Раздел 3. Экономическая статистика в свете методологии исследования социально-экономических процессов в соответствии с новой системой национальных счетов
Интерактивное занятие №13
Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов
Цель работы: изучение процедуры планирования стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов в среде MS Project.
Задание. Реализовать решение задачи планирования стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов коммерческого предприятия в среде MS Project.
Задачи:
1 Изучить методы планирования стоимости проекта
2 Осуществить проектирование стоимости в MS Project
3 Провести анализ и оптимизацию плана проекта
Методические указания
После того, как стоимость всех ресурсов определена, завершается формирование проектного треугольника. Однако, прежде чем начинать исполнение работ по плану, нужно проверить, что все стороны треугольника сбалансированы.
План нужно проверить по нескольким аспектам.
1) Необходимо убедиться в соответствии расписания потребностям, поскольку в процессе определения назначений длительности задач могли измениться.
2) Требуется проверить соответствие загрузки ресурсов, поскольку в процессе назначения некоторые из них могут оказаться перегруженными.
3) Нужно проверить соответствие общей стоимости проекта, определившейся после назначений, поскольку в процессе назначения задачам могло быть назначено большое количество дорогостоящих ресурсов, в результате чего ожидаемая стоимость проекта была превышена.
4) Необходимо оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не уложиться в расписание, не выполнить все поставленные задачи, перерасходовать бюджет.
Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, то необходимо избавиться от них, оптимизируя план соответствующим образом.
Обычно анализ начинается с того, что наиболее актуально для проекта. Чаще всего следует начинать с проверки загрузки ресурсов, поскольку риск срыва работ по плану, в котором изначально заложена работа сотрудников сверх нормы, очень высок.
1 Анализ загрузки ресурсов
Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, можно открыть представление Лист ресурсов (Resource sheet). В этом представлении ресурсы, загрузка которых прев ышает их доступность, выделены красным цветом, а в поле Индикаторы (Indicators) рядом с их названиями отображается специальный знак (рисунок 8).
Рисунок 8 Анализ загрузки ресурсов в представлении «Лист ресурсов»
Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем то, которым он располагает.
Есть несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной из них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Выравнивать загрузку ресурсов можно несколькими путями:
1) Уменьшить объем работы перезагруженных ресурсов, сократив некоторые задачи, или назначив других сотрудников на их выполнение.
2) Избавиться от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания.
3) Учитывать работу, выполняемую ресурсом как сверхурочную.
Для выравнивания загрузки ресурсов можно воспользоваться средствами автоматизации или перераспределить нагрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку средства автоматизации обычно не обеспечивают выравнивания загрузки всех ресурсов.
2 Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов
Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов доступно с помощью команды Сервис Выравнивание загрузки ресурсов (Tools Level Resources) (рисунок 9).
В разделе «Вычисления для выравнивания» (Levelingcalculation) определяются общие параметры выравнивания нагрузки. Переключатели Выполнять автоматически (Automatic) и Выполнять вручную (Manual) определяют как будет выполняться выравнивание: непосредственно при создании назначений (автоматически) или при щелчке по кнопкеВыровнять (Level Now) в этом диалоговом окне (вручную).
Раскрывающийся список Поиск превышений доступности (Look for over allocations) определяет временные рамки, в которых программа будет искать превышение доступности ресурсов. Например, если сотрудник назначен на две 4-часовые задачи, начинающиеся в 8-00, то при в ыборе пункта По часам (Hour by Hour) одна из задач будет отложена на 4 часа, чтобы ни в одном из часов дня не было превышения доступности. Если же в списке выбран пункт По дням (Day by Day), то расписание не изменится, поскольку в пределах дня объем работы не превышает нормы.
Рисунок 9 Окно «Выравнивание загрузки ресурсов»
При установленном флажке Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием (Clear leveling valuesbefore leveling) перед новым выравниванием удаляются все изменения в расписании, сделанные при предыдущем выравнивании. Этот флажок лучше установить.
Раздел Диапазон выравнивания (Leveling range for)содержит элементы, определяющие временной интервал в расписании текущего проекта, в котором будет осуществляться выравнивание.
В разделе Устранение превышений доступности (resolvingOver allocations) определяется, каким образом будут устраняться найденные перегрузки ресурсов. При выравнивании программа сначала определяет список задач с перегрузками, а затем отбирает среди них те, расположение которых в расписании нужно изменить. Порядок, в котором будет откладываться выполнение или осуществляться прерывание задач, осуществляющих перегрузку, определяется в раскрывающемся списке Порядок выравнивания (Leveling order).
При выбранном пункте Только по идентификаторам (IDOnly) в первую очередь будут изменяться параметры задач с наибольшими идентификаторами, то есть расположенных ниже в списке задач.
Если выбрать пункт Стандартный (Standard), то при выравнивании будут проанализированы связи задачи с другими задачами, общий временной резерв (первыми откладываются задачи с наибольшим временным резервом), даты (задача с более поздней датой начала откладывается первой), приоритеты и ограничения. Этот порядок выравнивания подходит для большинства случаев.
При выборе пункта По приоритетам, стандартный (Priority, Standard) задачи сначала сортируются по приоритету, а затем анализируются стандартным образом. Этот вариант подходит в том случае, если при составлении плана у задач определялось свойство Приоритет (Priority).
Флажок Выравнивание только в пределах имеющегося резерва (Level only within available slack) определяет, можно ли в результате переноса изменять срок окончания проекта. Если этот флажок установлен, то в результате выравнивания дата окончания не изменится, но некоторые ресурсы могут остаться перегруженными и их загрузку придется выравнивать вручную. Если флажок сброшен, то в результате выравнивания может измениться длительность проекта.
Часто случается, что из выделенных на задачу сотрудников перегружен только один. В этом случае при выравнивании требуется откладывать исполнение не всей задачи, а только одного из назначений. Чтобы при выравнивании в подобных ситуациях изменялись свойства назначений, а не задач, нужно установить флажок При запаздывании допускается коррекция отдельных назначений для задачи (Leveling can adjust individualassignments on a task). Если этот флажок снять, то в подобных случаях будут изменяться свойства задачи. Действие флажка распространяется на все задачи плана проекта, и если необходимо разрешить или запретить выравнивание назначений для определенных задач, то нужно добавить поле Выравнивание назначений (Level Assignments) в таблицу со списком задач и указать в этом поле для нужных задач значения Да (Yes) или Нет (No).
Чтобы разрешить прерывание задач при выравнивании нужно установить флажок При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат (Leveling can create splitsin remaining work). Действие флажка распространяется на все задачи плана. Чтобы иметь возможность устанавливать это свойство для каждой отдельной задачи, необходимо в таблицу со списком задач добавить поле Допускается прерывание при выравнивании (Leveling can split).
Щелчок по кнопке ОК сохраняет настройки, сделанные в диалоговом окне. Чтобы начать выравнивание нужно нажать на кнопку Выровнять (Level Now).
Если выравнивание начато в представлении со списком ресурсов, то будет выдан запрос на выравниваемые ресурсы: выравнивать все или только выделенные на листе. Если перед началом выравнивания было открыто представление со списком задач, то запрашиваемое уточнение будет касаться выравниваемых задач: все или выделенные на листе.
Результаты выравнивания отражаются как в списке ресурсов, так и в календарном плане проекта. Чтобы понять, как выравнивание повлияло на календарный план проекта, удобно использовать представление Диаграмма Ганта с выравниванием (Leveling Gantt). На этой диаграмме отображаются два набора отрезков. Первый из них отображает текущий план проекта (сине-черные цвета), а второй состояние плана до выравнивания (зеленый). Кроме того, на этой диаграмме тонкими линиями обозначены задержки задачи в результате выравнивания (зеленые) и временной резерв, то есть время, на которое выполнение задачи может быть отложено (коричневые) (рисунок 10).
 Рисунок 10 Диаграмма Ганта с выравниванием
Отменить результаты автоматического выравнивания полностью или частично можно с помощью кнопки Очистить выравнивание (Clear Leveling) в диалоговом окне выравнивания загрузки ресурсов. Отменить выравнивание можно только для последней операции. Если после выравнивания произвести еще одну операцию выравнивания, то результаты первого выравнивания сохранятся и отменить их будет невозможно.
3 Ручное выравнивание загрузки ресурсов
Ручное выравнивание загрузки ресурсов осуществляется в два этапа. Сначала нужно найти те задачи, назначения на которые перегружают ресурсы, а затем определить, как избавиться от перезагрузки, поскольку вариантов довольно много. Можно снизить объем работ для ресурса или удалить назначение. Можно назначить для выполнения задачи другого сотрудника, можно оставить ресурс перегруженным, рассматривая избыточные трудозатраты как сверхурочные.
Для поиска задач, участие в которых перегружает ресурсы можно воспользоваться представлением Использование ресурсов. В представлении удобно применить фильтр Превышение доступности ресурсов (Over allocated Resource), чтобы отобрать только перезагруженные ресурсы.
На диаграмме в строке названия ресурса указывается его суммарная загрузка за минимальный отрезок шкалы времени. Данные за те дни, когда суммарная нагрузка превышает допустимую, выделены красным цветом. Для быстрого перехода к дате перегруженности ресурса нужно установить курсор в строку таблицы и щелкнуть по кнопке Перейти к следующему превышению доступности (Go to next over allocation), расположенной на панели инструментов Управление ресурсами (Resource Management).
Для поиска перегруженных ресурсов удобно использовать разбиение рабочего окна на две части, так называемоекомбинированное представление. Чтобы создать комбинированное представление необходимо выполнить команду меню Окно – Разделить (Window - Split). Пример комбинированного представления приведен на рисунке 11.
Рисунок 1. Комбинированное представление
Далее отдельно для верхней и нижней части окна можно выбрать нужные представления. На рисунке 1 в верхней части окна представление Использование ресурсов, в нижней – График ресурсов.
Если в плане проекта существуют перегруженные ресурсы, как например, на рисунке 18, то ресурсы не смогут выполнить назначенный объем работ в запланированный период времени. Некоторая часть работы в этот период останется незавершенной – работа не будет выполняться или будет перенесена на более поздний срок.
Превышение доступности можно исправить, выполнив одно или оба следующих действия:
- Увеличить доступность ресурса в нужный период времени.
- Сократить общий объем работы, назначенный ресурсу в этот период времени.
4 Увеличение доступности ресурса
Доступность ресурса в любой момент времени определяется значениями в таблице Доступность ресурса (ResourceAvailability) диалогового окна Сведения о ресурсе (Working Time). Если необходимо увеличить доступность ресурса, то можно выполнить одно из следующих действий.
- Таблица Доступность ресурса (Resource Availability)диалогового окна Сведения о ресурсе (Working Time) позволяет определить, когда доступен ресурс, и количество доступных в каждый период времени единиц ресурса. Можно изменить количество доступных единиц ресурса в период превышения доступности.
- Если превышение доступности незначительно, можно узнать, какой ресурс готов работать больше в период превышения доступности. Одним из способов отобразить это является планирование для ресурса сверхурочного времени. Сверхурочное время записывается в освоенный объем по сверхурочному тарифу, определенного для данного ресурса, и, потенциально, увеличивает затраты на задачу.
- Можно временно увеличить рабочее время, изменив рабочее время в календаре ресурса на период превышения доступности. Этот вариант стоит использовать вместо назначения сверхурочного времени, если ресурсу не оплачивается сверхурочное время по повышенному тарифу.
5 Сокращение нагрузки на ресурс
Если ресурс имеет пики активности, то превышение доступности можно убрать с помощью выравнивания, то есть сократить нагрузку в момент пиков, чтобы выровнять объем работ, который должен быть выполнен ресурсом. Для того чтобы сократить нагрузку на ресурс, можно выполнить одно из следующих действий.
- Сократить общий объем работ, определенный для одного или нескольких назначений.
- Уменьшить количество задач, которым назначен ресурс в этот период времени.
- Сместить нагрузку одного или нескольких назначений на другой период времени, отложив назначения, или изменив профиль назначения, чтобы переместить работу на более поздний период времени.
Сокращение общего объема работы, определенного для задачи, может сократить превышение доступности для ресурсов, назначенных задаче. Это сокращение может служить результатом снижения требований по срокам выполнения задачи. При пересмотре объема работ, необходимо рассмотреть эффект этого сокращения на ожидаемые цели проекта.
Уменьшить количество задач, которым назначен ресурс в период превышения доступности, можно несколькими способами.
- Отменить одну или несколько задач. Этот вариант может привести к изменению результатов выполнения проекта.
- заменить перегруженный ресурс другим ресурсом. Часто это самое удовлетворительное решение проблемы превышения доступности ресурсов, но оно требует соответствующих исследований на предмет возможности другого ресурса выполнить задачу.
- Оставить ресурс назначенным всем задачам, если можно отложить работу над одной из задач на более поздний период времени, когда у ресурса будет время выполнить задачу. Откладывание назначений в календарном плане проекта потенциально может увеличить длительность проекта.
Для того, чтобы отложить часть или всю работу над назначением, используются следующие способы.
- Можно отложить начало одной или нескольких задач на более позднее время, чтобы освободить ресурс для работы над задачами более высокого приоритета. Этот вариант не подходит, если определены окончательные сроки, которые нельзя отодвинуть.
- Вместо задержки всей задачи можно задержать только назначение ресурса с превышением доступности. Остальные ресурсы могут продолжать запланированную работу, а перегруженный ресурс выполнит свою часть работы в более поздний период времени.
- Можно изменить профиль назначения ресурса с превышением доступности, чтобы переместить большую часть работы на другой период времени.
|
