначены для заполнения пользователем.
Блоки можно создавать самостоятельно и сохранять их в специальной коллекции блоков и в шаблоне документа. Блок можно использовать при создании документа, вставляя его непосредственно в текст, в колонтитулы или на страницу в виде специального графического объекта - надписи. Каждый блок имеет уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое. Стандартные блоки Word 2010 являются своего рода аналогом элементов автотекста, используемого в предыдущих версиях Word. Более того, термин "автотекст" иногда применяется и при работе в Word 2010. Например, после вставки стандартного блока в документ в списке отменяемых действий будет указано "добавление автотекста".
Для создание стандартного блока:
выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования;
во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс-блоков. Или нажмите комбинацию клавиш Alt+F3;
в диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите и выберите необходимые параметры;
в поле Имя введите название (имя) стандартного блока. Имя блока должно быть уникально в пределах коллекции, в которой он будет сохранен. В разных коллекциях могут быть блоки с одинаковыми именами;
в раскрывающемся списке Коллекция выберите коллекцию, в которой будет храниться стандартный блок. Выбор коллекции определяет порядок вставки блока при создании документа. Для блоков, вставляемых непосредственно в текст документа, лучше выбрать коллекцию Экспресс-блоки. Кроме того, коллекция Экспресс-блоки отображается в виде списка в меню кнопки Экспресс-блоки;
в раскрывающемся списке Категория выберите категорию блока. Выбор категории определяет положения блока в меню кнопки Экспресс-блоки в группе Текст вкладки Вставка. Можно выбрать одну из существующих категорий или создать новую. Наличие категорий облегчает поиск нужного блока в списке меню кнопки Экспресс-блоки;
в поле Описание можно ввести произвольный текст уточняющего описания к создаваемому блоку. Это описание будет отображаться в виде всплывающей подсказки при выборе блока. Поле можно не заполнять;
в раскрывающемся списке Сохранить в выберите имя шаблона, в котором будет храниться блок;
в раскрывающемся списке Параметры выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страницу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы содержимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.
После создания новых стандартных блоков или изменения их параметров при завершении сеанса работы с Word 2010 появится запрос на сохранение изменений в файле стандартных блоков. Нажмите кнопку Сохранить.
Для вставка стандартного блока в документ:
установите курсор в место вставки стандартного блока в документ;
во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки;
для вставки стандартного блока из коллекции Экспресс-блоки найдите этот блок в списке и щелкните по нему мышью;
для вставки в документ блока из произвольной коллекции выберите команду Организатор стандартных блоков;
в диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Вставить. Для удобства поиска можно сортировать блоки по именам, коллекциям, категориям, шаблонам и описанию. Для сортировки щелкните по соответствующей кнопке. Например, щелкните по кнопке Имя, чтобы отсортировать блоки по именам.
Изменить содержимое стандартного блока невозможно. Можно удалить существующий блок, а затем создать новый под этим же именем. Можно заменить существующий блок.
Вставьте стандартный блок.
Внесите необходимые изменения.
Сохраните стандартный блок с тем же именем и с теми же параметрами.
В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.
Можно изменить имя стандартного блока, коллекцию, в которой он расположен, добавить или изменить описание и т.д.
Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков.
В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Изменить свойства.
В диалоговом окне Изменение стандартного блока измените параметры и нажмите кнопку ОК.
В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.
Для удаления стандартного блока:
Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков.
В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Удалить.
В окне запроса об удалении стандартного блока нажмите кнопку Да.
2.5.6 К документу можно добавить специально оформленную титульную (первую) страницу.
Во вкладке Вставка в группе Страницы щелкните по кнопке Титульная страница и в появившемся списке выберите один из предлагаемых вариантов
Добавляемая страница может иметь рисунки и другие графические объекты, а также подсказки с указанием вводимой информации.
Некоторые поля титульной страницы заполняются автоматически, при этом информация берется, например, из свойств файла. Некоторые поля надо заполнять самостоятельно.
При заполнении полей не обязательно следовать имеющимся в них подсказкам. Можно изменять содержимое автоматически заполненных полей. Незаполненные поля оставлять нельзя; их следует удалить.
Содержимое полей можно оформлять как обычный текст. На титульную страницу можно добавлять текст, таблицы, графические объекты.
Для удаления титульной страницы во вкладке Вставка в группе Страницы щелкните по кнопке Титульная страница и в появившемся меню выберите команду Удалить текущую титульную страницу.
2.5.7 Для создания оглавления заголовки в тексте документа должны быть должным образом помечены. Проще всего для этого при оформлении заголовков использовать стили типа Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д.
Во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и в появившемся списке выберите один из предлагаемых вариантов автособираемого оглавления. По умолчанию в оглавление включаются заголовки, оформленные стилями Заголовок 1-3.
Оглавление вставляется как специальное поле. При наведении указателя мыши оглавление затеняется бледным фоном. При печати документа этот фон не отображается.
При фиксации курсора в созданном оглавлении появляется рамка элемента управления текстом, а сам текст оглавления затеняется серым фоном. При печати документа этот фон не отображается.
Можно настроить параметры создаваемого оглавления. Во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и в появившемся меню выберите команду Оглавление. В диалоговом окне Оглавление выберите и установите требуемые параметры. Можно, например, выбрать другой заполнитель или уровни заголовков, включаемых в оглавление.
Если в документе произведены изменения, оглавление следует обновить.
Во вкладке Ссылки в группе Оглавление нажмите кнопку Обновить таблицу. Если курсор находится в оглавлении и отображается рамка оглавления, можно нажать кнопку Обновить таблицу расположенную в верхней части рамки.
В окне запроса на обновление оглавления выберите требуемый режим.
Для удаления оглавления во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и в появившемся меню выберите команду Удалить оглавление.
|
