Тема 2. Работа с текстом
Представление документа
Благодаря удобной форме представления документов, предусматривающей особое цветовое оформление текста, гипертекстовые связи со всем массивом законодательства, встроенную графику и другие возможности, вы можете легко ориентироваться в сложной правовой информации.
Цветовое оформление текста
Для наглядности отдельные элементы текста документа выделены определенным цветом. К таким элементам относятся названия, заголовки, гипертекстовые ссылки, утратившие и не вступившие в силу части документа, комментарии юристов и ваши собственные комментарии.
Принятые по умолчанию в системе цвета вы можете изменить. Для этого вам необходимо обратиться к пункту Редактор стилей в разделе Файл командного меню.
Гипертекстовые ссылки
В системе «Гарант» реализовано единое гипертекстовое пространство. Все документы из любых информационных блоков ГАРАНТа связаны друг с другом гипертекстовыми ссылками. Каждое упоминание документа, входящего в состав системы, является ссылкой, которая по умолчанию выделяется в тексте зеленым цветом и подчеркивающей линией.
При наведении курсора на гиперссылку всплывает подсказка, где сообщается название документа-респондента, на который она указывает.
В процессе создания системы разработчиками устанавливается значительное число комментариев внутри документов. Комментарии добавляются, например, при внесении в документ официальных изменений, при выявлении в документе противоречий положениям нормативного акта большей юридической силы, несовпадении опубликованных в разных официальных источниках текстов одного документа, наличии других документов, регулирующих данный вопрос, и т.д.
Комментарии юристов компании «Гарант» по умолчаниювыделяютсясиреневымцветомикурсивом.Всистеме также предусмотрена возможность добавлять в тексты документов собственные комментарии.
Графика в тексте документа
Графические изображения, содержащиеся в текстах документов, можно просматривать непосредственно в тексте документа или открывать их для просмотра в специальном окне.
Достаточно щелкнуть по изображению мышью, и оно загрузится в окно Рисунок, в котором доступен расширенный набор операций, позволяющий масштабировать, сохранять или распечатывать изображение.
Графические копии официальной публикации документа
ДлязначительнойчастидокументовсистемыГАРАНТ доступны отсканированные копии оригиналов документов,хранящиесянавеб-сайтекомпании«Гарант».
Откройте документ и воспользуйтесь командой Графическая копия официальной публикации (в меню Документы) или нажмите на пиктограмму  на панели инструментов.
Структура документа
Каждый документ, подключаемый к информационным ресурсам системы, проходит полный цикл юридической обработки, в результате которой работа с текстом документа становится удобней и эффективней.
Во вкладке Структура документа показывается оглавление, сводные перечни установленных в документе закладок, добавленных комментариев, а также таблиц, изображений и встроенных объектов. Эти списки вынесены в отдельные пункты оглавления.
Оглавление отражает иерархию глав, пунктов, статей и других структурных единиц документа. Курсор-указатель в оглавлении синхронизирован с видимой позицией в тексте документа. Выделение элемента оглавления приводит к переходу на соответствующий фрагмент в тексте документа. И наоборот, прокрутка текста отражается на положении курсора в оглавлении. Одновременное расположение на экране текста документа и его оглавления удобно тем, что позволяет видеть, в ка-
кой части документа вы сейчас находитесь и можете быстро перейти к любому другому фрагменту.
Представление документа в извлечениях
Любой документ, найденный в системе с использованием реквизита Раздел/Тема или с помощью правового навигатора, может быть представлен полностью или в извлечениях, соответствующих заданной тематике. Чтобы показать/скрыть извлечения, в системе предусмотрена кнопка  панели инструментов.
В режиме поиска «в извлечениях» система ГАРАНТ не выводит на экран полные тексты найденных документов, а цитирует их, оставляя только подходящие по смыслу фрагменты (главы, статьи, пункты), тематика которых отвечает заданным условиям поиска. Это удобно тем, что на экране остаются только те фрагменты, которые непосредственно касаются указанной нормы права, а остальные части документа, не имеющие отношения к вопросу, на экран не попадают.
Вкладки
Обратите внимание на ряд вкладок в нижней части экрана. Вкладки используются для просмотра важной информации о текущем документе или списке. Набор доступныхвкладокзависитоттипатекущегообъекта.
Все документы в системе ГАРАНТ снабжаются исчерпывающей справочной информацией, с которой пользователь также должен уметь работать, анализируя документ.
Для работы с текстом справки в новой версии системы предусмотрены функции сохранения их в файл и папку «Мои документы», печати, экспорта в MS Word, внесения собственных комментариев, установки закладки и др. Все функции представлены кнопками панели инструментов окна справки.
Вкладки Корреспонденты и Респонденты
При работе с документом на соответствующей вкладке показываются списки респондентов/корреспондентов. Можно строить подобные списки как для всего документа, так и для его фрагмента. Минимальный объем фрагмента – абзац. Команды построения списков респондентов/корреспондентов расширены таким образом, чтобы
позволить детализировать запрос и сразу выбрать вид интересующих документов.
Для списков документов доступны следующие вкладки:
Справка к списку;
Синхронный просмотр.
Подсказки в гиперссылках
Гиперссылки в новой версии системы ГАРАНТ отражают явные и неявные юридические взаимосвязи между документами. Технология ГАРАНТа позволяет ссылаться не только на начало адресуемого документа, но и на конкретный раздел внутри его текста. Возможны локальные переходы внутри текущего документа, а также переход по ссылке на целый список документов, имеющих отношение к рассматриваемому вопросу.
Комментарии пользователей
В тексте любого документа вы можете написать собственный комментарий, снабдив его гиперссылками на другие документы системы.
Создать комментарий можно следующим образом: установите курсор на комментируемый абзац, нажмите клавишу Enter. В появившуюся пустую строку введите текст. Ваш комментарий автоматически сохранится.
Найти введенный текст комментария можно с помощью поиска контекста в текущем документе или переходом на него по соответствующей ссылке из вкладки Структура документа.
Установить гипертекстовую ссылку на другой документ можно непосредственно в тексте комментария. Для этого нужно выделить определенное слово или словосочетание (которое предполагается включить в гиперссылку), нажать правую кнопку мыши и выбрать пунктПоставить ссылку. В открывшемся окне Мои документы выбрать документ или запрос, к которому вы хотели бы обращаться из данного комментария по ссылке.
Изменить собственный комментарий можно, установив курсор на строку с комментарием, и внести свои коррективы.
Скрыть добавленные вами комментарии или отобразить их снова можно в любоймомент с помощью пикто-
граммы  «Скрыть мои комментарии/Показать мои комментарии».
Закладки в документах
C помощью закладок вы можете отмечать нужные фрагменты в текстах документов для последующей работы с ними.
Установка закладки
Чтобы установить закладку на нужный вам фрагмент текста, необходимо расположить в области этого фрагмента курсор и нажать кнопку  панели инструментов либо воспользоваться контекстным меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши. В открывшемся диалоговом окне Мои документы (Сохранить как...) вы можете указать собственное имя закладки и изменить примечание к ней. Для сохранения закладки нажмите кнопкуСохранить. После сохранения закладки на поле слева от отмеченного фрагмента документа появляется знак  .
Переход по закладке к фрагменту документа
Названия всех установленных в системе закладок можно найти на вкладке Мои документы панели навигации. Каждая закладка отмечается знаком  и хранится в той папке, которая была выбрана вами в момент сохранения в окне Мои документы (Сохранить как...). Переход по закладке к фрагменту документа осуществляется двойным щелчком левой кнопки мыши на названии закладки.
Удаление закладки и внесение изменений
Чтобы внести изменения в имя закладки или примечания к ней, необходимо выбрать на панели навигации вкладку Мои документы, отметить нужную закладку и нажать кнопку  . После внесения изменений следует нажать кнопку ОК внизу вкладки. Для удаления закладки достаточно ее отметить и нажать клавишу Delete.
Если вы решили удалить закладку или внести в нее изменения во время работы с документом, вы можетевоспользоваться соответствующими командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопкимышиназнакзакладкинаполяхдокумента.
Интеграция с MS Word и MS Excel
При необходимости вы можете работать с документами системы ГАРАНТ в редакторах MS Word и MS Excel.
Экспорт в MS Word
Любой документ системы ГАРАНТ вы можете экспортировать в привычную для себя среду редактора MS Word. Для этого надо нажать кнопку  панели инструментов. Если необходимо перенести в редактор только часть документа, выделите интересующий вас фрагмент и нажмите указанную выше кнопку.
При экспорте сохраняется цвет и стиль шрифтов, а также остаются активными гипертекстовые ссылки, действующие внутри документа.
Заполняемые формы документов в форматах MS Word и MS Excel
С формами документов, требующими заполнения, вы можете работать в форматах MS Word и MS Excel. К таким формам относятся, например, налоговые декларации, документы бухгалтерской отчетности, справки и т.п. Открыть форму в MS Word или MS Excel можно с помощью гипертекстовой ссылки из комментария юристов «ГАРАНТа», расположенного в тексте документа рядом с названием заполняемой формы.
Тема 3. Работа с документами
Работа со списками документов
Для того чтобы быстро проанализировать полученный список документов, в системе предусмотрены функции сортировки, редактирования, синхронного просмотра, уточняющего поиска и др.
Представление списка
Двухуровневое представление списка документов в системе ГАРАНТ позволяет вам сразу обращаться к тем фрагментам, которые непосредственно отвечают заданной тематике.
Первый уровень в списке – это названия документов, второй – названия нужных фрагментов в них. Если документ соответствует выбранной тематике полностью, он представлен в списке только на первом уровне.
Чтобы открыть список фрагментов документа, необходимо нажать на знак «плюс» слева от его названия.
Все названия в списке одновременно являются гипертекстовыми ссылками, с помощью которых осуществляются переходы к нужным текстам.
Сортировка списка
По умолчанию документы в списке сортируются по юридической силе в порядке убывания. Чтобы изменить установленные правила, необходимо выбрать в специальном поле панели инструментов другой тип сортировки (по дате издания или по дате последнего изменения) и/или изменить порядок следования документов с убывающего навозрастающий с помощью кнопки  .
Синхронный просмотр документов списка
Не выходя из списка документов, вы можете ознакомиться с их текстами, справочной информацией к ним, а также со списками ссылающихся на них или упоминаемых в них документов.
Для этого достаточно открыть дополнительное окно синхронного просмотра, выбрав соответствующую вкладку внизу экрана. В зависимости от того, какую пиктограмму на панели инструментов данной вкладки вы нажмете, в дополнительном окне будут представлены текст, справка или списки корреспондентов или респондентов для выделенного в списке документа.
Редактирование списка
Проанализировав полученный список документов, вы можете изменить его состав с учетом текущей задачи. В системе для этого предусмотрены следующие операции: удаление и добавление отдельных документов в список, объединение, вычитание и пересечение списков.
Операции удаления и вставки отдельных документов реализованы в системе аналогично MS Office. Для них предусмотрены «горячие клавиши»: Ctrl + C – копирование выделенных элементов в буфер обмена, Ctrl + V – вставка элементов из буфера обмена, Del – удаление выделенных элементов, Ctrl +А – выделение всех элемен-
тов списка (несколько элементов списка можно выделить при удержании в нажатом состоянии клавиши Ctrl или Shift ). Перечисленные операции вы также можете выполнять с помощью командконтекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши в области списка.
Для объединения, вычитания и пересечения текущего списка сдругим, ранее сохраненным в системе, предусмотрены соответствующие команды в разделе Анализ командного меню. При переходе к ним появляется диалоговое окно, предназначенное для выбора списка, который должен быть вычтен из текущего списка или с которым текущий список должен быть пересечен или объединен.
Измененный список отмечается в системе предупреждающим знаком, а в дополнительном окне Справка о списке указывается, каким образом список был изменен.
Поиск в списке
Чтобы найти определенное слово или словосочетание в названиях документов списка, вы можете воспользоваться локальным контекстным поиском. Для этого необходимо нажать кнопку  панели инструментов, в открывшемся диалоговом окне ввести контекст, указать нужные параметры поиска и нажать кнопкуИскать.
Если текущий список документов является слишком большим и его трудно анализировать, вы можете провести уточняющий поиск среди документов списка. Для этого в зависимости от стоящей перед вами задачи следует перейти к поиску по реквизитам или поиску по источнику опубликования, указать в новом запросе уточняющую информацию, выбрать внизу экрана область поискаИскать в списке и нажать кнопку Искать. Перейти к уточняющему поиску в списке можно также с помощью стрелки  , расположенной справа от кнопок  Поиск по реквизитам и  Поиск по источнику опубликования.
Фильтрация списков документов
Фильтры, предустановленные в системе или созданные вами самостоятельно, позволяют производить в списке быстрый отбор только нужных в данный момент документов.
Создание фильтра
Для создания фильтра необходимо перейти на вкладку Фильтры панели навигации (вкладка доступна, если в основномокне находится список документов илипоисковый запрос) и нажать кнопку  ее панели инструментов. В открывшейся карточке Фильтр следует указать условия, которые должны учитываться при отборе документов в процессе фильтрации, и нажать кнопкуСохранить.
Обратитевнимание,чтоданнаякарточкаикарточказапросапоискапореквизитамтождественны, поэтомуонизаполняютсяпооднимитемжеправилам.
При сохранении фильтра открывается диалоговое окно Мои документы (Сохранить как…). В нем вы можете указать собственное имя фильтра и внести примечания к нему.
В качестве фильтра вы также можете использовать любой сохраненный запрос на поиск по реквизитам. Для этого необходимо в папке Мои документы или Журнал работы выделить название нужного поискового запроса, вызвать контекстное меню нажатием правой кнопки мыши и выбрать в нем командуИспользовать как фильтр. Запрос-фильтр отмечается в системе знаком  . Если подвести курсор к этому знаку, можно увидеть во всплывающейподсказкетекстпримечаниякфильтру.
Все фильтры (созданные вами или предустановленные в системе) находятся на вкладке Фильтры панели навигации.
Чтобы применить фильтр к списку документов, открытомувосновномокнесистемы,необходимоперейтинавкладкуФильтрыиустановитьотметку напротив названия нужного фильтра. Вы можете отметить сразу несколько фильтров. Документы, которые останутся в списке после фильтрации, будут соответствовать одновременно всем условиям выбранных вами фильтров.
Отфильтрованный список отмечается специальным знаком  .
Вернуть список в первоначальное состояние вы можете с помощью командыОтменить все фильтры в разделе Анализ командного меню или с помощью контекстного меню предупреждающего знака .
Построение списков взаимосвязанных документов
Возможность построения всех связей текущего документа с другими материалами системы позволяет вам всесторонне исследовать интересующую правовую проблему.
Корреспонденты и респонденты
Для каждого документа системы ГАРАНТ существует два вида связанных с ним документов: корреспонденты и респонденты. Корреспонденты – это документы, содержащие ссылки на данный документ. Респонденты – это документы, на которые данный документ ссылается сам.
Полные списки корреспондентов или респондентов текущего документа можно найти с помощью соответствующих команд в разделе Документы командного меню.
Для мгновенного построения ссылающихся на документ судебных решений и авторских материалов в системе ГАРАНТ предусмотрены специальные вкладки основного окна Судебная практика и Комментарии, разъяснения, схемы.
Данные вкладки можно изменять, если необходимо построить списки корреспондентов и респондентов других видов (документы, проекты, международные договоры, формы документов). Для этого нужно обратиться к команде Настройка конфигурации в разделе Файл командного меню.
Чтобы найти списки корреспондентов или респондентов только к выделенному фрагменту документа, можно воспользоваться соответствующими командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши в области выделенного фрагмента.
Список корреспондентов (респондентов) открывается в дополнительном окне системы. Если вы хотите переместить его в новое или текущее основное окно, можно воспользоваться соответствующими кнопками панели инструментов дополнительного окна.
Машина времени
Машина времени – это уникальный аналитический инструмент, позволяющий работать с правовой информацией по состоянию на любую заданную дату.
С помощью Машины времени можно мгновенно получить текст документа именно в том виде, в котором он действовал в определенный момент времени. Для этого требуется только выбрать в электронном календаре интересующую вас дату.
Введите интересующую вас дату в поле календаря на панели инструментов и нажмите Enter (можно воспользоваться встроенным календарем).
Если подходящая редакция документа существует, то она будет загружена вместе с предупреждающим знаком зеленого цвета  .
Красный цвет индикатора всегда означает, что отображаемый текст по той или иной причине не соответствует дате, заданной в Машине времени.
Для отключения Машины времени достаточно очистить поле даты и нажать Enter. Последняя действующая редакция документа будет загружена автоматически. Кроме того, можно использовать кнопку Выключить Машину времени и перейти в актуальную редакцию, расположенную справа от календаря Машины времени, или аналогичную ссылку в дополнительном окне.
Рассмотрим принцип работы Машины времени на примере постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Данное постановление вступило в силу с 1 января 2001 года. В названное постановление были внесены три изменения, соответственно постановлениями Правительства РФ от 15 марта 2001 г.№ 189, от 27 июля 2002 г. № 575 и от 16 февраля2004 г. № 84.
Постановлением № 914 утверждается форма счета-фактуры. Важно, чтобы форма счета-фактуры, заполненная в конкретный день, учитывала в себе все изменения, внесенные в даннуюформу и вступившие в силуна момент такого заполнения. В случае использования Машины времени вам сразу будет открыта именно та редакция постановления, которая действовала в этот момент. Допустим, вам необходима редакция постановления № 914, которая действовала 28 февраля 2004 г. Несмотря на то, что уже существовало постановление от 16 февраля 2004 г., вносящее изменения в данное постановление, вы получаете редакцию постановления без учета указанных изменений, поскольку 28 февраля2004 г. эти изменения еще не вступили в силу.
Полнотекстовые редакции
Полнотекстовые редакции – это дополнительный инструмент для работы с ретроспективой законодательства. Они нужны в том случае, когда вы точно знаете, какая именно редакция необходима вам для работы.
При открытии документа, в который когда-либо вносились официальные изменения, на панели навигации появляется вкладка  . Она содержит список всех редакций документа, упорядоченный по дате принятия изменений. Для каждой редакции указывается период ее действия, а значком отображается ее текущий статус (по отношению к дате обновления информационного банка, которая считается текущей). Вызов списка редакций осуществляется из раздела Документы командного меню. По умолчанию документ всегда открывается в актуальной редакции.
Чтобы загрузить другую редакцию, щелкните кнопкой мыши по ее названию. При загрузке недействующей редакции над текстом выводится «плавающий» предупреждающий знак желтого цвета «Внимание! Настоящая редакция документа не действует!» 
Предупреждающий знак можно перемещать произвольным образом в пределах окна документа, но убрать его с экрана нельзя.
Документы на контроле
В системе ГАРАНТ предусмотрена функция автоматического слежения за избранными вами документами. Послепостановкиинтересующеговасдокументанаконтроль система начнет самостоятельно отслеживать изменения его текста и статуса действия.
Для того чтобы поставить текущий документ на контроль, достаточно войти в этот документ и выбрать функциюПоставить на контроль (или выбрать пункт Поставить на контроль из командного меню Анализ).
Если в текст поставленного на контроль документа будут внесены изменения либо изменится его статус или нормативный акт пройдет процедуру государственной регистрации, то в основном окне автоматически появится предупреждающий знак  «Документы на контроле изменились».
Какое именно событие произошло с каждым конкретным документом, вы узнаете при переходе в его текст или при просмотре вкладки панели навигацииНа контроле. Чтобы обратиться к данной вкладке, нажмите пиктограммуОткрыть вкладку «Документы на контроле»  на панели инструментов. Слева на вкладке появится список документов с отметкой «документ изменился».
ПРАЙМ. Первое знакомство
ПРАЙМ – это новый информационно-сервисный продукт, разработанный компанией ГАРАНТ с целью обеспечить пользователей оперативной индивидуализированной информацией об изменениях и нововведениях в законодательстве, судебной практике и готовящихся к принятию проектах законов.
Что это? Это возможность получения индивидуальной подборки аннотаций к новым документам согласно личным запросам (количество новостных лент зависит от сетевого коэффициента комплекта).
Польза: Позволяет отслеживать изменения законодательства только в тех областях законодательства, которые вам интересны. Вы получаете возможность видеть информацию об изменениях ежедневно по рабочим дням либо с частотой, выбранной для обновления комплекта.
Где найти? Пиктограмма «Моя новостная лента»  на панели инструментов.
Что это? Краткое описание сути документа + его юридический анализ.
Польза: Существенно сокращает время на изучение объемного документа и комментариев к нему.
Где найти? Вкладка «Аннотация»  в нижней части Основного окна документа.
Что это? Поисковый инструмент, разработанный специально для ПРАЙМа. Позволяет построить подборку аннотаций, используя следующие реквизиты: тематику, дату, принявший орган.
Польза: Позволяет получить краткое освещение интересующего вопроса без затрат времени на изучение каждого документа или судебного решения.
Где найти? Пиктограмма «Построение аналитического обзора»  на панели инструментов.
Моя новостная лента
При подключении к ПРАЙМу на панели навигации активизируется пиктограмма «Моя новостная лента» (по умолчанию она находится рядом с пиктограммой «Документы на контроле»).
Лента позволяет оперативно получать краткие тематические обзоры наиболее интересных документов, законопроектов и судебных решений по интересующим вопросам. Наполнение аналитической новостной ленты индивидуально для каждого пользователя зависит от установленного у него комплекта и формируется на основе заполненной индивидуальной электронной анкеты. Главная цель заполнения анкеты – максимально полно охватить круг своих интересов. Впоследствии, на основании указанных в анкете критериев, будет формироваться индивидуальная новостная лента.
Пример: Как работать с новостной лентой?
1. Подведите курсор к пиктограмме «Моя новостная лента» на панели навигации и дважды щелкните по ней.
2. На экране открывается окно «Моя новостная лента», в которой отображены периоды времени, за которые в вашем комплекте представлены выпуски инди-видуальной новостной ленты (на панели навигации слева).
3. В новостной ленте вы можете изучить аннотации документовпоинтересующей теме за соответствующийпериод. При необходимости вы можете перейти по гипертекстовым ссылкам к полному тексту соответствующего документа.
Аналитическая новостная лента доступна в двух видах:
- в виде рассылки по электронной почте. Данную рассылку вы будете получать ежедневно по рабочим дням. Основным отличием ленты, рассылаемой по почте, является то, что в ее состав могут входить праймы документов, которые не входят в установленный комплект, но отвечают выбранной тематике ленты;
- в виде специального раздела «Моя новостная лента», интегрированного в систему ГАРАНТ. Частота обновления данного раздела совпадает с общей частотой обновления комплекта.
Сервисный информационный блок
«Прайм: законодательство, проекты законов
исудебная практика»
В систему ГАРАНТ включен новый сервисный информационный блок «Прайм: законодательство, проекты законов и судебная практика». Блок представляет собой обширный банк аннотаций ко всем важным документам.
Аннотация к документу – это краткое описание сути документа, с помощью которого вы будете знать, о чем данный документ, и примете решение, следует ли вам ознакомиться с полным текстом или перейти к изучению других материалов.
Панель инструментов вкладки Аннотация позволит вам работать с текстом аннотации так же, как и с текстом документа, в том числе сохранять свои комментарии в тексте аннотации.
Нажмите на вкладку Текст, чтобы скрыть аннотацию после работы с ней.
|
