Аналитическая справка о проведении семинара
«Роль учебных частей факультетов в решении актуальных вопросов организации учебного процесса»
Учебно-методический отдел НИУ ВШЭ Санкт-Петербург
2013 год
Аналитическая справка о проведении семинара
«Роль учебных частей факультетов в решении актуальных вопросов организации учебного процесса»
8 февраля 2013 года в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург состоялся семинар для работников учебных частей «Роль учебных частей факультетов в решении актуальных вопросов организации учебного процесса». В семинаре приняли участие 24 человека – сотрудники учебных частей деканатов и заместители деканов, ответственных за учебную работу на факультетах.
Семинар был организован учебно-методическим отделом с целью повышения квалификации работников учебных частей деканатов и заместителей деканов, ответственных за учебную работу на факультетах.
Задачи семинара:
актуализировать задачи, стоящие перед учебными частями деканатов и основные бизнес-процессы, происходящие в учебных частях;
систематизировать типичные действия работников учебных частей деканатов, согласовать сроки и порядок оформления представления основных документов;
проанализировать взаимосвязи бизнес-процессов информационных систем, используемых в профессиональной деятельности работников учебных частей;
разработать годовой план-график работы учебной части.
В начале семинара были представлены презентации учебных частей факультетов и учебно-методического отдела, большинство из которых были выполнены в программе Power Point и раскрывали следующую информацию: количественный и качественный состав учебной части факультета, функционал сотрудников учебной части факультета и предложения по усовершенствованию учебно-методической работы в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург. В своих выступлениях сотрудники деканатов факультетов и начальник учебно-методического отдела Ю.С.Васильева охарактеризовали деятельность структур, которые они представляли, и подчеркнули особенности работы и существующие проблемы. Наибольшую озабоченность представителей факультетов вызвали вопросы отсутствия на факультетах медицинских работников и низкая заработная плата.
Директор филиала В.Э.Гордин выступил с общим обзором задач учебных частей факультетов в свете «дорожной карты» НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург. В.Э.Гордин сфокусировал внимание на предстоящем развитии научной активности преподавателей филиала, важности овладения сотрудниками системой LMS, популяризации учебных курсов на английском языке и повышению внебюджетных доходов. В. Э. Гордину были заданы вопросы, касающиеся:
материального стимулирования работников деканатов;
необходимости присутствия медицинских работников в зданиях университета;
формирования корпоративной культуры.
В выступлении начальника юридического отдела П.Г.Рябинчук на тему «Правовые вопросы, возникающие при работе учебной части факультета. Работа с обращениями студентов» были раскрыты следующие позиции:
оформление приказов и других документов;
оформление договоров на оказание образовательных услуг;
техническое оформление нормативных документов;
П.Г.Рябинчук подчеркнула важность согласования всех приказов с юридическим отделом. Наибольшую оживленность у присутствующих на семинаре вызвал вопрос длительности оформления договоров. В результате дискуссии П.Г.Рябинчук определила день и время обращения сотрудников деканатов в юридический отдел для оформления договоров.
Предложения, высказанные участниками семинара П.Г.Рябинчук:
составить альбом унифицированных форм нормативных документов для НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;
сделать шаблоны договоров, которые действуют в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург и разместить их на сайте юридического отдела;
сформировать базу нормативно-правовых актов, действующих в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;
определить перечень видов приказов, требующих согласование с юридическим отделом.
Начальник учебной части факультета экономики Т.В.Бойко выступила на тему «Опыт работы факультета экономики: сравнительная характеристика информационных систем, необходимых для работы учебной части». Т.В.Бойко поделилась опытом сотрудников деканата экономического факультета в использовании системы LMS в учебном процессе, рассказав о возможностях данной системы, которые в настоящее время уже используются для взаимодействия сотрудников деканата, преподавателей и студентов факультета. Выступление вызвало широкий интерес со стороны участников семинара, выявив открытость к восприятию новых информационных систем и готовность к развитию современных методов обучения.
Сообщение начальника общего отдела Ю.В.Степанова было посвящено:
делопроизводству и документоведению учебной части факультета;
актуальным вопросам работы СДОУ;
ведение делопроизводства в электронном виде.
Ю.В.Степанов подробно рассказал о документообороте в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, напомнив об основных правилах ведения документации в филиале, упомянул наиболее распространенные ошибки в составлении документов, а также призвал к ответственности в области делопроизводства.
В рамках вариативной части семинара участникам были предложены на выбор 2 из 4 мастер-классов. Целью этих занятий было:
актуализировать информацию по теме мастер-класса;
выявить и устранить трудности во взаимодействии между сотрудниками УМО (контроль) и сотрудниками факультетов (исполнение) по разным аспектам учебной работы;
выработать общий алгоритм действий по реализации бизнес-процессов, представленных на мастер-классах.
Мастер-классы проводились сотрудниками учебно-методического отдела параллельно, поэтому заранее был проведен опрос участников семинара для выявления предпочтений по мастер-классам. Для этого в заявке на семинар участнику было предложено определить 2 из 4 тем мастер-классов, которые ему наиболее интересны.
На мастер-классе «Определение задач учебных частей в обеспечении материального стимулирования студентов», который проводила Исаенко Т.А., специалист по учебно-методической работе учебно-методического отдела, рассматривались вопросы, связанные со стипендиальным обеспечением и другими формами материальной поддержки студентов НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург. Основной акцент был сделан на обсуждении Положения о стипендиальном обеспечении и других формах материальной поддержки студентов, аспирантов и докторантов НИУ ВШЭ, введенного в действие приказом НИУ ВШЭ № 6.18.1-06/2307-04 от 23.07.2012г.
На мастер-классе обсуждались вопросы, касающиеся:
сроков назначения различных видов стипендии;
своевременности размещения рейтингов студентов на страницах факультетов на сайте НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;
стипендий Президента РФ и Правительства РФ;
грамотного оформления приложений к приказам по назначению государственных социальных стипендий (полнота информации).
В качестве положительного примера был приведен опыт факультета менеджмента, чьи студенты неоднократно являлись получателями различных стипендий. Также была отмечена оперативность представления документов, неформальный, заинтересованный подход сотрудников деканата менеджмента к этому вопросу.
При обсуждении вопросов, связанных с получением стипендий была выявлена проблема, связанная с тем, что часто студенты самостоятельно представляют документы для получения стипендий различных фондов, не информируя об этом деканаты. В дальнейшем, когда в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург поступают денежные средства на выплату этих стипендий (часто без указания конкретных получателей), информацию о получателях приходится разыскивать по всем факультетам.
При обсуждении данного вопроса были высказаны следующие пожелания:
необходимо, чтобы информация о претендентах на различные стипендии поступала в деканаты;
желательно, чтобы заседания комиссии по работе со студентами, на которых рассматриваются, в том числе, и вопросы, касающиеся стипендиального обеспечения, проводились на регулярной основе, т.е. был определен конкретный день недели и конкретное время (тогда члены комиссии имели бы возможность спланировать свое рабочее время и заранее подготовиться к заседанию комиссии).
На мастер-классе «Анализ функциональных возможностей информационной системы АСАВ при заполнении «Книги регистрации выданных дипломов», который проводила Шарапова Г.А., специалист по учебно-методической работе учебно-методического отдела, рассматривались вопросы заполнения книги выдачи дипломов и работы в информационной базе АСАВ, связанной с формированием дипломов. В ходе мастер-класса было высказано предложение вести контроль ведения книги регистрации выданных дипломов и дипломов, которые не выданы, общим отделом.
Во время проведения мастер-класса «Определение путей сопряжения РУПов и расписания. Контроль выполнения нагрузки ППС», который проводили заместитель начальника учебно-методического отдела Корнева А.М. и специалист по учебно-методической работе учебно-методического отдела Петросян Н.З., обсуждались вопросы планирования РУПов с учетом последующего составления расписания на их основе. Целью этого мастер-класса было найти ответы на вопросы:
почему планируется превышение недельной нагрузки?
что мешает подготовить расписание в установленные сроки?
При обсуждении данного вопроса с представителями факультета экономики выявились следующие проблемы:
Согласно концепции БУПа бакалавриата направления «Экономика» студенту предлагается на первом курсе сделать выбор одного из трех трехлетних тематических пулов дисциплин вариативной части «Гуманитарного, социального и экономического цикла» (социология, психология, право). Участники семинара, представляющие факультет экономики, отметили вполне успешный опыт работы с факультетом социологии и отделением психологии, у которых программы дисциплин соответствующего пула представляют связанную «цепочку». Для дисциплин, представленных преподавателями юридического факультета, к сожалению, отмечена разобщенность, обособленность программ дисциплин, заложенных в пул «право», программы дисциплин не адаптируются к направлению подготовки и к конкретной образовательной программе.
В обязательных дисциплинах, преподаваемых кафедрой математики, недопустимо большое количество часов аудиторной нагрузки по отношению к объему самостоятельной работы студентов (до 56% при норме 40%). При этом некоторые преподаватели выбиваются из графика и не успевают даже при таком увеличенном объеме часов аудиторной работы полностью выполнить программу учебной дисциплины.
Также были высказаны некоторые суждения, которые выходят за рамки компетенций учебной части и УМО, а скорее относятся к руководству факультета и филиала:
пересмотр концепции РУПов;
особенности формирования пула выборных дисциплин;
содержание программ дисциплин других факультетов;
взаимодействие с преподавателями других факультетов.
При обсуждении вопроса сопряжения РУПов с расписанием, представителями факультета менеджмента были озвучены следующие проблемы:
кафедры не вовремя представляют начальнику учебной части данные о том, кто из их преподавателей будет вести лекции, либо семинары по определенной дисциплине;
даже штатные преподаватели ставят условие, что могут вести занятия только в какой-то определенный день и определенные часы;
преподаватели не ставят в известность сотрудников деканатов о том, что имеют нагрузку на разных факультетах, при этом преподаватель согласовывает свою нагрузку только с одним факультетом.
В ходе обсуждения вопросов составления РУПов и расписания работники деканата факультета менеджмента обратили внимание на необходимость видеть в АСАВ учебную нагрузку всех преподавателей филиала.
Сотрудниками факультета менеджмента, которые непосредственно участвуют в работе над составлением расписания и формированием РУПов, также было высказано пожелание, касающееся необходимости разработки документа, содержащего рекомендации по составлению расписания, в частности, процедуре составления расписания; обязанностях участников образовательного процесса (преподавателя, заведующего кафедрой, инженера кафедры, диспетчера, составителя расписания) в реализации расписания; сроках выполнения этих обязанностей.
Вопросы, сформулированные участниками мастер-класса, которые возникают при составлении расписания:
Можно ли ставить 3 пары одного предмета подряд в один день?
Можно ли ставить по одной дисциплине лекцию и семинар в один день?
Сколько максимально пар может проводить в один день преподаватель?
Сколько максимально пар можно ставить в один день для студента?
При обсуждении данного вопроса с сотрудниками факультета социологии выявилось, что возникают сложности в реализации РУП при составлении расписания из-за недостаточного количества компьютерных классов. Поэтому представители факультета социологии предлагают открыть еще один компьютерный класс (служебная записка была подана руководству 28.12.12). Этот вопрос также актуален и для факультета менеджмента.
Участниками семинара также было отмечено, что на факультете социологии возникали сложности при составлении расписания из-за большого количества выбранных предметов по выбору (и концепции «сквозного» выбора дисциплин студентами разных курсов). На будущий год на факультете социологии несколько изменена концепция РУП, уменьшено количество предоставляемых для выбора дисциплин.
Мастер-класс «Оптимизация сбора, обработки и анализа информации по практикам», который проводила специалист по учебно-методической работе учебно-методического отдела Смородина Ю.В., проходил с использованием презентации в программе Power Point. Вся предоставленная на слайдах информация была основана на Положении об организации и проведении практики студентов в Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики», введенным в действие приказом от 18.04.2011 №6.18.1-06/03, и распоряжении «Об оптимизации отчетности по практикам студентов» от 11.01.2013 №8.3.6.2-14/01.
В ходе мастер-класса были рассмотрены следующие вопросы:
нормативные документы, регламентирующие организацию и проведение практики студентов;
виды практики;
обязанности руководителей практики от ВУЗа;
организация практики на факультете;
организация практики на кафедре;
сроки предоставления отчетности по проведению практики;
использование информационных систем при оформлении документов по практике;
возможности АСАВ (формы и таблицы);
хранение документов по практике;
ответственность за своевременное предоставление информации студентам по практике.
Участники семинара отметили, что пока для факультетов использование информационных систем при оформлении документов по практике является новым подходом, поэтому отношение сотрудников факультетов к данному вопросу неоднозначное. Одни сотрудники деканатов готовы к новым формам работы и понимают, что такой способ хранения и обработки информации приведет к своевременному составлению и предоставлению отчетности по практике, а также уменьшит частоту запросов контролирующих органов по данному бизнес-процессу. Другие считают, что это увеличит нагрузку на сотрудников деканата. Но и те и другие согласны с тем, что переход от бумажного документооборота к электронному виду предоставления информации сократит время на обработку того или иного вида информации.
В рамках практической части семинара, модератором которой была Шереметова В.В., заместитель начальника учебно-методического отдела, было проведено занятие, которое ставило перед участниками семинара следующие задачи:
определение последовательности бизнес-процессов, реализуемых учебной частью;
создание плана-графика работы учебной части на календарный год;
выявление взаимосвязи бизнес-процессов, протекающих в учебной части факультета;
согласование сроков предоставления отчетности по важным аспектам деятельности учебной части.
Все участники заранее были разделены на две группы, задачей которых было составить годовой план-график работы факультета по направлениям учебно-методической работы. Каждой группе были предложены конверты-подсказки с основными бизнес-процессами в области учебно-методической работы, а также названиями и выходными данными нормативных документов, регламентирующих работу учебной части факультета и кафедры. Соединив и сопоставив информацию из конвертов, участникам семинара необходимо было занести ее в таблицу, которая также заранее была подготовлена для каждой группы. Далее по заполненным таблицам удалось подробно обсудить каждый бизнес-процесс, напрямую связанный с учебным процессом ВУЗа, выслушать замечания, предложения по оптимизации организации учебного процесса в филиале, а также выявить конкретные потребности факультетов, среди которых:
разработка рекомендаций для подготовки расписания;
оптимизация отчетности и сроков предоставления отчетов по учебно-методической работе;
проблемы в работе с ППС.
Также прозвучали вопросы, которые возникли при обсуждении участниками семинара конкретных бизнес-процессов, связанных с работой факультетов:
Согласно какому нормативному документу экзаменационные материалы должны быть готовы за две недели до начала сессии?
Почему организация выбора студентами 2-5 курсов факультативов и дисциплин по выбору должна осуществляться до 10 апреля, в то время как «Регламент планирования и организации дисциплин по выбору и факультативов» устанавливает другой срок - 30 июня?
Почему сроком подготовки программ учебных дисциплин названа дата начала изучения дисциплины?
Сформированный календарный план-график работы факультета представлен в приложении 1.
В конце семинара были подведены итоги работы, вручены сертификаты и проведено анкетирование сотрудников факультетов, принимавших участие в работе семинара. С анализом анкет можно ознакомиться в приложении 2.
|
