Современный офис учебно-методический комплекс
Скачать 1.02 Mb.
|
| Учебно-тематический план дисциплины для студентов специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», обучающихся на базе высшего образования (срок обучения 3 года 4 месяца)
Учебно-методический материал лекционного курса и практических занятий. Тема 1. Научная организация труда. Условия эффективной организации управленческого труда. План
Начало применения научной организации труда (НОТ) относится к 1910— 1915 гг. в США, когда американским инженером Ф.У.Тейлором была предложена система методов организации и нормирования труда, управления производственными процессами, подбора, расстановки рабочей силы, стимулирования труда и т. д., направленная на существенное повышение интенсивности, а в конечном счете - производительности труда. Система предусматривала учет психофизиологических особенностей человека при чередовании труда и отдыха в трудовом процессе. Система Тейлора послужила основой для дальнейшего совершенствования организации труда на научной основе, особенно в условиях развертывания научно-технической революции, ускорения обновления технико-технологических способов производства. НОТ была очень популярна в 20-30-е годы XX в., когда после Великой Октябрьской революции требовалось устранить разруху и быстро восстановить промышленность и народное хозяйство. Затем, в более благополучные периоды жизни в стране, научную организацию труда подзабыли. Сейчас незаслуженно забытая НОТ снова переживает период расцвета. Нынешний работодатель крайне заинтересован в том, как наименьшими вложениями получить наибольшую отдачу от работника. Научная организация труда - это комплекс мер, направленных на то, чтобы добиться наибольшего результата при наименьших затратах времени и сил. Подобное повышение эффективности труда достигается за счет использования достижений науки и передового опыта. Опытным путем разработчики НОТ получают, а затем научно доказывают показатели, необходимые для эффективной работы. Например, предельно допустимый уровень шума, оптимальная площадь рабочего места, временные промежутки, через которые работнику необходимо отдыхать, норма времени, за которую он должен выполнять каждую операцию и т. д. Научная организация труда развивается в трех направлениях. Первое – экономическое: как обеспечить работнику необходимые для эффективной работы средства производства. Прежде всего, это система четкого разделения труда, знание каждым сотрудником своих должностных обязанностей, внятные распоряжения и строгий контроль за исполнением, соблюдение рабочего графика и трудовой дисциплины (приход на работу вовремя, обеденный перерыв, отсутствие авралов и задержек допоздна, полноценные выходные), материальное поощрение (зарплата, премии, «тринадцатая зарплата»), моральное поощрение (благодарности устные и письменные), социальный пакет (отпуск, больничный лист). Обеспечение необходимой информацией и оргтехникой (компьютеры, принтеры, Интернет). Сюда же относится бесплатное прохождение курсов повышения квалификации, стажировка, обучение на курсах дополнительного образования (иностранный язык, вождение), различные тренинги. Второе – психофизиологическое: как обеспечить душе и телу работника оптимальные условия труда. Это - удобное рабочее место, красивое и светлое помещение, кондиционер и цветы на окнах, картины на стенах, шкафы для одежды и сумок, шкафы для документов и справочных изданий, кухня с чайником и микроволновкой или своя производственная столовая, отдельный кабинет для переговоров и важных встреч и прочее. Третье – социальное: как сделать так, чтобы человек чувствовал, что к нему хорошо относятся и о нем заботятся не только как о работнике, но и как о человеке; чтобы ему нравилось работать на этом предприятии (фирме), среди этих людей, и он хотел оставаться здесь как можно дольше. В принципе, это то, чего работодатель делать не обязан, но о чем умный и дальновидный работодатель заботится всегда. Бесплатные обеды и путевки, корпоративные вечеринки и выезды на природу, беспроцентные кредиты, ссуды, подарки на праздники, дни рождения, юбилеи, на рождение ребенка и т. д. Современная научная организация труда включает в себя как организационно-технические и технико-экономические, так и психофизиологические аспекты организации труда и управления. Совершенствование организации труда и управления персоналом в индустриально развитых странах является объектом специального изучения многочисленными научно-исследовательскими учреждениями, государственными и частными консультативными фирмами Научно доказано и подтверждено на практике, что применение элементов НОТ в рабочем процессе существенно повышает производительность труда работников. Тема 2. Деловая культура в офисе. План
Деловая культура - это культура получения и распределения прибыли. И это очень важно, потому что без прибыли предприятие существовать не может: не будет ресурса для его дальнейшего развития и даже для воспроизводства. Но получать прибыль можно в самых различных формах и в самых разных масштабах. Поэтому существуют государственные, частные и смешанные предприятия, огромные транснациональные корпорации и малый бизнес, в котором принимают участие несколько знающих друг друга человек. Деловую культуру можно разложить на культуру конкретной фирмы, конкретной общности людей, которые организованы, т.е. сведены в какое-то учреждение, организацию. Деловая культура при всем обилии организаций делится по формам движения капитала. Это производство, торговля и финансы. И люди, которые работают в этих сферах, различаются своими системами ценностей, норм и правил. Но любой человек бывает слаб. Поэтому не всегда мы руководствуемся даже теми правилами, которые признаем как важные и определяющие. Складывается ситуация соблазна. Она побуждает, например, совершить краткосрочную сделку ради большой выгоды с возможным ущербом для долгосрочной деловой репутации компании. Такие же явления, как репутация, престиж фирмы, организации материализовались уже давно в цифрах. Если в начале 80-х гг. репутация торговой компании составляла 17-20%, то сейчас в ряде случаев она доходит до 85%. Возникает вопрос: от кого зависит репутация, имидж? В частном предприятии так же, как и в государственном учреждении, деловая культура зависит от личности руководителя. Неслучайно существует прекрасная российская поговорка, отражающая беды любой российской организации, государства и общества: «рыба гниет с головы». Каков руководитель, такова деловая и организационная культура данной организации. Это бесспорный факт. Каков руководитель, таковы в большей степени нормы, моральные ценности и знания, которые становятся господствующими в организации. И естественно, любой подчиненный в первую очередь будет смотреть на поступки и дела своего руководителя, и поступать соответственно. Описано немало случаев, когда незнание или игнорирование особенностей деловой куль туры партнеров приводило к различным конфликтам, а то и к разрыву деловых отношений. Рассмотрим требования к деловой культуре офисного работника на примере деловой культуры секретаря. В наше время у одних людей при слове «секретарь» возникает некий образ длинноногой красивой модели, другим приходит на ум ассоциация с «волкодавом в юбке». Такой же разброс представлений и мнений касается и обязанностей такой должности как секретарь. Вроде как секретарь (чаще всего это женщина) должна подавать кофе, чай гостям, отвечать на телефонные звонки, регистрировать посетителей, проверять электронную почту и отправлять корреспонденцию. По поводу остальных обязанностей мнения расходятся: некоторые полагают, что и этих обязанностей хватит для банальной секретарши, другим требуется знание нескольких иностранных языков (ну или хотя бы разговорного английского), а также навыки и опыт программиста по совместительству. Как же все это успеть сделать? Притом секретарь сегодня не самая высокооплачиваемая профессия. Чтобы отвечать современным международным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:
В настоящее время существует несколько уровней секретарской работы и, естественно, их разные уровни оплаты труда. Самый простой уровень - секретарь. Его основными обязанностями являются делопроизводство, печатание писем, ходатайств и т.д., прием посетителей и ответы на телефонные звонки. Более высокий уровень - это секретарь-референт. Помимо основных обязанностей секретаря, он должен уметь разбирать корреспонденцию (входящую и исходящую), организовывать встречи руководителя с подчиненными и людьми извне и контролировать процесс выполнения решений руководителя. Далее идет офис-менеджер. В его функции входит составление распорядка дня руководителей, подготовка проектов писем и других бумаг, обзор документов и ежедневной прессы, а также управление работой другого персонала. Самым высоким уровнем секретарской работы является должность помощника руководителя. Эта должность выше всех вышеперечисленных. Помощник руководителя не просто организовывает работу начальства и офиса, он сам может участвовать в принятии управленческих решений. Но все же большинству начальников нужен, прежде всего, простой и хороший личный секретарь, который будет исполнять следующие обязанности при работе:
Успешная работа секретаря во многом зависит от его профессиональных знаний. Хороший секретарь должен иметь достаточные навыки устной и письменной речи, а также хорошо знать страну, языком которой пользуется. Желательны также знания того сектора экономики, образования, культуры и т.п., с которым непосредственно работает компания. Коммуникативность и дружественная форма общения любо го секретаря предполагает так же точный учет времени встреч руководителя, их возможностей и т.п. Рациональное регулирование всей работы офиса - важнейшая задача секретаря. В компаниях, работающих ответственно, секретарь постоянно совершенствует свои навыки, так как в его работе нет мелочей. Даже такая деталь, как тембр и приветливость ответа по телефону, является, как правило, визитной карточкой компании. Общепризнан критерий секретаря как хозяйки офиса, чье обслуживание всегда своевременно, неназойливо и способствует развитию бизнеса. Личные качества, которые должны быть у любого секретаря: умение общаться с людьми; доброжелательность; высокий уровень интеллекта и гибкость; высокий уровень культуры; организованность, исполнительность, бережливость и мн. др. Образование и профессиональный опыт секретаря: желательно университетское образование или институт иностранных языков. Необходимо обязательно пройти компьютерные курсы, предлагающие международный стандарт выполнения требуемых на рынке труда видов работ, большинство российских курсов секретарей не дают необходимый профессиональный стандарт. Поэтому обучение внутри компаний во многих случаях оказывается более эффективным. Общепрофессиональные умения и навыки: самомотивация; умение ставить и решать проблемы; умение работать с клиентами; умение экономить средства организации; умение убеждать; владение навыками делового общения и сотрудничества; владение иностранными языками; умение организовать рабочее место; владение компьютером и техническими средствами; готовность работать в экстремальных ситуациях; элегантность во внешности, поведении; дружелюбие в общении. От профессионализма секретаря во многом зависят эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контролирующими организациями и партнерами. Секретарь - это лицо фирмы. Он - первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, с кем встречается, начиная свой трудовой день, руководитель, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря, как мы уже говорили выше, во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. Секретарь должен быть всегда в форме: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, суеты и смятения и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции и предоставленных ему полномочий. Ему необходим талант, чувствовать нюансы дела, что позволяет свободно выходить из самых трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на звонки и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетите лей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и т.д. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения. Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень обще го образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря: знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документационном обеспечении фирмы и не посредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс); знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников; знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при дело вой переписке и деловых пере говорах, при планировании сво его рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы. Секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима. Особенностью работы секретаря также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания, оценивать и принимать быстрые и верные решения. Основы деловой коммуникации, которыми должен владеть профессионально секретарь:
Устная речь занимает значительное место в профессиональном общении на службе. Для устного делового общения существенны следующие соотношения:
Устное деловое общение может быть строго официальным (доклады, выступления на конференциях), менее официальным (выступления в дискуссиях на рабочих совещаниях), полуофициальным и неофициальным (повседневное служебное общение). В устной деловой речи допускают ошибки следующих видов: лексические, грамматические, стилистические. Например, стили речи бывают высокий (академический), нейтральный и разговорный стили. При выборе стиля произношения следует исходить из его уместности в конкретной ситуации общения. Важную роль в служебном общении играют явления, участвующие в звуковой организации речи, а также такие средства, как жесты, мимика и позы участников общения. Они могут дублировать лексические и синтаксические средства языка или противоречить им; сопровождать высказывание, дополнять его, подчеркивая отдельные слова; они могут даже употребляться вместо слов. Поэтому часто звук голоса, жест, взгляд человека могут сказать больше, чем произнесенная им фраза. Рассмотрим средства звукового оформления речи и собственно невербальные средства общения, используемые в профессиональной деятельности служащего. Звуковая организация речи секретаря. Звуковые особенности речи составляют то явление, которое называют красотой, мелодичностью, музыкальностью того или иного языка. Благозвучие предполагает употребление такого сочетания звуков, которое удобно для произношения и приятно для слуха. Поэтому перед выступлением или докладом своему руководителю секретарю рекомендуется внимательно проверить текст с точки зрения его благозвучия. Если в тексте встречаются труднопроизносимые слова, следует заменить их или, если это невозможно, во время выступления лучше сделать маленькую паузу перед трудным словом. Интонация - это совокупность звуковых средств языка: различные соотношения тонального рисунка, (мелодики), интенсивности (громкости), длительности (темпа) и фонации (тембра). Существуют недостатки речи, связанные с мелодикой. Часто речь говорящего слишком монотонна, а, следовательно, невыразительна. Она «усыпляет» собеседника, надоедает ему и совершенно не привлекает его. Поэтому нужно стремиться к мелодическому разнообразию речи. Важно также обратить внимание на то, что по законам этикета нельзя перехватывать инициативу в разговоре, пока слышим интонацию незавершенности у собеседника. В противном случае мы отвлекаем, перебиваем его. Интенсивность - тоже важный компонент интонации. Что касается делового общения, то для него, например, совершенно неуместна громкая речь: в общественных местах громко разговаривать не принято. Громкая речь обычно эмоциональна, но воспитанные люди не выражают свои эмоции в деловой обстановке. Слишком же тихий голос тоже нежелателен в деловом общении. Окружающие будут считать обладателя тихого голоса робким, неуверенным человеком или постоянно станут переспрашивать его. Если человек не хочет, чтобы его слова были услышаны посторонними людьми, ему следует общаться наедине с интересующим его собеседником, но не шептаться с ним на глазах у остальных коллег. Темп или скорость речи соответствует темпераменту и темпу жизни говорящего человека. Исследователи считают, что темп речи с трудом поддается корректировке, в лучшем случае это удается сделать на короткое время. Слишком быстрый темп речи свидетельствует о том, что человек очень взволнован. От слушателей требуется большое напряжение, чтобы следить за содержанием речи. Слишком медленный темп речи говорит о том, что говорящий или с трудом подбирает слова, или не хочет говорить о чем-либо. Пауза - временная остановка звучания, краткий перерыв. Неформальному деловому общению свойственны короткие и длительные паузы. Тембр голоса - своеобразный «звуковой жест», часто рассматривается как внеязыковое средство. Он очень индивидуален и зависит оттого, какие тоны сопутствуют основному тону говорящего. Успех многих известных людей в известной мере приписывают тембру их голоса. Считается, что высокий пронзи тельный тон голоса, если он преобладает у говорящего, раздражает, слишком низкий - утомляет. Но вообще низкий голос часто встречается у людей спокойных, самостоятельных, самодостаточных, уверенных в себе. Вряд ли будут воспринимать всерьез как делового партнера обладателя «писклявого» или «взвизгивающего» голоса. Итак, в служебном общении необходимо следить за темпом и громкостью речи, пользоваться полным стилем произношения (не «глотать» окончания слов или буквы, то есть отчетливо произносить слова), соблюдать правила благозвучия речи; контролировать свой голос, который должен звучать по-деловому, уверенно и дружелюбно. Приятный, мелодичный голос, правильное, уместное интонирование подчеркивают профессионализм, а неприятный голос, просторечные интонации могут перечеркнуть достоинства человека, потому что у окружающих возникнет подозрение, что собеседник - не культурный человек, не работающий над собой. Голос - важный инструмент профессиональной деятельности. Управление эмоциями и стрессами включает в себя принципы поведения в конфликтах с партнерами и клиентами, конфликты в коллективе, приемы управления эмоциональным состоянием в сложных ситуациях. Еще одним существенным невербальным инструментом в межличностном контакте, усиливающим воздействие речи, являются жестово-мимические возможности человека. Поза, жест, выражение лица, улыбка, взгляд - вот что нередко составляет основу первого впечатления о человеке, изменить которое бывает трудно. Крупнейшие политики и бизнесмены обучаются языку жестов и мимики. Для служащего понимание подобного языка и умение им адекватно пользоваться - необходимое условие культуры делового поведения. Каждый жест в ситуации делового общения не сет собеседнику определенную информацию, которую необходимо правильно расшифровать. Например, рукопожатие как обязательный жестовый атрибут деловых и дружеских отношений -это традиционная форма приветствия и символ заключения соглашения, знак доверия и уважения. Интенсивность и длительность рукопожатия свидетельствуют о многом. Короткое или вялое рукопожатие признак безразличия, слишком долгое рукопожатие способно вызвать раздражение, превосходство выражает рука, оказавшаяся сверху, неформальные отношения подчеркивает рукопожатие двумя руками и только чуть-чуть удлиненное рукопожатие наряду с другими невербальными средствами (улыбкой или взглядом, например) демонстрирует дружелюбие и готовность к сотрудничеству. В русском языке существует немало фразеологизмов, выражающих не только конкретное действие, но и внутреннее состояние человека: уверенность, недовольство, удивление, равнодушие, обиду и многие другие чувства. Достаточно вспомнить такие эмоциональные действия, как: бить себя в грудь, стукнуть кулаком по столу, хлопнуть себя по лбу, повернуться спиной, пожать плечами, развести рука ми, указать на дверь, махнуть рукой, погрозить пальцами др. Однако, частые, суетливые или резкие движения отвлекают от основного содержания, вызывают у слушателей раздражение и неприязнь к говорящему. Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанровых разновидностей письменного и устного общения. Общепринятыми формами деловой коммуникации в труде менеджеров, юристов и т.д. являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране порождает необходимость быстро го распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, «круглые столы», пресс-конференции, собрания акционеров, выставки и ярмарки новых товаров. В традиционных жанрах деловой коммуникации (публичные речи, интервью, комментарий, консультация) в новых условиях реализуются коммуникативные стратегии фирм или деловых партнеров, которые требуют не только умения самопрезентации, но и умения пропаганды философии собственной компании, организационных ценностей, корпоративной куль туры, а также знаний рынка, структур власти и т.п. Как правило, деловые беседы планируются заранее с помощью секретаря. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и место проведения беседы; определить ее стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать его высказывания; подчеркивать разницу между собой и партнером; резко убыстрять темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнер возбужден; не желать понять психическое состояние партнера в момент собеседования. Деловая беседа состоит из пяти фаз:
Деловое совещание. Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания. Она содержит следующую информацию: тема совещания; цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; место, где оно будет проходить; фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации; людей и ответственных за под готовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению возникших проблем. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов. Пресс-конференция – это встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное средство предоставления прессе такой информации, которая работает на паблисити фирмы, организации, личности и на поддержание не обходимого уровня паблик рилейшнз. Структура пресс-конфе ренции:
Выступления (выступающих должно быть не более двух, с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 мин. для каждого выступающего). Этикет - манера поведения в обществе с соблюдением правил учтивости и вежливости. Этикет подразумевает достаточно жесткие правила поведения, но они могут изменятся в соответствии с временем и особенностями культуры страны. Деловой этикет включает ряд правил, которые составляют основу поведенческого кодекса в среде хорошо воспитанных людей. Что для этого необходимо знать и уметь? Имидж - искусство управлять впечатлением. Чем адекватнее ситуации будет создаваемый образ, тем больше шансов добиться успеха как в деловой жизни, так и в личной - у любого из нас. Для создания собственного имиджа требуется знание законов восприятия, технологий презентации внешности, знание современных стилей одежды, умение пользоваться аксессуарами, ароматами. Современный деловой этикет рекомендует выходить из лифта первым тому, кто находится ближе к двери. Женщина надевает пальто сама, но если у нее при этом случаются затруднения, мужчина обязан помочь ей. Быть просто вежливым и доброжелательным недостаточно. В деловом этикете общие принципы приобретают специфическую окраску, что выражается в следующих основных правилах:
Нельзя успешно вести дела, не учитывая мнения и интересов партнеров, клиентов, покупателей. Часто причинами неуспеха в делах становятся проявление эгоизма, зацикленное на своих интересах, стремление навредить конкурентам, даже сослуживцам, чтобы выдвинуться в рамках собственного предприятия. Одежда должна демонстрировать вкус секретаря. Секретарь должен знать, как одеваться. Каких только требований не предъявляют к гардеробу секретарей! В большинстве организаций США секретаршам запрещают два дня подряд появляться на работе в одном и том же платье. Все сказанное и написанное должно быть изложено хорошим языком, грамотно. Умение человека грамотно говорить влияет в целом на его образ. От умения общаться часто зависят ваши шансы заключить тот или иной контракт. Деловому человеку, для того чтобы преуспеть, надо овладеть и искусством риторики, то есть мастерством красноречия. Очень важно следить и за своей дикцией - произношением и интонацией. В деловом общении запрещено употребление жаргонных слов и оскорбительных выражений; необходимо уметь слушать других и при этом проявлять интерес к собеседнику. Делопроизводство любого секретаря обязательно должно включать в себя умение проводить классификацию исходящих и поступающих документов. Секретарь должен знать и уметь пользоваться нормативно-правовой и методической базой делопроизводства своей организации. При оформлении любых документов, писем и пр. должны соблюдаться требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТами нашей страны и иностранных государств, если таковые имеются. Все документы должны проходить стадии подписания, согласования и утверждения. Необходимые документы должны быть удостоверены печатью организации или угловым штампом. Секретарь руководителя дол жен уметь оформлять управленческие и иные решения руководства: приказы, указания, распоряжения, решения. Должен знать порядок оформления актов, справок, объяснительных записок. Секретарь ведет внутреннюю и внешнюю переписку. Он организует регистрацию и учет документов. Подготавливает корреспонденцию на рассмотрение руководителю, фильтрует письма. Секретарь должен соблюдать этикет делового письма: требования к оформлению, приемы и правила деловой переписки. Необходимо знать формы об ращения к различным типам адресатов. Должны соблюдаться особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну. Основные правила ведение телефонного раз говора в офисе:
Если звонит сам секретарь - подготовка телефонного разговора, представление и приветствие. Секретарь должен уметь вести телефонный разговор в отсутствие руководителя, уметь общаться с «проблемными» абонентами. Для успешной организации приёма посетителей первоначально должна быть проведена регистрация посетителей, их представление. Секретарь должен уметь пользоваться визитными карточками, знать особенности приема особо важных посетителей, командированных, иностранных делегаций. Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения - контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов. Секретарь должен уметь: составлять и оформлять документы в соответствии с требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления, с применением компьютерной техники;
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов направления Учебно-методический комплекс. Рабочая программа для студентов направления 032001. 65 «Документоведение и документационное обеспечение... | | Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов направления... «Документоведение и документационное обеспечение управления», специализация «Офис-менеджер» очной и заочной формы обучения Учебно-методический... |
 | Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов специальности 032001. 65 «Документоведение и документационное обеспечение управления» специализации «Офис-менеджер очной и заочной формы обучения | | Учебно-методический комплекс по дисциплине опубликован на сайте ТюмГУ:... Учебно-методический комплекс предназначен для студентов, обучающихся по направлению 031000. 62 бакалавриат. Филология. Умк соответствует... |
| Название Фирма Современный учебно-методический комплекс. Алгебра и начала анализа итоговая аттестация выпускников 11 | | Гоувпо мггу учебно-методический комплекс дисциплины Дисциплина «Современный русский язык: фонетика» тесно связана с другими филологическими |
| Название электронных образовательных изданий и компьютерных программ Современный электронный учебно- методический комплекс. Серия «Все задачи школьной математики» | | Учебно-методический комплекс рабочая программа для аспирантов специальности... Трофимова О. В. Современный русский язык. Учебно-методический комплекс. Рабочая программа для аспирантов специальности 10. 02. 01... |
| Учебно-методический комплекс анатомия цнс учебно-методический комплекс... Анатомия центральной нервной системы: Учебно-методический комплекс / Автор-составитель: Романчук А. Ю., Калининград, 2010 | | Учебно-методический комплекс «Современный терроризм: сущность, причины,... Тема конституция – правовой феномен современности. Конституция и конституционализм 13 |
| Учебно-методический комплекс обсужден на заседании кафедры графического... Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс по дисциплине Компьютерная графика ... |
| Учебно-методический комплекс по дисциплине Инженерная геология ... | | Учебно-методический комплекс по дисциплине Иностранные языки ... |
| Учебно-методический комплекс по дисциплине Иностранные языки ... | | Учебно-методический комплекс по дисциплине Материаловедение ... |
