Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации
Скачать 0.87 Mb.
|
- Распоряжение Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый в Издательстве преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций. Правила оформления и порядок работы с распоряжениями устанавливаются в соответствии с утвержденными правилами оформления и порядком работы с приказами. Распорядительная часть распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ. Распоряжения подписывают Генеральный директор, заместитель Генерального директора согласно их компетенции. Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. - Протоколы - Протокол – организационно-распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях. Протоколы оформляются на бланке и содержат следующие реквизиты: - наименование организации - автора документа; - название вида документа (ПРОТОКОЛ); - дата; - регистрационный номер; - место заседания; - гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); - заголовок к тексту; - текст; - подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия и наименование коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть состоит из следующих реквизитов: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. - Служебные письма Служебные письма готовятся, как ответы на запросы различных организаций, как инициативные письма, как сопроводительные письма к документам. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства. По умолчанию срок составляет 10 дней. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля арабскими цифрами. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Текст письма строится по схеме: введение (основание для составление письма), доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме), заключение (выводы, предложения). Докладная (служебная) записка Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю организации и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Служебная записка составляется по инициативе автора или по указанию руководителя. Служебная записка включает: - название структурного подразделения; - наименование вида документа; - дату; - адресат; - заголовок к тексту; - текст; - подпись (с указанием должности, фамилии и инициалов). При необходимости, служебная записка согласовывается с руководителями заинтересованных структурных подразделений. Подписывает служебную записку составитель. 2.7 Организация контроля исполнения документов Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения8. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Практическую работу по контролю осуществляет секретарь Генерального директора. Контроль исполнения документов включает: - постановку документов на контроль; - проверку своевременного доведения документа до исполнителя; - предварительную проверку и регулирование хода исполнения; - учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; - информирование руководства. Документы ставятся на контроль Генеральным директором либо Зам. Генерального директора Издательства. Документ, подлежащий исполнению, передается исполнителю секретарем Генерального директора. Распорядительные документы передаются под личную подпись. При необходимости выполнения пунктов документа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения. Изменение срока, отмена или приостановление исполнения производится лицом, установившим этот срок. Контроль исполнения документов осуществляет секретарь Генерального директора. В контрольные сроки исполнитель обязан предоставить в электронном виде или на бумажном носителе отчет о ходе исполнения документа секретарю Генерального директора. При невозможности исполнить документ в срок, исполнитель обязан указать в отчете причину невыполнения и предложить перенести срок исполнения. Документ снимается Генеральным директором с контроля после его исполнения. Приостанавливать исполнение документов, изменять срок исполнения, а также отменять их имеет право только Генеральный директор Издательства. В ООО «РДВ-медиа» для ведения контроля исполнения используется компьютерная база данных в программе Microsoft Exсel, в которую заносятся все документы требующие исполнения. База данных по контролю содержит следующие графы:
Секретарь осуществляет следующие операции: - формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; - напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; - получение информации о ходе и результатах исполнения; - занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа; - регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения; - снятие документов с контроля. После указания руководителя ООО “РДВ-медиа» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных. Затем исполнителю отдает оригинал (если это сулжебное письмо), копию подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. К сожалению, в инструкции по документационному обеспечению ООО «РДВ-медиа» этот пункт не прописан. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления. Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор или заместитель Генерального директора, обладающий правом подписи документов. Следует отметить что основной поток документов в ООО «РДВ-медиа» рассматривает и подписывает заместитель Генерального директора по общим вопросам на основании доверенности. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили. Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется, что нарушает правила контроля исполнения документов. Ежедневно сотрудники Секретариата учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях. При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel9. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском. Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов. 2.8 Составление номенклатуры дел Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы10. При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления. Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел. Как правило, предварительно составляется номенклатура дел структурного подразделения, лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, затем создается сводная номенклатура дел организации. Так как документооборот компании сравнительно небольшой и у ответственных за ведение делопроизводства в отделах сотрудников имеется достаточный объем работы по профилю их подразделения, а также, как правило, сотрудники мало знакомы с правилами ведения делопроизводства, что является существенным минусом в организации документооборота компании. Дела компании хранятся в секретариате, а составлением номенклатуры дел занимается секретарь Генерального директора. Рассмотрев номенклатуру дел организации ООО «РДВ-медиа», Приложение № 3, сразу возникает ряд пожеланий по ее усовершенствованию: Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска, предназначена для обеспечения правильного формирования и учета дел в Издательстве. Номенклатура дел Издательства утверждается Генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При составлении номенклатуры дел ООО «РДВ-медиа» необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие: место составления; на какой год составляется номенклатура дел; названия разделов; гриф утверждения; гриф подписания. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения. Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом. В графе 1 проставляют индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. В графу 2 номенклатуры дел включают заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «Общая переписка»). Порядок расположения дел внутри номенклатуры дел определяется степенью их важности. В начале располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения). Графа 3 заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Издательства получают выписки соответствующих ее разделов. Примерная форма номенклатуры дел, разработанная автором работы для ООО «РДВ-медиа» представлена в Приложении №4. Формирование дел Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. В ООО “РДВ-медиа» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, распоряжения, доверенности). В работе по формированию дел в Издетельстве, секретарь придерживается следующих правил: - помещать в дело только исполненные документы; - группировать в дело документы одного календарного года (за исключением переходящих дел); - раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- при наличии в деле нескольких томов, заголовок дела проставляют на каждом деле с добавлением «т.1», «т.2» и т.д. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел проводится секретарем Генерального директора Издательства. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, не нумеровать листы, заверительные надписи не составлять. В структуре ООО «РДВ-медиа» до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив. Дела хранятся в подразделениях (отдел кадров, бухгалтерия) и основная документация в Секретариате. За сохранность документов в делах отвечает секретарь Генерального директора. Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ООО «РДВ-медиа» обладает рядом небольших недостатков, которые проявляются в организации документооборота структурных подразделений. Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации, но так как объем документов не высок и основные хранятся в Секретариате и безпрепятственно выдаются руководителям структурных подразделений или сотрудникам с их разрешения, то вопрос об усовершенствовании документооборота в план развития Компании пока не входит. Самым главным недостатком в организации документооборота Компании является отсутствие архива. |
Похожие:
 | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Основной акцент дисциплины на обсуждении оснований те или иные стратегии в различных странах при различных обстоятельствах. Практические... | | План. О важности патентных исследований и системы патентной информации... ... |
| О состоянии и перспективах развития начального образования В значительной степени эффективность инновационных изменений в системе общего образования зависит от результативности работы в начальной... |  | Кадровое обеспечение образовательного процесса Основу модели управления составляет взаимодействие всех участников педагогического процесса: директора, его заместителей по увр,... |
| Юридическая информация Для избежания риска возникновения несчастного случая на производстве, предельное внимание должно уделяться во время управления производственным... | | Реферат По дисциплине: логистика Однако переход от изолированной разработки в значительной степени самостоятельных си стем к интегрированным логистическим системам... |
| Здоровьесберегающие технологии на уроках музыки Проблема сохранения и укрепления здоровья школьников существует уже достаточно давно. Здоровье ребенка, его физическое и психическое... | | Примерная программа дисциплины Северо-восточной Европы. В основе курса лежит утверждение, что научно-практическая деятельность выпускника университета в любой профессиональной... |
| Программа элективного курса "Анализ художественного текста" Элективные курсы являются важнейшим средством построения индивидуальных образовательно-профессиональных программ, которые в значительной... | | №1 Художественно-выразительное и техническое качество кинофильма,... ... |
| Планирование изучения темы «Обобщение понятия степени» 13 уроков... Обобщить понятие квадратного корня на корень n-й степени и рассмотреть его свойства | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Его содержание в значительной степени опирается на материал пропедевтических курсов начальной школы: «Природоведение» и «Естествознание».... |
| Текстовое документирование Развитие С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале... | | Ноу спо владивостокский морской техникум Суб система управления безопасной эксплуатации судна и предотвращения загрязнения окружающей среды структурированная и документированная... |
| Программа по географии для 6 класса раздел «География. Планета Земля» >(А. А. Лобжанидзе) Его содержание в значительной степени опирается на материал пропедевтических курсов начальной школы: «Природоведение» и «Естествознание».... | | Учебник «Информатика и икт» Представление информации. Информация, информационные объекты различных видов. Язык как способ представления информации: естественные... |
