Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации
Скачать 0.87 Mb.
|
| На момент корректировки дипломной работы подписывается приказ о создании Департамента «Образование» и просисываются его функции. Структура организации указана в Приложении № 1 1.3 Региональное развитие ООО «РДВ-медиа» Московский издательский дом «РДВ-медиа»» объединяет мощную корпоративную сеть изданий в 32 регионах Российской Федерации, где выпускается 43 издания силами сотрудников 28 региональных редакций. Региональная сеть существует более десяти лет и представляет в городах России весь спектр газет и журналов издательского дома: «Работа для Вас», «Ваш Досуг», «Куда пойти учиться», «Элитный персонал», «Из первых рук». Основы региональной сети были заложены в 1995 году созданием редакций и выпуском газеты в городах Екатеринбург, Ижевск, Саратов, к которым в дальнейшем добавились такие крупные региональные центры как Санкт-Петербург, Новосибирск, Нижний Новгород и многие другие. Сегодня в большинстве городов России газеты «Работа для Вас» являются на региональных рынках лидерами в СМИ по тематике трудоустройства. Основные цели и задачи, стоящие перед московским издательским домом, заключаются в поддержке и развитии бизнес процессов в регионах при активном взаимодействии с сотрудниками региональных редакций, внедрении передовых издательских технологий, продвижении бренда компании и изданий на региональных рынках. ИМИДЖ КОМПАНИИ Имидж компании складывается из истории ООО»РДВ-Медиа», идеологии, которой компания следует в жизни, а также соответствующих этой идеологии имиджевых характеристик. Основываясь на своей идеологии, компания формирует и поддерживает имидж, складывающийся из следующих характеристик: современная; ориентированная на активную работу с клиентами; профессиональная; несущая социальную ответственность за собственную деятельность; высоко оценивающая собственную деятельность. 2. Организация службы ДОУ в ООО «РДВ-медиа» 2.1 Организация документооборота Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия1. К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие: – обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, – совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции: – функции, связанные с документированием управленческой деятельности: – разработка бланков документов и обеспечение их изготовления, – обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов, – контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов; – функции, связанные с организацией работы с документами: – установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации), – обработка поступающих и отправляемых документов, – регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов, – разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам, – предварительное рассмотрение документов, – контроль за исполнением документов, – систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов, – подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива, – обеспечение защиты документной информации, – организация работы с обращениями граждан; – функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами: – разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству, – проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов, – методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях, – повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования u1080 и организации работы с документами, – разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства. Несмотря на то, что ООО «РДВ-медиа» существует почти 15 лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2002 года. Документационное обеспечение управления в ООО «РДВ-медиа” осуществляется секретарем Генерального директора. Должностная инструкция секретаря разработана руководителем отдела кадров на основании …? Организация документооборота производится на основании «Инструкции по организации и ведению делопроизводства в ООО«РДВ-медиа”, утвержденной 04.01.2003 г., нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документооборота ООО«РДВ-медиа”. К таковым относятся следующие документы: • Конституция Российской Федерации. • Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II). • Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями). • Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации». • Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». • Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи». • Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании». • Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. №126-ФЗ). • Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576). • Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации». • Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)). • Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины». • ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28). • ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст). • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33). • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68). • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37). • Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299). • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10,2000 г.). • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). • Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23). • Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23). В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект «О документационном обеспечении управления» находится еще в стадии разработки и обсуждения. Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)». В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие — 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации. В 1998 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал «Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции. Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника. Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, согласование и подготовку документов для подписания Руководителями организации, подготовку документов и передачу в архив. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело2. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организации. Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией. Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами. Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности3. В процессе деятельности используются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции. При осуществлении своей деятельности Издательство направляет письма для оперативной связи с другими организациями, органами власти и отдельными гражданами. При осуществлении своей деятельности Издательство издает и другие документы: планы работ, отчеты, графики, акты и др., перечень которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Доставка документов в Издательство осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской и электронной связи. Различают три основных потока документов:
С каждым годом наблюдается увеличение документов в организации
Следует отметить, что эти данные взяты из анализа дел хранящихся непосредственно в секретариате. В Департаментах организации не ведется учет документации, в большинстве своем – это гарантийные письма от клиентов, на основании которых выставляется счет. Исключение составляют Финансовый департамент (ведется регистрация выдачи справок) и отдела кадров (ведется регистрация приказов по личному составу). Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников. Документы изготавливаются на бумаги форматом А4 (210Х297 мм). Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ - это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Приложение № 24. Бланк ООО «РДВ-медиа» не соответствует правилам установленным ГОСТ Р 6.30:
На основании этих замечаний, предлагается новый бланк организации для исходящих писем с учетом требований ГОСТ Р 6.30. Приложение № 3. Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его5. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы: - Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения о Департаментах, инструкции и т.п.); - Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями Департаментов (приказы, распоряжения); - Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.). Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает. Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD. Секретарь Генерального директора контролирует правильность оформления документов в соответствии с требованиями инструкции. Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. |
Похожие:
 | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Основной акцент дисциплины на обсуждении оснований те или иные стратегии в различных странах при различных обстоятельствах. Практические... | | План. О важности патентных исследований и системы патентной информации... ... |
| О состоянии и перспективах развития начального образования В значительной степени эффективность инновационных изменений в системе общего образования зависит от результативности работы в начальной... |  | Кадровое обеспечение образовательного процесса Основу модели управления составляет взаимодействие всех участников педагогического процесса: директора, его заместителей по увр,... |
| Юридическая информация Для избежания риска возникновения несчастного случая на производстве, предельное внимание должно уделяться во время управления производственным... | | Реферат По дисциплине: логистика Однако переход от изолированной разработки в значительной степени самостоятельных си стем к интегрированным логистическим системам... |
| Здоровьесберегающие технологии на уроках музыки Проблема сохранения и укрепления здоровья школьников существует уже достаточно давно. Здоровье ребенка, его физическое и психическое... | | Примерная программа дисциплины Северо-восточной Европы. В основе курса лежит утверждение, что научно-практическая деятельность выпускника университета в любой профессиональной... |
| Программа элективного курса "Анализ художественного текста" Элективные курсы являются важнейшим средством построения индивидуальных образовательно-профессиональных программ, которые в значительной... | | №1 Художественно-выразительное и техническое качество кинофильма,... ... |
| Планирование изучения темы «Обобщение понятия степени» 13 уроков... Обобщить понятие квадратного корня на корень n-й степени и рассмотреть его свойства | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Его содержание в значительной степени опирается на материал пропедевтических курсов начальной школы: «Природоведение» и «Естествознание».... |
| Текстовое документирование Развитие С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале... | | Ноу спо владивостокский морской техникум Суб система управления безопасной эксплуатации судна и предотвращения загрязнения окружающей среды структурированная и документированная... |
| Программа по географии для 6 класса раздел «География. Планета Земля» >(А. А. Лобжанидзе) Его содержание в значительной степени опирается на материал пропедевтических курсов начальной школы: «Природоведение» и «Естествознание».... | | Учебник «Информатика и икт» Представление информации. Информация, информационные объекты различных видов. Язык как способ представления информации: естественные... |
