Современный офис учебно-методический комплекс
Скачать 1.02 Mb.
|
| Тема 5. Обеспечение жизнедеятельности офиса. План
Подготовка совещания Организация работы служебного транспорта Организация обеспечения (снабжения) офиса Основой деятельности офис-менеджера, а нередко и секретаря является административно-хозяйственная работа и организация оперативного обслуживания компании, и здесь существует довольно много нюансов, которые должны знать настоящие профессионалы. Основные составляющие работы офис-менеджера
Круг обязанностей офис-менеджера может быть и шире, в зависимости от величины компании, наличия отдельных подразделений, занимающихся вопросами обеспечения жизнедеятельности компании и ее отдельных структур. В организационной структуре крупной компании могут быть такие отделы, как административно-хозяйственный (АХО), отдел логистики, служба главного инженера, которые максимально активно ведут работу по направлениям организация работы служебного транспорта и обеспечения функционирования производственных площадей и зданий. Осветим более подробно деятельность офис-менеджера по первым двум направлениям. Анализ рынка предоставляемых товаров и услуг. Выбор выгодных условий Рынок товаров и услуг для офиса сегодня достаточно широк. Мы можем выбрать ту компанию, которая предоставит максимум услуг на выгодных для нас условиях, таких, как: накопительные скидки, бонусы (например, за рекомендацию других клиентов), доставка небольшой партии товара с курьером в течение дня, скидки от объема товара и т. д. При формировании объема закупок для нужд компании необходимо учитывать предоставление компанией-поставщиком необходимых документов, приемлемые варианты оплаты и т. п. Все компании-поставщики делятся на 2 группы:
Компании комплексного обслуживания обеспечивают своих клиентов канцелярскими товарами, деловыми сувенирами, товарами для офиса, мебелью, хозяйственным инвентарем, оргтехникой, частично продуктами питания. Обычно это сетевые компании, с центральным офисом в Москве и отделениями в крупных городах России. Компании раздельного предоставления услуг специализируются на конкретных направлениях. Например:
Формирование товарного ассортимента Организационная работа по формированию необходимого ассортимента весьма разнообразна. Рассмотрим особенности работы по нескольким направлениям.
Самый распространенный и объемный участок работы офис-менеджера. В перечень канцелярии входит множество мелочей, без которых не сможет нормально работать ни одна фирма. Бумага, ручки, органайзеры, лотки для документов, папки, калькуляторы, и т. д. - весь ассортимент перечислить невозможно, но можно показать вариант закупки канцелярских товаров на одного работника, что и было показано при изучении предыдущей темы. Этот список может быть меньше или больше, в зависимости oт выполняемой сотрудником работы. Объем и частота заказов канцелярских товаров зависят от бюджета компании, ее величины, заказываемого ассортимента и других параметров. Например, можно делать заказ 1 раз в месяц на всю компанию. Предварительно собирать заявки от подразделений, сводить их в общий список, далее при поставке - распределять по отделам в зависимости от заказа. Крупные компании иногда осуществляют заказы по подразделениям. Компании, предоставляющие услуги по обеспечению канцелярскими товарами, имеют большое количество конкурентов, поэтому борьба и за каждого клиента. Вам могут предложить скидки от общей суммы заказа и накопительные, бонусы, сезонные скидки, специальные цены на определенные виды товаров, приоритетные условия доставки и т. д. Ценовая политика компаний-поставщиков сегодня может измеряться по стоимости офисной бумаги. Цена зависит от марки и сорта бумаги, от объема заказа (вашей потребности). Снижая стоимость заказа на офисную бумагу, поставщик может оставить высокими цены на остальной ассортимент товаров. Но если ваша компания делает большие заказы, то поставщику выгоднее снизить стоимость на весь ассортимент (дать большие скидку), поскольку объем заказа в суммарном выражении и так окажется значительным.
Этот спектр услуг, как правило, обеспечивается специализированными компаниями. Компания обычно предоставляет услуги не только по доставке воды, но и по обеспечению оборудования для ее подачи (кулеры диспенсеры), а также проводит его установку и техническое обслуживание. При выборе компании, осуществляющей доставку горячих обедов, обслуживание банкетов и фуршетов, необходимо, в первую очередь, выяснить ее репутацию на рынке, изучить поставщиков, сроки приготовления еды, сроки ее доставки в пределах города и др. При обращении компаний в фирмы, нарушающие технологию термообработки и хранения продуктов, фиксировались случаи массовых отравлений сотрудников.
С этим сегментом деятельности должны быть связаны в первую очередь IT-службы, но в небольших фирмах эту работу также выполняет офис-менеджер или секретарь. Закупать основные средства, такие, как принтер, ксерокс, сканер, факс (нередко это комбинированный аппарат - многофункциональное устройство), а также презентационное оборудование (проектор, ноутбук) необходимо исходя из активности деятельности фирмы и ближайших перспектив ее расширения. Чаще всего компании, производящие установку техники и аппаратуры, обеспечивают и ее сервисное обслуживание: поставку картриджей, текущий ремонт и технический осмотр. Компания также может порекомендовать наиболее подходящий сорт и марку бумаги. Также в ведении офис-менеджера находится офисная связь (мини-АТС), мобильная связь. Необходимо иметь все координаты обслуживающей компании, договор на корпоративное обслуживание по мобильной связи. Менеджер поможет выбрать оптимальный тариф, исходя из численности сотрудников, региона, роуминга и других условий. Интернет-ресурсы должны быть также в ведении IT-служб. В обязанности офис-менеджера может входить подбор компаний, осуществляющих услуги по установке Интернета. Выбор всегда делает руководитель. Но если эта функция поручена офис-менеджеру, ему необходимо учесть такие параметры, как объем и скорость передаваемых данных, качество связи в регионе, ценовую политику компании - поставщика услуг, возможность предоставления дополнительных услуг (пакетная связь, GPRS) и т. д. Организация командировки руководителя Подготовка и организация служебных поездок руководителя и сотрудников компании входит в список основных обязанностей секретаря, помощника руководителя, офис-менеджера. Обсудим более подробно организацию командировки руководителя - заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление необходимых документов. Командировки можно разделить на несколько видов:
Также необходимо разделить поездки по 2 направлениям: в пределах России и зарубежные. Начинаем подготовку поездки с составления информационного листа, который можно оформить в виде таблицы:
Зная первые три пункта, можно бронировать билеты. Обычно в форму заявки на бронирование включаются следующие данные: Ф.И.О. командированного сотрудника, паспортные данные (серия, №), даты отъезда и прибытия, вид и тип транспорта (для ж/д - СВ, купе, для авиа - бизнес-, эконом-класс). Бронировать билеты можно сделать это самостоятельно на различных сайтах, обратиться в кассы ж/д вокзалов или аэропортов, можно обратиться в компанию, занимающуюся бронированием билетов (ее можно поискать в Интернете). Обращение к компании предпочтительнее в том случае, если командировка маршрутная. Оператор вам предложит максимально выгодные рейсы (транзит), виды транспорта и время с учетом часовых поясов. Кроме того, компании, занимающиеся бронированием и продажей билетов, обычно предлагают и услуги гостиниц, поэтому для экономии времени вы можете оформить комплексную заявку и в дальнейшем просто проконтролировать ее выполнение. При самостоятельном бронировании можно обратиться к таким сайтам, как: www.aviabilet.ru, www.aviashop.ru, www.transtiket.ru. Бронировать отель необходимо заранее. При проведении масштабных выставок, конференций и других мероприятий номера обычно заказываются за месяц, а иногда и за полгода до мероприятия. Определитесь с номерным фондом и уровнем (звездностью) отеля. Для заявки вам необходимы следующие данные: Ф.И.О. гостя, тип номера, период проживания, трансфер, конференц-пакет (в случае проведения переговоров), дополнительные услуги отеля, которые можно включить в счет. Если едет группа, заявка может быть комплексной. Бронирование можно провести в Интернет-версиях бронирования номеров. При самостоятельном бронировании можно обратиться непосредственно в отель. Заявку можно оформить как на сайте отеля, так и составить ее на бланке компании в произвольной форме. Пример заявки: Просим зарезервировать 3 одноместных номера бизнес-класса для сотрудников компании: Николаева СП., Федорова М.Н., Савицкой О.Н. в период с 16.102007 (ранний заезд до 12.00) по 19.10.2007 (поздний выезд после 19.00). Также просим дополнительно включить завтрак 16.10.2007, утренний бассейн и ужин на 16, 17, 18, 19 октября 2007 г. на всех проживающих. Оплату проживания гарантируем по безналичному расчету. Наши реквизиты: Дополнительные услуги отеля могут не включаться в счет, они оплачиваются по карте или наличными. Об этом необходимо предупредить руководителя, т. к. в этом случае сумма на представительские и иные расходы должна быть увеличена. Заказав гостиницу и билеты, необходимо предусмотреть презентационные материалы, которые руководитель или группа берут с собой. В презентационный пакет могут войти любые документы, относящиеся к деятельности фирмы: отчеты, диаграммы, буклеты, договорные и спонсорские пакеты и т. д. Все документы должны быть предоставлены членам группы в необходимом количестве в отдельных презентационных папках или пластиковых портфелях (кол-во сотрудников, участвующих в переговорах + кол-во партнеров, участвующих в переговорах + 2 дополнительных экз.). Оформление командировочных документов. В первую очередь оформляем служебное задание (форма № Т-10а), приказ о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а) и командировочное удостоверение (форма № Т-10). Последние два документа оформляются на основании служебной записки и служебного задания. Затем оформляется приказ об исполнении обязанностей руководителя на период его командировки. На основании этих документов бухгалтерия выдает аванс на командировочные, представительские расходы. Во многих компаниях составляют служебную записку на такие расходы, но таким документом (внутренним) можно считать и информационный лист, составленный вами, в котором могут быть указаны все суммы. Руководствуясь таким информационным листом, можно уточнить, что уже заказано из услуг, какие суммы требуются на это, когда бухгалтерия может перечислить средства на корпоративную карту (если руководитель ею пользуется в командировках), сколько нужно выдать на командировочные и другие расходы. Теперь необходимо позаботиться о том, чтобы группа или руководитель были своевременно доставлены к месту отъезда (вокзал или аэропорт). Разумеется, вся информация для руководителя (когда, какими рейсами он выезжает, кто и где его встречает, где находится отель и т. п.) должна быть подготовлена вами в распечатанном виде (один экземпляр можно сделать для себя). Офисный или личный водитель руководителя должен быть заранее предупрежден о времени отъезда и прибытия. Последнее, что вам останется сделать, - после возвращения руководителя забрать у него для дальнейшего оформления документы по командировке, а также документы по различным видам оплаты для составления авансового отчета. Общие вопросы подготовки совещания Эффективность совещания, как и любого другого делового мероприятия, во многом зависит от того, как оно будет организовано. Значительную часть этой работы в организации проводят офис-менеджер и секретарь. Приступая к подготовке совещания, необходимо иметь в своем распоряжении соответствующие данные (тема совещания (повестка дня), время и место его проведения, продолжительность, состав участников совещания и др.). Как правило, эти сведения можно получить непосредственно от руководителя, а в том случае, если инициатором совещания выступает иное должностное лицо (например, один из партнеров руководителя по бизнесу), – из внешних источников (по телефону, факсу, электронной почте, в форме телефонограммы, факсограммы, приглашения и т.п.). Получив информацию о предстоящем совещании, необходимо:
Отметим, что при организации крупных совещаний на сотрудников офиса возлагаются не только обязанности по обеспечению участия в его работе руководителя, а также контроль за подготовкой основных мероприятий. Для выполнения прочих обязанностей по организации совещания, как правило, из нескольких сотрудников формируется временный аппарат (оргкомитет) под руководством ответственного должностного лица из числа помощников (заместителей) руководителя. В процессе подготовки совещания необходимо проконтролировать следующие моменты: 1. Организационное обеспечение совещания (уборка, расстановка мебели, подключение технических средств, обеспечение рабочих мест участников совещания всем необходимым, включая письменные принадлежности, минеральную воду, пепельницы и т.п.). 2. Информационное обеспечение совещания (составление регистрационных списков участников, сбор информационных, в том числе демонстрационных, материалов, ведение стенограммы и протокола совещания). 3. Материально-техническое и бытовое обеспечение совещания (встреча и размещение участников, расстановка автотранспорта участников, обеспечение участников билетами на общественный транспорт, организация питания, проживания и досуга участников). Непосредственно перед началом работы совещания, проводимого руководителем, следует: 1. Убедиться в том, что основное помещение, а также вспомогательные помещения (ресепшн, туалетные и курительные комнаты, буфет, пресс-центр и т.п.) подготовлены к проведению совещания. 2. Уточнить, все ли участники совещания собрались, присутствуют ли ключевые фигуры совещания (докладчики, содокладчики и пр.), нет ли изменений в программе совещания. 3. Убедиться в том, что рабочие места участников совещания обеспечены всем необходимым. 4. Убедиться в том, что на рабочем месте присутствуют секретарь-стенографистка, фотограф, сотрудник службы безопасности, помощник руководителя, а также другие лица, обеспечивающие работу совещания. 5. Убедиться, что руководитель имеет при себе все, что ему необходимо для проведения совещания (информационные материалы, канцелярские принадлежности, средства оргтехники, оперативной связи). 6. Убедиться, что на момент доклада руководителю о готовности к началу совещания полностью выполнены отданные им указания. Личная подготовка офис-менеджера и секретаря к участию в совещании Не исключено, что руководитель предложит им участвовать в совещании в качестве своего помощника, оператора технических средств демонстрации информационных материалов или стенографистки. Однако, как показывает практика, чаще всего обязанности по ведению и последующему оформлению протокола совещания возлагают на секретаря руководителя. Для выполнения протокольных обязанностей накануне совещания целесообразно подготовиться к участию в его работе, предусмотрев при этом следующее:
Основные правила проведения совещаний Повышению эффективности совещаний в значительной степени способствует его четкая регламентация, т.е. проведение его в соответствии с четкими правилами. Под регламентом следует понимать организационную основу, порядок проведения совещания, которого его участники должны строго придерживаться. В связи с этим – несколько рекомендаций, которые помогут не только грамотно установить регламент, но и проконтролировать его соблюдение в ходе проведения совещания. Важнейшими элементами регламента являются:
Для установления регламента следует оговорить: последовательность обсуждения вопросов, вынесенных на совещание (в рамках объявленной темы); продолжительность основного выступления (доклада и, при необходимости, содокладов); продолжительность выступлений в ходе дискуссии; продолжительность совещания, а также продолжительность его отдельных частей и перерывов между ними; порядок принятия решения при голосовании (форма голосования, форма большинства при голосовании, возможность вынесения особого мнения). Что касается состава должностных лиц, принимающих участие в работе совещания, то он либо утверждается заранее, либо определяется непосредственно на совещании путем голосования или решением организатора совещания. Практика показывает, что для обычного (планового) совещания оптимальным является следующий регламент:
Ведет совещание руководитель или один из его заместителей, если руководитель делает основное выступление. Ведение стенограммы и оформление протокола совещания поручается секретарю или – по решению руководителя совещания – другому должностному лицу из числа участников совещания. Несколько практических советов по повышению эффективности совещаний 1. Время начала и окончания совещания должно точно соответствовать времени, указанному в плане. Для продолжения дискуссии по отдельным вопросам совещания секретарь может пригласить заинтересованных участников встретиться через 5–10 минут после окончания совещания в удобном для них месте (например, в курительной комнате). 2. Не отступайте от регламента и темы совещания, корректно напоминайте участникам о необходимости соблюдать решения, которые они сами же выработали. «Закругляйте» слишком разговорчивых, охлаждайте пыл не в меру разгорячившихся, регулируйте очередность выступлений. 3. С первой и до последней минуты следите за ведением стенограммы (аудиозаписи) совещания. Экспресс-протокол (решение совещания по главному вопросу повестки дня) должен быть готов через 15–30 минут после окончания совещания, а его копии переданы участникам совещания (их представителям). Рассылку заинтересованным сторонам полных «версий» протокола следует осуществить не позднее следующего рабочего дня, используя для этого факсимильную или электронную почту. 4. Учитывайте, что до того, как будет принято окончательное решение, участники совещания должны быть ознакомлены с мнением специалистов (экспертов, юристов, финансистов, аналитиков и др.). 5. Важнейшим результатом совещания является его задокументированный итог – протокол, решение и т.п. За выполнением наиболее важных пунктов решения, принятого на совещании, должен быть организован контроль. Офис-менеджеру полезно анализировать опыт участия в подготовке и проведении совещаний. Этому способствует, во-первых, разбор состоявшихся совещаний с руководителем (к примеру, в конце того же рабочего дня), во-вторых, обмен мнениями с участниками совещания по вопросам его подготовки и проведения и, в-третьих, формирование особого «банка данных», где будут накапливаться наиболее ценные материалы, которые можно использовать при проведении последующих совещаний (формы и бланки документов, примеры текстов, информация о полезных контактах и т.п.). Все это, несомненно, позволит предотвратить ошибки при подготовке и проведении совещаний, повысить их эффективность. Для надлежащего обеспечения жизнедеятельности офиса приведём пример рабочего дня секретаря в общих чертах.
|
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов направления Учебно-методический комплекс. Рабочая программа для студентов направления 032001. 65 «Документоведение и документационное обеспечение... | | Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов направления... «Документоведение и документационное обеспечение управления», специализация «Офис-менеджер» очной и заочной формы обучения Учебно-методический... |
 | Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов специальности 032001. 65 «Документоведение и документационное обеспечение управления» специализации «Офис-менеджер очной и заочной формы обучения | | Учебно-методический комплекс по дисциплине опубликован на сайте ТюмГУ:... Учебно-методический комплекс предназначен для студентов, обучающихся по направлению 031000. 62 бакалавриат. Филология. Умк соответствует... |
| Название Фирма Современный учебно-методический комплекс. Алгебра и начала анализа итоговая аттестация выпускников 11 | | Гоувпо мггу учебно-методический комплекс дисциплины Дисциплина «Современный русский язык: фонетика» тесно связана с другими филологическими |
| Название электронных образовательных изданий и компьютерных программ Современный электронный учебно- методический комплекс. Серия «Все задачи школьной математики» | | Учебно-методический комплекс рабочая программа для аспирантов специальности... Трофимова О. В. Современный русский язык. Учебно-методический комплекс. Рабочая программа для аспирантов специальности 10. 02. 01... |
| Учебно-методический комплекс анатомия цнс учебно-методический комплекс... Анатомия центральной нервной системы: Учебно-методический комплекс / Автор-составитель: Романчук А. Ю., Калининград, 2010 | | Учебно-методический комплекс «Современный терроризм: сущность, причины,... Тема конституция – правовой феномен современности. Конституция и конституционализм 13 |
| Учебно-методический комплекс обсужден на заседании кафедры графического... Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс по дисциплине Компьютерная графика ... |
| Учебно-методический комплекс по дисциплине Инженерная геология ... | | Учебно-методический комплекс по дисциплине Иностранные языки ... |
| Учебно-методический комплекс по дисциплине Иностранные языки ... | | Учебно-методический комплекс по дисциплине Материаловедение ... |
