Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации
Скачать 0.87 Mb.
|
2.2 Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО «РДВ-медиа» Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна быть разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с заместителем Генерального директора по общим вопросам. В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты:
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Подразделения ООО «РДВ-медиа» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Ведет документооборот в компании ООО «РДВ-медиа» секретарь Генерального директора. Также необходимо отметить, что в ООО «РДВ-медиа» присутствуют Учредительные документы – Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи), так как на протяжении деятельности Компании вносились изменения в Устав, это отражено документально. Существует Решение Учредителя об образовании ООО “РДВ-медиа», Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о записи в Единый государственный реестр юридических лиц. Рассматривая службу делопроизводства в ООО «РДВ-медиа» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив. 2.3 Порядок работы с входящими документами Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «РДВ-медиа» осуществляется централизованно секретарем Генерального директора (за исключением регионального отдела). Входящие документы проходят в Издательстве следующие этапы обработки:
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно возвращают. Если указано структурное подразделение в адресе получателя, то оно передается без предварительно вскрытия. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени. Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить: - адрес отправителя; - время отправки и получения документа;
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется секретарем Директора, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям. Секретарь Генерального директора обладает дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов. Для этого существует классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Он введен для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал передается исполнителю, копия подшивается в дело. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Секретариат или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества, поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций, эти письма не регистрируются и не хранятся, Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе. 2.4 Порядок работы с исходящими документами Обработка исходящих документов в ООО «РДВ-медиа» состоит из следующих операций:
Проект документа составляется исполнителем. Документ должен быть подготовлен в 2-х экземплярах, если он будет отправлен адресату по почте, и в одном экземпляре, если он будет отправлен по факсу. Все исходящие внешние документы (письма, факсы) оформляются на бланке и регистрируются. Подготовленный документ передается исполнителем секретарю (для передачи на подпись Генеральному директору или заместителю Генерального директора). Перед передачей документа на подпись руководителю, секретарь генерального директора обязан проверить наличие необходимых виз, правильность оформления документа в соответствии с требованиями государственных стандартов. Неправильно оформленные документы, возвращаются исполнителю на доработку. После подписания исходящий документ передается секретарю для регистрации. Отправляемые (исходящие) документы регистрируют в день подписания (утверждения). Приложения к исходящим документам не регистрируют. Исходящие письма без регистрации отправке не подлежат. При направлении документа более чем в четыре адреса документ принимается вместе со списком рассылки. Исходящие документы отправляют по почте, факсу или с курьером. Отправленные по почте документы печатаются в двух экземплярах. Оригинал – отправляется адресату, копия подшивается в дело. Документы, отправляемые по факсу печатаются в одном экземпляре на черно-белых бланках (для факсов) и после отправки факса, подшиваются в дело. Письма повышенной важности отправляются заказным письмом либо курьером, в этом случае к оригиналу прикладывается ксерокопия, на которой адресат ставит отметку получения, затем этот экземпляр подшивается в дело и хранится в секретариате. 2.5 Регистрация документов Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».7 Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. ООО «РДВ-медиа» придерживается такой модели регистрации документов, все письма, содержащие важную информацию, регистрируются в Секретариате. Исключение составляет бухгалтерия, которая имеет свою регистрацию на выдаваемые справки и Отдел кадров, где также ведется своя регистрация приказов по личному составу В ООО «РДВ-медиа» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь Генерального директора разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. Журнал существует в электронном виде в программе Excel, где каждая страница является отдельным журналом регистрации документов (входящие, исходящие, приказы, распоряжения, доверенности, командировки, договора, служебные записки). На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку. Регистрация входящих документов ООО «РДВ-медиа» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Форма регистрационного журнала для входящих документов:
Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа». В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен одним или несколькими реквизитами из следующего списка:
На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. Так как требования к оформлению являются рекомендательными, а а система регистрации документов в Компании ООО «РДВ-медиа» централизованна, то на исходящем документе проставляется только порядковый номер и дата документа. Регистрация исходящих документов ООО «РДВ-медиа» ведется в электронном журнале, содержащем следующие графы:
В Компании регистрацией внутренних документов занимается также секретарь Генерального директора. Сюда входят все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, зам. Ген. Директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности, Распоряжения, Доверенности, Договора и Командировочные удостоверения. ООО «РДВ-медиа» имеет в своем составе дочерние предприятия, территориально находящиеся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих предприятий, регистрируются как входящие. 2.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов - Приказ по основной деятельности Приказ по основной деятельности - распорядительный документ Издательства. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, совершенствования структуры и организации работы Издательства, финансирования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности и т.п. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается Издательства. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ. В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение приказа в целом. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте приказа не предусмотрено иное. После регистрации приказ доводится до исполнителей. Список сотрудников, которым передается приказ, определяется исполнителем приказа. Приказ передается сотрудникам Издания под подпись. |
Похожие:
 | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Основной акцент дисциплины на обсуждении оснований те или иные стратегии в различных странах при различных обстоятельствах. Практические... | | План. О важности патентных исследований и системы патентной информации... ... |
| О состоянии и перспективах развития начального образования В значительной степени эффективность инновационных изменений в системе общего образования зависит от результативности работы в начальной... |  | Кадровое обеспечение образовательного процесса Основу модели управления составляет взаимодействие всех участников педагогического процесса: директора, его заместителей по увр,... |
| Юридическая информация Для избежания риска возникновения несчастного случая на производстве, предельное внимание должно уделяться во время управления производственным... | | Реферат По дисциплине: логистика Однако переход от изолированной разработки в значительной степени самостоятельных си стем к интегрированным логистическим системам... |
| Здоровьесберегающие технологии на уроках музыки Проблема сохранения и укрепления здоровья школьников существует уже достаточно давно. Здоровье ребенка, его физическое и психическое... | | Примерная программа дисциплины Северо-восточной Европы. В основе курса лежит утверждение, что научно-практическая деятельность выпускника университета в любой профессиональной... |
| Программа элективного курса "Анализ художественного текста" Элективные курсы являются важнейшим средством построения индивидуальных образовательно-профессиональных программ, которые в значительной... | | №1 Художественно-выразительное и техническое качество кинофильма,... ... |
| Планирование изучения темы «Обобщение понятия степени» 13 уроков... Обобщить понятие квадратного корня на корень n-й степени и рассмотреть его свойства | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Его содержание в значительной степени опирается на материал пропедевтических курсов начальной школы: «Природоведение» и «Естествознание».... |
| Текстовое документирование Развитие С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале... | | Ноу спо владивостокский морской техникум Суб система управления безопасной эксплуатации судна и предотвращения загрязнения окружающей среды структурированная и документированная... |
| Программа по географии для 6 класса раздел «География. Планета Земля» >(А. А. Лобжанидзе) Его содержание в значительной степени опирается на материал пропедевтических курсов начальной школы: «Природоведение» и «Естествознание».... | | Учебник «Информатика и икт» Представление информации. Информация, информационные объекты различных видов. Язык как способ представления информации: естественные... |
